Exemple : créer des vérifications budgétaires pour une attribution
Cet exemple montre comment créer des vérifications budgétaires pour les dépenses liées à une attribution à l’aide des worktags de classe d’objets dans les transactions de dépenses.
Vous êtes un spécialiste des contrats d’attribution à l’Alma Mater University (USA). Vous souhaitez mettre en œuvre une vérification budgétaire pour vos dépenses directes inscrites sur la ligne d’attribution AWD-125. Dans le cadre du processus d’approbation, vous souhaitez que Workday vérifie vos transactions de dépenses pour une période donnée pour vous assurer que le total des frais en matière de :
- Salaires ne dépassent pas 100 000 USD.
- Fournitures ne dépassent pas 50 000 USD.
- Constructions ne dépassent pas 100 000 USD.
Vous voulez que la vérification budgétaire :
- Bloque les transactions qui ne satisfont pas aux critères.
- Transmette automatiquement les transactions de crédit.
- Inclut les écritures réservées.
- Autorise le cumul du budget à partir des périodes d’entrée d’attribution précédentes.
- S’applique aux types de grands livres des chiffres réels, des engagements et des pré-engagements.
- Créez et approuvez une attribution.
- Sécurité : domaineManage: Project Budgetdans le domaine fonctionnel Projects.
- Accédez à l’attribution AWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 08/01/2020 (version 0).
- Dans l’ongletPlanifier, cliquez surCréer un modèle de budgetet entrez les valeurs suivantes :
Option Description Structure de planAttributionSociétéAlma Mater University (USA)AttributionAWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 01/08/2020 (version 0)Type d’entrée par défautAttribution - Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surModifier des options de vérification budgétaireet entrez les valeurs suivantes
Option Description Structure de planAttributionSociétéAlma Mater University (USA)Nom du planAWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 01/08/2020 (version 0) - Cliquez surOK.
- Entrez les valeurs suivantes dans l’ongletAttribution:
Option Description Activer la vérification budgétaireSélectionnez l’option.Inclure les lignes d’écriture réservéeSélectionnez l’option.Autoriser la réussite de la vérification budgétaire pour des transactions au créditSélectionnez l’option.Option de vérification budgétaireContrôleDate de l’évaluationDate de budgetPériodes contrôlées cumulativesCochez cette case, puis sélectionnez l’optionContrôler par période d’entrée d’attribution.Types de grands livres pour la vérification budgétaireSélectionnezChiffres réels,EncumbranceetPre-Encumbrance.Autoriser la dérogation à la vérification budgétaireSélectionner l’option. - Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surMettre à jour un budget.
- Cliquez surOK.
- Ajoutez des lignes de plan avec les valeurs suivantes :Compte de grand livre/récapitulatifWorktagsMontant annuel de l’attribution 1Montant annuel de l’attribution 26000 : SalariesClasse d’objets : Federal Programs: 1000 PersonnelSubvention : 125 Athletic Foundation - Sports Park100 000,00100 000,006730: SuppliesClasse d’objets : Federal Programs: 5000 SuppliesSubvention : 125 Athletic Foundation - Sports Park50 000,0050 000,006800: ConstructionClasse d’objets : Federal Programs: 6000 ContractualSubvention : 125 Athletic Foundation - Sports Park100 000,00100 000,00
- Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surSoumettre un budget.
- Cliquez surOK.
Vous pouvez maintenant effectuer des vérifications budgétaires pour vos dépenses liées à des attributions. Workday vérifie toutes les transactions de dépenses contenant le worktag de subvention
125 Athletic Foundation - Sports Park
par rapport à ce budget avant d’approuver les transactions. La vérification budgétaire échoue pour les transactions qui :
- N’ont pas les worktags précisés.
- Dépassent le montant du budget pour les worktags précisés.