Processus : de l’approvisionnement au paiement - Clôture de période
Passez en revue le flux des produits pendant la clôture de période pour vous familiariser avec le processus de clôture de période.
Cette rubrique fournit des directives que vous pouvez prendre en compte pour faciliter votre processus de clôture de fin de période et la façon dont vous souhaitez traiter les documents ouverts liés aux demandes d’approvisionnement, aux bons de commande, aux contrats de fournisseurs et aux factures de fournisseurs.
Votre liste de contrôle du processus d’approvisionnement au paiement peut comprendre plusieurs tâches. Considérez ces directives comme un exemple pour vos activités de clôture de périodes. Pour un cas d’utilisation lié à ce sujet, voir Cas d'utilisation : clôture de période de l'achat jusqu'au paiement dans la bibliothèque de cas d'utilisation.
- (Facultatif) Envisagez de réviser vos demandes d’approvisionnement ouvertes à l’aide du rapportRequisitions Pending ApprovalorSourcingde votre locataire wdsetup et décidez de l’action que vous souhaitez en faire. Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
- Sourcez-les en bons de commande.
- Fermez les demandes d’approvisionnement dont vous n’avez plus besoin. Voir Étapes : fermer en masse des documents d’approvisionnement.
- Les garder ouverts.
- Accédez à la tâcheFermer en masse des documents d’approvisionnement.Fermez en masse toutes les demandes d’approvisionnement en cours que vous ne délivrerez pas sous forme de bons de commande.Sécurité : processus de gestionÉvénement pour une action en masse liée à des documents d’approvisionnementet sécurité dans le domaine fonctionnel Procurement.
- (Facultatif) Accédez au rapportRequisitions Pending Approval or Sourcingdans votre locataire wdsetup.Localisez toutes les demandes d’approvisionnement que vous n’avez pas sourcées.Pour obtenir plus de renseignements, voir Rapports sur l’approvisionnement (en anglais).
- (Facultatif) Pensez à réviser vos bons de commande et vos ordres de modification pour déterminer ce que vous souhaitez en faire. Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
- Les garder ouverts.
- Approuvez et délivrez tous les bons de commande en cours ou changez les commandes.
- Pour délivrer des bons de commande non réglés, accédez au rapportRechercher des bons de commande.Passez en revue les bons de commande dont le statut est défini àEn coursou àBrouillonet changez leur statut àApprouvéafin de pouvoir les délivrer.
- Délivrez les bons de commande pour lesquels vous souhaitez créer des reçus et des factures de fournisseurs.
- Créez des ordres de modification pour les bons de commande délivrés.
- Accédez à la tâcheFermer en masse des documents d’approvisionnement.Fermez en masse tous les bons de commande en cours que vous ne recevrez jamais.Sécurité : processus de gestionÉvénement pour une action en masse liée à des documents d’approvisionnementet sécurité dans le domaine fonctionnel Procurement.Pour obtenir plus de renseignements, voir Étapes : fermer en masse des documents d’approvisionnement.
- Si vous avez activéla fermeture automatique des bons de commandedans la tâcheModifier les options d’approvisionnement d’une société, Workday fermera les bons de commande ouverts ou délivrés aux fins suivantes :
- Entièrement réceptionnés, avec des réceptions dont le statut estApprouvé.
- Entièrement payés.
- (Facultatif) Accédez au rapportSupplier Contracts Needing Attentiondans votre locataire wdsetup.Ce rapport affiche tous les contrats venant à échéance au cours du prochain mois et les contrats dont le solde est inférieur à 10 %.Vous pouvez choisir les options suivantes :
- Créer une modification pour prolonger le contrat.
- Copier le contrat dans un nouveau contrat.
- Fermer le contrat.
Sécurité : domaineProcess: Supplier Contract - Reportingdans le domaine fonctionnel Procurement. - Passez en revue et constater par régularisation toutes les factures de fournisseurs impayées.
- Accédez à un ou à tous les rapports suivants :
- Rechercher des factures de fournisseurs: traitez les factures dont le statut est défini àBrouillonou àEn cours.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts :
- Reports: Supplier Accounts
- Process: Supplier Invoice - Reporting
- Éléments impayés de fournisseurs: payez les factures partiellement payées ou impayées.Sécurité : domaineReports: Supplier Accountsdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
- (Facultatif)Charges à payer de lignes de facture de fournisseur non approuvéesdans votre locataire wdsetup.Utilisez le rapport pour créer une écriture de contre-passation manuelle à la fin de chaque période afin de constater correctement par régularisation les factures de fournisseurs.Sécurité : domaineReports: Supplier Accountsdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Pour obtenir plus de renseignements, voir Tableau de bord et rapports sur les charges à payer des factures de fournisseurs.
- (Facultatif) Enregistrer des actifs.D’enregistrer et d’immobiliser les actifs, puis de les mettre en service avant d’enregistrer l’amortissement. Leur mise en service indiquera avec précision vos actifs et vos charges d’amortissement.
- Créez un calendrier dans Workday de manière à enregistrer l’amortissement et les charges d’amortissement des actifs de la société.
- Effectuez l’une des tâches suivantes ou les deux :Vous amortissez les factures prépayées et les versements associés pour la période afin de réduire le passif prépayé en débitant les comptes de charges.
- Créez des charges à payer de fin de période pour les reçus approuvés non facturés de biens et de services.Cette action crée des charges à payer pour des réceptions relativement à des bons de commande qui ne sont pas liés à des biens en consignation, à des stocks ou à la facturation seulement.
- (Facultatif) Créer des lots de règlement manuels.Payez et réglez toutes les factures de fournisseurs applicables.Pour plus d'information, voir Concept : traitement de règlements.
- Accédez à la tâcheCorriger des écritures opérationnelles avec erreurs.Corrigez les erreurs dans les écritures opérationnelles non inscrites dans la période actuelle.Sécurité : domaineProcess: Audits and Correctionsdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.Pour plus d'information, voir Résolution des problèmes : écritures financières.
- Fermez des groupes d’activité pour l’approvisionnement, les fournisseurs et les paiements ad hoc.Pour plus d'information, voir Concept : groupes d’activité pour clôture de grand livre.
- (Facultatif) Exécuter la réévaluation.Pour les organisations multidevises, réévaluez les montants des écritures en devise en fonction de vos règles pour la période.
- Rapprochez les dettes dans le grand livre.Utilisez un ou tous les rapports suivants pour rapprocher vos dettes et le solde du grand livre :
- Classement chronologique des dettes.Sécurité : domaineReports: Supplier Accountsdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
- Rapprochement des soldes des comptes de dettes et des comptes de fournisseursSécurité : domaineReports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Rapport compositeRapprochement des dettes et des comptes de fournisseurs.Sécurité :Process: Payables to Supplier Reconciliation Initial Balancedans le domaine fonctionnel Financial Accounting.Avant d’exécuter le rapport, effectuez les actions suivantes :
- Exécutez la génération des soldes initiaux pour rapprochement des comptes de dettes et des comptes de fournisseurs pour générer des soldes initiaux jusqu’à la période actuelle ou à toute autre période.
- Assurez-vous de clôturer complètement les périodes comptables de tous les domaines fonctionnels. Le statutde clôture En coursou la fermeture uniquement de comptes de fournisseurs n’est pas suffisant. Si vous ouvrez une période antérieure et effectuez des ajustements qui ont une incidence sur les dettes, Workday ne saisira pas ces ajustements dans le rapport.
- Rapprochement des soldes des comptes de dettes et des comptes de fournisseurs - Récapitulatif des exceptions.Sécurité : domaineReports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Balance de vérificationpour le compte de grand livre des dettes.Sécurité : domaineReports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Effectuez le rapprochement bancaire.Rapprochez les relevés bancaires par rapport à vos transactions de trésorerie.
- Accédez au rapportRécapitulatif de la comparaison des données comptables avec les données bancaires – Lignes de relevé bancaire non compensées.Vérifiez les lignes non rapprochées.Sécurité : domaineProcess: Bank Statement-Reportingdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- Rapprochez manuellement toutes les lignes non rapprochées restantes.
- Accédez à l’un des rapports suivants ou aux deux pour rapprocher les soldes des comptes de trésorerie et des comptes bancaires.
- Récapitulatif de la comparaison des données comptables avec les données bancaires
- Rapport de comparaison des données comptables avec les données bancaires par devise de compte bancaire
Sécurité : domaineReport Executiondans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable. - Rapprochez les transactions de trésorerie et le compte de grand livre.Utilisez ces rapports pour rapprocher vos transactions de trésorerie et vos comptes de grand livre.
- RapportRapprochement des soldes des comptes de trésorerie et des comptes bancaires – Compositepour rapprocher les transactions opérationnelles de trésorerie et le compte de grand livre dans la devise du grand livre.
- RapportRapprochement des soldes des comptes de trésorerie et des comptes bancaires dans la devise de la banquepour rapprocher les transactions opérationnelles de trésorerie et le compte de grand livre dans la devise de la banque.
Sécurité : domaineReport Executiondans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable. - Lors de la clôture d’exercice, reportez les écritures d’engagements et d’obligations à la première date de la prochaine période.Il s’agit d’une tâche de fin d’année et non d’une tâche de fin de période.Accédez à la tâcheCréer un grand livreet cochez les casesReporter les écritures pour l’approvisionnementpour les grillesCréer des engagementsetCréer des obligations.Sécurité : le domaineSet Up: Ledger and Bookdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.