Exemples d’étapes : mettre en œuvre des restrictions relatives aux dépenses pour les subventions
Cet exemple décrit comment mettre en œuvre des restrictions relatives aux dépenses pour les subventions.
Vous êtes le spécialiste des contrats d’attribution pour une attribution pour laquelle l’organisme subventionnaire de l’attribution ne vous permet pas d’imputer les frais de la catégorie de dépenses
Divertissement
à une subvention. Pour mettre en œuvre cette restriction relative aux dépenses, vous devez :
- Créez une restriction relative aux dépenses qui empêche les dépenses dans la catégorie de dépensesDivertissement.
- Ajoutez la restriction relative aux dépenses à la ligne d’attribution associée à la subvention.
- Créez une validation personnalisée pour vérifier la catégorie de dépenses restreinte pour chacun des types de transactions de dépenses.
Sécurité pour :
- La création de restrictions relatives aux dépenses :
- DomainesSet Up: FundetSet Up: Fund Accountingdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- DomaineSet Up: Grants Managementdans le domaine fonctionnel Grants Management.
- DomaineSet Up: Spend Restrictionsdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Création, modification ou correction d’une attribution :Configurez les processus de gestionÉvénement lié à une attribution,Événement lié à une modification d’attributionouÉvénement lié à une correction d’attributionet la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Grants Management.
- La création de validations personnalisées :
- DomaineSet Up: Custom Validationsdans les domaines fonctionnels Common Financial Management et System.
- Accédez à la tâcheCréer une restriction relative aux dépenses.Créez une restriction relative aux dépenses pour interdire les dépenses dans la catégorie de dépensesDivertissement.
- Entrez les valeurs suivantes :Nom de la restriction relative aux dépensesNon autorisé - DivertissementType d'entréeCoûts non autorisésRestriction parCatégorie de dépenses et groupe de composantes de la paieCatégories de dépensesDivertissement
- Cliquez surOKetTerminé.
- Accédez à la tâcheCréer une attribution.Affectez la restriction relative aux dépenses à la ligne d’attribution associée à la subvention.
- Pour mettre à jour une attribution existante, recherchez « attribution : [award number] ou [award name] » et sélectionnez à partir du menu des actions connexes de l’attribution.
- Dans l’ongletLignes d’attribution, sélectionnezNon autorisé - Divertissementdans le champRestriction relative aux dépensessur la ligne d’attribution associée à la subvention pour laquelle vous souhaitez limiter les dépenses.
- Accédez au rapportMettre à jour des validations personnalisées.Créez une validation personnalisée pour vérifier la restriction relative aux dépenses dans les différentes transactions de dépenses que vous souhaitez imputer à la subvention.Exemple : pour appliquer la restriction relative aux dépenses aux notes de frais :
- SélectionnezNote de frais, puis cliquez surNouvelle validationpourla valeur Critique.
- Dans le champDescription, entrez :Dépenses non autorisées dans des catégories de dépenses faisant l'objet de restrictions.
- Créez les rangées suivantes dans la grilleConditions de la règle:Et/ou*Champ externe source ou règle de conditions*Opérateur relationnelType de comparaisonValeur de comparaisonEt/ouSubventionn'est pas videvaleur spécifiée dans ce filtreEtDépenses autorisées pour la subventionest égal àvaleur spécifiée dans ce filtreCochez la case.
Répétez les sous-étapes pour chaque type de transaction de dépenses auquel vous souhaitez appliquer la restriction relative aux dépenses.
Lorsque vous créez une note de frais dans :
- La catégorie de dépensesDivertissementavec le worktagSubvention, Workday affiche une validation critique.
- Les autres catégories de dépenses avec le worktagSubvention, Workday vous permet de soumettre la note de frais.