Éléments à prendre en compte pour la définition : inscription ouverte
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de l’inscription ouverte. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le flux des travaux de l’inscription ouverte permet à vos travailleurs de choisir leurs avantages sociaux pendant la période d’inscription ouverte. Les travailleurs peuvent effectuer leurs choix à partir de l’application mobile Workday ou de l’application de navigateur Workday.
Avantages pour l’entreprise
Avec l’inscription ouverte aux avantages sociaux de Workday, vos travailleurs peuvent s’inscrire efficacement à des régimes d’avantages sociaux pendant la période d’inscription annuelle.
Cas d’utilisation
Cas d’utilisation | Rôle |
|---|---|
Configurer l’inscription ouverte annuelle. | Administrateur des avantages sociaux |
Configurer l’inscription ouverte en milieu d’année (exemple : 01/07 - 30/06). | Administrateur des avantages sociaux |
Réviser les groupes d’avantages sociaux et les mettre à jour pour l’année à venir. | Administrateur des avantages sociaux |
Configurer les mises à jour du fournisseur et mapper les anciens régimes du fournisseur aux nouveaux régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Créer ou mettre à jour les taux des régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Créer ou mettre à jour des règles multirégimes pour les nouveaux régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Configurer l’inscription au compte d’épargne santé et au compte de gestion santé FSA. | Administrateur des avantages sociaux |
Configurer l’inscription automatique des nouveaux régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Créer ou mettre à jour des intégrations avec des fournisseurs. | Administrateur des avantages sociaux |
Questions à se poser
Fonction
| Question
| Éléments à prendre en compte
|
Définition des régimes d’avantages sociaux pour une année | Avez-vous créé une nouvelle définition de régimes d’avantages sociaux pour une année? | Si vous avez créé de nouveaux régimes pour la définition des régimes d’avantages sociaux pour l’année à venir, incluez-les dans la nouvelle définition ou dans une définition de régimes pour une année mobile. Utilisez la Créer des définitions de régimes d’avantages sociaux pour une année tâche.
Si vous changez les dates d’une définition de régimes d’avantages sociaux existante pour une année, cela peut avoir une incidence sur les inscriptions actuelles aux avantages sociaux de vos employés. |
Avez-vous des régimes d’avantages sociaux que vous ne proposerez pas au cours de l’année à venir? | Incluez uniquement les régimes que vous offrez dans la nouvelle définition des régimes d’avantages sociaux pour une année. Ne retirez pas de régimes d’une définition de régime existante pour une année. Vous pouvez utiliser la case à cocher Ne pas utiliser dans la tâche Modifier un régime d’avantages sociaux pour masquer les régimes que vous n’offrez pas dans l’invite Régime d’avantages sociaux . | |
Instructions pour l’inscription | Devez-vous créer ou mettre à jour vos instructions pour l’inscription? | Vous pouvez configurer les instructions d’inscription ouverte à l’aide de la tâche Mettre à jour les instructions pour l’inscription . Voir Définir les instructions pour l’inscription aux avantages sociaux.Les travailleurs voient les instructions configurées pour l’inscription dans les pages où ils sélectionnent un régime et là où ils sélectionnent des paliers et des montants de garantie. |
Configuration de l’inscription | Devez-vous créer ou mettre à jour votre type d’événement d’inscription ouverte? | Assurez-vous d’inclure tous les types de garanties que vous offrez dans la nouvelle définition des régimes d’avantages sociaux pour une année. Voir Gérer les types de garanties d’avantages sociaux. Incluez tous les nouveaux types de garanties et les types de garanties de l’année précédente que vous continuez à offrir. |
Voulez-vous fournir des détails de garantie pour chaque régime d’avantages sociaux? | Vous pouvez configurer la section Vue développée des détails d’un régime de la tâche Modifier un régime d’avantages sociaux . | |
Envisagez-vous de passer à un nouveau fournisseur pour l’un de vos régimes d’avantages sociaux? | Mappez les anciens régimes que vous ne proposez plus aux nouveaux régimes. Le mappage empêche Workday de retirer la garantie. Utilisez l’onglet Mappages des régimes d’avantages sociaux dans la tâche Modifier un groupe d’avantages sociaux . | |
Vos taux ont-ils changé? | Mettez à jour les nouveaux taux en utilisant une date d’effet correspondant à la prise d’effet du changement de taux. Exemple : le premier jour de la nouvelle définition des régimes d’avantages sociaux pour une année.
| |
Devez-vous masquer la question portant sur l’utilisation des produits du tabac pour les personnes à charge par pays? | Mettez à jour les paramètres de localisation pour le champ Tobacco Use (Dependent) . Voir Mettre à jour les paramètres de localisation. | |
Devez-vous mettre à jour les signatures électroniques? | Vous pouvez créer une signature électronique unique pour chaque nouveau type de garantie. | |
Devez-vous définir des choix d’avantages sociaux par défaut? | En règle générale, vous avez besoin d’un choix d’avantages sociaux si vous exigez que les employés aient une garantie pour un type précis lorsqu’ils deviennent admissibles. Définissez les choix d’avantages sociaux par défaut dans la tâche Mettre à jour les valeurs par défaut des avantages sociaux . Voir Définir la garantie d’avantages sociaux par défaut.Vous pouvez définir la garantie prioritaire dans la règle d’événement d’inscription pour les valeurs par défaut des avantages sociaux. Utilisez l’onglet Règles de garantie de la tâche Modifier une règle d’événement d’inscription . Voir Créer des règles d’événement d’inscription. | |
Devez-vous mettre à jour les dépendances entre les régimes? | Si vous définissez de nouveaux régimes, mettez à jour les règles multirégimes en utilisant la date d’effet à laquelle les nouveaux régimes prennent effet. Utilisez les tâches suivantes : | |
Avez-vous des cibles de garantie dérivées ou non? | Si vous passez d’une cible de garantie non dérivée à une cible de garantie dérivée, pensez à ajouter des instructions supplémentaires permettant aux travailleurs de sélectionner les personnes à leur charge avant de sélectionner des régimes. Voir Définir les instructions pour l’inscription aux avantages sociaux.
L’ajout de ces instructions peut éviter qu’un employé ne passe accidentellement à la garantie de l’employé uniquement, car il n’aurait sélectionné aucune personne à charge. | |
Quelles sont les dernières limites du compte d’épargne santé et du compte de gestion santé FSA de l’IRS? | Ajoutez des limites à vos régimes. Si l’IRS a modifié les limites de compte d’épargne santé et de compte de gestion santé FSA, mettez à jour votre régime existant avec les nouvelles limites. Voir Créer des régimes de comptes d’épargne santé et Créer des régimes avec comptes de gestion santé.
Vérifiez les codes de déduction avec la gestion de la paie pour vous assurer que les limites du compte d’épargne santé et du compte de gestion santé FSA sont correctes afin que les déductions s’effectuent à la limite. | |
Calendriers de périodes de paie | Offrez-vous des comptes de gestion santé FSA ou des comptes d’épargne santé? | Vérifiez la définition de votre calendrier de périodes de paie pour la nouvelle définition des avantages sociaux pour une année afin de vous assurer que les régimes de compte de gestion santé FSA et de compte d’épargne santé calculent correctement les retenues.
Pour définir votre calendrier de périodes de paie, communiquez avec l’administrateur de la paie. |
Analyse | Voulez-vous ajouter des analyses intégrées? | Vous pouvez intégrer des rapports personnalisés sous forme de worklets associés aux étapes dans le processus d’inscription ouverte afin de fournir des informations pertinentes provenant des rapports à vos travailleurs lors de l’inscription.
Vous pouvez ajouter des worklets à partir du menu des actions connexes du processus de gestion Changer les avantages sociaux pour l’inscription ouverte . |
Lancement de l’inscription ouverte | Comment voulez-vous que vos salariés intègrent le flux des travaux de l’inscription ouverte? | Avec la tâche Configurer des communiqués , vous pouvez créer un communiqué d’inscription ouverte sur leur page d’accueil. Voir Ajouter des communiqués à l'accueil et au tableau de bord.Les travailleurs peuvent accéder au flux d’inscription ouverte directement à partir de la tâche dans Mes tâches ou à partir du communiqué. |
Intégrations | Devez-vous créer de nouvelles intégrations ou mettre à jour des intégrations existantes pour l’année à venir? | Pour les nouvelles intégrations, consultez le catalogue Cloud Connect for Benefits pour une intégration existante pour le fournisseur.
Planifiez avec soin et accordez-vous suffisamment de temps pour définir et tester l’intégration avec le fournisseur. |
Recommandations
Éléments à prendre en compte | Recommandations |
|---|---|
Instructions pour l’inscription | Créez ou mettez à jour les instructions d’inscription ouverte à l’aide de la tâche Mettre à jour les instructions pour l’inscription .
|
Test | Donnez-vous suffisamment de temps pour tester en profondeur votre configuration d’inscription ouverte dans un environnement hors production. Testez soigneusement tous les domaines avant de déplacer les modifications vers un locataire de production, notamment :
Envisagez de déplacer votre configuration testée du locataire hors production vers votre locataire de production quelques semaines avant de démarrer l’inscription ouverte. Cette période vous donne le temps d’actualiser le locataire hors production avec les modifications que vous avez apportées à la définition de production. Vous pouvez ensuite tester ces changements avant de démarrer l’inscription ouverte pour tous les travailleurs. |
Exigences
Passez en revue la Liste de contrôle Workday Community : Inscription ouverte. La liste de contrôle vous aide à vérifier que vous avez effectué tous les nouveaux changements et les mises à jour. Cela peut vous aider avec vos questions avant de commencer la définition.
Vérifiez que vous avez accès pour configurer toutes les adresses URL externes dont vous avez besoin lors de l’inscription ouverte.
Limites
Évitez d’apporter tout changement à la configuration des avantages sociaux après avoir démarré l’inscription ouverte. La plupart des changements n’entreront pas en vigueur, mais certains peuvent entraîner des erreurs qui empêchent les travailleurs de s’inscrire. Si vous devez corriger la configuration des avantages sociaux après le lancement de l’inscription ouverte, vous devrez peut-être annuler et redémarrer l’inscription ouverte.
Configuration du locataire
Dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
, vous pouvez :- Cochez la caseActiver l’accès aux avantages sociaux sur appareil mobilepour activer l’inscription ouverte dans l’application mobile Workday Benefits.
- Cochez la caseDésactiver la liaison des contacts en cas d’urgence, des personnes à charge et des bénéficiaires.La sélection de cette case à cocher empêche les changements apportés à un lien associé de remplacer les bénéficiaires ou les personnes à charge lorsque la personne détient plus d’un rôle.
Sécurité
Domaines
| Éléments à prendre en compte
|
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel Systems. | Permet à l’administrateur d’activer ou de désactiver les options de configuration des avantages sociaux dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM, y compris l’activation des événements d’inscription dans l’application mobile Workday. |
Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits (Systems). | Permet à l’administrateur d’accéder aux tâches de définition de l’inscription ouverte. |
Worker Data: Benefit Eligibility dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l’administrateur d’accéder au rapport Admissibilité aux avantages sociaux par travailleur . |
Worker Data: Benefits dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l’administrateur de gérer les choix d’avantages sociaux du travailleur, y compris l’accès à l’onglet Avantages sociaux dans le profil du travailleur. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage dans le domaine fonctionnel Core Compensation. | Donne à l’administrateur l’accès au champ de rapport Garantie calculée . Les administrateurs peuvent afficher les montants de garantie calculés de chaque travailleur pour les régimes auxquels ils s’inscrivent. |
Self Service: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet aux employés de finaliser les choix relatifs aux avantages sociaux. |
Processus de gestion
Configurez le processus de gestion
Changer les avantages sociaux pour l’inscription ouverte
pour le flux des travaux d’inscription ouverte. Vous pouvez ajouter des worklets pour l’analyse intégrée aux étapes du processus de gestion; ces worklets fournissent des liens vers des informations supplémentaires.
Assurez-vous de définir les worklets dans ce processus de gestion lorsque vous utilisez le flux des travaux de l’inscription ouverte repensé. (Auparavant, vous pouviez définir les worklets uniquement dans le processus de gestion Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie.)
Production de rapports
Workday fournit les rapports suivants pour vous aider à préparer et à gérer l’inscription ouverte :
Rapport | Description |
|---|---|
Rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes actives et terminées
| Utilisez ce rapport pour afficher et gérer le statut des événements de choix d’inscription actifs et terminés. Ce rapport fournit plus de détails que le rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes , mais son exécution peut prendre beaucoup de temps. Workday recommande de limiter votre utilisation à la gestion des choix d’inscription après avoir finalisé les événements d’inscription ouverte. |
Audit des corrections en cours liées aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher une liste des corrections liées aux avantages que vous avez commencées, mais que vous n’avez pas encore soumises. |
Admissibilité aux avantages par groupe d’avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les groupes d’avantages sociaux ayant une date future. Exécutez-le pour chaque groupe d’avantages sociaux en utilisant la date de l’événement d’inscription ouverte. Comparez les rapports pour vous assurer qu’aucun travailleur n’existe dans plus d’un groupe. |
Rapport sur les statuts des événements liés aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les travailleurs avec des événements liés aux avantages sociaux et le statut de ces événements. |
Finaliser des événements ouverts liés aux avantages sociaux
| Utilisez cette tâche pour retirer tous les événements d’inscription désuets. |
Gérer les preuves d’assurabilité par statut
| Utilisez cette tâche pour retirer toutes les demandes de preuve d’assurabilité désuètes. |
Rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes
| Utilisez ce rapport avant de finaliser l’inscription afin d’afficher :
Rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes actives et terminées . |
Employés dont l’emploi a pris fin qui sont admissibles aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les employés dont l’emploi a pris fin et qui peuvent encore recevoir des avantages sociaux. |
Afficher les résultats d’une règle d’admissibilité aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour déterminer pourquoi une personne satisfait ou ne satisfait pas à une règle d’admissibilité. |
Afficher un audit des travailleurs dans plusieurs groupes d’avantages sociaux
| Utilisez cette tâche pour afficher les travailleurs admissibles à plus d’un groupe d’avantages sociaux afin que vous puissiez résoudre ce problème. N’utilisez pas cette tâche pour les groupes d’avantages sociaux ayant une date future. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilisez cette source de données de rapport pour créer un rapport personnalisé qui audite les données d’inscription aux avantages sociaux. |
Travailleurs qui ne sont plus admissibles à l’inscription ouverte
| Affichez les travailleurs qui ne sont pas admissibles aux avantages sociaux, mais qui ont actuellement un événement d’inscription ouverte. |
Intégrations
Avant de définir un nouveau régime d’avantages sociaux, déterminez si votre régime nécessitera une intégration entre Workday et le fournisseur d’avantages sociaux. Une planification minutieuse est essentielle pendant l’inscription ouverte pour garantir une configuration et des tests appropriés des intégrations des fournisseurs d’avantages sociaux. Voir Concept : Liste de contrôle de l’intégration de l’inscription ouverte
Donnez-vous beaucoup de temps pour tester une nouvelle intégration.
Lorsque vous utilisez un nouveau fournisseur d’avantages sociaux, consultez d’abord le catalogue Cloud Connect for Benefits. Le nouveau fournisseur se trouve peut-être dans le réseau.
Assurez-vous de bien comprendre la chronologie et les responsabilités étant donné que celles-ci peuvent varier si :
- Le fournisseur fait déjà partie du réseau.
- Le fournisseur est nouveau dans le catalogue Cloud Connect for Benefits.
Ne modifiez pas le nom d’un régime d’avantages sociaux ou d’un fournisseur existant lorsque vous créez de nouveaux régimes ou fournisseurs. Ces changements ont une incidence sur les intégrations actuelles et l’historique d’inscription aux avantages sociaux.
Demandez à vos fournisseurs s’ils ont changé des codes de régime d’avantages sociaux pour la nouvelle définition des régimes d’avantages sociaux pour une année. Vous devez mettre à jour vos mappages d’intégration avec tous les changements.
Lorsque vous offrez un nouveau régime d’avantages sociaux avec le même fournisseur, associez le régime à votre intégration existante. De même, si vous interrompez un régime, supprimez le lien d’intégration.
Incluez les soldes de paie. Les montants réels des cotisations sont uniquement disponibles dans les intégrations de Cloud Connect for Benefits de Workday Payroll. Si vous utilisez un fournisseur de paie d’une tierce partie, les intégrations d’avantages envoient des montants estimatifs en fonction de la définition du régime d’avantages sociaux.
Mettez à jour les mappages d’intégration des fournisseurs d’avantages sociaux pour préciser la façon dont les valeurs dans Workday sont mappées aux valeurs d’un point de terminaison externe.
Connexions et interactions
L’inscription ouverte aux avantages sociaux interagit avec Payroll pour les retenues liées aux régimes.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.