設定の考慮事項: 合併や買収時の福利厚生
このトピックの内容を、合併や買収に伴う設定と更新を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
合併や買収の際には、Workday 福利厚生を使用して福利厚生プランを更新し、新たな福利厚生または変更中の福利厚生に社員を移行できます。
業務上のメリット
合併や買収後も福利厚生に引き続き Workday を利用する場合は、以下が可能です。
- 既存のテナント設定に新たな福利厚生グループ、プロバイダ、プラン、イベントを追加することで、省力化を図ることができます。
- 既存の従業員データは保持したままで、新規従業員を容易にインポートできます。
ユース ケース
- 新規の福利厚生オプションまたは変更のあった福利厚生オプションに社員を移行。
- 新規の福利厚生プランまたは更新のあった福利厚生プランにおける、給与計算の支給と控除の変更。
- 新規社員の医療費負担適正化法 1094-C および 1095-C データの収集とインポート。
考慮すべき質問事項
質問
| 考慮事項
|
買収された会社は、現在の福利厚生内容を保持するか？ | 保持する場合は、プランやプロバイダを Workday に追加できます。保持しない場合は、新たな福利厚生グループを使用して、既存のプランに追加できます。 |
新規の事業地はあるか？ | 新規の事業地には、新たな福利厚生グループの追加を検討してください (特に国が異なる場合)。 |
新規社員に対して、臨時のオープン登録イベントを実行する必要はあるか？ | 福利厚生オプションをトリガする最も簡単な方法は、採用プロセスを利用することです。
ただし、既存社員のプラン変更が必要な場合は、臨時のオープン登録イベントを実行することもできます。以下の処理が必要です。
|
合併後は、誰が新たな福利厚生プランの対象となるか？ | 資格ルールを更新して、新規社員が新たな福利厚生グループの資格のみ得られるように設定できます。資格ルールは、"複数の福利厚生グループに属する従業員の検証の表示" ジョブを実行して確認できます。
|
新規のプロバイダはあるか？ | 新規社員に固有のプロバイダがある場合は、新たなプロバイダの作成が必要です。また、新たな事業地がある場合、その新たな事業地では既存のプロバイダが利用できない可能性があるため、新規のプロバイダを探す必要が生じる場合があります。 |
新たな福利厚生プランはあるか？ | 新しいプロバイダを作成する場合は、新しいプランを作成する必要があります。
新しいプランに対しては、以下を参考にしてください。
|
新規のベンダーはあるか？ | Workday 福利厚生用クラウド コネクトのカタログで、Workday 提供のベンダー テンプレートを確認できます。 |
推奨事項
- 新規社員にわかりやすい登録履歴を残すには、臨時のオープン登録用に、新たなオープン登録イベント タイプを作成してください。
- 福利厚生グループ、福利厚生プラン、支給グループの料率適用頻度を確認してください。これらの項目が一致する必要があるかどうかを判断します。例: 月単位と四半期単位。
- 特に、パソコンを持っていない社員がいる場合は、Mobile Open Enrollment アプリを有効にすることを検討してください。
要件
Workday Community にある Open Enrollment Checklist をレビューします。このチェックリストでは、新規および更新に該当する変更がすべて行われていることを確認できます。設定開始前の疑問点を解消するのに役立ちます。
臨時オープン登録イベントを実行する場合は、イベントをトリガする新規社員に対して福利厚生グループを作成します。
福利厚生プランまたはプロバイダを新規作成します。既存の福利厚生プランまたはプロバイダの名称は変更しないでください。名称を変更すると、現在のインテグレーションと福利厚生登録履歴に影響します。
イベント タイプを新規作成した場合は、登録イベント ルールにその新しいタイプを追加する必要があります。
以下の手順で、米国の社員用に ACA 1095-C レポートを準備します。
- IRS の監査に備え、過年度のデータを収集、保存します。
- 買収または合併の暦年について、IRS への提出を要するデータがすべて揃っていることを確認します。
- ACA 申請用に含めた月のうち、テナントに含まれていない月があれば、Import 1095-C Data エンタープライズ インターフェイス ビルダー (EIB) を用意します。各税年度における 1094-C 様式の正しい数量を確認するには、法律顧問にご相談ください。
- 社員に新たに追加される米国の州がないか注意します。州レベルで 1095-C の提出義務が課される場合があります。
制限事項
影響はありません。
テナント設定
HCM の "テナント設定" で、"福利厚生"
の下にある "モバイルの福利厚生を有効にする"
チェックボックスをオンにして、Workday 福利厚生モバイル アプリでのオープン登録を有効にします。セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Systems" 業務分野の "Set Up: Tenant Setup - HCM"。
| 管理者が、"テナント設定の編集 - HCM" タスクで福利厚生の設定オプションを有効または無効にできるようにします。 |
"Benefits" 業務分野の "Set Up: Benefits"。
| 福利厚生管理者が、オープン登録設定タスクにアクセスできるようになります。 |
"Benefits and Personal Data" 業務分野の "Worker Data: Benefit Eligibility"。
| 福利厚生管理者が、 "従業員別の福利厚生資格" レポートにアクセスできるようになります。 |
"Benefits and Personal Data" 業務分野の "Worker Data: Benefit"
| 福利厚生管理者が、従業員プロファイルの "福利厚生" タブへのアクセスを含め、従業員の福利厚生オプションを管理できるようになります。 |
"Core Compensation" 業務分野の "Worker Data: Insurance Calculated Coverage"。
| 福利厚生管理者に "計算による補償" レポート フィールドへのアクセス権が付与されます。管理者は、個々の従業員が登録したプランで、計算による補償金額を表示できます。 |
"Benefits" 業務分野の "Self Service: Benefits"
| 社員が福利厚生オプションを入力できるようになります。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス ステップに埋め込み分析のワークレットを追加して、追加情報へのリンクを提供できます。
ビジネス プロセスごとにワークレットを設定してください。
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
オープン登録の福利厚生の変更
| 福利厚生のオープン登録を開始します。 |
福利厚生の変更
| "ライフ イベントの福利厚生の変更" ビジネス プロセスを開始します。
|
ライフ イベントの福利厚生の変更
| 出産、離婚、昇進・昇格などのライフ イベントに合わせて登録を開始します。 |
レポート
レポートまたはダッシュボード | 考慮事項 |
|---|---|
オープン登録のステータス レポート - アクティブ/完了
| このレポートを使用して、アクティブまたは完了済みの登録オプション イベントのステータスを表示および管理します。このレポートでは、 "オープン登録のステータス レポート" よりも詳細な情報が提供されますが、実行に時間がかかる場合があります。オープン登録イベント確定後の登録オプションの管理に使用を限定することをお勧めします。
|
処理中の福利厚生の訂正の検証
| このレポートを使用して、開始済みであるものの送信されていない福利厚生の訂正を一覧で確認します。 |
福利厚生グループ別の福利厚生資格
| このレポートを使用して、将来日付の福利厚生グループを確認します。オープン登録イベント日を使用して、各福利厚生グループのレポートを実行できます。レポートを比較して、複数のグループに従業員がいないことを確認できます。 |
福利厚生イベント ステータス レポート
| このレポートを使用して、福利厚生イベントがある従業員と、そのイベントのステータスを確認します。 |
オープンな福利厚生イベントの確定
| このタスクを使用して、失効した登録イベントをすべて整理します。 |
Manage Evidence of Insurability Status
| このタスクを使用して、失効した保険可能体の証明申請をすべて整理します。 |
オープン登録のステータス レポート
| このレポートを使用して、オープン登録イベントがある従業員を表示および管理します。登録の確定前にこれらのイベントのステータスを表示できます。このレポートは、 "オープン登録のステータス レポート - アクティブ/完了" レポートよりもパフォーマンスが優れています。 |
福利厚生資格のある退職社員
| このレポートを使用して、退職した社員のうち、福利厚生を受給できる社員を確認します。 |
福利厚生の資格ルールの結果の表示
| このレポートを使用して、トラブルシューティングを行い、該当者が資格ルールを満たしている理由、または満たしていない理由を確認します。 |
複数の福利厚生グループに属する従業員の検証の表示
| このジョブを使用して、複数の福利厚生グループの対象となる従業員を確認し、この問題のトラブルシューティングに役立てます。将来日付の福利厚生グループには使用しないでください。 |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| このレポート データ ソースを使用して、福利厚生登録データを検証するカスタム レポートを作成します。 |
オープン登録の対象ではなくなった従業員
| このレポートを使用して、福利厚生対象ではないが、現在オープン登録イベントがある従業員を確認します。 |
インテグレーション
新たなインテグレーションのテストには、リードタイムを十分確保するようにしてください。
Workday 福利厚生コネクタ
- プロバイダ: Workday 福利厚生用クラウド コネクト (CCB) を介したインテグレーション テンプレートが用意されています。プロバイダごとに CCB テンプレートがあります。新規のプロバイダについては、福利厚生用クラウド コネクトのカタログを確認してください。Workday でサポートされていないサードパーティのインテグレーションも、CCB の一部として利用できます。
- 医療費負担適正化法: IRS へのレポートを支援する ACA Connector が用意されています。
同じプロバイダで新たな福利厚生プランを提供する場合は、そのプランを既存のインテグレーションにリンクさせます。同様に、プランを打ち切る場合は、インテグレーションのリンクを削除します。
福利厚生プロバイダのインテグレーション マップを変更して、Workday での値を外部エンドポイントの値にマッピングさせる方法を指定できます。
福利厚生プランや社員の勤務地を新たに導入する場合は、インテグレーション マッピングの更新が必要になります。例: 一部の医療機関では、各州で提出が求められる独自のベンダー コードが必須です。また、これまで社員がいなかった州のコードをマッピングする必要が生じる場合があります。
給与計算残高を含める方法を検討してください。CCB インテグレーションでは、Workday 給与計算からの実際の拠出額にのみアクセスできます。サードパーティの給与計算プロバイダを利用している場合、福利厚生インテグレーションでは、福利厚生プランの設定に基づいた見積金額が送信されます。
関連性のある機能
福利厚生の登録では、給与計算との連携により、プラン関連の控除とクレジットの処理が行われます。
福利厚生プランの資格ルールは、以下のタイプの社員データにより決まります。
- エグゼンプト ステータス
- 常勤換算 (FTE)
- 職務プロファイル
- マネジメント レベル
- 支給レート タイプ
- 予定週労働時間
報酬データは、保険などの福利厚生プランに影響を与える場合があります。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。