Concept : clôture

Workday vous permet d’ouvrir plusieurs périodes de grand livre en même temps. Pendant que vous finalisez une période de grand livre, vous pouvez lancer la prochaine période de grand livre. Vous pouvez sélectionner de nouveaux statuts et de nouvelles activités de clôture pour une ou plusieurs périodes de grand livre, et utiliser des statuts et des activités de clôture différents pour d’autres périodes de grand livre.

Si vous avez plusieurs types de grands livres, les périodes de grand livre et les statuts correspondants sont toujours synchronisés.

Exemple : si votre société utilise les types de grands livres

Chiffres réels

et

Engagements

, vous mettez à jour les périodes de grand livre et les statuts pour chaque type de grand livre simultanément.

Pour clôturer une période de grand livre, vous la verrouillez progressivement pour limiter les nouvelles activités d’écritures à mesure que vous vous rapprochez de la clôture.

Exemple : le 2 février, vous modifiez le statut de la période de grand livre de janvier en le faisant passer d’

Ouvert

à

Clôture en cours

. Ce statut empêche l’activité d’écriture opérationnelle pour certaines activités, comme

Approvisionnement

. Vous laissez l’activité de clôture de la paie au statut

Ouvert

pour traiter la paie à la date de la prochaine exécution, le 15 février.

Avant de clôturer l’exercice de grand livre précédent, Workday vous permet de reporter les soldes des écritures dans le solde d’ouverture de l’exercice de grand livre en cours. À tout moment dans la chronologie de clôture, vous pouvez exécuter le processus

Reporter un solde de fin d’exercice

pour créer ou remplacer des soldes d’ouverture des écritures. Ces soldes d’ouverture, combinés à l’activité des écritures de l’exercice en cours, vous donnent les derniers chiffres lorsque vous générez des rapports pour l’exercice de grand livre en cours.

Exemple : vous exécutez le traitement de report à la mi-janvier après avoir changé le statut des grands livres de l’exercice précédent pour

Ajustements seulement

. L’exécution du processus de report à la mi-janvier vous permet de créer un bilan de janvier plus réaliste.

Vous pouvez également demander à Workday de reporter les soldes d’ouverture convertis après le report des soldes de fin d’exercice.

Tout comme vous pouvez ouvrir plusieurs périodes de grand livre simultanément, dans Workday, vous pouvez ouvrir l’exercice de grand livre précédent pendant que vous travaillez dans l’exercice de grand livre suivant. Laissez au moins une période de grand livre ouverte (généralement la dernière) pour disposer d’un endroit où inscrire les ajustements jusqu’à ce que vous soyez prêt à clôturer l’exercice de grand livre.

Exemple : vous ouvrez la période du grand livre de janvier à la fin décembre. Vous limitez progressivement l’activité de vos écritures de décembre en changeant le statut de la période de grand livre. Le 10 janvier, vous limitez la période du grand livre à

Ajustements seulement

. Après avoir effectué les ajustements et clôturé toutes les périodes, au début du mois de mars, vous clôturez l’exercice de grand livre précédent.

Pour clôturer un exercice de grand livre, vous définissez des règles de clôture de fin d’exercice et exécutez le processus de clôture de l’exercice de grand livre. Clôturez toutes les périodes de grand livre de l’exercice avant de pouvoir clôturer l’exercice de grand livre. Le processus :

(Facultatif) Reporte les soldes restants de l’exercice de grand livre précédent dans le solde d’ouverture de l’exercice de grand livre en cours, pour la dernière fois.
Met à jour le statut de l’exercice du grand livre à
Clôturé
.

Pour gérer vos procédures de clôture, vous pouvez créer des listes de contrôle de clôture dans Workday afin d’intégrer toutes vos étapes de clôture dans le flux des travaux de votre processus de gestion. À l’heure prévue, Workday envoie une notification au travailleur affecté pour exécuter la tâche. En utilisant une liste de contrôle de clôture, vous pouvez également analyser les indicateurs de clôture et envoyer à tout moment des notifications supplémentaires aux travailleurs concernant une étape de clôture.