Exemple : définir la vérification budgétaire d’une attribution pour des worktags précis
Cet exemple montre comment mettre en œuvre une vérification budgétaire pour les dépenses liées à une attribution avec des worktags de classe d'objets précis.
Vous êtes un spécialiste des contrats d’attribution à l’Alma Mater University (USA). Vous souhaitez mettre en œuvre une vérification budgétaire pour vos dépenses directes inscrites sur la ligne d’attribution AWD-125. Dans le cadre du processus d’approbation, vous souhaitez que Workday vérifie vos transactions de dépenses pour une période donnée pour vous assurer que le total des frais en matière de :
- Salaires ne dépassent pas 100 000 USD.
- Fournitures ne dépassent pas 50 000 USD.
- Constructions ne dépassent pas 100 000 USD.
Vous voulez que la vérification budgétaire :
- Échec lorsque le montant de la transaction fait en sorte que les dépenses totales pour les worktags spécifiques dépassent le montant planifié pour la période budgétaire.
- Transmette automatiquement les transactions de crédit.
- Inclut les écritures réservées.
- Autorise le cumul du budget à partir des périodes d’entrée d’attribution précédentes.
- S’applique aux types de grands livres des chiffres réels, des engagements et des pré-engagements.
- Créez et approuvez attribution AWD-125.
- Ajoutez l’étape d’actionExécuter une vérification budgétaireaux processus de gestion de transaction liés aux dépenses de subvention . Exemple : ajoutez l’étapeExécuter une vérification budgétairedans le processus de gestionÉvénement lié à une écriture comptablesi vous voulez créer des écritures comptables à imputer à la subvention.
- Sécurité : domaineManage: Project Budgetdans le domaine fonctionnel Projects.
- Accédez à l’attribution AWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 08/01/2020 (version 0).
- Dans l’ongletPlanifier, cliquez surCréer un modèle de budgetet entrez les valeurs suivantes :
Option Description Structure de planAttributionSociétéAlma Mater University (USA)AttributionAWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 01/08/2020 (version 0)Type d’entrée par défautAttribution - Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surModifier des options de vérification budgétaireet entrez les valeurs suivantes
Option Description Structure de planAttributionSociétéAlma Mater University (USA)Nom du planAWD-125: Athletic Foundation - Sports Park 01/08/2020 (version 0) - Cliquez surOK.
- Entrez les valeurs suivantes dans l’ongletAttribution:
Option Description Activer la vérification budgétaireSélectionner l’option.Inclure les lignes d’écriture réservéeSélectionner l’option.Autoriser la réussite de la vérification budgétaire pour des transactions au créditSélectionner l’option.Option de vérification budgétaireAvertirDate de l’évaluationDate de budgetPériodes contrôlées cumulativesCochez cette case, puis sélectionnez l’optionContrôler par période d’entrée d’attribution.Types de grands livres pour la vérification budgétaireSélectionnezChiffres réels,EncumbranceetPre-Encumbrance. - Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surMettre à jour un budget.
- Cliquez surOK.
- Ajoutez des lignes de plan avec les valeurs suivantes :Compte de grand livre/récapitulatifWorktagsMontant annuel de l’attribution 1Montant annuel de l’attribution 26000 : SalariesClasse d’objets : Federal Programs: 1000 PersonnelSubvention : 125 Athletic Foundation - Sports Park100 000,00100 000,006730: SuppliesClasse d’objets : Federal Programs: 5000 SuppliesSubvention : 125 Athletic Foundation - Sports Park50 000,0050 000,006800: ConstructionClasse d’objets : Federal Programs: 6000 ContractualSubvention : 125 Athletic Foundation - Sports Park100 000,00100 000,00
- Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surSoumettre un budget.
- Cliquez surOK.
Vous pouvez maintenant effectuer des vérifications budgétaires pour vos dépenses liées à des attributions. Workday vérifie toutes les transactions de dépenses par rapport au budget avant d’approuver les transactions. Lorsqu’une transaction contient les mêmes dimensions (compte de grand livre, classe d'objets et worktags de subvention ) que celles indiquées dans une ligne de plan et que le montant est :
- Au plus tard au solde du budget dans la ligne de plan, la vérification budget d'attribution est réussie.
- Au-dessus du solde du budget dans la ligne du plan, la vérification budget d'attribution échoue. Vous pouvez afficher l’exception dans le rapportExceptions de vérification budgétaire.
Lorsqu’une transaction ne contient pas toutes les dimensions obligatoires dans les lignes de plan, Workday omet la vérification budgétaire de la transaction.
Vous pouvez utiliser le rapport
Exceptions de vérification budgétaire
pour afficher les détails des exceptions de vérification budgétaire .