Étapes : définir les vérifications budgétaires pour une attribution
- AjoutezExécuter une vérification budgétaireen tant étaped’actionsur les processus de gestion financière pour lesquels vous souhaitez effectuer une vérification budgétaire. Exemple : pour effectuer une vérification budgétaire des écritures comptables imputées aux subventions, ajoutez l’ étapeExécuter une vérification budgétairedans le processus de gestionÉvénement lié à une écriture comptable.
- Créez une structure de plan pour le plan de typeAttribution.
- Créer et approuver une attribution.
- Sécurité : domaineSet Up: Grants Managementdans le domaine fonctionnel Grants Management.
Vous pouvez créer un plan budgétaire pour une attribution afin de limiter les dépenses qui sont liées à l’attribution pour des worktags précis et dans des comptes de grand livre ou des récapitulatifs précis. Pour activer la vérification budgétaire pour une attribution, vous :
- Créez un modèle de plan et un plan pour l’attribution pour associer la structure de plan à l’attribution.
- Modifiez les options de vérification budgétaire du plan pour préciser si la vérification budgétaire doit échouer ou simplement vous avertir quand un budget est dépassé, les périodes comptables pour la vérification budgétaire et si les montants du budget doivent se cumuler à partir de périodes précédentes.
- Mettre à jour le budget en créant des lignes de plan associées à des worktags et à un récapitulatif de compte de grand livre pour la vérification budgétaire.
- Soumettez le budget.
- Accédez à la tâcheCréer un modèle de budgetà partir de l’ongletPlande l’attribution. Tenez compte de ce qui suit :Structure de planSélectionnez une structure de plan pour le plan de typeAttribution.PlanSélectionnez l’attribution pour laquelle vous créez la vérification budgétaire. Vous ne pouvez associer qu’un seul régime à une attribution. Workday crée un plan pour le modèle de plan et le nomme l’attribution.Type d'entrée par défautRécompense
- Accédez à la tâcheModifier des options de vérification budgétairedans l’ongletPland’attribution. Tenez compte de ce qui suit :Structure de planSélectionnez la même structure de plan avec laquelle vous avez créé le modèle de plan.Nom du régimeSélectionnez le plan pour le modèle de plan. (Indice : C’est le même que le nom de l’attribution.)PrincipalS’affiche uniquement lorsque vous créez un ensemble d’options de vérification budgétaire à l’aide de la tâcheCréer un ensemble d’options de vérification budgétaire.Cochez cette case pour désigner les options de vérification budgétaire comme paramètres par défaut pour les plans dans la structure de plan. Lorsque vous cochez cette case, Workday utilise les paramètres de cet ensemble d’options de vérification budgétaire pour remplir l’inviteModifier les options de vérification budgétairedans les plans d’attribution de la structure de plan.Vous pouvez cocherPrincipalpour une seule option de vérification budgétaire.Activer la vérification budgétaireSélectionnez cette option pour activer la vérification budgétaire pour les transactions financières pour lesquelles le processus de gestion inclutExécuter une vérification budgétairecomme étaped'action.Inclure les lignes d'écriture réservéeSélectionnez cette option pour inclure les écriturespossédant le statut Réservédans le calcul du solde disponible.Exemple : vous avez deux transactions associées à l’attribution qui ont une incidence sur le même budget. Lorsque cette case est cochée, vous soumettez la première transaction associée à l’attribution. Dès que la première transaction réussit la vérification budgétaire, Workday :
- Fait immédiatement passer àRéservéle statut des écritures .
- Prend en compte le montant des écritures réservées lors du calcul du solde budgétaire pour la deuxième transaction.
Vous pouvez toujours inclure des écritures réservées dans la comptabilité d’engagements même si vous ne sélectionnez pas la case à cocherActiver la vérification budgétaire.Autoriser la réussite de la vérification budgétaire pour des transactions au créditAutoriser les transactions au crédit sans chèques supplémentaires. Exemple : Workday ne vérifie pas le budget lors du traitement d’un remboursement pour lequel cette option est sélectionnée.Option de vérification budgétaireSélectionnez le degré de gravité quant au contrôle du budget lors de la vérification budgétaire des transactions liées à l’attribution :- Contrôler: sélectionnez cette option pour empêcher que la transaction se produise tant qu’une révision de la transaction ou du budget n’a pas permis à la transaction de réussir la vérification budgétaire.
- Avertir: sélectionnez cette option pour poursuivre la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l’exception.
Lorsqu’il n’y a pas de fonds suffisants pour une transaction associée à une subvention, les deux options alertent le créateur de la transaction.Périodes contrôlées cumulativesSélectionnez cette option pour cumuler le montant de toutes les périodes contrôlées jusqu’à la date de budget ou la date comptable. Le budget non dépensé des périodes précédentes est reporté et peut être utilisé dans la période suivante.Désactivez cette option pour vérifier la transaction par rapport au montant de la période contrôlée correspondant à la date de budget ou à la date comptable de la transaction.Exemple : si une transaction créée au milieu de l’exercice est soumise à un budget, Workday vérifie la transaction par rapport au montant du budget cumulatif pour les six premiers mois.Types de grands livres pour la vérification budgétaireSélectionnez les types de grands livres à inclure dans la vérification budgétaire.Exemple : vous pouvez inclure uniquement vos obligations pour la vérification budgétaire et exclure vos engagements. Avec cette configuration, Workday inclut :- Les obligations et les charges réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le grand livre des engagements.
- Les charges réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le grand livre des obligations.
Autoriser la dérogation à la vérification budgétaireSélectionnez cette option pour permettre aux responsables de la révision budgétaire d'approuver les exceptions de vérification budgétaire lorsque vous définissezl'option de vérification budgétaireàContrôler.Si un responsable de la révision approuve la dérogation, Workday affiche le statutDérogation accordéeà côté du statut de la vérification budgétaire dans la transaction pour tous les responsables de la révision suivants. Lorsque le responsable de la révision approuve la dérogation, la transaction passe à l’ étape suivante du processus de gestion parent. - Accédez à la tâcheMettre à jour un budgetà partir de l’ongletPlande l’attribution.Sélectionnez les périodes comptables et d’autres champs pour la vérification budgétaire. Cliquez surOKpour continuer. Ajoutez une ligne de plan pour chaque combinaison de compte de grand livre/récapitulatif et de worktags pour laquelle vous souhaitez effectuer une vérification budgétaire, en précisant le montant budgétisé pour chaque exercice. Tenez compte de ce qui suit :Compte de grand livre/récapitulatifSélectionnez les comptes de grand livre ou les récapitulatifs pour les transactions de dépenses pour lesquelles vous souhaitez effectuer une vérification budgétaire. Workday vérifie les comptes de grand livre/récapitulatifs pour les transactions contenant les worktags que vous sélectionnez dans la colonneWorktags.WorktagsSélectionnez les worktags des transactions pour lesquelles vous souhaitez effectuer une vérification budgétaire.
- Accédez à la tâcheSoumettre un budget.
Lorsque les transactions de dépenses avec les critères répertoriés dans les lignes de plan contiennent des montants qui dépassent les montants budgétisés pour les périodes budgétaires respectives, des exceptions de vérification budgétaire se produisent. Vous pouvez accéder au rapport
Exceptions de vérification budgétaire
pour afficher plus de détails sur les exceptions.
Les transactions qui ne contiennent pas les worktags ou qui ne sont pas dans le compte de grand livre ou le récapitulatif indiqué dans les lignes de plan ne sont pas soumises aux vérifications budgétaires.
Pour effectuer la vérification budgétaire des transactions de dépenses par rapport à des lignes de plan individuelles ainsi que par rapport au budget total d’une subvention, créez une structure de plan parent-enfant virtuelle pour l’attribution. VoirExemple : définir les vérifications budgétaires d’attribution pour la subvention totale .