Créer des événements d’inscription
- Définissez les types de garanties d’avantages sociaux.
- Sécurité :domaine Set Up: Benefitsdans le domaine fonctionnel Benefits.
Créez les événements d’inscription qui :
- Entraînent une augmentation ou une réduction de l’admissibilité aux avantages sociaux.
- Permettent à un employé de modifier les choix actuels.
- Inscription ouverte : période au cours de laquelle les employés peuvent apporter des ajouts et des changements à leurs choix d’avantages sociaux.
- Événements liés aux avantages sociaux : événements qualifiants précis qui ouvrent le processus d’inscription ou déclenchent un gain ou une perte d’avantages sociaux. Exemples : dotation en personnel, changements de nature personnelle et changements administratifs.
- Événements passifs : événements qui résultent de l’écoulement du temps plutôt que de changements précis des données de l’employé. Exemple : un enfant à charge atteint l’âge de 26 ans.
- Accédez à :
- La tâcheCréer un type d’événement lié aux avantages sociaux.
- La tâcheCréer un type d’événement d’inscription ouverte.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type d’offre d’inscriptionExemple : pour un événement de naissance, vous pouvez donner aux employés la possibilité de choisir ou de modifier les options d’assurance maladie, d’assurance-vie de base et d’assurance-vie complémentaire.Option modifiable par le travailleurS’applique uniquement aux événements liés aux avantages sociaux.Permet aux travailleurs de démarrer le processus d’inscription à l’aide de la tâcheChanger les avantages sociaux.Un partenaire ou un administrateur des avantages sociaux peut signaler tout type d’événement.Transmettre les inscriptions au partenaire des avantages sociauxS’applique uniquement aux événements liés aux avantages sociaux.Sélectionnez cette option pour envoyer la notificationInscription aux avantages sociauxau partenaire des avantages sociaux afin que ce dernier puisse entrer les options de l’employé.Annulez votre sélection pour envoyer la notificationInscription aux avantages sociauxà l’employé afin qu’il puisse entrer ses propres choix d’avantages sociaux.Mettez à jour le processus de gestion associé pour vous assurer que Workday achemine correctement l’événement en fonction de ces sélections. N’acheminez pas les tâches d’inscription des processus d’avantages sociaux automatisés aux employés ou aux partenaires des avantages sociaux au moyen du rapportMettre à jour des types d’événements d’inscription. Ciblez plutôt les tâches d’inscription à un rôle ou à un groupe de sécurité directement dans les définitions du processus de gestion.Limité aux paysSélectionnez un ou plusieurs pays. Vous pouvez limiter ce type d’événement d’inscription aux employés d’un groupe d’avantages sociaux qui inclut ces pays. Pour permettre aux employés de participer à un événement d’inscription pour le pays en question, sélectionnez ce pays dans le groupe d’avantages sociaux. - Pour les événements liés aux avantages sociaux, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Événement de rétablissementSélectionnez cette option pour rétablir la garantie d’avantages sociaux pour les réembauches ou les employés de retour après une absence au cours d’une période d’admissibilité. Si l’un de ces événements se produit en dehors de la période d’admissibilité au rétablissement, Workday gère l’événement avec les processus que vous définissez pour les événements non liés au rétablissement.Unités de temps de la période de rétablissementWorkday calcule le début de la période d’admissibilité dans l’ordre suivant :- Commencez à la date de réembauche ou de retour après absence.
- Soustrayez la période de rétablissement.
- Sélectionnez le premier jour de l’unité de temps(mois ou année).
Si vous ne sélectionnez aucuneUnité de temps de la période de rétablissementpour uneUnité de temps, une période de rétablissement devient admissible lorsque les dates suivantes tombent dans la mêmeUnité de temps:- Date de départ.
- Date de réembauche ou de retour après absence.
Exemple : votre période de rétablissement est de 2 mois. Si la réembauche d’un employé a lieu le 15 août, la période d’admissibilité calculée est du 1er juin au 15 août. Si sa date de départ tombe dans cet intervalle, les avantages sociaux de l’employé sont admissibles au rétablissement. - Pour les événements liés aux avantages sociaux, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Calcul du délai d’inscription (jours)Définissez la période d’inscription aux avantages sociaux pour un type précis d’événement lié aux avantages sociaux.Indiquez si Workday utilise :- La date de lancement de l’événement.
- La date de l’événement; cette date démarre la période d’inscription.
Délai d’inscription (jours)Entrez le nombre de jours qui détermine la date de fin de la période d’inscription. Commencez par la date définie pour leCalcul du délai d’inscription (jours).Workday respecte cette date uniquement si le travailleur lance un événement d’inscription aux avantages sociaux avec la tâcheChanger les avantages sociaux. Workday vous recommande de créer une validation sur le processus de gestionÉvénement lié à une personne à charge. La validation appliquele délai d’inscription (jours)lorsque le travailleur lance la tâcheAjouter une personne à charge.L'employé ne peut pas déclarer un événement lié aux avantages après le délai d'inscriptionSélectionnez cette option pour empêcher les employés de déclarer un événement lié aux avantages sociaux une fois la période d’inscription passée. - Pourla coordination des événements, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Ne pas traiter à nouveau les événements futursDésactive la coordination des événements pour ce type d’événement lié aux avantages sociaux lorsque la date de l’événement estantérieureà celle de l’événement lié aux avantages sociaux actuel.Exemple :- La date de l’événement lié au changement de l’état matrimonial est définie au 1er juillet.
- La date de l’événement lié au changement de bénéficiaire est définie au 1er juin.
Normalement, Workdaybloquele changement de l’état matrimonial et traite le changement de bénéficiaire. Une fois le changement de bénéficiaire terminé, Workday retire l’événement de changement de l’état matrimonial et crée un nouvel événement. Si vous cochez cette case pour le changement de bénéficiaire, Workday nebloquepas le changement de l’état matrimonial et continue normalement sans aucun traitement supplémentaire.Cette case à cocher ne s’applique pas aux événements pour lesquels un employé a un gain ou une perte d’admissibilité aux avantages sociaux.Ne pas traiter à nouveauDésactive la coordination des événements pour ce type d’événement lié aux avantages sociaux lorsque la date de l’événement estpostérieureà celle de l’événement lié aux avantages sociaux actuel.Exemple :- La date de l’événement d’inscription ouverte est définie au 1er janvier.
- La date de l’événement lié au changement de bénéficiaire est définie au 20 décembre.
Normalement, Workdaybloquel’inscription ouverte et traite le changement de bénéficiaire. Une fois le processus de changement de bénéficiaire terminé, Workday retire l’inscription ouverte et crée un nouvel événement. Lorsque cette case est cochée, Workday nebloquepas l’inscription ouverte et poursuit son exécution normalement.Cette case à cocher ne s’applique pas aux événements pour lesquels un employé a un gain ou une perte d’admissibilité aux avantages sociaux.Délai d’inscription (jours)Nombre de jours dont dispose le travailleur pour finaliser son inscription aux avantages sociaux, en fonction de la date à laquelle Workday a créé le nouvel événement.Cette valeur dépend du moment où les jours tombent si Workday :- Bloque un événement d’inscription.
- Recrée l’événement en raison de la coordination des événements.
Si le nombre de jours minimum est atteint :- Au cours de la période d’inscription, l’employé obtient la période d’inscription complète.
- En dehors de la période d’inscription, l’employé ne dispose que du nombre de jours défini dans ce champ.
Vous pouvez activer la coordination des événements entre les événements de services Web et les événements ayant une date future que vous créez dans Workday. SélectionnezActiver la coordination d’événements pour le service Web de changement d’avantages sociauxdans la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM. Lorsque cette option est sélectionnée, Workday traite à nouveau les événements admissibles ayant une date future lorsque le service Web crée des événements ayant une date antérieure. - Pourles options de réouverture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Activer l'événement de réouverture d'une inscription ouvertePermet aux employés de rouvrir leur événement d’inscription ouverte pour apporter des modifications une fois l’événement fermé ou finalisé. Les administrateurs et les partenaires des avantages sociaux peuvent également rouvrir l’événement d’inscription ouverte d’un employé.Jours dans la période de réouvertureLe nombre de jours pendant lesquels l’employé a la possibilité de rouvrir son événement d’inscription ouverte après le dernier jour de la période d’inscription ouverte.Délai d’inscription (jours)Le nombre de jours dont dispose l’employé pour s’inscrire aux choix après avoir rouvert son événement d’inscription ouverte.Plus la valeur est élevée, plus le risque que l’employé ait un défaut de garantie est élevé. - Pourles codes d’événement lié aux avantages sociaux, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Code d'événement avant impôtsCode d'événement après impôtsCode d'événement lié à l'assurance vie(Fédéral É.-U.) Ajoutez des codes d’événement uniques à vos types d’événements liés aux avantages sociaux.Exemple : attribuez lecode d’événement lié à l’assurance vie2 pour indiquer que l’événement permettant un changement d’assurance est un événement de la vie, comme un mariage ou une adoption.Workday vous recommande d’entrer uniquement uncode d’événement avant impôtspour les types d’événements FEHB et de traiter manuellement les retenues après impôts et les codes d’événement.Pour afficher ces champs, accédez à la tâcheConfigurer des champs facultatifs, puis sélectionnezCréer un type d’événement lié aux avantages sociaux. Ensuite, supprimez la rangée marquéeFédéral. - Pour les événements liés aux avantages sociaux, ajoutezÉvénements et motifs.
Option Description ÉvénementPermet de mapper un événement d’inscription lorsque vous avez modifié un processus de gestion pour qu’il inclue l’un des processus de gestion suivants :- Changer les avantages sociaux à la suite d'un événement de la vie.
- Changer des emplois liés aux avantages sociaux.
- Vous pouvez configurer l’étapeChanger les choix d’avantages sociaux dans le cadre d’un changement de rémunérationdes processus de gestion suivants lorsqu’un changement de rémunération a une incidence sur les avantages sociaux d’un employé :
- Lancer le processus de révision de la rémunération.
- Proposer un changement de rémunération.
- Proposer la rémunération pour une embauche.
- Demander un changement de rémunération.
- Demander un ajustement lié au mérite de l’employé.
Lorsque vous configurez l’étape d’un processus de rémunération, Workday peut créer automatiquement des événements liés aux avantages sociaux lorsqu’un changement de rémunération a une incidence sur la garantie ou les taux calculés.Lorsque vous retirez un événement de rémunération au mérite avec un événement lié aux avantages sociaux correspondant, Workday ne retire pas l’événement lié aux avantages sociaux.Les processus de gestion suivants sont destinés à une utilisation future. N’utilisez pas :- Changer la rémunération par défaut.
- Proposer la rémunération pour une offre/entente d’embauche.
- Rémunération liée à une demande de poste.
Motif de restrictionSi vous souhaitez que la vérification d’admissibilité aux avantages sociaux ne s’exécute que lorsque le processus de gestion inclut des motifs précis, sélectionnez ces motifs ici.N’utilisez les motifs de restriction que si vous avez des événements différents pour les changements liés à l’emploi. Si vous omettez un motif de la liste, Workday ne crée pas d’événement pour le type d’événement.Exemple : vous ajoutez l’événementChangement lié à l’emploiet vous sélectionnez les motifs de restrictionRétrogradationetMutation. L’employé obtient une promotion, mais Workday ne crée pas d’événement d’inscription, car vous n’avez pas sélectionnéPromotioncomme motif de restriction.Si vous laissez ce champ en blanc, la vérification de l’admissibilité aux avantages sociaux s’exécute à chaque exécution du processus de gestion.- Pour les processus de gestion liés aux absences, créez des motifs à l’aide de la tâcheCréer une règle propre aux absences.
- Pour les processus de gestion liés à l’organisation et le processus degestion Changer d’adresse principale, aucun motif n’est disponible.
- Pour les processus de gestion liés à la dotation en personnel et à la rémunération, créez des motifs à l’aide de la tâcheMettre à jour des catégories et des motifs d’événements.
- Pour les fins d’emploi, définissez des catégories et des motifs pour mettre fin à un emploi avec les tâches suivantes :Mettre à jour des catégories de fins d’emploietMettre à jour des motifs de fin d’emploi régionaux.
- Utilisez le rapportMettre à jour des types d’événements d’inscriptionpour apporter des modifications.
- Utilisez latâche Modifier un type d’événement lié aux avantages sociauxou la tâcheModifier un type d’événement d’inscription ouvertepour apporter des modifications.
- Utilisez le rapportTypes d’événements d’inscriptionpour afficher une liste de tous les types d’événements liés aux avantages sociaux et d’inscription ouverte.
- Utilisez la tâcheModifier une règle d’événement d’inscriptionpour ajouter votre événement de rétablissement.