設定の考慮事項: オープン登録
このトピックの内容を、オープン登録の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
機能の概要
オープン登録ワークフローでは、従業員がオープン登録期間中に福利厚生内容を選択できるようになります。従業員は、Workday モバイル アプリまたは Workday ブラウザ アプリケーションから福利厚生内容を選択できます。
業務上のメリット
Workday 福利厚生のオープン登録では、年次登録ウィンドウの期間中、従業員が福利厚生プランに効率良く登録できます。
ユース ケース
ユース ケース | ロール |
|---|---|
年次オープン登録を設定する。 | 福利厚生管理者 |
年度途中のオープン登録を設定する (例: 07/01 ～ 6/30)。 | 福利厚生管理者 |
福利厚生グループをレビューし、次年度に向けての更新を行う。 | 福利厚生管理者 |
プロバイダの更新を設定し、旧プロバイダ プランを新規プランにマッピングする。 | 福利厚生管理者 |
プランの料率を作成または更新する。 | 福利厚生管理者 |
新規プランのクロス プラン ルールを作成または更新する。 | 福利厚生管理者 |
医療貯蓄口座とフレキシブル支出口座の登録を設定する。 | 福利厚生管理者 |
新規プランの自動登録を設定する。 | 福利厚生管理者 |
プロバイダとのインテグレーションを作成または管理する。 | 福利厚生管理者 |
考慮すべき質問事項
機能
| 質問
| 考慮事項
|
プラン年の定義 | 新しいプラン年の定義は作成済みか？ | 次のプラン年に向け新たなプランを作成した場合は、それらを新しいプラン年または繰り越すプラン年の定義に含めます。使用先 福利厚生プラン年の定義の作成 タスク。
すでに存在するプラン年の定義の日付を変更すると、社員の現在の福利厚生登録に影響を与える場合があります。 |
次のプラン年で提供の予定がない福利厚生プランはあるか？ | 新しいプラン年の定義には、提供予定のプランのみを含めます。すでに存在するプラン年の定義から、プランを削除しないようにしてください。 "福利厚生プランの編集" タスクの "使用不可" チェックボックスを使用して、提供していないプランが "福利厚生プラン" プロンプトに表示されないようにすることができます。 | |
登録に関する指示 | 登録に関する指示の作成または更新は必要か？ | オープン登録に関する指示は、 "登録に関する指示の管理" タスクで設定できます。表示 福利厚生の登録に関する指示の設定。従業員は、プランを選択するページや、補償料率帯と金額を選択するページで、設定済みの登録に関する指示を確認できます。 |
登録設定 | オープン登録イベント タイプの作成または更新は必要か？ | 新しいプラン年で提供予定の補償タイプをすべて含めるようにします。表示 福利厚生の補償タイプの管理。新しい補償タイプと、前のプラン年から継続で提供する補償タイプを含めます。 |
各福利厚生プランの補償範囲の詳細を提供するか？ | "福利厚生プランの編集" タスクの "拡張プラン詳細" セクションを設定できます。 | |
福利厚生プランのいずれかを新しいプロバイダに移行する予定はあるか？ | 提供予定のない旧プランを新規プランにマッピングします。マッピングを行うことで、補償が自動的に放棄されるのを防ぐことができます。 "福利厚生グループの編集" タスクの "福利厚生プランのマッピング" タブを使用します。 | |
電子署名の更新は必要か？ | 新たな補償タイプごとに一意の電子署名を作成できます。 | |
デフォルトの福利厚生オプションを定義する必要はあるか？ | 一般に、特定タイプの補償を必須とする場合は、社員が有資格となったときに福利厚生オプションが必要になります。 "福利厚生デフォルトの管理" タスクで、デフォルトの福利厚生オプションを設定します。表示 デフォルトの福利厚生補償範囲の設定。デフォルトの福利厚生に関する登録イベント ルールに、補償の優先順位を設定できます。 "登録イベント ルールの編集" タスクの "補償範囲ルール" タブを使用します。表示 登録イベント ルールを作成します。。 | |
プラン間で依存関係を更新する必要はあるか？ | 新規プランを設定した場合は、その新規プランが有効になる有効日を使いクロス プラン ルールを更新します。以下のタスクを使用します。 | |
補償対象は自動取得か、自動取得以外か？ | 補償対象が自動取得されない設定から自動取得される設定に切り替える場合は、プランの選択に先立ち扶養家族を選択するよう、従業員に促す指示を追加することを検討してください。表示 福利厚生の登録に関する指示の設定。
これらの指示を追加することで、扶養家族を選択しなかったために誤って社員のみが補償の対象となるような変更を防ぐことができます。 | |
IRS の医療貯蓄口座とフレキシブル支出口座の最新の上限額はどのようになっているか？ | プランに上限額を追加します。IRS で医療貯蓄口座やフレキシブル支出口座の上限額が変更された場合は、既存のプランを新しい上限額で更新します。表示 医療貯蓄口座プランの作成 および 支出口座プランの作成。
控除額が上限額を超えることがないよう、"給与計算" で控除コードをレビューして、医療貯蓄口座とフレキシブル支出口座の上限額に誤りがないことを確認します。 | |
支給期間スケジュール | フレキシブル支出口座や医療貯蓄口座を提供しているか？ | フレキシブル支出口座と医療貯蓄口座のプランで控除額が正しく計算されるよう、新しい福利厚生年度における支給期間スケジュールの設定を確認します。
支給期間スケジュールを設定するには、給与計算管理者に連絡してください。 |
分析 | 埋め込み分析を追加するか？ | オープン登録プロセスに、ステップ関連のワークレットとしてカスタム レポートを埋め込むと、登録時に、関連するレポート情報を従業員に提供できます。
ワークレットは、 "オープン登録の福利厚生の変更" ビジネス プロセスの関連アクション メニューから追加できます。 |
オープン登録の開始 | 社員にオープン登録ワークフローに参加してもらうには、どうすればよいか？ | "お知らせの設定" タスクでは、ホームページにオープン登録のお知らせを作成できます。表示 ホームおよびダッシュボードのお知らせの追加。従業員は、"My タスク" のタスクまたはお知らせから直接オープン登録フローを入力できます。 |
インテグレーション | 翌年度に向けて、新たなインテグレーションの作成や、既存のインテグレーションの更新を行う必要はあるか？ | 新たなインテグレーションについては、"Cloud Connect for Benefits" カタログで、プロバイダの既存のインテグレーションを確認してください。
慎重に計画し、プロバイダとのインテグレーションを設定、テストする十分な時間を確保してください。 |
推奨事項
考慮事項 | 推奨事項 |
|---|---|
登録に関する指示 | "登録に関する指示の管理" タスクで、オープン登録の指示を作成または更新します。
|
テスト実施 | 非本番環境でオープン登録設定を全面的にテストできるよう、時間を十分確保してください。 変更を本番のテナントに移行させる前に、以下をはじめとする領域すべてを全面的にテストします。
オープン登録開始の数週間前に、テスト済みの設定を非本番テナントから本番テナントへ移行させることを検討します。この期間を設けることで、本番環境の設定に加えた変更を非本番テナントに反映できます。その後、その変更をテストした上で、従業員全員のオープン登録を開始できます。 |
要件
Workday Community: Open Enrollment Checklist をレビューします。このチェックリストでは、新規および更新に該当する変更がすべて行われていることを確認できます。設定開始前の疑問点を解消するのに役立ちます。
オープン登録時に必要なすべての外部 URL を設定するアクセス権があることを確認します。
制限事項
オープン登録の開始後は、福利厚生の設定を変更しないようにしてください。変更を行っても、有効になることはほとんどありませんが、エラーが発生して従業員が登録を行えなくなる場合もあります。オープン登録の開始後に、福利厚生設定の修正が必要な場合は、オープン登録をキャンセルした上で、再度開始する必要がある場合があります。
テナント設定
"テナント設定の編集 - HCM"
タスクでは、以下を行うことができます。- "モバイルの福利厚生を有効にする"チェックボックスをオンにして、Workday 福利厚生モバイル アプリでのオープン登録を有効にします。
- "緊急連絡先、扶養家族、受給者のリンク付けを無効にする"チェックボックスをオンにします。このチェックボックスをオンにすると、個人に複数のロールが割り当てられている場合、リンクされている続柄への変更が受給者や扶養家族より優先されるのを防ぐことができます。
参考: テナント設定の編集 - HCM" を参照してください。
セキュリティ
ドメイン
| 考慮事項
|
"Systems" 業務分野の "Set Up: Tenant Setup - HCM"。
| 管理者が、"テナント設定の編集 - HCM" タスクで、福利厚生の設定オプションを有効または無効にできるようになります (Workday モバイル アプリでの登録有効化イベントを含む)。 |
"Benefits (Systems)" 業務分野の "Set Up: Benefits"。
| 管理者がオープン登録設定タスクにアクセスできるようになります。 |
"Benefits and Personal Data" 業務分野の "Worker Data: Benefit Eligibility"。
| 管理者が "従業員別の福利厚生資格" レポートにアクセスできるようになります。 |
"Benefits and Personal Data" 業務分野の "Worker Data: Benefit"
| 管理者が、従業員プロファイルの "福利厚生" タブへのアクセスを含め、従業員の福利厚生オプションを管理できるようになります。 |
"Core Compensation" 業務分野の "Worker Data: Insurance Calculated Coverage"。
| 管理者に "計算による補償" レポート フィールドへのアクセス権が付与されます。管理者は、個々の従業員が登録したプランで、計算による補償金額を表示できます。 |
"Benefits" 業務分野の "Self Service: Benefits"
| 社員が福利厚生オプションを入力できるようになります。 |
ビジネス プロセス
オープン登録ワークフローの "オープン登録の福利厚生の変更" ビジネス プロセスを設定します。ビジネス プロセス ステップに埋め込み分析のワークレットを追加して、追加情報へのリンクを提供できます。
再設計された "オープン登録" ワークフローを使用する場合は、このビジネス プロセスにワークレットを必ず設定してください(以前は、"ライフ イベントの福利厚生の変更" ビジネス プロセスでのみワークレットの設定が可能でした)。
レポート
オープン登録の準備と管理に役立つ以下のレポートが用意されています。
レポート | 説明 |
|---|---|
オープン登録のステータス レポート - アクティブ/完了
| このレポートを使用して、アクティブまたは完了済みの登録オプション イベントのステータスを表示および管理します。このレポートでは、 "オープン登録のステータス レポート" よりも詳細な情報が提供されますが、実行に時間がかかる場合があります。オープン登録イベント確定後の登録オプションの管理に使用を限定することをお勧めします。
|
処理中の福利厚生の訂正の検証
| このレポートを使用して、開始済みであるものの送信されていない福利厚生の訂正を一覧で確認します。 |
福利厚生グループ別の福利厚生資格
| このレポートを使用して、将来日付の福利厚生グループを確認します。オープン登録イベント日を使用して、各福利厚生グループに対して実行します。レポートを比較して、複数のグループに従業員がいないことを確認できます。 |
福利厚生イベント ステータス レポート
| このレポートを使用して、福利厚生イベントがある従業員と、そのイベントのステータスを確認します。 |
オープンな福利厚生イベントの確定
| このタスクを使用して、失効した登録イベントをすべて整理します。 |
Manage Evidence of Insurability Status
| このタスクを使用して、失効した保険可能体の証明申請をすべて整理します。 |
オープン登録のステータス レポート
| 登録を確定する前にこのレポートを使用して、以下を確認します。
"オープン登録のステータス レポート - アクティブ/完了" レポートよりもパフォーマンスが優れています。 |
福利厚生資格のある退職社員
| このレポートを使用して、退職した社員のうち、福利厚生を受給できる社員を確認します。 |
福利厚生の資格ルールの結果の表示
| このレポートを使用して、トラブルシューティングを行い、該当者が資格ルールを満たしている理由、または満たしていない理由を確認します。 |
複数の福利厚生グループに属する従業員の検証の表示
| このジョブを使用して、複数の福利厚生グループの対象となる従業員を確認し、この問題のトラブルシューティングに役立てます。将来日付の福利厚生グループには使用しないでください。 |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| このレポート データ ソースを使用して、福利厚生登録データを検証するカスタム レポートを作成します。 |
オープン登録の対象ではなくなった従業員
| 福利厚生対象ではないが、現在オープン登録イベントがある従業員が表示されます。 |
インテグレーション
新しい福利厚生プランを設定する前に、そのプランに Workday と福利厚生プロバイダのインテグレーションが必要かどうかを検討します。オープン登録時には、福利厚生プロバイダとのインテグレーションの適切な設定とテストを行うために、慎重を期した計画が不可欠です。概念: オープン登録インテグレーション チェックリストを参照してください。
新たなインテグレーションのテストには、リードタイムを十分確保するようにしてください。
新規の福利厚生プロバイダを利用する場合は、まず福利厚生用クラウド コネクトのカタログを確認してください。新規プロバイダがネットワークに含まれている場合があります。
タイムラインと責務が理解できているかを確認します。タイムラインと責務は、以下の条件により異なる場合があります。
- プロバイダがすでにネットワークにある。
- 福利厚生用クラウド コネクトのカタログにプロバイダが新たに追加された。
新規のプランまたはプロバイダを作成する際に、既存の福利厚生プランまたはプロバイダの名称を変更しないでください。名称を変更すると、現在のインテグレーションと福利厚生登録履歴に影響します。
新しいプラン年に向け、福利厚生プランのコードに変更があるかプロバイダに確認してください。何らかの変更があった場合は、インテグレーション マップの更新が必要です。
同じプロバイダで新たな福利厚生プランを提供する場合は、そのプランを既存のインテグレーションにリンクさせます。同様に、プランを打ち切る場合は、インテグレーションのリンクを削除します。
給与計算残額を含めます。実際の拠出額が選択可能なのは、Workday 給与計算の福利厚生用クラウド コネクト インテグレーションに限られます。サードパーティの給与計算プロバイダを利用している場合、福利厚生インテグレーションでは、福利厚生プランの設定に基づいた見積金額が送信されます。
福利厚生プロバイダのインテグレーション マップを管理し、Workday での値を外部エンドポイントの値にマッピングさせる方法を指定します。
関連性のある機能
福利厚生のオープン登録では、給与計算との連携により、プラン関連の控除が行われます。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。