Corriger les attributions
- Créer et approuver une attribution.
- Créez des motifs de correction d’attribution dans la tâcheMettre à jour les motifs de modification et de correction d’une attribution.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une correction d’attributionet la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Grants Management :
- Pour afficher les transactions de dépenses, les factures et les calendriers de facturation qui sont touchés par le changement d'organisme subventionnaire ou d'organisme subventionnaire à facturer pour une attribution, ajoutez l' étape d'actionApprouver un changement de détails pour un organisme subventionnaireavant l' étape d'achèvement .
- Pour acheminer le processus de gestion à un travailleur afin qu'il mette à jour le calendrier de facturation après un changement d'organisme subventionnaire à facturer pour une attribution, ajoutez le processus de facturationÉvénement de création de calendrierde facturation pour une attribution comme sous-processus après l' étape d'achèvement .
- Vous pouvez créer des règles de conditions dans les étapes du processus de gestionÉvénement lié àune correction d’attribution pour acheminer les corrections d’attribution pour révision et approbation en fonction des motifs de correction.
Lorsque vous souhaitez mettre à jour votre attribution sans créer une nouvelle version de l’attribution, vous pouvez corriger l’attribution. Vous pouvez corriger différentes versions d’une attribution simultanément, mais vous ne pouvez pas corriger une version d’attribution qui est déjà en cours de correction. Lorsque vous soumettez une correction d’attribution, vous ne pouvez pas voir les changements tant que vous n’avez pas terminé le processus de gestion pour la correction.
Lorsque vous souhaitez mettre à jour votre attribution et conserver une copie de la version initiale de l’attribution, vous pouvez modifier l’attribution. VoirModifier des attributions .
La modification de l’organisme subventionnaire pourrait avoir une incidence sur vos transactions de dépenses non facturées afin de garantir l’exactitude de la comptabilité. Il est recommandé :
- Facturer toutes les transactions de dépenses que vous souhaitez imputer à l’ancien organisme subventionnaire avant de changer l’organisme subventionnaire.
- Assurez-vous que les transactions de dépenses que vous souhaitez imputer au nouvel organisme subventionnaire ne sont pas facturées et qu’elles sont postérieures à la date de correction du changement d’organisme subventionnaire avant de traiter à nouveau les coûts liés à une attribution.
- Payées.
- Générés et affichés comme facturés dans le calendrier de facturation.
Lorsque vous changez l’organisme subventionnaire à facturer, Workday met à jour le calendrier de facturation avec le nouvel organisme subventionnaire à facturer et définit le statut du calendrier de facturation à
Brouillon
. Vous devez mettre à jour le reste du calendrier de facturation pour vous assurer que toutes les informations correspondent au nouvel organisme subventionnaire à facturer avant de soumettre le calendrier de facturation. Une fois soumis, le changement de l’organisme subventionnaire à facturer dans le calendrier de facturation prend effet immédiatement dans toutes les versions de l’attribution.- Lorsque vous avez plusieurs versions de la même attribution et que vous souhaitez corriger une version précédente, cliquez sur l’ongletModificationsde l’attribution pour trouver la version que vous souhaitez corriger. À partir du menu des actions connexes, sélectionnez .
- Effectuez les mises à jour nécessaires de votre attribution. VoirCréer des attributions pour les champs dans l’en-tête de l’attribution et la ligne d’attribution. Entrez des valeurs dans les onglets suivants :
Option Description Autres renseignementsDans la section Information sur la correction, sélectionnez un motif pour la correction de l’attribution.Vous pouvez masquer ou rendre obligatoire le champMotif dela correction dans la tâcheCorriger une attributionen configurant les champs facultatifs dans le processus de gestionÉvénement lié à une correction d’attribution. VoirMasquer ou rendre obligatoires des champs facultatifs .Pièces jointesVous pouvez ajouter ou supprimer des pièces jointes pendant une correction d’attribution, mais vous ne pouvez pas modifier les pièces jointes existantes. Pour modifier une pièce jointe existante, gérez la pièce jointe directement dans le menu des actions connexes de l'attribution.Workday associe toujours les pièces jointes à la dernière version de l’attribution. - Lorsque vous changez l’organisme subventionnaire ou l’organisme subventionnaire à facturer dans le contrat lié à une attribution, vous pouvez afficher les onglets suivants à l’ étapeApprouver les détails d’un changement d’organisme subventionnairedu processus de gestionÉvénement lié à une correction d’attribution:OngletDétailsTransactions liées à une attributionLorsque vous changez l’organisme subventionnairedu contrat lié à une attribution, Workday affiche toutes les transactions de dépenses non annulées associées à l’organisme subventionnaire dans cet onglet. Pour mettre à jour ces transactions avec le nouvel organisme subventionnaire, vous pouvez traiter à nouveau les coûts liés à une attribution pour ces transactions une fois le processus de gestion terminé.Pour garantir l’exactitude de la comptabilité :
- Facturer toutes les transactions de dépenses que vous souhaitez imputer à l’ancien organisme subventionnaire avant de changer l’organisme subventionnaire.Assurez-vous que les transactions de dépenses que vous souhaitez imputer au nouvel organisme subventionnaire ne sont pas facturées et qu’elles sont postérieures à la date de correction du changement d’organisme subventionnaire avant de traiter à nouveau les coûts liés à une attribution.
Lorsque vous ne changez pas l’organisme subventionnaire sur le contrat lié à une attribution, Workday n’affiche aucune rangée dans cet onglet.Factures d'organismes subventionnairesLorsque vous changez l'organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, avec ou sans changement de l'organisme subventionnaire, Workday affiche toutes les factures approuvées et non payées associées à l'organisme subventionnaire à facturer dans cet onglet. Pour mettre à jour ces factures avec le nouvel organisme subventionnaire à facturer, annulez et régénérez les factures une fois le processus de gestion terminé. Lorsque vous changez uniquement l’organisme subventionnaireet non l’organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, Workday affiche dans cet onglet les factures non payées des transactions de dépenses dont la date est postérieure à la date de la correction d’attribution.Calendriers de facturation pour une attributionLorsque vous changez l’organisme subventionnaireoul’organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, Workday affiche dans cet onglet tous les calendriers de facturation non annulés associés à l’attribution.Lorsque vous changez l'organisme subventionnaire à facturer, Workday met à jour l'organisme subventionnaire à facturer dans les calendriers de facturation et fait passer les calendriers de facturation au statutBrouillon. Avant de soumettre les calendriers de facturation pour approbation, vérifiez que les paramètres des autres champs du calendrier de facturation (exemple :Modalités de paiement) sont toujours corrects pour le nouvel organisme subventionnaire à facturer et mettez à jour ceux qui ne le sont pas.Vous pouvez intégrer la mise à jour du calendrier de facturation au processus de gestionÉvénement lié à une correction d’attributionen ajoutantÉvénement de création de calendrier de facturation pour uneattribution en tant que sous-processus suivant l’ étape’ achèvement du processus de gestion de correction. Workday ne lance pas ce sous-processus lorsque la version d’attribution n’est pas la version actuelle. Pour vous assurer que Workday ne lance ce sous-processus que lorsque l’organisme subventionnaire à facturer change, ajoutez une règle de conditions d’entrée pour l’ étapeÉvénement de création de calendrier de facturation pour une attributionlorsque la valeur pour l’organisme subventionnaire à facturer a changé?doit être validé.Le changement d’organisme subventionnaire à facturer dans le calendrier de facturation prend effet immédiatement après la soumission du calendrier de facturation.Les ongletsTransactions liées à une attributionetFactures d'organismes subventionnairesne comprennent pas les transactions ou les factures dont les dates de budget sont en dehors des dates des lignes d'attribution, même si vous sélectionnez l'optionIgnorer les dates des lignes d'attributiondans la règle de traitement des coûts liés à une attribution de la entreprise . Workday reprend ces transactions et factures lorsque vous traitez à nouveau les coûts liés à une attribution une fois l’événement de correction d’attribution terminé. - Lorsque vous cliquez surEnregistrer pour plus tard, vous pouvez modifier l’attribution plus tard dans le menu des actions connexes de l’attribution.
Lorsque
la ligne d'attribution inclut des worktags, Workday achemine la correction d'attribution aux gestionnaires à l'intersection des organisations de worktags.Si votre correction d’attribution comprend la modification des éléments suivants :
- Un paramètre qui a une incidence sur le calcul des coûts indirects, exécutez la tâcheTraiter à nouveau les coûts liés à une attributionaprès la correction de l’attribution. VoirTraiter à nouveau les coûts liés à une attribution .
- L’organisme subventionnaire à facturer, annulez toutes les factures impayées et recréez-les avec le nouvel organisme subventionnaire à facturer après la mise à jour du calendrier de facturation.