Créer des attributions

Administrator Guide

Créez les éléments justificatifs de votre attribution. Voir : Étapes : Configurer les récompenses.

Configurez le processus de gestion Événement lié à une attribution
et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Les attributions sont des contrats pour lesquels vous précisez les règles de gestion et les modalités qui régissent vos accords d’attribution avec les organismes subventionnaires. Workday utilise les informations concernant vos attributions pour déterminer comment calculer les coûts liés à une attribution, répartir les crédits sur attribution et comptabiliser les produits. Les attributions peuvent inclure :

Les montants autorisés et les intervalles de dates d’effet dans une ou plusieurs lignes d’attribution.

L’effort engagé et les conditions spéciales.

Configurations pour le calcul des coûts indirects.

Information sur les organismes subventionnaires directs et indirects.

La répartition des crédits sur attribution entre plusieurs services.

Tâches que vous devez effectuer pour mettre à jour vos attributions.

Lorsque vous créez une attribution, Workday achemine l’attribution pour approbation à l’aide du processus de gestion Événement lié à une attribution
. Lorsque votre accord d’attribution change, vous pouvez mettre à jour l’attribution par :

Modifiez l’attribution et conservez une version de l’attribution initiale. Voir : Modifier des attributions.

Corrigez l’attribution et remplacez la version initiale de l’attribution. Voir : Corriger des attributions.

Accédez à la tâche

Créer une attribution

Pour l’onglet

Aperçu

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Organisations pour l'attribution	Sélectionnez les worktags d’organisation associés à cette attribution. Les utilisateurs ayant des rôles dans ces worktags ont un accès en lecture et peuvent générer des rapports sur l’attribution, même s’ils n’ont pas de rôles dans la société.
Propriétaire de contrat lié à une attribution	Workday indique la personne qui crée l’attribution dans ce champ et ajoute son nom au groupe de sécurité Propriétaire de contrat lié à une attribution . Vous pouvez préciser ce groupe de sécurité dans les processus de gestion lorsque vous avez besoin d’acheminer les révisions et les approbations à un seul travailleur responsable de l’ensemble de l’attribution. Vous ne pouvez pas affecter le rôle de propriétaire de contrat lié à une attribution en dehors de cette tâche.
Organisme subventionnaire principal	L’organisation qui définit les modalités de votre attribution. Exemple : l’université A reçoit une attribution de la National Science Foundation et délivre à son tour une sous-attribution à l’université B. L’université B peut indiquer l’université A comme organisme subventionnaire et organisme subventionnaire à facturer , et la National Science Foundation comme organisme subventionnaire principal .
Organisme subventionnaire à facturer	L’organisation qui paie pour l’attribution. Exemple : vous avez reçu l’attribution de l’organisme National Institutes of Health (NIH) et le paiement de l’attribution du Department of Health and Human Services (DHHS). Vous pouvez définir le NIH comme organisme subventionnaire et le DHHS comme organisme subventionnaire à facturer .
Type de paiement	Pour utiliser une lettre de crédit, sélectionnez le type de paiement qui correspond au type de paiement de la lettre de crédit que vous souhaitez utiliser.
Lettre de crédit	Sélectionnez la lettre de crédit pour l’ organisme subventionnaire à facturer dans l’attribution.
Restrictions relatives aux dépenses par défaut	Sélectionnez les restrictions relatives aux dépenses par défaut que vous souhaitez utiliser pour remplir toutes les lignes d’attribution. Sélectionnez des restrictions relatives aux dépenses qui sont limitées soit par catégorie de dépenses, soit par classe d’objets. Vous pouvez uniquement appliquer des restrictions de dépenses par groupe de composantes de la paie aux projets avec plusieurs sources de financement, et non aux subventions. Vous pouvez remplacer ces restrictions relatives aux dépenses en définissant le champ Restriction relative aux dépenses sur les lignes d’attribution individuelles. Lors de la validation d’une dépense, Workday fait uniquement référence aux restrictions relatives aux dépenses dans les lignes d’attribution, et non à la valeur par défaut des restrictions relatives aux dépenses dans l’en-tête de l’attribution.
Séquence de facturation pour une attribution active	Cochez cette case pour ajouter un numéro de séquence de facturation à la facture de l’organisme subventionnaire. Vous pouvez utiliser la séquence de facturation des attributions comme étiquette personnalisable pour vos factures.
Format/syntaxe des numéros de séquence de facturation pour une attribution	Entrez une séquence de facturation pour l’attribution pour vous aider à repérer votre attribution ou votre organisme subventionnaire. La séquence de facturation pour l’attribution peut inclure une chaîne de texte suivie de modèles de dates ou de numéros de séquence. Entourez les modèles de crochets. Exemple : Gates_[Seq][aaaa][MM][jj] crée une séquence de facturation pour l’attribution qui se compose des éléments suivants : Une chaîne de texte qui désigne l’organisme subventionnaire, la Fondation Gates. La séquence des numéros de facture, incrémentée à partir du Nº actuel utilisé (séquence de facturation pour l’attribution) . La date à laquelle vous générez la facture, selon les modèles que vous avez précisés. Cette option s’affiche lorsque vous sélectionnez la case à cocher Séquence de facturation pour l’attribution active .
Nº de séquence de facturation pour une attribution actuelle utilisé	Entrez un numéro par lequel vous souhaitez commencer la séquence. Vous pouvez également entrer un nombre qui fait suite à une séquence existante d’un autre générateur d’identifiants. Workday incrémente ce nombre avec chaque facture qu’il crée pour cette attribution. Cette option s’affiche lorsque vous sélectionnez la case à cocher Séquence de facturation pour l’attribution active .
Règle de générateur de séquences de facturation pour une attribution	Créez ou sélectionnez une règle de séquence de facturation pour une attribution pour configurer le séquencement des factures. Cette option s’affiche lorsque vous sélectionnez la case à cocher Séquence de facturation pour l’attribution active .
Devise de l'attribution	Sélectionnez une devise que l’organisme subventionnaire à facturer accepte. Workday remplit ce champ avec la devise par défaut de l’organisme subventionnaire à facturer.
Attribution d’un montant de zéro	Vous pouvez créer une attribution d’un montant de zéro pour saisir les activités avant qu’une attribution ne soit financée. Lorsque vous cochez cette case, Workday remplace les champs de financement subventionné par zéro. Lorsque le financement devient disponible, vous pouvez modifier l’attribution pour décocher la case Attribution d’un montant de zéro et entrer les détails du financement. Lorsque vous créez des lignes de dépense pour une attribution d’un montant de zéro, Workday ne génère pas de factures de clients pour les lignes de dépense admissibles au remboursement des coûts.
Total du partage des coûts	Entrez le montant que votre société prévoit contribuer aux coûts liés à une attribution.
Partage des coûts exigé par l'organisme subventionnaire	Cochez cette case si l’organisme subventionnaire demande à votre société de payer une partie du total de l’attribution.
Montant autorisé	Entrez le montant que l’organisme subventionnaire a approuvé pour cette attribution. Ce montant doit être égal à la somme de tous les montants des lignes d’attribution dans l’onglet Lignes d’attribution .
Remplacement de limite de facturation	Entrez une limite de facturation pour remplacer le montant autorisé d’une attribution existante. Exemple : vous convertissez une ancienne attribution pour laquelle vous avez utilisé 400 USD sur les 1 000 USD approuvés. Définissez Remplacement de limite de facturation à 600 USD pour éviter de dépenser plus que le montant autorisé total.
Calendrier d'attribution	Sélectionnez ou créez un calendrier d’attribution avec un intervalle d’inscription qui correspond aux exigences de production de rapports de votre attribution.

Quand vous utilisez le partage des coûts avec la facturation admissible au remboursement des coûts et que le total de la transaction dépasse le montant autorisé ou le remplacement de la limite de facturation, Workday :

Crée une facture pour le montant de remplacement.

Fractionne les coûts directs et indirects ou les coûts indirects proportionnellement, en préservant le taux de coûts indirects par transaction.

Lorsque vous augmentez le montant autorisé ou le remplacement de la limite de facturation, la partie restante de la facturation est reportée au cycle suivant de facturation admissible au remboursement des coûts.

Dans l’onglet

Lignes d’attribution

, ajoutez une rangée. Pour la rangée, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Copier la ligne	Cliquez sur cette option pour que Workday ajoute une nouvelle ligne d’attribution en remplissant les informations de la ligne à partir de la ligne d’attribution sélectionnée et en laissant la subvention vide. À partir de la nouvelle ligne d’attribution, vous pouvez soit : Ajoutez une subvention existante. Créer une nouvelle subvention lorsque vous êtes autorisé à créer des subventions.
Copier la ligne et copier la subvention	Cliquez sur cette option pour que Workday copie les informations sur la subvention avec la ligne d’attribution. Workday crée une subvention au statut Brouillon en remplissant les renseignements à partir des éléments suivants : Subvention sur la ligne sélectionnée, lorsque vous copiez une ligne avec une subvention enregistrée. Subvention enregistrée initiale, lorsque vous copiez une ligne avec un brouillon de subvention. Workday ajoute également un bouton Modifier le brouillon de subvention sous l’invite Subvention , ce qui vous permet de réviser et de mettre à jour les renseignements sur les subventions copiées et non enregistrées. Workday enregistre la nouvelle subvention lorsque vous soumettez ou enregistrez vos modifications pour plus tard. Ce bouton s’affiche uniquement pour les utilisateurs qui sont autorisés à créer des subventions. Pour empêcher tous les utilisateurs de créer de nouvelles subventions lorsqu’ils copient des lignes d’attribution, vous pouvez masquer ce bouton en sélectionnant l’option Désactiver la copie des lignes et de la copie de la subvention dans vos configurations de gestion des subventions. Voir : Définir les configurations de gestion des subventions.
Société	Lorsque vous ajoutez une ligne d’attribution, Workday remplit ce champ avec la société figurant dans l’en-tête de l’attribution. Pour les attributions multisociétés, sélectionnez la société affiliée à laquelle vous imputez la ligne d’attribution. Vous pouvez sélectionner parmi les sociétés affiliées disponibles qui : Sont activés pour lancer des transactions intersociétés avec la société indiquée dans l’en-tête de l’attribution. Pour déterminer si une société peut lancer des transactions intersociétés, accédez à la tâche Afficher le profil intersociétés d’une société pour la société indiquée dans l’en-tête de l’attribution, et vérifiez si la société indiquée dans la ligne d’attribution a l’option Initiation de transactions autorisée . Voir : Définir des profils intersociétés. Partager une devise commune avec la société indiquée dans l’en-tête de l’attribution. Utilisent le même groupe de comptes que la société indiquée dans l’en-tête de l’attribution.
Type de ligne	Sélectionnez la façon dont vous facturez l’organisme subventionnaire pour la ligne d’attribution. Le type de ligne que vous sélectionnez détermine les champs qui s’affichent dans la ligne d’attribution. Lorsque vous changez le type de ligne après avoir rempli les autres champs, vous risquez de perdre des données dans les champs qui ne sont pas disponibles dans le nouveau type de ligne. La société indiquée dans la ligne d’attribution détermine les types de lignes disponibles parmi lesquels vous pouvez sélectionner. Pour rendre un type de ligne disponible à la sélection, ajoutez le type de ligne comme type de ligne valide dans les configurations de gestion des subventions de la société indiquée dans la ligne d’attribution. Vous pouvez sélectionner : Admissible au remboursement des coûts pour facturer les organismes subventionnaires pour les dépenses directes et les coûts indirects engagés au cours d’une période de facturation, ou pour utiliser les montants dépensés d’un prépaiement. Montant fixe pour facturer aux organismes subventionnaires des montants prédéterminés, quel que soit le moment où vous engagez les coûts liés à une attribution. Pour recevoir des paiements d’avance de votre organisme subventionnaire à utiliser lorsque vous engagez des coûts liés à l’attribution, Workday vous recommande de sélectionner le type de ligne Admissible au remboursement des coûts plutôt que Montant prépayé . Vous pouvez ensuite sélectionner le type de calendrier Montant prépayé lorsque vous créez le calendrier de facturation.
Principal	Sélectionnez une ligne d’attribution comme ligne d’attribution principale.
Subvention	Pour associer la même subvention à plusieurs lignes d’attribution, les dates des lignes d’attribution ne peuvent pas se chevaucher. Pour imputer une dépense à la ligne d’attribution, ajoutez la subvention en tant que worktag dans la transaction de dépense ou l’affectation des coûts de la paie.
Montant de la ligne	La somme de tous les montants des lignes doit être égale au montant autorisé dans l’onglet Aperçu .
Catégorie de produits	Sélectionnez la catégorie de produits pour enregistrer la comptabilisation des paiements de votre organisme subventionnaire.
Restriction relative aux dépenses	Sélectionnez ou créez les restrictions relatives aux dépenses que vous souhaitez appliquer aux dépenses sur la ligne d’attribution. Lorsque vous définissez Restrictions relatives aux dépenses par défaut dans l’en-tête de l’attribution, Workday préremplit ce champ pour vous, mais vous pouvez le modifier pour la ligne d’attribution. Lorsque vous sélectionnez plusieurs restrictions relatives aux dépenses, assurez-vous que toutes les restrictions relatives aux dépenses concernent soit des coûts admissibles, soit des coûts non autorisés, et non un mélange des deux. Lorsque vous sélectionnez un mélange de restrictions relatives aux dépenses autorisées et non autorisées, Workday vérifie uniquement les restrictions relatives aux dépenses autorisées. Voir : Créer des restrictions relatives aux dépenses. Pour chaque restriction sélectionnée, créez une validation personnalisée dans chacun des domaines de dépenses auxquels vous souhaitez appliquer la restriction, et utilisez le champ externe source Allowable Spend for Grant pour représenter la catégorie de dépenses, le groupe de composantes de la paie ou la classe d’objets dans la restriction relative aux dépenses. Voir : Exemple : mettre en œuvre des restrictions relatives aux dépenses dans les subventions. Pour voir les transactions de dépenses bloquées par des restrictions de dépenses liées à des lignes d’attribution, accédez au rapport Rapport d’audit des restrictions de dépenses liées à une attribution .
Produits différés	Lorsque vous sélectionnez Montant fixe dans l’invite Type de ligne , vous pouvez cocher cette case pour comptabiliser les produits dans un calendrier de comptabilisation des produits d’attribution et inscrire la comptabilité dans la règle d’inscription comptable Produits différés . Si vous ne cochez pas cette case, Workday comptabilise les produits lorsque vos transactions de dépenses sont finalisées.
Accord sur les taux de remboursement	Workday requiert un accord sur les taux de remboursement pour la facturation sur les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts. Lorsque les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts ne comportent pas d’exigences associées aux coûts indirects, vous pouvez créer un accord sur les taux de remboursement de zéro pour cent. L’accord sur les taux de remboursement que vous sélectionnez détermine le type de base et l’ensemble de classes d’objets dans votre ligne d’attribution. L’accord sur les taux de remboursement préfiltre également les types de taux de coûts admissibles dans le champ Type de taux associé aux coûts .
Type de taux de coûts	Pour les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts, à montant fixe ou prépayées, sélectionnez un type de taux de remboursement pour appliquer différents taux de coûts indirects à différents emplacements. Vous pouvez ajouter de nouveaux types de taux en modifiant l’accord sur les taux de remboursement des coûts indirects.
Exception	Pour les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts, à montant fixe ou prépayées, sélectionnez une exception liée aux coûts indirects pour : Remplacer les taux institutionnels des coûts indirects dans votre accord sur les taux de remboursement des coûts indirects. Exclure les coûts indirects institutionnels pour l’organisme subventionnaire. Remplacer ou exclure les taux des coûts indirects pour les frais dans des classes d’objets précises. Si l’exception contient un type de base différent de celui qui figure sur l’accord sur les taux de remboursement des coûts indirects, assurez-vous que les deux types de bases ont le même ensemble de classes d’objets.
Profil d'affectation des produits	Sélectionnez un profil pour déterminer la façon dont Workday répartit le recouvrement des produits pour les coûts indirects entre les organisations.
Limite de la base	Sélectionnez ou créez une limite de la base qui définit le montant maximum de coûts directs que vous pouvez utiliser pour calculer les coûts indirects sur une ligne d’attribution admissible au remboursement des coûts, à montant fixe ou prépayée. Lorsque vous utilisez la même limite de la base pour plusieurs lignes d’attribution, toutes les lignes d’attribution partagent le même regroupement de financement pour cette limite de la base. Exemple : vous affectez la limite de la base BL_25K de 25 000 USD à deux lignes d’attribution. Vous pouvez calculer les coûts indirects en fonction des premiers 25 000 USD des dépenses totales entre les deux lignes d’attribution. Si vous avez dépensé 15 000 USD dans la première ligne d’attribution, vous ne pouvez calculer les coûts indirects que sur un maximum de 10 000 USD des dépenses totales dans la deuxième ligne d’attribution. Pour voir quelle quantité de la limite de la base a été utilisée, combien il reste et si la limite de la base a été dépassée, vous pouvez accéder au rapport d’audit des limites de la base .
Date de début Jusqu'à une date	Lorsque vous utilisez la même subvention dans plusieurs lignes d’attribution, assurez-vous que la date de début et la date de fin des lignes d’attribution ne se chevauchent pas.
Worktags	Sélectionnez un ou plusieurs worktags pour déterminer quelles organisations comptabilisent les produits pour la ligne d’attribution.
Plafond de salaire pour la ligne d'attribution	Pour utiliser un plafond de salaire sur une attribution avec Workday Financials et Grants Management, vous devez préciser le plafond de salaire sur la ligne d’attribution. Si vous devez créer un plafond de salaire, voir Créer des plafonds salariaux (États-Unis). Utilisez le champ Remplacement du plafond de salaire pour la ligne d’attribution pour sélectionner un remplacement dont les dates d’effet couvrent les dates de la ligne d’attribution. Lorsque vous précisez un plafond de salaire à la fois sur la subvention et sur la ligne d’attribution, le plafond de salaire de la ligne d’attribution devient prioritaire. Le plafond de salaire de la subvention est uniquement utilisé lorsque vous souhaitez appliquer un plafond de salaire sans Workday Financials et Grants Management. Lorsque les affectations des coûts de la paie des travailleurs contiennent des sous-affectations pour le dépassement du plafond de salaire, assurez-vous que soit : Le même plafond de salaire est en vigueur tout au long de l’intervalle de dates de la ligne d’attribution. La ligne d'attribution ne contient ni Date de début ni Date de fin .

Pour imputer des crédits sur l’attribution à une ligne d’attribution admissible au remboursement des coûts, à montant fixe ou prépayée, configurez la section

Crédits sur l’attribution

(Facultatif) Dans l’onglet

Pièces jointes

, limitez l’accès aux pièces jointes en les affectant à des catégories de pièces jointes que vous rattachez à des groupes de sécurité segmentée.

Les groupes de sécurité déterminent également l’accès aux pièces jointes pendant le processus de gestion Événement lié à une attribution
.

(Facultatif) Dans l’onglet

Conditions spéciales

, ajoutez des commentaires aux types de conditions spéciales pour décrire les conditions requises par votre organisme subventionnaire pour financer votre projet.

(Facultatif) Dans l’onglet

Effort engagé

, entrez les détails des personnes qui travaillent sur l’attribution. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Mois	Entrez le nombre total de mois dans une année pendant lesquels la personne s’engage à travailler sur cette attribution. Lorsque vous entrez une valeur de mois, Workday affiche l’ effort engagé annuel avec le pourcentage correspondant.
Effort engagé annuel	Entrez le pourcentage sur une année pendant lequel la personne s’engage à travailler sur cette attribution.

Vous pouvez utiliser l’effort engagé pour effectuer le suivi des efforts parrainés et à coûts partagés.

Les données sur l’effort engagé servent uniquement aux fins de production de rapports et n’ont aucune incidence sur votre paie, votre affectation des coûts ou votre obligation. Lorsque vous mettez en œuvre l’attestation de l’effort, vous pouvez accéder aux rapports prédéfinis par Workday pour comparer l’effort engagé et l’effort certifié. Voir : Référence : rapports sur l’effort engagé.

(Facultatif) Dans l’onglet

Plan

, assurez-vous de charger l’ensemble d’options de vérification budgétaire avant de soumettre l’attribution pour approbation.

Pour soumettre le plan pour approbation lorsque vous soumettez l’attribution, configurez le processus de gestion Événement lié à une attribution
afin d’ajouter l’étape Processus central de budget d’attribution
.

(Facultatif) Pour affecter des pourcentages des coûts liés à une attribution et des dépassements à des worktags précis pour des attributions admissibles au remboursement des coûts, à montant fixe ou prépayées, accédez à l’onglet

Crédits sur l’attribution

. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Définition de crédit sur attribution	Sélectionnez une définition de crédit sur attribution contenant les worktags auxquels vous souhaitez affecter des crédits sur attribution. Lorsque vous sélectionnez une définition de crédit sur attribution qui active la production de rapports pour plusieurs organisations, les travailleurs de plusieurs organisations peuvent produire des rapports sur l’attribution.
Worktag de crédit sur attribution	Sélectionnez l’un des worktags dans la définition de crédit sur attribution . Lorsque vous ajoutez un worktag à une ligne de crédit sur attribution, les rôles disposant d’un accès de sécurité au worktag peuvent produire un rapport sur l’attribution.
Pourcentage du crédit alloué sur l'attribution	Affectez le crédit au worktag que vous avez sélectionné. Exemple : les établissements peuvent répartir les crédits sur attribution entre les centres de coûts pour éclairer les décisions concernant la réaffectation des coûts indirects ou l’affectation des dépassements. Workday exige que les crédits sur attribution affectés pour tous les worktags d’une ligne d’attribution totalisent 100 % pour chaque définition de crédit sur attribution .

Workday lance le processus de gestion Événement lié à une attribution
et achemine l’attribution pour révision et approbation.

Créez un calendrier de facturation pour l’attribution. Vous pouvez également incorporer la création d’un calendrier de facturation pour une attribution dans le processus de gestion Événement lié à une attribution
après l’étape d’achèvement.

Éléments à prendre en compte pour la définition : attributions

Éléments à prendre en compte pour la définition : gestion des subventions

Concept : attributions

Étapes : gérer les attributions

Définir les configurations de gestion des subventions

Étapes : gérer les coûts indirects et les coûts indirects

Étapes : gérer la facturation des attributions et les paiements des organismes subventionnaires

Référence : rapports sur les attributions

2022R2 What’s New Post: Award Sponsor Change

Niveau suivant : crédits sur attribution

2022R1 What’s New Post: Grants Management Configurations for Award Line Types

Exemple : créer des attributions avec des lignes admissibles au remboursement des coûts

Exemple : créer des vérifications budgétaires pour une attribution

Exemple : mettre en œuvre des validations personnalisées dans les attributions

Exemple : acheminer les corrections d’attribution