Créer des régimes de comptes d’épargne santé
- Définissez les avantages sociaux.
- Définissez les retenues sur la paie.
- Sécurité :domaine Set Up: Benefitsdans le domaine fonctionnel Benefits.
Définissez les limites de cotisation et d’autres détails pour les régimes de comptes d’épargne santé.
Un compte d’épargne santé combine un régime d’assurance maladie à franchise élevée et à faible coût avec un compte d’épargne avantageux sur le plan fiscal. Le compte d’épargne santé permet aux employés de déposer des fonds pour payer les frais reliés à des soins de santé admissibles jusqu’à ce qu’ils atteignent la franchise du régime d’assurance maladie. Contrairement à un compte de gestion santé FSA, l’épargne non dépensée provenant d’un compte d’épargne santé peut être reportée d’une année à l’autre et générer des intérêts.
Le gouvernement fédéral des États-Unis fixe chaque année le montant de cotisation maximum pour les régimes de comptes d’épargne santé. Les travailleurs âgés de 55 ans et plus ont un montant de rattrapage supplémentaire. Workday vous recommande de créer un régime pour les travailleurs de moins de 55 ans et un autre pour les travailleurs de 55 ans et plus. Selon cette approche, les employés de 55 ans et plus peuvent s’inscrire à un régime de comptes d’épargne santé ayant une limite qui inclut à la fois le rattrapage du compte d’épargne santé et les limites normales du compte d’épargne santé. Cette approche évite aux employés de 55 ans ou plus de devoir s’inscrire à deux régimes pour obtenir la totalité des avantages sociaux.
- Accédez à la tâcheCréer un régime d’avantages sociaux.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Ne pas utiliserLorsque cette option est sélectionnée, Workday ajoute l'étiquetteNe pas autoriserau nom du régime d'avantages sociaux et la masque dans les invitations de configuration durégime d'avantages sociauxà compter de la date d'effet. Cette case à cocher ne masquez pas le nom du régime d'avantages sociaux dans les invitations de configuration des tâches et processus de gestion suivants :- TâchesCréerouModifier non limité sur la paie externe.
- TâchesCréeroumodifier un revenu de la paie externe
- Processus de gestionRéviser l’admissibilité à COBRA.
Type de garantie de compte d’épargne santéIndiquez le type de compte d’épargne santé. Exemple :compte d’épargne santé.Description du régime externeSélectionnez l’adresse URL.Lorsque les employés souscrivent à ce régime, un lien s’affiche pour ouvrir le site Web dans une nouvelle page du navigateur.Groupes d’avantages sociaux participantsAssociez le régime à des groupes d’avantages sociaux précis.Admissibilité des travailleurs au régimeSélectionnez une règle d’admissibilité qui limite la garantie à un sous-ensemble des employés desgroupes d’avantages sociaux participantssélectionnés.DevisePrécise la devise utilisée pour calculer le montant de cotisation au régime d’avantages sociaux. Ajouter la même devise qui est permise par les groupes d'avantages sociaux pouvant s'inscrire au régime. Titre à créer un régime d'avantages sociaux distinct pour chaque devise ou pays.Vous ne pouvez mettre à jour ce champ que si lenombre d’utilisationsest de zéro.FréquenceIndique le montant que l’employé peut cotiser pendant la fréquence indiquée. Exemple : si vous précisez un maximum de 9 300 USD à une fréquence annuelle, le travailleur peut cotiser jusqu’à ce montant pendant la période de 12 mois.Lors d’un événement d’inscription unique, les retenues et les revenus des comptes de gestion santé et des régimes de comptes d’épargne santé doivent avoir la même fréquence.Planifiez des remplacements de fréquence dans Payroll.Vous ne pouvez mettre à jour ce champ que si lenombre d’utilisationsest égal à zéro.Revenus et retenuesMappez les montants des cotisations à la paie (généralement, Workday Payroll ou l’interface de la paie) :- Pour Workday Payroll, sélectionnez revenus et retenues.
- Pour l’interface de la paie, sélectionnez revenus et retenues.Voir :Lorsque vous utilisez l’interface de la paie de Workday, mappez les revenus et retenues aux cotisations au compte d’épargne santé. Communiquez avec votre conseiller en intégration pour obtenir plus de conseils sur ces étapes de configuration.
Ne pas calculer les périodes de paie restantesUtilisé lors de l’inscription.- Cochez cette case pour que l’employé ou l’administrateur entre le nombre de périodes de paie restantes pendant les événements liés aux avantages sociaux en milieu d’année.Si le type d’événement lié aux avantages sociaux est une inscription ouverte, Workday utilise la fréquence du groupe d’avantages sociaux pour calculer automatiquement les périodes de paie restantes. Pour les autres types d’événements, Workday laisse le champPériodes restantesvide, obligeant l’employé à entrer une valeur.Lors d’un événement d’inscription unique, les retenues et les revenus des comptes de gestion santé et des régimes de comptes d’épargne santé doivent avoir la même fréquence.
- Décochez cette case pour que Payroll utilise le calendrier de périodes lors du calcul des périodes de paie restantes.
Ne cochez pas cette case après avoir démarré l’inscription ouverte. - Pour la sectionCoûts du régime, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Groupes d’avantages sociaux participantsSi les cotisations varient selon le groupe d’avantages sociaux, indiquez chaque groupe séparément et affectez les montants de cotisation aux cibles de garantie correspondantes.Si tous les groupes d’avantages sociaux ont les mêmes cotisations, répertoriez tous les groupes dans le champGroupes d’avantages sociaux participantset affectez les cibles de garantie et les montants de cotisation correspondants.Cible de garantie de compte d'épargne santéWorkday entre automatiquementEmployéetFamille.Si vous avez coché la caseInclure des options supplémentaires de cibles de garantie de compte d’épargne santédans la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM, Workday affecte automatiquement la cible de garantieAutre.Cotisation maximumEntrez le montant de cotisation maximum pour le régime d’épargne.Ce montant comprend à la fois les cotisations de l’employé et de l’employeur.Les travailleurs peuvent entrer un montant jusqu’à 1 USD au-delà du maximum. Selon cette méthode, Workday permet l’arrondissement, ce qui pourrait empêcher les travailleurs d’atteindre le montant cible annuel maximum.Pour éviter toute cotisation excessive, définissez une limite dans Payroll pour plafonner les retenues à la cotisation maximum.Exemple : un travailleur avec une fréquence de paie toutes les deux semaines choisit le montant maximum de 7 000 USD. Le travailleur cotise pour 269,23 USD par période de paie (7 000/26 = 269,23067). Le travailleur cotise seulement un total de 6 999,92 USD (269 × 26 = 6 999,98), soit 0,02 USD de moins que le maximum. Toutefois, si le travailleur choisit 7 001 USD, il peut atteindre la limite de 7 000 USD.Cotisation minimumEntrez le montant minimum qu’un employé doit cotiser au régime d’épargne.Ce montant n’inclut pas les cotisations de l’employeur.Cotisation de l'employeurEntrez le montant de cotisation de l’employeur au régime d’épargne. - Dans la sectionVue développée des détails d’un régime, ajoutez les détails du régime de vos employés afin qu’ils puissent voir les caractéristiques précises du régime d’avantages sociaux.Vous pouvez également ajouter des instructions et des liens vers l’information sur le régime d’avantages sociaux. Workday affiche l’information sur les cotisations de l’employé et de l’employeur.
- Créez ou modifiez la définition des régimes d’avantages sociaux pour une année et ajoutez-y ce régime.
- Accédez à la tâcheCréer des conditions préalables à l’inscription multirégimespour associer le régime de comptes d’épargne santé à la condition préalable à l’inscription à franchise élevée.Les règles de l’IRS exigent que les employés s’inscrivent à un régime d’assurance maladie à franchise élevée avant de s’inscrire à un régime de comptes d’épargne santé.Vous devez associer un régime d’assurance maladie à franchise élevée comme condition préalable à un régime de comptes d’épargne santé. Workday a besoin de ce lien pour déterminer la bonne limite de cotisation au compte d’épargne santé. Le lien permet également aux employés d’accéder à la page d’inscription au compte d’épargne santé.