Éléments de définition : régularisation des absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des régularisations d'absences. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les régularisations d'absences permettent de modifier les soldes des régimes d'absences d'un employé au cours d'une seule période de traitement.
Avantages pour l'entreprise
- Offre une certaine flexibilité en vous permettant de réduire ou d'augmenter les soldes des absences des employés dans des circonstances exceptionnelles et de mettre à jour automatiquement la paie avec les informations les plus récentes.
- Facilite le suivi des absences compensatoires.
Cas d'utilisation
Grâce aux régularisations d'absences, vous pouvez :
- Ajuster le solde d'un employé en cas de congé maladie ou de congé pour raisons familiales.
- Enregistrer une absence rétroactivement, si l'employé ou le responsable ne l'a pas demandée dans Workday.
- Décaler une régularisation automatique suite à une fin d'emploi.
- Suspendre les limites d'absences des employés.
Questions à se poser
Question | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Quels régimes d'absences et absences voulez-vous régulariser ? | Vous pouvez uniquement régulariser les absences pour les régimes effectuant le suivi des soldes. Vous pouvez spécifier des régularisations en heures ou en jours, selon les unités de temps du régime d'absences concerné.
Vous pouvez uniquement régulariser les absences qui le permettent. |
Quand saisir vos régularisations ? | Le moment du traitement des cumuls peut réduire voire supprimer une régularisation d'absences. L'enregistrement par Workday de la régularisation en tant qu'absence rémunérée ou non dépend des réponses aux questions suivantes :
|
L'absence est-elle soumise à une limite inférieure ? | Les limites d'absence peuvent réduire ou supprimer une régularisation d'absence. Exemple : un régime d'absences rémunérées a une limite inférieure de zéro heure. Le solde de cumul de Joan est de 9 heures. Elle en utilise 6. Si vous saisissez une régularisation d'absences de 5 heures, Workday n'enregistrera que 3 heures régularisées en tant qu'absence rémunérée, car tout montant de plus de 3 heures dépasserait la limite inférieure d'absence.
Vous devez tenir compte des limites inférieures d'absence ainsi que des validations d'absence telles que Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé . S'il n'y a pas de validation de jours non rémunérés pour l'absence, les régularisations d'absences peuvent entraîner un solde d'absences négatif. |
Utilisez-vous des tables d'absences ? | Vous pouvez utiliser une table d'absences pour regrouper des demandes d'absence couvrant plusieurs absences associées. Workday ne réévalue pas automatiquement les soldes d'absences ou les événements d'absence dans les paliers d'absence lorsque vous régularisez des absences. Toutefois, vous pouvez recalculer manuellement les soldes d'un ou de plusieurs employés. |
L'absence couvre-t-elle plusieurs périodes ? | Vous pouvez régulariser les absences et les cumuls pour n'importe quelle période, y compris des périodes pour lesquelles l'employé n'est pas éligible. Mais vous ne pouvez pas configurer de régularisations d'absences couvrant plusieurs périodes. Si vous souhaitez régulariser une absence pour plusieurs périodes, vous devez effectuer une saisie distincte pour chaque période.
Une régularisation d'absence ajoute ou soustrait des unités d'absence au solde d'un employé sur une seule période de traitement à la fois. À l'inverse, un remplacement change le calcul du cumul standard par des unités de remplacement et peut porter sur plusieurs périodes de traitement. Vous ne pouvez pas remplacer des absences individuelles. Les remplacements s'appliquent uniquement aux cumuls. |
Quand inclure la régularisation dans vos calculs d'absences ? | Vous pouvez sélectionner la date de référence de votre choix dans la période sélectionnée. Workday met à jour les soldes de manière dynamique suite à vos régularisations. |
Voulez-vous exécuter le traitement de la paie rétroactive pour une période que vous régularisez ? | Si vous utilisez Workday Payroll : lorsque vous saisissez une régularisation d'absence concernant une période précédente et exécutez le traitement de la paie rétroactive, Workday Payroll reprend la régularisation et met à jour rétroactivement la paie du salarié concerné. |
Savez-vous si l'employé peut bénéficier de la régularisation d'absences que vous souhaitez effectuer ? | Avant d'effectuer une régularisation, vous pouvez :
|
Avez-vous besoin d'ajuster les soldes d'absences d'employés qui déménagent dans un autre pays ou une autre région ? | Lorsque des employés déménagent, leur éligibilité aux régimes d'absences peut changer. Vous pouvez configurer des régimes d'absences pour transférer leurs soldes vers un autre régime d'absences, procéder au paiement des soldes d'absences, ou les deux s'ils perdent leur éligibilité en raison d'un changement d'emploi.
Le règlement d'un solde de transfert crée une régularisation d'absence pour l'employé. Vous pouvez modifier la date de référence dans les régularisations d'absences afin de modifier le pays ou le résultat de paie pour le paiement. |
Avez-vous besoin d'ajuster les soldes d'absences de plusieurs employés ? | Pour ajuster les soldes d'absences de plusieurs employés, vous pouvez associer les régularisations à des codes de lot créés à l'aide du service web Put Absence Input . Les codes de lot vous permettent de gérer des régularisations d'absences pour plusieurs employés simultanément. Vous pouvez également supprimer les régularisations effectuées par erreur. |
Recommandations
Voici les recommandations de Workday pour des performances optimales :
- Au moment d'exécuter la tâcheRecalculer les soldes des absences des employés, évitez de sélectionner tous les employés, tous les régimes d'absences ou une date de début antérieure de plus de 13 mois.
- Planifiez les recalculs en bloc pour une exécution pendant la nuit ou pendant les heures creuses.
Actions requises
Activez l'option
Régularisations autorisées
pour les absences.Limites
- La réévaluation des paliers d'absence ne se produit pas automatiquement après une régularisation des absences. En conséquence, si vous régularisez des absences qui sont incluses dans une table d'absences, vous devrez réévaluer les paliers correspondants. Pour réduire les risques d'impact sur des événements d'absence existants, nous vous recommandons d'éviter de régulariser des absences incluses dans des tables d'absences de manière rétroactive.
- Vous pouvez configurer une absence du type de celle à utiliser pour les régularisations de fin d'emploi afin de compenser le solde du régime d'absence d'un employé au moment de son départ. Toutefois, Workday ne traite pas les ajustements de solde supérieurs à 1 000 unités.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
Domaine | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Process: Calculated Balances (Run)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent exécuter le traitement des soldes calculés d'un régime d'absences pour une date de début spécifique. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent définir des calculs spécifiques des absences tels que :
|
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent régulariser les absences des employés. |
Worker Data: Time Off (Limit Overrides)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent suspendre les limites d'absences des employés. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Corriger les absences
| Permet :
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Changer d'emploi
| Workday recommande d'ajouter une étape de service Automated Time Off Adjustment après l'étape de Finalisation dans le processus de gestion Changer d'emploi
|
Fin d'emploi
| Permet aux utilisateurs de régulariser les soldes des absences des employés dont l'emploi a pris fin.
Workday recommande d'ajouter une étape de service Ajuster les soldes des absences après l'étape de finalisation du processus de gestion Fin d'emploi . |
Transfert de soldes entre régimes d'absence
| Ce sous-processus permet le transfert d'un solde d'absences vers un autre régime en cas de modification de l'éligibilité d'un employé. |
Génération de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Time Off Balances and Liability by Organization
| Vous pouvez afficher les absences dues pour les soldes des régimes d'absences des employés à une date spécifique avant de décider des absences à régulariser. |
Régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
| Découvrez les régularisations et les remplacements d'absences que vous avez effectués dans des organisations au cours d'une période donnée. |
Régularisations/remplacements de cumuls et d'absences par code de lot
| Affichez un lot de régularisations et de remplacements d'absences que vous avez effectués pour plusieurs employés à l'aide du service web Put Absence Input . Vous pouvez utiliser un code de lot pour identifier le lot. |
Solde des absences
| Affichez les soldes des absences d'un employé avant de déterminer s'il convient de procéder à un ajustement. |
Vous pouvez utiliser les sources de données suivantes pour créer des rapports personnalisés :
Source de données | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
| Cette source de données n'inclut pas les employés dont l'emploi a pris fin. Par conséquent, les rapports personnalisés qui utilisent cette source de données n'affichent pas les régularisations faisant suite à la fin d'emploi d'employés. |
Workers for Organizations parm for Time Off Liability Reporting
| Utilisez cette source de données pour afficher le montant dû par une organisation pour les soldes d'absences et déterminer les domaines dans lesquels vous devez peut-être procéder à des régularisations d'absences. |
Intégrations
Service web | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Put Absence Input
| Utilisez ce service web pour charger les régularisations d'absences ou les mises à jour de régularisations existantes pour les employés dans Workday. Vous pouvez utiliser des codes de lot pour charger des ajustements en bloc pour plusieurs employés. |
Get Absence Inputs
| Utilisez ce service web pour extraire de Workday le détail de la régularisation des absences des employés. |
Relations et interactions
Interaction | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Workday Time Tracking | Vous pouvez régulariser les absences saisies. |
Workday Payroll | Les ajustements que vous effectuez peuvent affecter les gains de paie fondés sur les absences d'un employé. |
Systèmes de paie tiers | Les interfaces de paie tierces peuvent détecter les régularisations d'absences qui affectent les gains de la paie. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.