Éléments à prendre en compte pour la définition : gestion des subventions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de Workday Grants Management. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday Grants Management fournit une plateforme complète qui vous permet de configurer et de gérer les différentes composantes d’une attribution, notamment :
- La facturation pour une attribution.
- Les contrats liés à une attribution.
- Les propositions pour une attribution.
- L’attestation de l’effort.
- Les coûts indirects.
- La comptabilisation des produits.
- L’information sur l’organisme subventionnaire.
Avantages pour l’entreprise
- Calculer les coûts indirects associés à vos dépenses liées à une attribution.
- Attester des efforts des employés avec des données en temps réel de Workday Payroll et HCM.
- Contribuer à assurer la conformité de vos contrats liés à une attribution.
- Utiliser les données de Workday Financials et d’autres sources de dépenses pour obtenir des comptes exacts de vos dépenses dans le cadre des limites d’attribution.
Cas d’utilisation
- Facturer à vos organismes subventionnaires les coûts directs et indirects de vos attributions.
- Imposer des limites de facturation, des plafonds de salaire et des restrictions sur les dépenses pour les attributions.
- Mapper les catégories de dépenses internes aux catégories de dépenses de l’organisme subventionnaire.
- Remplacer les taux de coûts indirects ou y renoncer lorsque vous renégociez les taux des coûts indirects avec vos organismes subventionnaires.
- Vous informer des tâches et des rapports en dehors de Workday que vous devez effectuer pour mettre à jour vos attributions.
- Préparer des rapports d’attestation de l’effort pour les organismes subventionnaires du gouvernement américain.
- Effectuer le suivi de plusieurs subventions, dates de lignes d’attribution et sous-bénéficiaires dans vos attributions.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Le financement de votre attribution est-il subventionné ou à coûts partagés? | Vous pouvez créer un type de fonds pour indiquer si un fonds :
Dans Workday, vous pouvez créer des contrats liés à une attribution avec des fonds subventionnés ou à coûts partagés, mais vous ne pouvez facturer les organismes subventionnaires que pour les attributions avec fonds subventionnés. |
Comment voulez-vous calculer les coûts indirects pour vos dépenses liées à une attribution? | Workday calcule automatiquement les coûts indirects pour chaque dépense en fonction des détails de coûts indirects que vous configurez dans les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts et à montant fixe. |
Vos organismes subventionnaires définissent-ils les catégories de coûts différemment de votre organisation? | Vous pouvez utiliser le mappage de classes d’objets pour mapper les catégories de coûts de votre organisation aux catégories de coûts définies par l’organisme subventionnaire. Workday utilise des classes d’objets pour :
Exemple : votre organisme subventionnaire accepte de vous rembourser les dépenses liées à l’attribution dans la catégorie de coûts Lab Equipment & Supplies . Votre société n’utilise pas la même catégorie de coûts, mais utilise Lab Equipment et Lab Supplies pour saisir les mêmes dépenses. Vous créez une classe d’objets Lab Equipment & Supplies et mappez les catégories de dépenses Lab Equipment et Lab Supplies à la classe d’objets. Quand vous achetez de l’équipement ou des fournitures de laboratoire, Workday attache le worktag de classe d’objets Lab Equipment & Supplies aux transactions de dépenses, ce qui vous permet de facturer et de déclarer les dépenses à l’organisme subventionnaire. |
Avez-vous besoin d’attester les efforts de vos travailleurs? | Lorsque vous recevez des subventions fédérales de la part d’organismes subventionnaires du gouvernement américain, Workday vous permet de générer des rapports d’attestation de l’effort pour attester des efforts de vos travailleurs. Vous pouvez acheminer les rapports d’attestation de l’effort aux gestionnaires de services ou de subventions pour révision et approbation.
Lorsque vous souhaitez planifier l’imputation et l’affectation des coûts de la paie avant d’attester des efforts des travailleurs, vous pouvez prévisualiser les rapports d’attestation de l’effort avec une attestation de l’effort pro forma. |
Recommandations
- Configurez les worktags connexes pour votre subvention, votre programme ou votre centre de coûts.
- Pour suivre et déclarer les coûts indirects séparément des transactions de dépenses initiales, configurez vos règles de traitement des coûts liés à une attribution pour remplacer les catégories de dépenses indirectes et les classes d’objets.
Exigences
- Configurez votre société afin de pouvoir créer des attributions et définir les règles de traitement des coûts liés à des attributions pour la société.
- Pour utiliser l’attestation de l’effort, configurez les données des travailleurs dans HCM et assurez-vous que vos données sont à jour dans Workday Payroll.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
- Créez un identifiant de séquence que Workday peut utiliser pour affecter un numéro de séquence aux nouvelles attributions, aux propositions pour une attribution, aux subventions et aux organismes subventionnaires.
- Utilisez la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financièrepour mapper les identifiants de séquence à l’identifiant de séquence du document commercial pour les contrats liés à une attribution, les propositions pour une attribution, les subventions, les subventions de propositions et les organismes subventionnaires.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Grants Management :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Grant
| Permet de configurer et de gérer les subventions et les hiérarchies de subventions. |
Process: Award
| Permet de configurer et de gérer les pièces jointes d’attribution, la facturation pour une attribution et les tâches liées à une attribution. |
Process: Billing
| Permet de configurer et de gérer la facturation des attributions, y compris les calendriers de facturation et les factures. |
Set Up : Effort Certification
| Permet de configurer et de gérer les rapports d’attestation de l’effort. |
Set Up: Fund
| Permet de configurer et de gérer les fonds. |
Set Up: Grants Management
| Permet de configurer et de gérer les attributions, les configurations liées aux coûts indirects et le mappage de classes d’objets. |
Set Up: Sponsor
| Permet de configurer et de gérer les organismes subventionnaires. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié à une modification d’attribution
| Vous permet de :
|
Événement de processus central de budget d’attribution
| Permet de soumettre un plan budgétaire pour une attribution aux fins de révision.
Peut être un sous-processus du processus de gestion Événement lié à une attribution . |
Événement lié à une correction d’attribution
| Permet de corriger une attribution. |
Événement lié à une attribution
| Permet de créer une attribution et de l’acheminer pour approbation.
Vous pouvez également ajouter des sous-processus pour créer :
|
Événement lié à une proposition pour une attribution
| Permet d’acheminer une proposition pour une attribution aux fins de révision et d’approbation. |
Événement pour une tâche liée à une attribution
| Permet d’acheminer une tâche liée à une attribution pour révision et approbation. |
Effort Certification Event
| Permet d’acheminer les rapports d’attestation de l’effort aux travailleurs et aux gestionnaires à des fins d’attestation et de révision administrative.
Vous pouvez également ajouter un sous-processus pour créer des ajustements comptables à la paie lorsque vous apportez des modifications aux efforts des travailleurs pendant le processus d’attestation. |
Événement lié à un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit
| Vous permet de :
|
Événement de nouveau traitement des coûts liés à une attribution
| Permet d’acheminer les coûts liés à une attribution recalculés pour approbation. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau d’exploration
| Fournit une analyse visuelle de vos attributions, des dépenses liées à une attribution ou de l’attestation de l’effort.
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes dans votre tableau d’exploration :
|
Effort Certification Work Area
| Permet d’afficher et de gérer tous les rapports d’attestation de l’effort auxquels vous avez accès. |
Rapport Rechercher des attributions
| Permet d’afficher l’information sur les attributions par société et par date d’effet.
Vous pouvez effectuer une recherche à facettes dans les rangées retournées. |
My Awards Dashboard
| Espace de travail prédéfini par Workday que vous pouvez configurer avec des worklets pour générer des rapports sur les attributions dans votre organisation. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Correct Award
| Met à jour une attribution sans enregistrer la version précédente. |
Get Awards
| Récupère les dernières versions des attributions. |
Get Funds
Put Fund | Récupère, crée ou met à jour les fonds. |
Get Grants
Put Grant | Récupère, crée ou met à jour les subventions. |
Get Sponsors
Put Sponsor | Récupère, crée ou met à jour l’information sur l’organisme subventionnaire. |
Submit Award
| Crée une nouvelle attribution. |
Submit Award Amendment
| Met à jour une attribution et conserve une copie de la version précédente. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Données bancaires et règlement | Vous ne pouvez facturer les dépenses liées à une attribution dans les domaines de dépenses suivants qu’après le règlement des transactions :
|
Budgets | Vous pouvez planifier vos budgets d’attribution et de proposition pour une attribution à l’aide de Workday Budgets. |
Comptes de clients | Vous pouvez gérer les créances des organismes subventionnaires à l’aide des comptes de clients. |
Comptabilité générale | Workday inscrit les écritures des coûts indirects et de la comptabilisation des produits dans les comptes de grand livre que vous configurez dans la règle d’inscription comptable. |
HCM Core | Définissez les données des employés dans HCM Core avant d’attester des efforts des employés. |
Gestion de la paie | Lors de l’attestation de l’effort, Workday utilise les écritures de la paie pour attester que la rémunération des travailleurs correspond à l’effort engagé.
Lorsqu’un responsable de la révision apporte une modification à une attestation de l’effort, vous pouvez lancer un ajustement comptable de la paie pour refléter le changement. |
Frais
Gestion des stocks Procurement Comptes de fournisseurs | Vous pouvez associer aux attributions des dépenses de ces domaines fonctionnels et d’autres dans Workday, et facturer les organismes subventionnaires pour celles-ci. |
Gestion financière étudiante | Vous pouvez imputer l’aide financière des étudiants aux attributions aux fins de remboursement. Exemple : un étudiant reçoit une aide financière d’une bourse de la National Science Foundation par l’entremise de votre organisation. Vous pouvez imputer la bourse à l’attribution subventionnée par la National Science Foundation. |
Moment | Vous pouvez attester d’un effort en fonction des heures de travail. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.