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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des ensembles d’options de vérification budgétaire

Créer des ensembles d’options de vérification budgétaire

  • Ajoutez
    Exécuter une vérification budgétaire
     en tant qu’étape
    d’action
     dans les processus de gestion financière souhaités.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Grants Management
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
Vous pouvez créer des ensembles d’options de vérification budgétaire pour indiquer ces options de vérification budgétaire pour chaque plan de votre attribution dont vous souhaitez effectuer la vérification budgétaire. Ces paramètres déterminent :
  • Le niveau de gravité avec lequel contrôler le budget.
  • Les périodes selon lesquelles vous contrôlez le budget.
  • Si les montants du plan ou du budget se cumulent à partir de périodes précédentes.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un ensemble d’options de vérification budgétaire
     .
  2. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Principal
    Workday remplit l’invite
    Ensemble d’options de vérification budgétaire
     dans l’attribution avec les options de vérification budgétaire pour lesquelles vous avez coché l’
    option Principal
    .
    Vous pouvez cocher
    Principal
    pour une seule option de vérification budgétaire.
    Activer la vérification budgétaire
    Sélectionnez cette option pour activer la vérification budgétaire pour les transactions financières pour lesquelles le processus de gestion inclut
    Exécuter une vérification budgétaire
     comme étape
    d’action
     .
    Inclure les lignes d'écriture réservée
    Sélectionnez cette option pour inclure les écritures au statut
    Réservé
     dans les calculs du solde disponible.
    Exemple : vous avez deux transactions associées à l’attribution qui ont une incidence sur le même budget. Lorsque cette case est cochée, vous soumettez la première transaction associée à l’attribution. Dès que la première transaction réussit la vérification budgétaire, Workday :
    • Fait immédiatement passer à
      Réservé
       le statut des écritures.
    • Prend en compte les écritures réservées lors du calcul du budget disponible pour la deuxième transaction associée à l’attribution.
    Vous pouvez toujours inclure des écritures réservées dans la comptabilité d’engagements même si vous ne sélectionnez pas la case
    à cocher Activer la vérification budgétaire
     .
    Autoriser la réussite de la vérification budgétaire pour des transactions au crédit
    La vérification budgétaire de vos transactions échoue lorsque la transaction augmente votre budget au-delà du budget initial.
    Option de vérification budgétaire
    Sélectionnez le niveau de gravité avec lequel contrôler le budget lors de la vérification budgétaire des transactions associées à l’attribution :
    • Contrôler
       : sélectionnez cette option pour empêcher que la transaction se produise tant qu’une révision de la transaction ou du budget n’a pas permis à la transaction de réussir la vérification budgétaire.
    • Avertir
       : sélectionnez cette option pour poursuivre la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l’exception.
    Lorsque les fonds sont insuffisants pour une transaction associée à une subvention, les deux options alertent l’auteur de la transaction.
    Périodes contrôlées cumulatives
    Sélectionnez cette option pour cumuler le montant de toutes les périodes contrôlées jusqu’à la date de budget ou la date comptable. Le budget non dépensé des périodes précédentes est reporté et peut être utilisé dans la période suivante.
    Annulez votre sélection pour vérifier la transaction par rapport au montant de la période contrôlée correspondant à la date de budget ou à la date comptable de la transaction.
    Exemple : si une transaction créée au milieu de l’exercice est soumise à un budget, Workday vérifie la transaction par rapport au montant du budget cumulatif pour les six premiers mois.
    Types de grands livres pour la vérification budgétaire
    Sélectionnez les types de grands livres à inclure dans la vérification budgétaire.
    Exemple : vous pouvez inclure uniquement vos obligations pour la vérification budgétaire et exclure vos engagements. Avec cette configuration, Workday inclut :
    • Les obligations et les charges réelles en arrière-plan si vous sélectionnez le grand livre des engagements.
    • Charges réelles en arrière-plan lorsque vous sélectionnez le grand livre des obligations.
    Autoriser la dérogation à la vérification budgétaire
    Sélectionnez cette option pour permettre aux responsables de la révision budgétaire d’approuver les exceptions de vérification budgétaire.
    Si un responsable de la révision approuve la dérogation, Workday affiche le statut
    Dérogation accordée
     à côté du statut de la vérification budgétaire dans la transaction pour tous les responsables de la révision suivants. Lorsque le responsable de la révision approuve la dérogation, la transaction passe à l’étape suivante du processus de gestion parent.
Ajoutez les options de vérification budgétaire définies pour une attribution. Vous devez sélectionner une structure de plan et un type d’entrée dans Workday avant d’utiliser l’invite
Ensemble d’options de vérification budgétaire
 . Vous ne pouvez ajouter qu’une seule option de vérification budgétaire définie pour chaque attribution.