Modifier des attributions
- Créer et approuver une attribution.
- Créez des motifs de modification d’attribution avec la tâcheMettre à jour les motifs de modification et de correction d’une attribution.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une modification d’attributionet la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Grants Management. À :
- Modifiez le budget d’une attribution associée après avoir modifié votre attribution, ajoutez l’étape d’actionCréer une modification de budget à partir d’un budget d’attributionaprès l’étape d’achèvement.
- Affichez les transactions de dépenses, les factures et les calendriers de facturation concernés lorsque vous changez l’organisme subventionnaire ou l’organisme subventionnaire à facturer sur une attribution, ajoutez l’étape d’actionApprouver les détails du changement d’un organisme subventionnaireavant l’étape d’achèvement.
- Mettez à jour le calendrier de facturation d’une attribution après avoir changé l’organisme subventionnaire à facturer dans une attribution, ajoutez le processus defacturation Événement lié au calendrierde facturation pour une attribution en tant que sous-processus de gestion après l’étape d’achèvement.
Vous pouvez modifier une attribution pour refléter les changements dont vous souhaitez effectuer le suivi, comme les changements apportés à votre accord d’attribution. Lorsque vous modifiez une attribution, Workday conserve l’attribution initiale aux fins de suivi et crée une nouvelle version d’attribution pour l’attribution modifiée. Vous pouvez afficher l’intégralité de l’historique des modifications pour une attribution ou une ligne d’attribution de n’importe quelle version.
Lorsque vous modifiez une attribution, vous devez préciser un motif de modification d’attribution et une date d’effet. Workday respecte la date d’effet lors de la détermination du montant autorisé, de l’accord sur les coûts indirects et des worktags.
Lorsque vous soumettez une modification d’attribution, Workday achemine la modification pour révision et approbation à l’aide du processus de gestion
Événement lié à une modification d’attribution
.- À partir du menu des actions connexes d’une attribution, sélectionnez.Workday affecte un nouveau numéro de version à l’attribution modifiée.Vous ne pouvez pas modifier certains champs lorsqu’il y a des coûts indirects, des produits ou une facturation dans l’attribution.
- Pour l’ongletAutres renseignements, tenez compte des éléments suivants :
Option Description MotifSélectionnez un motif de modification d’attribution actif.Date d'effetEntrez une date postérieure à la date d’attribution et à la date de la dernière modification.La modification d’attribution n’est en vigueur que pour les transactions de dépenses dont la date de budget est identique ou postérieure à la date d’effet. Les transactions de dépenses antérieures à cette date reçoivent la version précédente de l’attribution.NombreVous pouvez entrer une chaîne alphanumérique pour vous aider à désigner la version d’attribution mise à jour. - Lorsque vous changezd’organisme subventionnaireoud’organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, vous pouvez afficher les onglets suivants à l’étapeApprouver les détails du changement d’un organisme subventionnairedu processus de gestionÉvénement lié à une modification d’attribution:TabDétailsTransactions liées à une attributionLorsque vous changez l’organisme subventionnairedans le contrat lié à une attribution, cet onglet affiche toutes les transactions de dépenses non annulées qui sont associées à l’organisme subventionnaire. Pour mettre à jour ces transactions avec le nouvel organisme subventionnaire, vous pouvez traiter à nouveau les coûts liés à une attribution pour ces transactions une fois le processus de gestion terminé.Pour garantir l’exactitude comptable :
- Facturer toutes les transactions de dépenses que vous souhaitez imputer à l’ancien organisme subventionnaire avant de changer l’organisme subventionnaire.
- Assurez-vous que les transactions de dépenses que vous souhaitez imputer au nouvel organisme subventionnaire ne sont pas facturées et dont la date est postérieure à la date de changement de l’organisme subventionnaire avant de traiter à nouveau les coûts liés à une attribution.
Lorsque vous ne changez pas l’organisme subventionnairedans le contrat lié à une attribution, cet onglet n’affiche aucune rangée.Factures d'organismes subventionnairesLorsque vous changez l’organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, avec ou sans changement de l’organisme subventionnaire, cet onglet affiche toutes les factures approuvées et non payées associées à l’organisme subventionnaire à facturer. Pour mettre à jour ces factures avec le nouvel organisme subventionnaire à facturer, annulez et régénérez les factures une fois le processus de gestion terminé. Lorsque vous changez uniquement l’organisme subventionnaireet non l’organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, cet onglet affiche les factures impayées provenant des transactions de dépenses dont la date est postérieure à la date d’effet de la modification d’attribution.Calendriers de facturation pour une attributionLorsque vous changez l’organisme subventionnaireoul’organisme subventionnaire à facturerdans le contrat lié à une attribution, cet onglet affiche tous les calendriers de facturation non annulés associés à l’attribution.Lorsque vous changez l’organisme subventionnaire à facturer, Workday met à jour l’organisme subventionnaire à facturer dans les calendriers de facturation et fait passer les calendriers de facturation au statutBrouillon. Avant de soumettre les calendriers de facturation pour approbation, vérifiez que les paramètres des autres champs du calendrier de facturation (exemple :Modalités de paiement) sont toujours corrects pour le nouvel organisme subventionnaire à facturer et mettez à jour ceux qui ne le sont pas.Vous pouvez incorporer la mise à jour du calendrier de facturation dans le processus de gestionÉvénement lié à une modification d’attributionen ajoutantÉvénement de création de calendrier de facturation pour une attributionen tant que sous-processus de gestion après l’étape d’achèvement du processus de gestion de modification. Pour vous assurer que le sous-processus s’exécute uniquement lorsque l’organisme subventionnaire à facturer a changé, créez une règle de conditions d’entrée dans laquelle la valeur de l’organisme subventionnaire à facturer a changé?champ doit être vrai.Lorsque vous modifiez l’organisme subventionnaire à facturer dans une attribution à date future, Workday met à jour le calendrier de facturation actuel avec le nouvel organisme subventionnaire à facturer. Workday utilise toujours l’organisme subventionnaire à facturer dans le calendrier de facturation pour facturer l’organisme subventionnaire. Dans la mesure où les calendriers de facturation n’ont pas de date d’effet, tout changement d’organisme subventionnaire à facturer apporté au calendrier de facturation prend effet immédiatement.
Après avoir soumis la modification d’attribution, vous pouvez afficher la version initiale de l’attribution et ses versions modifiées dans l’onglet
Définition et historique
de l’attribution. Vous pouvez également afficher les détails de la version d’attribution précédente dans l’onglet Modifications
. À la date d’effet de la modification :
- Le statut de la version de l’attribution modifiée passe àAttribution en vigueur.
- Le statut de la version de l’attribution initiale passe àHistorique.
Si vous avez déjà facturé l’organisme subventionnaire, vous devrez peut-être créer de nouvelles factures de clients avec les coûts indirects mis à jour pour corriger les montants de facturation.