Créer des régimes de compte épargne santé
- Définissez des avantages sociaux.
- Définir les déductions de la paie.
- Sécurité :Set Up: Benefitsdans le domaine fonctionnel Benefits.
Définissez les limites de cotisations et d'autres détails pour les régimes de compte épargne santé.
Un compte épargne santé (HSA) combine un régime d'assurance-maladie bonne et déductible à un compte épargne temps privilégié par la taxe. Le compte épargne santé permet aux salariés de déposer de l'argent pour payer des frais de santé/prévoyance éligibles jusqu'à atteindre la déduction du régime de frais médicaux. Contrairement à un compte de frais flexible, les économies non dépensées d'un compte épargne santé peuvent être reportées d'année en année et gagner des intérêts.
Le gouvernement fédéral américain définit le montant de cotisation maximum des régimes de comptes épargne santé chaque année. Les employés de 55 ans et plus ont un montant de rattrapage supplémentaire. Workday vous recommande de créer un régime pour les employés de moins de 55 ans et un autre pour ceux de 55 ans et plus. Avec cette approche, les salariés de 55 ans et plus peuvent adhérer à un régime de comptes épargne santé avec une limite qui inclut à la fois le compte de rattrapage et les limites de compte épargne santé standard. Cette approche permet d'éviter que les salariés de 55 ans ou plus n'aient à adhérer à deux régimes pour bénéficier de tous les avantages sociaux.
- Accédez à la tâcheCréer un régime d'avantages sociaux.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Ne pas utiliserLorsque cette option est sélectionnée, Workday ajoute le libelléNe pas utiliserau nom du régime d'avantages sociaux et le masque dans les invites de configuration durégime d'avantages sociauxà compter de la date d'effet. Cette case à cocher ne masque pas le nom du régime d'avantages sociaux dans les invites de configuration dans les tâches et processus de gestion suivants :- TâchesCréerouModifier une déduction de la paie externe.
- TâchesCréerouModifier un gain de la paie externe.
- Processus de gestionReview COBRA Eligibility Event.
Type de garantie de compte épargne santéIdentifiez le type de compte épargne santé. Exemple :compte épargne santé.Description du régime externeSélectionnez l'adresse URL.Lorsque des salariés adhèrent à ce régime, un lien apparaît pour ouvrir le site web dans une nouvelle page de navigateur.Groupes d'avantages sociaux participantsAssocier le régime à des groupes d'avantages sociaux spécifiques.Éligibilité des employés au régimeSélectionnez une règle d'éligibilité qui limite la garantie à un sous-ensemble de salariés appartenant auxGroupes d'avantages sociaux participantssélectionnés.DeviseIndique la devise utilisée pour calculer le montant de la cotisation pour le régime d'avantages sociaux. Sélectionnez la même devise que celle utilisée par les groupes d'avantages sociaux pouvant adhérer au régime. Pensez à créer un régime d'avantages sociaux distinct pour chaque devise ou pays.Vous ne pouvez mettre à jour ce champ que si la valeurNombre d'utilisationsest égale à zéro.FréquenceIndique le montant que le salarié peut cotiser à la fréquence indiquée. Exemple : si vous indiquez un montant maximum de 9 300 USD sur une fréquence annuelle, l'employé peut contribuer jusqu'à ce montant pendant la période de 12 mois.Au cours d'un événement d'adhésion unique, les déductions et les gains des comptes de frais et des régimes de comptes épargne santé doivent avoir la même fréquence.Remplacements de la fréquence de planification dans Workday Payroll.Vous ne pouvez mettre à jour ce champ que si lavaleur Nombre d'utilisationsest égale à zéro.Gains et déductionsMappez les montants des cotisations à la paie (généralement via Workday Payroll ou l'interface de la paie) :- Pour Workday Payroll, sélectionnez Gains et déductions.
- Pour Workday Payroll Interface, sélectionnez Gains et déductions.Voir :Lorsque vous utilisez Workday Payroll Interface, mappez les gains et les déductions aux cotisations du compte épargne santé. Contactez votre conseiller en intégration pour davantage d'informations sur ces étapes de configuration.
Ne pas calculer les périodes de paie restantesUtilisé lors de l'adhésion.- Cochez cette case pour que le salarié ou l'administrateur saisisse le nombre de périodes de paie restantes pendant les événements liés aux avantages sociaux de milieu d'année.Si le type d'événement lié aux avantages sociaux est Adhésion ouverte, Workday utilise la fréquence Groupe d'avantages sociaux pour calculer automatiquement les périodes de paie restantes. Pour les autres types d'événement, Workday ne renseigne pas le champPériodes restantes, ce qui oblige le salarié à saisir une valeur.Au cours d'un événement d'adhésion unique, les déductions et les gains des comptes de frais et des régimes de comptes épargne santé doivent avoir la même fréquence.
- Désélectionnez cette case pour que le module de la paie utilise le calendrier de périodes lors du calcul des périodes de paie restantes.
Ne cochez pas cette case une fois l'adhésion ouverte lancée. - Dans la sectionCoûts du régime, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Groupes d'avantages sociaux participantsSi les cotisations varient d'un groupe à l'autre, identifiez chaque groupe séparément et affectez les montants des cotisations aux cibles de la garantie correspondantes.Si tous les groupes d'avantages sociaux ont les mêmes cotisations, répertoriez tous les groupes dans le champGroupes d'avantages sociaux participantset affectez les cibles de la garantie et les montants de cotisation correspondants.Cible de la garantie du compte épargne santéWorkday saisit automatiquementSalariéetFamille.Si vous avez coché la caseInclure d'autres options de cible de garantie du compte épargne santédans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM, Workday affecte automatiquement la cible de la garantieAutre.Cotisation maximumSaisissez le montant de cotisation maximum pour le plan d'épargne.Ce montant inclut les cotisations du salarié et de l'employeur.Les employés peuvent saisir un montant supérieur ou égal à 1 €. Avec cette méthode, Workday autorise les arrondis qui risquent d'empêcher les employés d'atteindre le montant maximum annuel de l'objectif.Pour éviter les dépassements de cotisation, définissez une limite dans la Paie pour arrêter les déductions au niveau de cotisation maximum.Exemple : un employé dont la fréquence de paie est bimensuelle et choisit le montant maximum de 7 000 USD. L'employé cotise 269,23 USD par période de paie (7 000/26 = 269,23067). La cotisation de l'employé n'est que de 6 999,92 USD (269 × 26 = 6 999,98), soit 0,02 USD avant le maximum. Toutefois, si l'employé choisit 7 001 USD, il peut atteindre la limite de 7 000 USD.Cotisation minimumSaisissez le montant minimum de cotisation d'un salarié au plan d'épargne.Ce montant n'inclut pas la part employeur.Part employeurSaisissez le montant de cotisation de l'employeur au plan d'épargne. - Dans la sectionDétail du régime étendu, ajoutez le détail du régime d'avantages sociaux de vos salariés afin que ceux-ci puissent voir ses caractéristiques spécifiques.Vous pouvez également ajouter des instructions et des liens vers les informations relatives au régime d'avantages sociaux. Workday affiche les informations sur le salarié et la part employeur.
- Créez ou modifiez la définition d'année de régime d'avantages sociaux et ajoutez-y ce régime.
- Accédez à la tâcheCreate Cross Plan Enrollment Prérequispour associer le régime de compte épargne santé au prérequis HDHP.Les règles de l'IRS exigent que les salariés adhèrent à un régime de compte épargne santé avant de pouvoir adhérer à un régime de comptes épargne santé.Vous devez associer un régime HDHP comme condition préalable à un régime de comptes épargne santé. Workday a besoin du lien pour déterminer la limite de cotisation au compte épargne santé. Le lien permet également aux salariés d'accéder à la page d'adhésion du compte épargne santé.