Enregistrer des actifs
- Définissez le suivi ou la comptabilité des actifs. Voir :
- Étapes : définir la comptabilité des actifs
- Définissez le processus de gestionÉvénement d’enregistrement d’un actifet la politique de sécurité correspondante.
- (Facultatif) Enregistrez des actifs ou affectez des données comptables à un actif de manière automatique en ajoutant les étapes automatisées suivantes au processus de gestionÉvénement d’enregistrement d’un actif:
- Enregistrer un actif de l’entreprise automatiquement
- Affecter des données comptables à un actif automatiquement
- Effectuez l’enregistrement au moyen d’une réception et incluez l’étape de serviceLancer,Register Business Assets from Receiptau processus de gestionRéception.
- Effectuez l’enregistrement au moyen d’une facture de fournisseur et incluez l’étape de serviceLancer,Register Business Assets from Invoiceau processus de gestionÉvénement lié à une facture de fournisseur.
- Lancez l’enregistrement pour les lignes de réception associée à un contrat de fournisseur. Ajoutez l’étape de serviceLancer des événements d’enregistrement d’actifs à partir d’une réception pour un contrat de fournisseurau processus de gestionRéception.L’enregistrement des actifs peut être lancé pour les lignes de contrat de fournisseur dont la catégorie de dépenses est définie par défautà Actif incorporel.
Pour suivre un actif, enregistrez-le auprès d’une société. Vous pouvez enregistrer des actifs lorsque vous :
- Réceptionnez directement les biens (autrement que par approvisionnement).
- Créez une réception pour les biens achetés ou les lignes de réception associée à un contrat de fournisseur.
- Créez une facture de fournisseur pour les biens achetés ou les lignes de réception associée à un contrat de fournisseur.
- Les méthodes d’enregistrement diffèrent :
- Pour un enregistrement manuel, accédez à la tâcheEnregistrer des actifs.
- Pour un enregistrement au moyen du processus de gestionRéception, cliquez sur Mes tâches.
- Pour un enregistrement au moyen du processus de gestionÉvénement lié à une facture de fournisseur, cliquez sur Mes tâches.
Concernant l’enregistrement au moyen des réceptions et des factures de fournisseurs, Workday achemine automatiquement la tâcheEnregistrer un actifouReview Trackable Linesvers Mes tâches appropriées. Lors de l’évaluation des lignes avec suivi, vous pouvez enregistrer des actifs regroupés en tant qu’actif unique lorsqu’ils respectent les exigences des règles de regroupement d’actifs. Il est également possible de remplacer les règles de regroupement d’actifs et d’enregistrer individuellement chaque actif. Utilisez la tâcheEnregistrer des actifspour enregistrer des actifs similaires qui respectent les règles de regroupement d’actifs. - Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description SociétéUne société disposant d’un livre d’actifs.Catégorie de dépensesÉlémentL’élément de frais ou l’article d’achat acquis dont vous souhaitez effectuer le suivi en tant qu’actif. Vous pouvez uniquement sélectionner des articles ou des articles auxquels est associée une catégorie de dépenses répertoriée. La catégorie de dépenses, lorsqu’elle est utilisée dans une règle comptable de l’actif, détermine le moment auquel le traitement comptable est différent de celui d’une charge.Nom de l’actifDescription de l’actifVous pouvez modifier ou entrer de l’information dans ces champs pour qu’elle corresponde à la manière dont votre société effectue le suivi de cet actif.Autre identifiant d’actifNº de sérieFabricantVous pouvez définir ces attributs supplémentaires afin d’améliorer la recherche et le suivi.Classe d'actifType d’actifLes valeurs par défaut se fondent sur la catégorie de dépenses indiquée, mais vous pouvez les changer. Workday utilise ces attributs pour établir des règles d’amortissement supplémentaire et produire des rapports externes.Centre de coûts de coordinationWorkday charge le centre de coûts à partir de l’inviteWorktagslorsqu’il comporte un worktag de centre de coûts et que vous activez la fonctionnalité dans votre locataire.Cochez la case Chargerautomatiquement le centre de coûts de coordinationdans la sectionOptions liées aux actifs de l’entreprisede la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Coordonnateur de l’actifSélectionnez le travailleur en possession de cet actif.Méthode d'acquisitionSélectionnez la méthode d’acquisition de l’actif, par exempleLouéouAcheté.Date d'acquisitionLa date du document est automatiquement inscrite lorsque la source de l’actif est une réception associée à un bon de commande, une réception associée à un contrat de fournisseur ou une facture de fournisseur. Pour lancer l’étape d’affectation de données comptables dans le processus de gestion adéquat, cette date doit être située dans le passé.Nº de bon de commandeIl s’agit du document source de la transaction à l’origine de l’enregistrement de l’actif.Workday calcule les taxes et le fret à partir du bon de commande pour les actifs créés à partir d’une réception sans facture de fournisseur.Numéro de contrat externeLorsque l’actif de l’entreprise provient d’une ligne de contrat de fournisseur, Workday inscrit le numéro de contrat de fournisseur et la date de début du contrat à partir du contrat.Dates de début et de fin du contrat externeIl s’agit des dates de début et de fin de la ligne de contrat de fournisseur pour cet actif. Workday exige des dates de contrat pour les actifs liés à un contrat de fournisseur.CoûtDeviseQuantitéIl s’agit du coût de l’actif au moment de l’acquisition, dans la devise de base de la société à laquelle l’actif appartient. Si le document source de l’actif était libellé dans une devise étrangère, Workday intègre le montant indiqué dans la devise de base en tant que coût de l’actif. Pour les actifs hétérogènes à composantes non distinctes, le coût est la somme des coûts d’affectation des composantes. Pour les actifs regroupés, le coût correspond au coût total de tous les articles inclus dans le regroupement d’actifs.Quantité Cette optionaffiche le nombre d’actifs que contient un regroupement d’actifs ou le nombre d’actifs utilisés dans le cadre d’un actif hétérogène.EmplacementIl s’agit de l’endroit physique où est stocké ou utilisé un actif. Si vous immobilisez un actif lié à un projet , Workday inscrit l’emplacement à partir du projet lorsque ce dernier comporte un worktag d’emplacement.WorktagsUtilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâcheMettre à jour l’utilisation de worktags. Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.Vous activez Quand la mise en équilibre par worktag partielle dans la tâcheMettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag, Workday équilibre les lignes d’écriture au moyen de worktags de mise en équilibre Les lignes d’écriture :- Héritent des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
- Génèrent les montants à payer et à recevoir à partir des écritures pour équilibrer les transactions.
Les actifs loués héritent des worktags entrés sur les lignes de contrat de fournisseur.Lorsque vous lancez l’enregistrement à partir des événements liés à une réception et à une facture de fournisseur, Workday renseigne automatiquement l’information provenant du document source.
Le processus de gestion
achemine la transaction aux fins de révision et d’approbation. Une fois l’enregistrement de l’actif approuvé et terminé, Workday change le statut de l’actif, qui passe de
Événement d’enregistrement d’un actif
En attente de l’enregistrement
à Enregistré
. Workday attribue à l’actif de l’entreprise un identifiant, ce qui vous permet d’en effectuer le suivi. Si l’enregistrement de l’actif est refusé ou annulé, Workday supprime l’actif du registre des actifs, et le statut de l’actif devient Retiré
. Si les processus de gestion des réceptions et des factures de fournisseurs incluent tous deux une étape d’enregistrement d’un actif, Workday n’effectue l’enregistrement qu’une seule fois et aucun doublon n’est créé. Concernant les actifs immobilisés, Workday achemine la tâche
Affecter des données comptables à un
actif vers Mes tâches appropriées. L'étape de service concernant l'affectation de données comptables doit se trouver dans la définition de processus de gestion
Événement d'enregistrement d'un actif
ou Événement lié à une facture de fournisseur
. Lorsqu’un actif enregistré manuellement ne répond pas aux critères de validation personnalisée, une erreur critique est générée. Sélectionnez
Modifier l’enregistrement d’un actif
dans le menu des actions connexes de l’actif pour corriger l’erreur et permettre à Workday de terminer le processus d’enregistrement de l’actif. Délivrez ou procédez manuellement à la mise en service de l’actif, transférez-le, cédez-le et procédez à sa remise en service pour en effectuer le suivi.