Étapes : fermer en masse des documents d’approvisionnement

Créez des documents d’approvisionnement admissibles à la fermeture.

Fermez les documents d’approvisionnement lorsque votre organisation n’a plus besoin de traiter des activités en aval, comme des réceptions ou des factures de fournisseurs. Vous pouvez fermer, rouvrir et fermer de nouveau des lots de documents terminés, notamment les suivants :

Bons de commande.

Demandes d’approvisionnement.

Contrats de fournisseurs.

Vous pouvez filtrer des documents ayant des caractéristiques semblables, comme des documents dans un même intervalle de dates, ayant les mêmes worktags ou associés au même fournisseur.

Lorsque vous utilisez la comptabilité d’engagements pour l’approvisionnement, vous pouvez liquider les engagements et les obligations associés aux documents.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Gérer les documents d’approvisionnement à exclure de la fermeture en masse

Sélectionnez les bons de commande à exclure manuellement de la fermeture en masse, par exemple lorsque vous comptez reporter les bons de commande à la période comptable suivante. Lorsque vous définissez une exclusion liée à un bon de commande, Workday ne l’affiche pas pour la sélection dans la tâche

Fermer en masse des documents d’approvisionnement

Sécurité : domaine Process: Purchase Order - Exclude from Mass Close
dans le domaine fonctionnel Procurement.

Accédez à la tâche

Fermer en masse des documents d’approvisionnement

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Date comptable de remplacement	La date que vous entrez peut correspondre à une période ouverte antérieure ou à la période actuelle. La liquidation créée dans le cadre du processus de fermeture est inscrite en utilisant cette date comptable.
Marge de tolérance pour la fermeture - Pourcentage	Le pourcentage que vous entrez détermine la quantité par rapport à la quantité totale pouvant demeurer en suspens sans que l’admissibilité d’un document d’approvisionnement à la fermeture soit compromise. Exemple : vous indiquez 5 % comme Marge de tolérance pour la fermeture - Pourcentage . Lorsque la quantité de la demande d’approvisionnement atteint 100, vous pouvez fermer les demandes d’approvisionnement ou les bons de commande pour lesquels des quantités d’au moins 95 ont été réceptionnées.
Marge de tolérance pour la fermeture - Montant Devise de la marge de tolérance	Le montant désigne la partie du total du bon de commande ou de la demande d’approvisionnement qui peut demeurer en suspens sans que l’admissibilité du document d’approvisionnement à la fermeture soit compromise. Exemple : vous indiquez 5 000 comme Marge de tolérance pour la fermeture - Montant et USD comme Devise de la marge de tolérance . Lorsque le montant total atteint 50 000 $ US, vous pouvez fermer les documents pour lesquels vous avez réceptionné un montant total d’au moins 45 000 $ US.
Worktags	Exemple : fermez des documents pour des centres de coûts et des projets obsolètes.
Jours sans activité	Exemple : si vous indiquez 90 jours et que la date du jour est le 31 mars, vous pouvez fermer les documents sans activité depuis le 31 décembre de l’année précédente.

Sécurité : configurez le processus de gestion Événement pour une action en masse liée à des documents d’approvisionnement
et la politique de sécurité rattachée.

Accédez au rapport

Rechercher des demandes de fermeture en masse de données d’approvisionnement

pour réviser les demandes de fermeture en masse et accéder aux documents commerciaux fermés.

Accédez à la tâche

Rouvrir en masse des documents d’approvisionnement

quand vous :

Fermez des documents contenant des erreurs.

Fermez des documents prématurément.

La réouverture vous permet d’effectuer des changements, des corrections ou des ajouts dans ces documents, puis de les faire passer de nouveau au statut Fermé
.

Les bons de commande rouverts reviennent au statut Délivré
.

Les demandes d’approvisionnement rouvertes reviennent au statut Approuvé
.

Les contrats de fournisseurs rouverts reviennent au statut Terminé avec succès
.

Vous pouvez seulement rouvrir les demandes d’approvisionnement, les bons de commande et les contrats de fournisseurs fermés dans la période comptable ouverte en cours.

Pour la comptabilité d’engagements, Workday rétablit les montants de la liquidation qui résultent de la fermeture des documents d’approvisionnement.

Accédez de nouveau à la tâche

Gérer les documents d’approvisionnement à exclure de la fermeture en masse

pour retirer des exclusions lorsque les bons de commande sont admissibles à la fermeture.