Éléments à prendre en compte pour la définition : attributions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des attributions. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les attributions vous permettent d’enregistrer les détails des contrats d’attribution pour vous donner la possibilité de passer en charges, facturer et percevoir les produits de votre subvention. Les attributions contiennent une ou plusieurs lignes d’attribution qui désignent une source de financement et des paramètres pour le calcul des produits.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez simplifier votre processus d’attribution et augmenter votre efficacité en :
- Associant les dépenses liées à une attribution au fonds, à la subvention et à l’organisme subventionnaire.
- Calculant les coûts indirects pour vos dépenses liées à une attribution à l’aide des taux de coûts de votre accord d’attribution.
- Saisissant tous les détails qui prennent en charge une attribution en un seul endroit, y compris les pièces jointes, les plans budgétaires, les efforts engagés des employés et les conditions spéciales.
- Comptabilisant les produits pour vos dépenses liées aux attributions.
- Facturant les organismes subventionnaires pour les coûts directs et indirects liés à une attribution.
- Effectuant le suivi des tâches de mise à jour des attributions.
Cas d’utilisation
- Facturer les organismes subventionnaires pour les dépenses directes admissibles au remboursement des coûts et les coûts indirects engagés au cours d’un cycle de facturation.
- Calculer et comptabiliser les produits pour les coûts indirects sur vos dépenses liées à une attribution lorsque vous finalisez une transaction de dépense admissible au remboursement des coûts.
- Répartir les crédits d’attribution et les produits entre plusieurs services.
- Appliquer des restrictions relatives aux dépenses, des limites de facturation ou des plafonds de salaire pour les attributions.
- Renoncer à une partie ou à la totalité des coûts indirects de l’organisme subventionnaire et répartir les coûts entre vos services.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous facturer l’organisme subventionnaire? | Vous pouvez facturer l’organisme subventionnaire pour les types de lignes d’attribution suivants :
Vous pouvez créer des calendriers de facturation pour facturer en versements ou par transaction. Vous pouvez également contrôler la facturation à l’aide de jalons aux fins de facturation. Un calendrier de facturation hybride vous permet de facturer les organismes subventionnaires pour les montants prépayés, puis d’utiliser le prépaiement au fil du temps avec les dépenses admissibles au remboursement des coûts. Workday affiche le solde restant de votre projet dans le calendrier de facturation. |
Comment assurez-vous la supervision de vos contrats liés à une attribution? | Vous pouvez configurer des processus de gestion pour acheminer les contrats liés à une attribution pour révision et approbation lorsque vous :
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Comment facturer la paie et les autres dépenses liées à une attribution à votre attribution ou subvention? | Vous pouvez imputer la paie ou les dépenses liées à une attribution à une subvention en ajoutant le worktag de la subvention à la transaction de dépense ou d’affectation des coûts de la paie. Workday détermine ensuite la ligne d’attribution à laquelle imputer les dépenses en fonction du worktag de subvention et de la date de budget dans la ligne de dépense, ainsi que d’autres configurations telles que les dates des lignes d’attribution et le mappage de classes d’objets. Pour être admissible au calcul des coûts indirects et au remboursement des produits, la subvention doit provenir d’un fonds subventionné.
Vous pouvez associer d’autres worktags à vos dépenses liées à une attribution en ajoutant les worktags en tant que worktags connexes dans la subvention. Lorsque vous ajoutez la subvention à une transaction de dépense, les dépenses sont automatiquement marquées avec les worktags connexes. Exemple : pour associer toujours une subvention à un fonds et à un centre de coûts particuliers, ajoutez le fonds et le centre de coûts en tant que worktags connexes dans la subvention. |
Comment recouvrez-vous les coûts indirects auprès de l’organisme subventionnaire? | Vous pouvez configurer le taux des coûts indirects pour votre attribution. Lorsque vous effectuez ou payez une dépense admissible liée à une attribution, Workday calcule automatiquement les coûts indirects et la comptabilisation des produits associés à la dépense. Vous pouvez ensuite facturer à l’organisme subventionnaire les coûts directs et indirects en même temps. |
Quand voulez-vous comptabiliser les produits pour votre attribution? | Vous pouvez comptabiliser les produits :
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Voulez-vous appliquer différents taux de coûts indirects en fonction de vos catégories de dépenses? | Vous pouvez créer des exceptions aux coûts indirects pour appliquer différents taux des coûts indirects à différentes classes d’objets. Le même taux des coûts indirects s’applique à toutes les catégories de dépenses dans la même classe d’objets. Pour appliquer un taux des coûts indirects différent du taux principal, vous pouvez, au choix :
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Comment faites-vous le suivi des changements apportés à votre contrat lié à une attribution ou aux taux de coûts indirects? | Il existe 2 façons de mettre à jour une attribution :
Vous pouvez toujours accéder aux versions historiques d’une attribution. |
Quelles tâches ou quels rapports en dehors de Workday devez-vous effectuer pour mettre à jour votre attribution? | Vous pouvez créer des listes de tâches liées à une attribution pour effectuer le suivi des tâches jalons que vous devez terminer avant de facturer ou de clôturer une attribution. Vous pouvez utiliser des modèles pour créer rapidement des listes de tâches pour les attributions ayant le même organisme subventionnaire, le même code d’objet ou le même type d’attribution.
Vous pouvez définir une notification pour alerter les destinataires de l’affectation des tâches jalons lorsque leurs tâches sont presque à échéance ou en retard. Lorsque vous désignez une tâche liée à une attribution comme jalon aux fins de facturation, Workday s’assure que les versements aux fins de facturation ne sont pas facturables tant que vous n’avez pas terminé la tâche. |
Voulez-vous répartir les crédits entre plusieurs organisations au sein d’une attribution ou permettre aux travailleurs de plusieurs organisations de générer des rapports sur l’attribution? | Vous pouvez utiliser les crédits sur attribution pour répartir les crédits sur attribution entre plusieurs services.
Lorsque vous activez la production de rapports multiorganisations sur les crédits sur attribution, tous les travailleurs des organisations ayant un crédit alloué peuvent produire des rapports sur l’attribution. |
Exigez-vous que certains champs de vos contrats liés à une attribution soient vides ou définis à des valeurs précises? | Vous pouvez créer des validations personnalisées dans un contrat lié à une attribution ou une modification d’attribution pour faire en sorte que certains champs de vos attributions soient toujours :
Vous pouvez créer des validations personnalisées pour tous les champs de l’en-tête de l’attribution, de la ligne d’attribution et des rôles liés à l’attribution. Par exemple, vous pouvez créer une validation personnalisée pour vous assurer que :
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Recommandations
- Pour recevoir les prépaiements de l’organisme subventionnaire et déduire les montants dépensés du solde du prépaiement, utilisez une ligne d’attribution admissible au remboursement des coûts avec un calendrier de facturation prépayée plutôt qu’une ligne d’attribution prépayée.
- Utilisez les tâches liées à une attribution pour recevoir des notifications sur les tâches de clôture ou les exigences en matière de production de rapports dont les dates d’échéance approchent.
Exigences
- Définissez les worktags nécessaires pour votre comptabilité générale.
- Pour calculer et facturer les produits d’attribution à l’organisme subventionnaire, utilisez un fonds financé par l’organisme subventionnaire pour votre attribution.
- Pour mettre à jour des budgets d’attributions, créez une structure de plan.
- Pour les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts et à montant fixe, créez un mappage de classes d’objets pour mapper vos catégories de dépenses internes aux catégories de coûts de l’organisme subventionnaire. Pour rendre compte du budget par rapport aux chiffres réels sur votre facture d’organisme subventionnaire, incluez la classe d’objets en tant que dimension dans la structure de plan de votre attribution.
Limites
Une attribution ne peut contenir qu’un maximum de 200 lignes d’attribution. Pour prendre en charge plus de 200 lignes d’attribution, créez plusieurs attributions.
Vous pouvez créer des attributions financées par un organisme subventionnaire ou à partage des coûts, mais Workday calcule uniquement les coûts liés à une attribution et comptabilise les produits pour les attributions financées par un organisme subventionnaire.
Configuration du locataire
Créez des identifiants de séquence à affecter aux nouvelles attributions.
Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
pour mapper le nouvel identifiant de séquence au Générateur d’identifiants - Attribution
.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Grants Management :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Award
| Vous permet d’accéder aux tâches et aux rapports liés à la création, à la mise à jour et à l’affichage des attributions. |
Reports: Award
| Permet de générer un rapport sur l’attribution :
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Set Up: Grants Management
| Vous permet de configurer les détails justifiant l’attribution, notamment les subventions, les configurations des coûts indirects, la facturation pour une attribution, les listes de tâches liées à une attribution et les ensembles de classes d’objets. |
Pour créer ou modifier des calendriers de facturation pour une attribution, configurez le domaine
Process: Billing
dans le domaine fonctionnel Customer Contracts ou Project Billing.Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié à une attribution
| Achemine un nouveau contrat lié à une attribution pour révision et approbation. Vous pouvez ajouter ces étapes d’action en tant que sous-processus :
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Événement lié à une modification d’attribution
| Achemine une modification d’attribution pour révision et approbation. Vous pouvez ajouter un sous-processus pour créer une modification de budget d’attribution. |
Événement de création de calendrier de facturation pour une attribution
| Achemine une attribution nouvellement créée à la personne responsable de la création du calendrier de facturation pour l’attribution. |
Événement lié à une proposition pour une attribution
| Achemine une proposition pour une attribution pour révision et approbation. |
Événement pour une tâche liée à une attribution
| Achemine une tâche liée à une attribution pour révision et approbation lorsque le destinataire de l’affectation de la tâche marque les tâches liées à une attribution comme terminées dans Workday. |
Événement de nouveau traitement des coûts liés à une attribution
| Achemine le nouveau calcul des coûts liés à une attribution pour approbation lorsque vous traitez de nouveau les coûts liés à une attribution modifiée. |
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Crédits sur attribution associés à une attribution
Crédits sur attribution associés à des lignes d’attribution | Permet d’afficher les crédits sur attribution dans les attributions ou les lignes d’attribution d’une société. |
Find Award
| Permet d’afficher les configurations d’une attribution particulière. |
Rechercher des tâches liées à une attribution
| Permet de répertorier et d’afficher toutes les tâches de mise à jour des attributions. |
Rechercher des attributions
| Permet de répertorier et d’afficher toutes les attributions d’une société donnée. |
Rechercher des sous-bénéficiaires
| Permet d’afficher les sous-bénéficiaires d’une attribution donnée. |
Afficher les factures d’organismes subventionnaires pour une attribution
| Permet de répertorier et d’afficher les factures de clients que vous avez générées pour une attribution. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Correct Award
| Corrigez une attribution sans enregistrer de version de l’attribution initiale. |
Get Awards
Submit Award | Récupérez ou créez des contrats liés à une attribution.
Le service Web Submit Award lance le processus de gestion Événement lié à une attribution . |
Get Award Amendment and Correction Reason
Put Award Amendment and Correction Reason | Récupérez, créez ou mettez à jour les motifs des modifications et des corrections d’attributions. Vous pouvez acheminer les modifications d’attribution pour approbation en fonction de ces motifs. |
Get Award Credit Definitions
Put Award Credit Definition | Récupérez, créez ou mettez à jour des définitions de crédits sur attribution. |
Get Award Lifecycle Statuses
Put Award Lifecycle Status | Récupérez ou définissez les statuts liés au cycle de vie d’une attribution pour l’attribution ou la ligne d’attribution. Vous pouvez créer des validations personnalisées en fonction des statuts liés au cycle de vie de l’attribution. |
Get Billing Schedules
Submit Billing Schedule | Récupérez, créez ou mettez à jour le calendrier de facturation d’une attribution. |
Get Award Task Statuses
Put Award Task Status | Récupérez ou mettez à jour le statut d’une tâche de mise à jour d’attribution. |
Get Catalog of Federal Domestic Assistance
Put Catalog of Federal Domestic Assistance | Récupérez, créez ou mettez à jour l'information du CFDA sur les attributions. |
Get Subrecipients
Put Subrecipient | Récupérez, créez ou mettez à jour les sous-bénéficiaires d’une attribution. Un sous-bénéficiaire doit être un fournisseur de la société associée à l’attribution. |
Submit Award Amendment
| Soumettez une modification d’attribution et acheminez la modification pour approbation. Ce service Web lance le processus de gestion Événement lié à une modification d’attribution . |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Données bancaires et règlement | Vous pouvez prélever des fonds de paiements d’organismes subventionnaires pour régler des paiements et des dépôts électroniques. |
Budgets et plans | Lorsque vous créez un régime d’attributions, vous pouvez vérifier le montant du financement de l’attribution par rapport au montant budgétisé du plan.
Lorsque vous mettez à jour un budget d’attribution, Workday vérifie que les montants des dépenses sont compris dans le budget avant d’approuver les transactions. |
Comptes de clients | Vous créez des factures d’organisme subventionnaire pour facturer ce dernier. |
Finances | Vous pouvez imputer les montants des dépenses à votre attribution et facturer à l’organisme subventionnaire les dépenses liées aux domaines fonctionnels de Finance. Exemples : Expense, Inventory, Procurement et Supplier Accounts. |
Comptabilité générale | Vous pouvez configurer la règle d’inscription comptable pour préciser les comptes de grand livre dans lesquels vous souhaitez que Workday inscrive les lignes d’écriture pour les coûts calculés liés à une attribution et la comptabilisation des produits.
Lorsque vous configurez des classes d’objets pour mapper les catégories de dépenses internes aux catégories de coûts de l’organisme subventionnaire, Workday ajoute les worktags de la classe d’objets aux écritures opérationnelles et comptables. |
Gestion de la paie | Vous pouvez passer en charges les salaires et les ajustements comptables de la paie sur votre attribution.
Lorsque vous affectez un plafond de salaire, Workday applique d’autres worktags pour l’imputation des coûts de la paie aux montants de la paie qui :
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Gestion financière étudiante | Lorsque votre attribution finance l’aide financière aux étudiants, vous pouvez imputer l’aide financière à votre organisme subventionnaire pour le remboursement. |
Comptes de fournisseurs | Les sous-bénéficiaires d’attribution doivent être des fournisseurs de la société associée à l’attribution. |
Moment | Vous pouvez effectuer le suivi du temps que les employés consacrent à un projet pour vous assurer qu’ils respectent les efforts engagés pour une attribution. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.