Éléments de définition : adhésion ouverte
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'adhésion ouverte. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le workflow Adhésion ouverte permet à vos employés de choisir leurs avantages sociaux pendant la période d'adhésion ouverte. Ils peuvent choisir leurs options sur l'application mobile ou sur l'application en ligne Workday.
Avantages pour l'entreprise
Grâce à l'adhésion ouverte de Workday Benefits, vos employés peuvent facilement adhérer à des régimes d'avantages sociaux lors de la période d'adhésion annuelle.
Cas d'utilisation
Cas d'utilisation | Rôle |
|---|---|
Configuration de l'adhésion ouverte annuelle. | Administrateur des avantages sociaux |
Configuration de l'adhésion ouverte en milieu d'année (exemple : 01/07 - 30/06). | Administrateur des avantages sociaux |
Révision des groupes d'avantages sociaux et mise à jour pour l'année à venir. | Administrateur des avantages sociaux |
Configuration des mises à jour de l'organisme et mappage des anciens régimes d'avantages sociaux aux nouveaux. | Administrateur des avantages sociaux |
Création ou mise à jour des taux des régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Création ou mise à jour de règles multirégimes pour les nouveaux régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Configuration de l'adhésion au compte épargne santé et au compte de frais médicaux. | Administrateur des avantages sociaux |
Configuration de l'adhésion automatique aux nouveaux régimes. | Administrateur des avantages sociaux |
Création ou mise à jour des intégrations avec des organismes. | Administrateur des avantages sociaux |
Questions à se poser
Fonctionnalité
| Question
| Éléments à prendre en compte
|
Définition de l'année de régime | Avez-vous créé une nouvelle définition de l'année de régime ? | Si vous avez créé de nouveaux régimes pour l'année de régime à venir, incluez-les dans la nouvelle année de régime ou dans une définition de l'année de régime mobile. Utilisez l'option Créer des définitions d'année de régime d'avantages sociaux tâche.
La modification des dates d'une définition de l'année de régime existante peut affecter les adhésions aux avantages sociaux actuelles de vos salariés. |
Existe-t-il des régimes d'avantages sociaux que vous ne proposez pas pour l'année de régime à venir ? | Incluez uniquement les régimes que vous proposez pour la nouvelle définition de l'année de régime. Ne retirez pas les régimes d'une définition de l'année de régime existante. Vous pouvez cocher la case Ne pas utiliser dans la tâche Modifier un régime d'avantages sociaux afin de masquer les régimes que vous ne proposez pas dans l'invite Régime d'avantages sociaux . | |
Instructions d'adhésion | Avez-vous besoin de créer ou de mettre à jour vos instructions d'adhésion ? | Vous pouvez configurer vos instructions d'adhésion ouverte à l'aide de la tâche Mettre à jour les instructions d'adhésion . Voir Définir des instructions d'adhésion aux avantages sociaux.Les employés voient les instructions d'adhésion configurées sur les pages sur lesquelles ils choisissent un régime et sélectionnent les paliers et les montants de leur garantie. |
Configuration de l'adhésion | Avez-vous besoin de créer ou de mettre à jour votre type d'événement d'adhésion ouverte ? | Assurez-vous d'inclure tous les types de garantie que vous proposez dans la nouvelle année de régime. Voir Gérer les types de garantie d'avantages sociaux. Incluez tous les nouveaux types de garantie, ainsi que les types de l'année de régime précédente que vous proposez toujours. |
Voulez-vous fournir le détail de la garantie pour chaque régime d'avantages sociaux ? | Vous pouvez configurer la section Détail du régime étendu de la tâche Modifier un régime d'avantages sociaux . | |
Envisagez-vous de faire appel à un nouvel organisme pour vos régimes d'avantages sociaux ? | Mappez les anciens régimes que vous ne proposez plus aux nouveaux régimes. Ce mappage empêche Workday de refuser des garanties. Utilisez l'onglet Mappages des régimes d'avantages sociaux dans la tâche Modifier un groupe d'avantages sociaux . | |
Vos taux ont-ils changé ? | Mettez à jour les nouveaux taux en utilisant une date d'effet pour indiquer la date à laquelle le nouveau taux entre en vigueur. Par exemple, la première date de la nouvelle année de régime.
| |
Avez-vous besoin de masquer la question sur la consommation de tabac pour les personnes à charge par pays ? | Mettez à jour les paramètres de localisation pour le champ Tobacco Use (Dependent) . Voir Mettre à jour les paramètres de localisation. | |
Avez-vous besoin de mettre à jour les signatures électroniques ? | Vous pouvez créer une signature électronique unique pour chaque nouveau type de garantie. | |
Avez-vous besoin de définir des options d'avantages sociaux par défaut ? | De façon générale, vous avez besoin d'options d'avantages sociaux si vous avez besoin d'une garantie pour un type spécifique lorsque les salariés deviennent éligibles. Définissez les options d'avantages sociaux par défaut dans la tâche Mettre à jour les valeurs par défaut des avantages sociaux . Voir Définir la garantie d'avantages sociaux par défaut.Vous pouvez définir la garantie prioritaire dans la règle d'événement d'adhésion pour les avantages sociaux par défaut. Utilisez l'onglet Règles de garantie de la tâche Modifier une règle d'événement d'adhésion . Voir Créer des règles d'événement d'adhésion. | |
Avez-vous besoin de mettre à jour les dépendances entre les régimes ? | Si vous définissez de nouveaux régimes, mettez à jour les règles multirégimes utilisant la date d'effet de l'entrée en vigueur des nouveaux régimes. Utilisez les tâches suivantes : | |
Avez-vous des cibles de la garantie déterminées ou non déterminées ? | Si vous passez d'une cible de la garantie non déterminée à une cible de la garantie déterminée, pensez à ajouter des instructions supplémentaires pour demander aux employés de sélectionner les personnes à charge avant de sélectionner les régimes. Voir Définir des instructions d'adhésion aux avantages sociaux.
Ajouter des instructions vous permet d'éviter que la garantie ne couvre accidentellement que le salarié dans le cas où ce dernier n'a pas sélectionné de personne à charge. | |
Quelles sont les limites du compte épargne santé et du compte de frais médicaux de l'IRS ? | Ajoutez des limites à vos régimes. Si l'IRS a modifié les limites du compte épargne santé et du compte de frais médicaux, mettez à jour votre régime existant avec les nouvelles limites. Voir Créer des régimes de compte épargne santé et Créer des régimes de compte de frais.
Vérifiez les codes de déduction auprès de la Paie pour vous assurer de l'exactitude des limites du compte épargne santé et du compte de frais médicaux, afin que les déductions s'arrêtent à la limite. | |
Calendriers de périodes de paie | Proposez-vous des comptes épargne santé ou de frais flexibles ? | Vérifiez la définition de votre calendrier de périodes de paie pour la nouvelle année d'avantages sociaux afin de vous assurer que les comptes épargne santé ou de frais calculent correctement les déductions.
Pour définir votre calendrier de périodes de paie, contactez votre administrateur de la paie. |
Analyses | Voulez-vous ajouter des analyses imbriquées ? | Vous pouvez imbriquer des rapports personnalisés sous forme de worklets associés aux étapes dans le processus d'adhésion ouverte afin de communiquer des données de rapport pertinentes à vos employés lors de l'adhésion.
Vous pouvez ajouter des worklets à partir du menu des actions associées du processus de gestion Modifier les avantages sociaux pour l'adhésion ouverte . |
Launching Open Enrollment (lancement de l'adhésion ouverte) | Comment souhaitez-vous que vos salariés intègrent le workflow Adhésion ouverte ? | Dans la tâche Configurer les communiqués , vous pouvez créer un communiqué relatif à l'adhésion ouverte sur leur page d'accueil. Voir Ajouter des communiqués sur l'accueil et le tableau de bord.Les employés peuvent intégrer le workflow Adhésion ouverte directement depuis la tâche, dans Mes tâches ou depuis le communiqué. |
Intégrations | Avez-vous besoin de créer de nouvelles intégrations ou de mettre à jour des intégrations existantes pour l'année à venir ? | Pour créer des intégrations, consultez le catalogue Cloud Connect for Benefits pour en savoir plus sur les intégrations existantes de l'organisme.
Planifiez avec soin et accordez-vous du temps pour définir et tester l'intégration avec l'organisme. |
Recommandations
Élément à prendre en compte | Recommandations |
|---|---|
Instructions d'adhésion | Créez ou mettez à jour les instructions d'adhésion ouverte à l'aide de la tâche Mettre à jour les instructions d'adhésion .
|
Test | Accordez-vous suffisamment de temps pour tester la configuration de votre adhésion ouverte dans votre propre environnement. Testez minutieusement tous les domaines avant de transférer les modifications dans un environnement client de production, notamment les éléments suivants :
Pensez à transférer la configuration testée depuis l'environnement de test vers votre environnement client de production quelques semaines avant le lancement de l'adhésion ouverte. Ainsi, vous aurez le temps d'intégrer les modifications effectuées à la configuration de production dans l'environnement client de test. Vous pouvez ensuite tester ces modifications avant de lancer l'adhésion ouverte pour l'ensemble des employés. |
Actions requises
Consultez la page Workday Community: Open Enrollment Checklist. La liste de vérification vous permet de vérifier que vous avez effectué toutes les modifications nouvelles et mises à jour. Cela peut vous aider à répondre à vos questions avant de commencer la configuration.
Vérifiez que vous êtes autorisé à configurer toutes les URL externes dont vous avez besoin durant l'adhésion ouverte.
Limites
Évitez de modifier la configuration des avantages sociaux après le lancement de l'adhésion ouverte. La plupart des modifications ne prendront pas effet, et certaines pourront entraîner des erreurs qui bloqueront l'adhésion des employés. Si vous avez besoin de corriger la configuration des avantages sociaux après le lancement de l'adhésion ouverte, vous devrez peut-être l'annuler puis la relancer.
Définition de l'environnement client
Dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
, vous avez plusieurs possibilités :- Cochez la caseActiver Avantages sociaux sur périphérique mobilepour activer l'adhésion ouverte dans l'application mobile Workday Benefits.
- Cochez la caseDésactiver l'association des contacts en cas d'urgence, des personnes à charge et des bénéficiaires.Si vous cochez cette case, vous évitez que les modifications apportées à un lien associé remplacent les bénéficiaires ou les personnes à charge lorsque la personne a plusieurs rôles.
Sécurité
Domaines
| Éléments à prendre en compte
|
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel System. | Permet à l'administrateur d'activer ou de désactiver les options de configuration des avantages sociaux dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM, notamment les événements d'adhésion dans l'application mobile Workday. |
Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits (Systems). | Permet à l'administrateur d'accéder aux tâches de configuration de l'adhésion ouverte. |
Worker Data: Benefit Eligibility dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l'administrateur d'accéder au rapport Éligibilité aux avantages sociaux par employé . |
Worker Data: Benefits dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l'administrateur de gérer les options d'avantages sociaux des employés, notamment l'accès à l'onglet Avantages sociaux du profil de l'employé. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage dans le domaine fonctionnel Core Compensation. | Permet à l'administrateur d'accéder au champ de rapport Garantie calculée . Les administrateurs peuvent consulter les montants de garantie calculés de chaque employé pour les régimes auxquels ils sont inscrits. |
Self Service: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet aux salariés de choisir leurs options d'avantages sociaux. |
Processus de gestion
Configurez le processus de gestion
Modifier les avantages sociaux pour l'adhésion ouverte
pour le workflow Adhésion ouverte. Vous pouvez ajouter des worklets d'analyse intégrée aux étapes du processus de gestion et fournir des liens vers des informations supplémentaires.
Veillez à définir les worklets au niveau de ce processus de gestion lorsque vous utilisez la nouvelle version du workflow Adhésion ouverte. (Auparavant, vous pouviez uniquement définir les worklets au niveau du processus de gestion Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie.)
Génération de rapports
Workday propose les rapports suivants pour vous aider à préparer et gérer vos adhésions ouvertes :
Rapport | Description |
|---|---|
Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes actives et finalisées
| Utilisez ce rapport pour afficher et gérer le statut des événements liés aux options d'adhésion actifs et terminés. Ce rapport fournit plus d'informations que le Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes , mais son exécution peut prendre beaucoup de temps. Workday recommande de limiter votre utilisation à la gestion des options d'adhésion après la finalisation des événements d'adhésion ouverte. |
Audit des corrections d'avantages sociaux en cours
| Utilisez ce rapport pour afficher la liste des corrections d'avantages sociaux que vous avez commencées, mais pas encore soumises. |
Éligibilité par groupe d'avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les groupes d'avantages sociaux à venir. S'exécute pour chaque groupe d'avantages sociaux en fonction de la date de l'événement d'adhésion ouverte. Comparez les rapports pour s'assurer que les employés ne figurent pas dans plusieurs groupes. |
Rapport sur les statuts des événements liés aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les employés associés à des événements liés aux avantages sociaux et le statut de ces événements. |
Finaliser les événements liés aux avantages sociaux ouverts
| Utilisez cette tâche pour nettoyer tous les événements d'adhésion obsolètes. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Utilisez cette tâche pour nettoyer toutes les demandes de preuve d'assurabilité obsolètes. |
Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes
| Utilisez ce rapport avant de finaliser l'adhésion pour afficher les éléments suivants :
Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes actives et finalisées . |
Salariés dont l'emploi a pris fin éligibles aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les salariés dont l'emploi a pris fin et qui peuvent toujours bénéficier d'avantages sociaux. |
Afficher les résultats des règles d'éligibilité aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour résoudre les problèmes et voir pourquoi une personne satisfait ou non à une règle d'éligibilité. |
Afficher l'audit des employés dans plusieurs groupes d'avantages sociaux
| Utilisez cette tâche pour afficher les employés éligibles à plusieurs groupes d'avantages sociaux afin de pouvoir résoudre ce problème. N'utilisez pas ce rapport pour les groupes d'avantages sociaux à date future. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilisez cette source de données de rapport pour créer un rapport personnalisé qui audite les données d'adhésion aux avantages sociaux. |
Employés qui ne sont plus éligibles à l'adhésion ouverte
| Affichez les employés qui ne sont pas éligibles aux avantages sociaux mais qui sont associés à un événement d'adhésion ouverte. |
Intégrations
Avant de définir un nouveau régime d'avantages sociaux, déterminez si votre régime nécessitera une intégration entre Workday et l'organisme d'avantages sociaux. Pour garantir une bonne configuration et des tests appropriés des intégrations des organismes d'avantages sociaux, une planification minutieuse est essentielle lors de l'adhésion ouverte. Voir Concept : liste de vérification d'intégration Adhésion ouverte.
Accordez-vous un maximum de temps pour tester une nouvelle intégration.
Si vous utilisez un nouvel organisme d'avantages sociaux, consultez d'abord le catalogue Cloud Connect for Benefits. Il se peut que le nouvel organisme fasse déjà partie du réseau.
Familiarisez-vous avec la chronologie et les responsabilités, qui peuvent varier selon que :
- L'organisme fait déjà partie du réseau.
- L'organisme est nouveau dans le catalogue Cloud Connect for Benefits.
Ne modifiez pas le nom d'un régime d'avantages sociaux existant ou d'un organisme existant lorsque vous créez de nouveaux régimes ou organismes. Ces modifications affectent les intégrations actuelles et l'historique des adhésions aux avantages sociaux.
Demandez à vos organismes s'ils ont modifié des codes de régime d'avantages sociaux pour la nouvelle année de régime. Vous devez mettre à jour vos mappages d'intégration en fonction des modifications.
Lorsque vous proposez un nouveau régime d'avantages sociaux pour un même organisme, associez le régime à votre intégration existante. De la même manière, si vous interrompez un régime, retirez le lien d'intégration.
Incluez les soldes de paie. Les montants des cotisations réelles sont uniquement disponibles pour les intégrations Cloud Connect for Benefits de Workday Payroll. Si vous utilisez un fournisseur de la paie tiers, les intégrations des avantages sociaux envoient des montants estimés en fonction de la configuration du régime d'avantages sociaux.
Mettez à jour les mappages d'intégration des organismes d'avantages sociaux pour indiquer comment les valeurs de Workday sont mappées aux valeurs d'un point de terminaison externe.
Relations et interactions
L'adhésion ouverte aux avantages sociaux interagit avec Workday Payroll pour les déductions associées aux régimes.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.