Éléments de définition : avantages sociaux pour les fusions et acquisitions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et des mises à jour résultant d'une fusion ou d'une acquisition. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Lorsque vous faites partie d'une fusion ou d'une acquisition, vous pouvez utiliser Workday Benefits pour mettre à jour vos régimes d'avantages sociaux et transférer les salariés vers des avantages sociaux différents ou nouveaux.
Avantages pour l'entreprise
Si vous continuez à utiliser Workday pour les avantages sociaux à la suite d'une fusion ou d'une acquisition, vous pouvez :
- Gagner du temps en ajoutant de nouveaux groupes d'avantages sociaux, organismes, régimes et événements à votre configuration d'environnement client existante.
- Importer facilement de nouveaux employés, tout en conservant les données des employés existants.
Cas d'utilisation
- Transférer les salariés vers des options d'avantages sociaux différentes ou nouvelles.
- Modifier les gains et les déductions de la paie pour les régimes d'avantages sociaux nouveaux ou mis à jour.
- Collecter et importer les données des formulaires 1094-C et 1095-C (Affordable Care Act) pour les nouveaux salariés.
Questions à se poser
Question
| Éléments à prendre en compte
|
L'unité légale acquise conservera-t-elle ses avantages sociaux actuels ? | Si c'est le cas, vous pouvez ajouter des régimes et des organismes dans Workday. Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter les avantages sociaux à des régimes existants avec de nouveaux groupes d'avantages sociaux. |
Avez-vous de nouveaux sites ? | Pensez à ajouter de nouveaux groupes d'avantages sociaux pour les nouveaux sites, en particulier s'ils se trouvent dans un autre pays. |
Avez-vous besoin d'exécuter un événement d'adhésion ouverte hors cycle pour les nouveaux salariés ? | Le moyen le plus simple de déclencher des options d'avantages sociaux est de le faire au cours du processus d'embauche.
Toutefois, si vous devez modifier les régimes de salariés existants, vous pouvez exécuter un événement d'adhésion ouverte hors cycle. Vous devez :
|
Après une fusion, qui est éligible à vos nouveaux régimes d'avantages sociaux ? | Vous pouvez mettre à jour les règles d'éligibilité pour garantir que seuls les nouveaux salariés sont éligibles aux nouveaux groupes d'avantages sociaux. Vous pouvez exécuter la tâche Afficher l'audit des employés dans plusieurs groupes d'avantages sociaux pour vérifier vos règles d'éligibilité. |
Avez-vous de nouveaux organismes ? | Vous devez créer de nouveaux organismes si les nouveaux salariés ont des organismes uniques. Par ailleurs, si vous avez un nouveau site, il se peut que vos organismes existants n'y interviennent pas. Vous devrez donc peut-être en trouver de nouveaux. |
Avez-vous de nouveaux régimes d'avantages sociaux ? | Si vous créez de nouveaux organismes, vous devez créer de nouveaux régimes.
Avec les nouveaux régimes, vous :
|
Avez-vous de nouveaux fournisseurs ? | Vous pouvez consulter le catalogue Workday Cloud Connect for Benefits pour connaître les modèles de fournisseur prédéfinis par Workday. |
Recommandations
- Pour conserver un historique d'adhésion clair pour les nouveaux salariés, créez un nouveau type d'événement d'adhésion ouverte pour une adhésion ouverte hors cycle.
- Vérifiez vos fréquences de taux pour les groupes d'avantages sociaux, les régimes d'avantages sociaux et les lots de paie. Déterminez si elles doivent correspondre. Exemple : mensuellement ou trimestriellement.
- Pensez à activer l'application Mobile Open Enrollment, en particulier si des salariés n'ont pas d'ordinateur personnel.
Actions requises
Consultez la liste de vérification des adhésions ouvertes sur Community. La liste de vérification vous permet de vérifier que vous avez effectué toutes les modifications nouvelles et mises à jour. Cela peut vous aider à répondre à vos questions avant de commencer la configuration.
Si vous exécutez un événement d'adhésion ouverte hors cycle, créez un groupe d'avantages sociaux pour les nouveaux salariés afin de déclencher l'événement.
Créez de nouveaux régimes d'avantages sociaux ou de nouveaux organismes. Ne renommez pas un régime d'avantages sociaux ou un organisme existant. Ces modifications affectent les intégrations actuelles et l'historique des adhésions aux avantages sociaux.
Si vous créez un nouveau type d'événement, vous devez l'ajouter à vos règles d'événement d'adhésion.
Préparez la génération de rapports ACA 1095-C pour les salariés américains :
- Collectez et stockez les données des années précédentes dans le cas d'un audit de l'IRS.
- Assurez-vous de disposer de toutes les données nécessaires à déclarer à l'IRS pour l'année civile d'acquisition ou de fusion.
- Préparez le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) Import 1095-C Data avec tous les mois que vous incluez pour votre déclaration ACA et qui ne sont pas déjà dans l'environnement client. Adressez-vous à votre conseiller juridique pour déterminer le nombre correct de formulaires 1094-C pour chaque exercice fiscal.
- Tenez compte de tous les nouveaux États américains pour votre population de salariés. Il peut y avoir des exigences de déclaration 1095-C propres à chaque État.
Limites
Aucun impact.
Définition de l'environnement client
Dans la tâche de définition de l'environnement client pour HCM, sous Avantages sociaux
, vous pouvez cocher la case Activer Avantages sociaux sur périphérique mobile
pour activer l'adhésion ouverte dans l'application mobile Workday Benefits.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel Systems. | Permet à l'administrateur d'activer ou de désactiver les options de configuration des avantages sociaux dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM. |
Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet à l'administrateur des avantages sociaux d'accéder aux tâches de configuration de l'adhésion ouverte. |
Worker Data: Benefit Eligibility dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l'administrateur des avantages sociaux d'accéder au rapport Éligibilité aux avantages sociaux par employé . |
Worker Data: Benefits dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data. | Permet à l'administrateur des avantages sociaux de gérer les options d'avantages sociaux des employés, notamment l'accès à l'onglet Avantages sociaux dans le profil de l'employé. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage dans le domaine fonctionnel Core Compensation. | Permet à l'administrateur des avantages sociaux d'accéder au champ de rapport Garantie calculée . Les administrateurs peuvent consulter les montants de garantie calculés de chaque employé pour les régimes auxquels ils sont inscrits. |
Self Service: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet aux salariés de choisir leurs options d'avantages sociaux. |
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter des worklets d'analyse intégrée aux étapes du processus de gestion et fournir des liens vers des informations supplémentaires.
Assurez-vous de configurer les worklets dans chaque processus de gestion.
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Modifier les avantages sociaux pour l'adhésion ouverte
| Lance l'adhésion ouverte pour les avantages sociaux. |
Modifier les avantages sociaux
| Lance le processus de gestion Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie . |
Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie
| Lance les adhésions pour les événements de vie, notamment les naissances, les divorces et les promotions. |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes actives et finalisées
| Utilisez ce rapport pour afficher et gérer le statut des événements liés aux options d'adhésion actifs et terminés. Ce rapport fournit plus d'informations que le Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes , mais son exécution peut prendre beaucoup de temps. Workday recommande de limiter votre utilisation à la gestion des options d'adhésion après la finalisation des événements d'adhésion ouverte. |
Audit des corrections d'avantages sociaux en cours
| Utilisez ce rapport pour afficher la liste des corrections d'avantages sociaux que vous avez commencées, mais pas encore soumises. |
Éligibilité par groupe d'avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les groupes d'avantages sociaux à venir. Vous pouvez exécuter ce rapport pour chaque groupe d'avantages sociaux en utilisant la date de l'événement d'adhésion ouverte. Comparez les rapports pour s'assurer que les employés ne figurent pas dans plusieurs groupes. |
Rapport sur les statuts des événements liés aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les employés associés à des événements liés aux avantages sociaux et le statut de ces événements. |
Finaliser les événements liés aux avantages sociaux ouverts
| Utilisez cette tâche pour nettoyer tous les événements d'adhésion obsolètes. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Utilisez cette tâche pour nettoyer toutes les demandes de preuve d'assurabilité obsolètes. |
Rapport sur les statuts des adhésions ouvertes
| Utilisez ce rapport pour afficher et gérer les employés ayant des événements d'adhésion ouverte. Vous pouvez afficher le statut de ces événements avant de finaliser l'adhésion. Ce rapport offre de meilleures performances que le Rapport sur le statut des adhésions ouvertes actives et finalisées . |
Salariés dont l'emploi a pris fin éligibles aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les salariés dont l'emploi a pris fin et qui peuvent toujours bénéficier d'avantages sociaux. |
Afficher les résultats des règles d'éligibilité aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour résoudre les problèmes et voir pourquoi une personne satisfait ou non à une règle d'éligibilité. |
Afficher l'audit des employés dans plusieurs groupes d'avantages sociaux
| Utilisez cette tâche pour afficher les employés éligibles à plusieurs groupes d'avantages sociaux afin de pouvoir résoudre ce problème. N'utilisez pas ce rapport pour les groupes d'avantages sociaux à date future. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilisez cette source des données du rapport pour créer un rapport personnalisé qui audite les données des adhésions aux avantages sociaux. |
Employés qui ne sont plus éligibles à l'adhésion ouverte
| Utilisez ce rapport pour afficher les employés qui ne sont pas éligibles aux avantages sociaux, mais qui sont associés à un événement d'adhésion ouverte. |
Intégrations
Accordez-vous un maximum de temps pour tester une nouvelle intégration.
Connecteurs d'avantages sociaux Workday :
- Organismes: Workday fournit des modèles d'intégration via Workday Cloud Connect for Benefits (CCB). Il existe un modèle CCB pour chaque organisme. Pour les nouveaux organismes, consultez le catalogue Cloud Connect for Benefits. Vous pouvez également utiliser des intégrations tierces que Workday ne prend pas en charge dans le cadre de CCB.
- ACA: Workday fournit les connecteurs ACA pour faciliter les déclarations à l'IRS.
Lorsque vous proposez un nouveau régime d'avantages sociaux pour un même organisme, associez le régime à votre intégration existante. De la même manière, si vous interrompez un régime, retirez le lien d'intégration.
Vous pouvez modifier les cartes d'intégration des organismes d'avantages sociaux pour indiquer comment les valeurs de Workday sont mappées aux valeurs d'un point de terminaison externe.
Si vous introduisez de nouveaux régimes d'avantages sociaux ou de nouveaux sites de salariés, vous devrez probablement mettre à jour votre carte d'intégration. Exemple : certains prestataires de santé exigent un code fournisseur unique que vous devez envoyer pour chaque État. Vous devrez peut-être mapper les codes des États dans lesquels vous n'aviez pas de salariés jusque-là.
Réfléchissez à la façon d'inclure les soldes de paie. Les intégrations CCB peuvent uniquement accéder aux montants des cotisations réelles de Workday Payroll. Si vous utilisez un fournisseur de la paie tiers, les intégrations des avantages sociaux envoient des montants estimés en fonction de la configuration du régime d'avantages sociaux.
Relations et interactions
L'adhésion aux avantages sociaux interagit avec Workday Payroll pour les déductions et les crédits associés aux régimes.
Les types suivants de données de salariés déterminent les règles d'éligibilité aux régimes d'avantages sociaux :
- Statut d'exonération.
- ETP.
- Profils d'emploi.
- Niveaux managériaux.
- Type de taux de rémunération.
- Horaire hebdomadaire prévu.
Les données de rémunération peuvent avoir un impact sur les régimes d'avantages sociaux tels que l'assurance.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.