Éléments à prendre en compte pour la définition : avantages sociaux dans le cas des fusions et des acquisitions
Cette rubrique peut vous aider dans la prise de décisions lors de la planification de la configuration et des mises à jour liées à une fusion ou à une acquisition. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Lorsque vous faites partie d’une fusion ou d’une acquisition, vous pouvez utiliser Workday Benefits pour mettre à jour vos régimes d’avantages sociaux et faire passer les employés aux nouveaux avantages sociaux ou aux avantages sociaux modifiés.
Avantages pour l’entreprise
Si vous continuez à utiliser Workday pour les avantages sociaux à la suite d’une fusion ou d’une acquisition, vous pouvez :
- Gagner en efficacité en ajoutant de nouveaux groupes d’avantages sociaux, des fournisseurs, des régimes et des événements à la configuration actuelle de locataire.
- Importer facilement de nouveaux travailleurs tout en préservant les données des travailleurs existantes.
Cas d’utilisation
- Transition pour les employés dans le choix de nouveaux avantages sociaux ou le changement de leurs choix d’avantages sociaux.
- Changement des revenus et retenues de la paie conformément aux nouveaux régimes d’avantages sociaux ou aux régimes d’avantages sociaux mis à jour.
- Collection et importation des données 1094-C et 1095-C conformément à l’Affordable Care Act pour les nouveaux employés.
Questions à se poser
Question
| Éléments à prendre en compte
|
Une société acquise conservera-t-elle ses avantages sociaux? | Si oui, vous pouvez ajouter des régimes et des fournisseurs à Workday. Sinon, vous pouvez les ajouter à des régimes existants avec de nouveaux groupes d’avantages sociaux. |
Y a-t-il de nouveaux emplacements? | Envisagez d’ajouter de nouveaux groupes d’avantages pour les nouveaux emplacements, surtout s’ils se trouvent dans un autre pays. |
Avez-vous besoin d’exécuter un événement d’inscription ouverte hors cycle pour les nouveaux employés? | Le moyen le plus simple de déclencher les choix d’avantages sociaux consiste à utiliser le processus d’embauche.
Toutefois, si vous devez modifier les régimes pour des employés existants, vous pouvez exécuter un événement d’inscription ouverte hors cycle. Vous devez :
|
Après une fusion, qui est admissible à vos nouveaux régimes d’avantages sociaux? | Vous pouvez mettre à jour les règles d’admissibilité pour vous assurer que les nouveaux employés ne sont admissibles qu’aux nouveaux groupes d’avantages sociaux. Vous pouvez exécuter la tâche Afficher un audit des travailleurs dans plusieurs groupes d’avantages sociaux pour vérifier vos règles d’admissibilité. |
Avez-vous de nouveaux fournisseurs? | Vous devez créer de nouveaux fournisseurs si de nouveaux employés ont des fournisseurs uniques. De plus, si vous avez un nouvel emplacement, vos fournisseurs existants peuvent ne pas y être disponibles. Vous devrez peut-être trouver de nouveaux fournisseurs. |
Avez-vous de nouveaux régimes d’avantages sociaux? | Si vous créez de nouveaux fournisseurs, vous devez créer de nouveaux régimes.
Avec les nouveaux régimes :
|
Avez-vous de nouveaux fournisseurs? | Vous pouvez consulter le catalogue Workday Cloud Connect for Benefits pour trouver des modèles de fournisseurs fournis par Workday. |
Recommandations
- Pour mettre à jour un historique d’inscription clair pour les nouveaux employés, créez un nouveau type d’événement d’inscription ouverte pour une inscription ouverte hors cycle.
- Vérifiez vos fréquences de taux pour les groupes d’avantages sociaux, les régimes d’avantages sociaux et les groupes de paie. Déterminez si elles doivent se correspondre. Exemple : mensuelle ou trimestrielle.
- Envisagez d’activer l’inscription ouverte dans l’application mobile, en particulier si des employés ne disposent pas d’ordinateurs personnels.
Exigences
Passez en revue la liste de contrôle de l’inscription ouverte dans Community. La liste de contrôle vous aide à vérifier que vous avez effectué tous les nouveaux changements et les mises à jour. Cela peut vous aider avec vos questions avant de commencer la définition.
Si vous exécutez un événement d’inscription ouverte hors cycle, créez un groupe d’avantages sociaux pour les nouveaux employés afin de déclencher l’événement.
Créez de nouveaux régimes d’avantages sociaux ou fournisseurs. Ne renommez pas les régimes d’avantages sociaux ou les fournisseurs existants. Ces changements ont une incidence sur les intégrations actuelles et l’historique d’inscription aux avantages sociaux.
Si vous créez un nouveau type d’événement, vous devez ajouter le nouveau type à vos règles d’événement d’inscription.
Préparez la production de rapports ACA 1095-C pour les employés des États-Unis :
- Recueillez et stockez les données des années précédentes en cas d’audit de l’IRS.
- Assurez-vous de disposer de toutes les données nécessaires pour l’IRS pour l’année civile d’acquisition ou de fusion.
- Préparez le Créateur d’interfaces Entreprise pour l’importation de données 1095-C en y indiquant les mois que vous incluez dans votre déclaration ACA qui ne sont pas déjà dans le locataire. Consultez votre conseiller juridique pour déterminer le nombre correct de formulaires 1094-C pour chaque année d’imposition.
- Soyez au courant de tous les nouveaux États américains correspondant à votre population d’employés. Il peut y avoir des exigences de déclaration 1095-C au niveau des États.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Dans la configuration du locataire pour HCM, sous Avantages sociaux
, vous pouvez cocher la case Activer l’accès aux avantages sociaux sur appareil mobile
pour activer l’inscription ouverte dans l’application mobile Workday Benefits.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel Systems. | Permet à l'administrateur d'activer ou de désactiver les options de configuration des avantages sociaux dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM. |
Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet à l’administrateur des avantages sociaux d’accéder aux tâches de configuration de l’inscription ouverte. |
Worker Data: Benefit Eligibility dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l’administrateur des avantages sociaux d’accéder au rapport Admissibilité aux avantages sociaux par travailleur . |
Worker Data: Benefits dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l’administrateur des avantages sociaux de gérer les choix d’avantages sociaux du travailleur, y compris l’accès à l’onglet Avantages sociaux dans le profil du travailleur. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage dans le domaine fonctionnel Core Compensation. | Donne à l’administrateur des avantages sociaux l’accès au champ de rapport Garantie calculée . Les administrateurs peuvent afficher les montants de garantie calculés de chaque travailleur pour les régimes auxquels ils s’inscrivent. |
Self Service: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet aux employés de finaliser les choix relatifs aux avantages sociaux. |
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter des worklets pour l’analyse intégrée aux étapes du processus de gestion; ces worklets fournissent des liens vers des informations supplémentaires.
Assurez-vous de configurer les worklets dans chaque processus de gestion.
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Changer les avantages sociaux pour l’inscription ouverte
| Lance l’inscription ouverte aux avantages sociaux. |
Changer les avantages sociaux
| Lance le processus de gestion Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie . |
Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie
| Lance les inscriptions pour les événements de la vie, y compris les naissances, les divorces et les promotions. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes actives et terminées
| Utilisez ce rapport pour afficher et gérer le statut des événements de choix d’inscription actifs et terminés. Ce rapport fournit plus de détails que le rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes , mais son exécution peut prendre beaucoup de temps. Workday recommande de limiter votre utilisation à la gestion des choix d’inscription après avoir finalisé les événements d’inscription ouverte. |
Audit des corrections en cours liées aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher une liste des corrections liées aux avantages que vous avez commencées, mais que vous n’avez pas encore soumises. |
Admissibilité aux avantages par groupe d’avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les groupes d’avantages sociaux ayant une date future. Vous pouvez exécuter le rapport pour chaque groupe d’avantages en utilisant la date de l’événement d’inscription ouverte. Comparez les rapports pour vous assurer qu’aucun travailleur n’existe dans plus d’un groupe. |
Rapport sur les statuts des événements liés aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les travailleurs avec des événements liés aux avantages sociaux et le statut de ces événements. |
Finaliser des événements ouverts liés aux avantages sociaux
| Utilisez cette tâche pour retirer tous les événements d’inscription désuets. |
Gérer les preuves d’assurabilité par statut
| Utilisez cette tâche pour retirer toutes les demandes de preuve d’assurabilité désuètes. |
Rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes
| Utilisez ce rapport pour afficher et gérer les travailleurs avec des événements d’inscription ouverte. Vous pouvez afficher le statut de ces événements avant de finaliser l’inscription. Ce rapport offre un meilleur rendement que le Rapport sur les statuts des inscriptions ouvertes actives et terminées . |
Employés dont l’emploi a pris fin qui sont admissibles aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les employés dont l’emploi a pris fin et qui peuvent encore recevoir des avantages sociaux. |
Afficher les résultats d’une règle d’admissibilité aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour déterminer pourquoi une personne satisfait ou ne satisfait pas à une règle d’admissibilité. |
Afficher un audit des travailleurs dans plusieurs groupes d’avantages sociaux
| Utilisez cette tâche pour afficher les travailleurs admissibles à plus d’un groupe d’avantages sociaux afin que vous puissiez résoudre ce problème. N’utilisez pas cette tâche pour les groupes d’avantages sociaux ayant une date future. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilisez cette source de données de rapport pour créer un rapport personnalisé qui audite les données d’inscription aux avantages sociaux. |
Travailleurs qui ne sont plus admissibles à l’inscription ouverte
| Utilisez ce rapport pour afficher les travailleurs qui ne sont pas admissibles aux avantages sociaux, mais qui ont actuellement un événement d’inscription ouverte. |
Intégrations
Donnez-vous suffisamment de temps pour tester une nouvelle intégration.
Connecteurs d’avantages sociaux Workday :
- Fournisseurs: Workday fournit des modèles d’intégration via Workday Cloud Connect for Benefits (CCB). Il existe un modèle CCB pour chaque fournisseur. Pour les nouveaux fournisseurs, consultez le catalogue Cloud Connect for Benefits. Vous pouvez également utiliser des intégrations tierces que Workday ne prend pas en charge avec CCB.
- Affordable Care Act: Workday fournit les connecteurs ACA pour faciliter la déclaration à l’IRS.
Lorsque vous offrez un nouveau régime d’avantages sociaux avec le même fournisseur, associez le régime à votre intégration existante. De même, si vous interrompez un régime, supprimez le lien d’intégration.
Vous pouvez changer les mappages d’intégration des fournisseurs d’avantages sociaux pour spécifier la façon dont les valeurs de Workday sont mappées aux valeurs d’un point de terminaison externe.
Si vous présentez de nouveaux régimes d’avantages sociaux ou de nouveaux emplacements pour les employés, vous devrez probablement mettre à jour votre mappage d’intégration. Exemple : certains fournisseurs de soins médicaux exigent un code de fournisseur propriétaire unique que vous devez envoyer pour chaque État. Vous devrez peut-être mapper les codes des États dans lesquels il n’y a pas encore eu d’employés.
Envisagez comment inclure les soldes de paie. Les intégrations CCB peuvent uniquement accéder aux montants réels de cotisation à partir de Workday Payroll. Si vous utilisez un fournisseur de paie d’une tierce partie, les intégrations d’avantages envoient des montants estimatifs en fonction de la définition du régime d’avantages sociaux.
Connexions et interactions
L’inscription aux avantages sociaux interagit avec Payroll pour les retenues liées au régime et aux crédits.
Les types de données ci-dessous sur les employés déterminent les règles d’admissibilité aux régimes d’avantages sociaux :
- Statut d’exonération.
- ETP.
- Profils d’emploi.
- Niveaux de gestion.
- Type de taux de rémunération.
- Heures de travail prévues par semaine.
Les données sur la rémunération peuvent avoir une incidence sur les régimes d’avantages sociaux, comme les assurances.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.