Éléments de définition : calendriers de périodes
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des calendriers de périodes. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Un calendrier de périodes est un ensemble de périodes séquentielles d'une durée standard que Workday utilise dans les produits suivants :
- Workday Absence, pour déterminer la fréquence de cumul des régimes d'absences effectuant le suivi des soldes et pour définir l'éligibilité des employés à un régime d'absences.
- Workday Payroll, pour déterminer la fréquence de paiement des employés et le nombre de jours que couvre ce paiement. Il contrôle également les régularisations futures des écritures comptables.
- Workday Time Tracking, pour contrôler à quels moments les utilisateurs peuvent saisir et régulariser leurs heures de travail.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez définir plusieurs calendriers de périodes avec différentes fréquences en fonction des besoins de votre entreprise.
Pour être plus efficace et gagner du temps, vous pouvez utiliser :
- Une intégration de générateur d'interfaces Entreprise (EIB) pour ajouter des périodes à un calendrier existant.
- Les mêmes calendriers de périodes pour plusieurs produits Workday.
Workday améliore la flexibilité en vous permettant d'ajuster automatiquement les dates de paiement qui tombent normalement un week-end.
Cas d'utilisation
- Définir la durée et les dates de paiement des différents cycles de paie. Exemple : définissez un calendrier bimensuel pour la paie standard et un calendrier annuel pour le paiement des primes.
- Définir des dates de périodes et des de période de paie correspondantes afin de payer les salariés pour les heures travaillées aux mêmes dates que celles couvertes par la période de paie.
- Définir à quel moment les employés peuvent saisir les heures travaillées et à quel moment les administrateurs peuvent régulariser les heures des employés, pour chaque période.
- Définir des dates limites de la paie pour exclure les paiements uniques après une certaine date à chaque période.
- Intégrer des calendriers de jours fériés pour ajuster automatiquement les dates de paie et tenir compte des jours non ouvrables.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien de cycles différents existe-t-il dans votre entreprise pour la paie, la gestion des temps et les absences ? | Vous devez créer au moins un calendrier pour chaque cycle de paie et de gestion des temps.
Vous pouvez partager des calendriers dans Workday Absence, Workday Time Tracking et Workday Payroll lorsque la période et les dates de la période de paie correspondent. Dans le cas contraire, créez des calendriers de périodes distincts pour chaque produit et faites correspondre chaque période à des périodes de paie. Dans la paie, les lots de paie ayant le même cycle de paie et les mêmes dates de paie peuvent partager un calendrier. Par exemple, les lots de paie des intervenants extérieurs peuvent partager un calendrier de périodes bimensuelles. |
Utilisez-vous Workday Payroll dans plusieurs pays ? | Vous pouvez utiliser un calendrier de périodes pour plusieurs pays. Au besoin, vous pouvez définir une date de paiement différente pour une période pour chaque pays. Indiquez le remplacement de date avant d'effectuer des paiements pour la période. |
Effectuez-vous le suivi des soldes dans vos régimes d'absences ? | Si votre régime d'absences effectue le suivi des soldes, vous pouvez créer un calendrier de périodes qui correspond à la fréquence à laquelle vos employés cumulent des absences. Par exemple, les employés cumulent 2 jours d'absence par mois. |
Quand voulez-vous que les employés saisissent leurs temps de travail pour une période ? | Vous pouvez définir des dates pour chaque période entre lesquelles les employés peuvent saisir des temps pour la période. |
Comment souhaitez-vous que vos employés cumulent des absences ? | Vous pouvez configurer votre calendrier des périodes afin que vos employés cumulent leurs absences :
Vous pouvez également effectuer un chargement des cumuls en début de période. Exemple : les employés cumulent 5 jours de congé maladie en début d'année. |
Votre unité légale a-t-elle un calendrier de jours fériés ? | Vous pouvez intégrer le calendrier des jours fériés de votre unité légale pour ajuster automatiquement les dates de paie et tenir compte des jours non ouvrables. |
Recommandations
Pour gagner du temps et réduire la duplication des efforts, révisez les calendriers de périodes dans votre environnement client avant de créer un nouveau calendrier. Vous pouvez réutiliser un calendrier avec la même fréquence.
La modification des dates de début et de fin d'un calendrier de paie peut avoir un impact sur les calculs de paie rétroactive, au prorata et FLSA. Au lieu de modifier les dates d'une période, créez un nouveau lot de paie et transférez les employés vers ce nouveau lot de paie à la date à laquelle la modification se produit.
Lorsque vous créez des calendriers de périodes pour la gestion des temps :
- Verrouillez la saisie des temps lorsque vous avez besoin de calculer la paie.
- Clôturez la saisie des temps pas plus de 3 mois après la date de fin de la période.
- Définissez des critères d'éligibilité pour Workday Absences et Workday Time Tracking qui correspondent aux recommandations que vous utilisez pour affecter des salariés à des lots de paie.
Lorsque vous établissez un calendrier, ajoutez des périodes pour l'année en cours et la suivante. Cela permet aux employés de demander des absences pour des dates ultérieures. Pour des performances optimales, Workday vous recommande de créer des calendriers de périodes n'allant pas au-delà de 2 ans à partir de la période actuelle. Pour les clients utilisant les engagements, vous pouvez configurer des calendriers de périodes au-delà de 2 ans.
Actions requises
Vous devez disposer dans chaque calendrier d'au moins une période dont les dates sont antérieures à la date d'effet de vos premières transactions HCM ou Workday Payroll.
Lorsque vous créez un calendrier de périodes bimensuelles, la première période de chaque mois doit se terminer le 15 pour garantir l'exactitude du traitement de la gestion des temps.
Limites
Workday ne régularise pas automatiquement les dates de paiement qui tombent un jour férié.
Vous ne pouvez pas modifier la date de paiement ou la configuration du cumul pour une période postérieure au calcul de la paie pour cette période. Annulez le calcul de la paie, apportez les modifications nécessaires au calendrier de périodes, puis réexécutez le calcul de la paie.
Workday ne prend pas en charge l'utilisation de calculs qui font référence à des périodes de paie universitaire ou à des périodes de plan de décaissement dans les champs de calcul Absence, car ils n'utilisent pas de calendriers de périodes d'absence. Voir :
Lorsque vous générez des périodes de calendrier pour prolonger un calendrier existant :
- Vous pouvez uniquement ajouter des périodes pour les calendriers hebdomadaires, deux fois par semaine, bimensuels, mensuels et annuels.
- Vous pouvez uniquement ajouter des périodes aux calendriers dont les périodes sont planifiées pour moins de deux ans.
- Vous avez besoin de modifier le calendrier afin de mettre à jour les données relatives à la Gestion des temps, aux Comptes de régularisation Paie - GL et aux Remplacements - date du règlement de la paie pour les périodes générées.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
| Permettent de créer et de gérer des calendriers de périodes pour la paie. |
Set Up: Period Schedule dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet de créer et de gérer des calendriers de périodes pour les projets. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave. | Permet de créer et de gérer des calendriers de périodes pour les régimes d'absences. |
Set Up: Time Tracking dans les domaines fonctionnels Time Tracking et Time Tracking Hub. | Permet de créer et de gérer des calendriers de périodes pour la gestion des temps. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit des employés avec plusieurs calendriers de périodes
| Permet d'identifier les employés qui satisfont aux critères d'éligibilité pour plusieurs calendriers de périodes dans Workday Time Tracking. |
Tenant Analyzer
| Permet de vérifier la configuration de votre calendrier de périodes par rapport aux recommandations de Workday. |
Afficher un calendrier de périodes
| Après avoir ajouté des périodes à un calendrier, permet de vérifier que les dates sont correctes pour toutes les nouvelles périodes. |
Intégrations
Intégrations ou services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Period Schedules
| Récupère les données du calendrier de périodes. |
Put Period Schedule
| Télécharge un nouveau calendrier de périodes ou ajoute des périodes à un calendrier existant. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Calcul continu de la paie | Vous pouvez définir un calendrier de périodes qui vous permet d'effectuer automatiquement les opérations suivantes :
|
Lots de paie | Lorsque vous créez un lot de paie, vous sélectionnez le calendrier de périodes que Workday utilise pour chaque catégorie d'exécution. |
Comptabilisation de la paie | Workday crée des régularisations futures lorsqu'une période de paie couvre plusieurs périodes de reporting comptable. |
Calcul de la paie | Workday calcule les résultats de paie pour une période de paie donnée. Pour chaque lot de paie, finalisez la paie pour une période avant de calculer la paie pour la période suivante. |
Bulletins de paie | Un bulletin de paie affiche la paie pour la période que vous définissez. |
Régimes d'absences | Vous pouvez exécuter des rapports de gestion des absences en fonction des calendriers de périodes. Workday utilise le calendrier de périodes pour :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.