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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Rapprocher un relevé bancaire manuellement

Rapprocher un relevé bancaire manuellement

  • Créez un compte bancaire.
  • Entrez ou téléversez un relevé bancaire.
  • Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
    • Process: Bank Reconciliation
    • Process: Matching Rule Set
Workday vous permet de rechercher les transactions de compte et les lignes de relevé bancaire correspondantes en fonction d’attributs partagés, tels que les numéros de référence des transactions, les montants et les dates. Ce mode de rapprochement manuel facilite le rapprochement des lignes dont une ligne correspond à plusieurs transactions (ou plusieurs lignes correspondent à plusieurs transactions).
  1. Accédez à la tâche
    Rapprochement bancaire manuel
    .
    Vous pouvez également accéder à cette tâche depuis :
    • Le tableau de bord
      Rapprochement de relevés bancaires
      .
    • Le rapport
      Rechercher des relevés bancaires
      . Sélectionnez
      Relevé bancaire
       >
      Rapprochement manuel
       dans le menu des actions connexes d’un relevé bancaire non rapproché.
  2. Dans les champs
    Lignes de relevé bancaire
    , précisez les renseignements nécessaires pour filtrer les lignes de relevé bancaire affichées.
  3. De même, dans les champs
    Éléments rapprochables
    , indiquez les limites liées au nombre de lignes affichées.
    Quand vous cliquez sur
    OK
    , la page affiche les lignes de relevé bancaire et les lignes du registre de comptes applicables au bas de l’écran.
  4. Faites défiler les deux listes et cochez les cases correspondantes.
    Quand vous cochez les lignes correspondantes, la section du statut dans le haut de l’écran change pour refléter la progression du rapprochement :
    • Le
      Total des lignes sélectionnées
       affiche la somme des montants des lignes de relevé bancaire sélectionnées.
    • Le
      Total des éléments sélectionnés
       affiche le nombre total d’éléments non rapprochés sélectionnés pour le rapprochement par rapport aux lignes de relevé bancaire.
  5. (Facultatif) Vous pouvez cocher au moins deux lignes de relevé bancaire ou au moins deux éléments rapprochables qui se compensent.
    Exemple : votre banque vous facture des frais par erreur, puis accepte de les annuler. La banque reflète ces deux activités de compensation sur le relevé bancaire. Vous pouvez cocher les transactions au débit et au crédit correspondantes pour un rapprochement unilatéral.
  6. (Facultatif) Si une ligne de relevé bancaire comporte des suggestions, vous pouvez cocher la case
    Afficher des suggestions
     dans la section
    Sélection d’éléments rapprochables
    . Quand vous actualisez les éléments rapprochables, Workday affiche uniquement les éléments rapprochables suggérés pour les lignes de relevé bancaire sélectionnées.
    Les suggestions affinent la sélection des éléments rapprochables à mettre en correspondance avec les lignes de relevé bancaire.
  7. Chaque fois que vous cochez les cases correspondantes, cliquez sur
    Rapprocher
    . Les lignes cochées passent des listes inférieures à la section des statuts. Vous pouvez annuler le rapprochement de cette ligne jusqu’au prochain clic sur
    Rapprocher
    .
    Quand vous cliquez de nouveau sur
    Rapprocher
    , la page est actualisée. Les éléments sont marqués comme rapprochés et retirés.
  8. Pour les rapprochements de longue durée, sélectionnez une option dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche pour :
    • Envoyer le processus de rapprochement en arrière-plan.
      Vous pouvez effectuer d’autres activités de rapprochement sur le même compte bancaire. Workday affiche une notification sur votre page de notifications indiquant si le processus est terminé ou a échoué.
    • Attendre que le rapprochement soit terminé avant de continuer à travailler.
  9. (Facultatif) S’il n’y a pas de transaction comptable correspondante pour une ligne de relevé bancaire, cliquez sur
    Créer une transaction bancaire ad hoc
     pour créer une transaction ad hoc pour la ligne bancaire. Workday affiche la transaction bancaire ad hoc nouvellement créée quand vous actualisez les éléments rapprochables.
    Vous pouvez également créer une transaction ad hoc pour tenir compte de la différence entre le montant d’une ligne de relevé bancaire et le montant de la transaction comptable correspondante :
    • Si les montants sont identiques, Workday rapproche la ligne de relevé bancaire par rapport à la transaction bancaire ad hoc.
    • Si vous créez une transaction bancaire ad hoc pour une différence, Workday rapproche la ligne de relevé bancaire par rapport aux deux transactions.
    Si la ligne de votre relevé bancaire inclut la date de valeur, vous pouvez sélectionner la case à cocher
    Utiliser la date de valeur comme date de la transaction
     pour créer une transaction ad hoc et la comptabilité associée en fonction de la date de valeur. Sinon, Workday utilise la date de la ligne de relevé bancaire comme date de transaction.
    Après avoir soumis la transaction bancaire ad hoc, vous pouvez afficher les éléments rapprochés sous
    Dernier(s) élément(s) rapproché(s)
    .
  10. Quand vous avez terminé le rapprochement et que vous êtes prêt à quitter cette page, cliquez sur
    Annuler
    .
    Cette action n’annule aucun des rapprochements que vous avez effectués, même si vous cliquez sur
    Abandonner les changements
    .
Le rapprochement des relevés bancaires vous permet de vérifier que vos enregistrements comptables et vos relevés bancaires sont conformes et exacts. Utilisez les rapports de comparaison des données comptables avec les données bancaires et d’autres rapports sur le rapprochement bancaire pour confirmer les détails.
Si vous avez configuré votre workflow des transactions bancaires ad hoc pour exiger des approbations, Workday inclut les transactions rapprochées dans les soldes des comptes une fois approuvés. Vous pouvez identifier toutes les transactions bancaires ad hoc en attente d’approbation dans une colonne distincte des rapports suivants :
  • Comparaison des données comptables avec les données bancaires
  • Rapport de comparaison des données comptables avec les données bancaires par devise de compte bancaire
  • Détails du rapprochement bancaire
  • Rapprochement de relevés bancaires
Cette colonne est disponible quand vous explorez les lignes de relevé bancaire rapprochées dans les rapports. Si la transaction bancaire ad hoc est refusée, Workday :
  • Annule le rapprochement de la transaction de la ligne de relevé bancaire.
  • Annule la transaction bancaire ad hoc.
Si vous n’avez pas terminé le rapprochement, vous pouvez retrouver les instructions à l’aide du rapport
Rechercher des relevés bancaires
 et reprendre là où vous vous étiez arrêté.