Délivrer des bons de commande
- Pour chaque fournisseur, indiquez l’option de délivrance des bons de commande.
- Si vous délivrez des bons de commande par hiérarchie de sociétés, assurez-vous que le travailleur qui les délivre a un rôle dans la hiérarchie de sociétés.
- Créez des bons de commande à délivrer. Voir : Créer des bons de commande.
- Sécurité : domaineProcess: Purchase Order – Mass Actiondans le domaine fonctionnel Procurement.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de délivrance de bons de commandeet la politique de sécurité.
- Personnalisez le processus de gestionÉvénement de bons de commandepour accéder à toutes les pièces jointes aux bons de commande que vous souhaitez faire passer par ou uniquement les pièces jointes que vous marquezExterneavec les bons de commande aux fournisseurs.
Vous pouvez délivrer des bons de commande aux fournisseurs pour l’achat de biens, de services et de services liés à un projet. Vous devez délivrer un bon de commande avant de créer une facture de fournisseur ou de réceptionner des biens.
Lorsque vous soumettez des bons de commande
avec l’option Version XML - Automatisé
, le processus de gestion Événement de délivrance de bons de commande XML
délivre automatiquement les bons de commande, ce qui vous évite de devoir les délivrer par Workday.- Accédez à la tâcheDélivrer des bons de commande.
- À partir de l’inviteSociété, sélectionnez les sociétés ou les hiérarchies de sociétés pour la délivrance des bons de commande.Quand vous délivrez des bons de commande par hiérarchie de sociétés, toutes les sociétés de la hiérarchie reçoivent le bon de commande.
- Sélectionnez des critères supplémentaires pour filtrer vos résultats.Exemple : fournisseur, acheteur et dates.
- Sélectionnez une ou plusieurs options de délivrance.
- (Facultatif) SélectionnezInclure les bons de commande délivrés.Workday délivre de nouveau les bons de commande au statut Approuvé ou Délivré.Exemple : vous délivrez de nouveau des bons de commande qui ont déjà été délivrés, puis modifiés, ce qui génère un ordre de modification approuvé à délivrer de nouveau, ou vous délivrez de nouveau des bons de commande en cas d’échec de leur transmission.
- Cliquez surOK.
- (Facultatif) Cochez la caseRegrouper les bons de commande aux fins d’impression.Vous pouvez imprimer plusieurs bons de commande dans un seul fichier au lieu de les imprimer séparément.Vous pouvez renvoyer des bons de commande à l’acheteur avant l’impression en configurant les notifications par courriel dans le processus de gestionÉvénement de délivrance de bons de commande. Exemple : configurez une étape d’actionRéviser les bons de commande à délivreret ajoutez des notifications.
- Sélectionnez un ou plusieurs bons de commande à délivrerVous pouvez également cocher la caseSélectionner tout.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surDélivrer les bons et actualiserlorsque la colonnePourcentage d’achèvement de l’exécution du lot d’impressionn’est pas à 100.
- Cliquez surTerminer.
- Workday lance le processus de gestionÉvénement de délivrance de bons de commandeet délivre les bons de commande selon l’option de délivrance que vous avez indiquée.
- Une fois l’événement terminé, Workday lance le processus de gestionÉvénement de délivrance de bons de commande XMLpour les bons de commande XML.
- Lorsque les événements de délivrance de bons de commande sont approuvés, Workday envoie des notifications par courriel aux fournisseurs avec les versions de bons de commande imprimables (PDF) pour le type de délivrance par courriel.
- Une fois les bons de commande délivrés, Workday fait passer le statutde ApprouvéàDélivré.
- Créez des ordres de modification pour les bons de commande si nécessaire.
- Pour afficher une version PDF d’un bon de commande, quelle que soit l’option de délivrance, sélectionnezBon de commande imprimableà partir du menu des actions connexes du bon de commande. Les bons de commande doivent avoir le statut Approuvé ou Délivré.
- Créez des réceptions pour les bons de commande.