Éléments à prendre en compte pour la définition : gestion des absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de Workday Absence Management. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday Absence Management vous permet d’effectuer un suivi des absences de votre personnel. Les travailleurs peuvent demander un congé de courte durée ou une absence de longue durée.
Avantages pour l’entreprise
- Fonctionne de manière transparente avec les principaux domaines de produit Workday, y compris Workday Payroll, Workday Time Tracking et Workday Assistant.
- Offre la flexibilité de pouvoir créer plusieurs types de congés et d’absences.
- Permet aux travailleurs de demander facilement des congés et absences en cas de besoin.
- Aide votre organisation à se conformer aux exigences réglementaires en matière de congés et d’absences.
- Permet aux travailleurs de consulter leurs soldes de congés et leurs demandes d’absences dans un seul calendrier des absences ou calendrier des absences de l’équipe.
- Vous aide à vous conformer au Règlement général sur la protection des données en purgeant les données d’absence des travailleurs dont l’emploi a pris fin.
- S’intègre aux applications de calendrier tierces pour vous permettre d’envoyer les événements de congés approuvés de Workday vers vos calendriers d’entreprise.
- Prend en charge la référenciation, vous permettant ainsi de comparer les taux d’absences de vos travailleurs et vos politiques avec ceux des pairs de votre secteur d’activité.
Cas d’utilisation
Les travailleurs peuvent :
- Entrer des demandes de congés.
- Corriger leurs congés.
- Consulter leurs soldes de congés.
- Enregistrer les absences en utilisant des dates de fin estimatives et flexibles.
- Consulter les congés et absences approuvés pour leurs équipes et leurs organisations.
Les gestionnaires peuvent consulter les absences de leurs équipes.
Les gestionnaires et administrateurs des absences peuvent :
- Approuver ou refuser des demandes de congés ou d’absences.
- Entrer des congés ou des absences au nom d’un travailleur.
- Ajuster les congés ou les absences d’un travailleur.
- Traiter le retour d’un travailleur après une absence.
- Effectuer le suivi et la gestion des congés.
- Surveiller le nombre de fois et le nombre de jours consécutifs où des travailleurs sont absents au cours d’une période et les types d’absences qu’ils prennent.
- Aider les travailleurs en absence ou en congé de longue durée en créant des dossiers d’absences permettant de suivre leur progression à mesure qu’ils atteignent les jalons pour réintégrer les effectifs.
Les administrateurs peuvent :
- Définissez les paramètres de vos congés en utilisant :
- Des calculs des heures de congé, une logique de gestion et des règles qui régissent les congés en tant que période temporelle.
- Des cumuls, des règles d’admissibilité, des soldes reportés, des limites supérieure et inférieure et d’autres valeurs de congés.
- Configurez les processus de gestion d'absences de sorte que les documents modifiables soient générés de façon dynamique lorsque les travailleurs accèdent aux tâches qui lancent les processus de gestion configurés, commeDemander des congésouDemander une absence.
Vous pouvez utiliser des champs de rapport ou créer des champs calculés afin de définir des règles propres aux absences.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment votre organisation fait-elle la différence entre les congés de courte et ceux de longue durée? | Pour des raisons de configuration, Workday considère les absences de courte durée comme des congés et les absences de longue durée comme des absences. L’expérience de calendrier des absences simplifie les demandes d’absences en fusionnant les tâches de demandes de congés et d’absences.
Grâce au rapport Calendrier des absences de l’équipe , les gestionnaires et travailleurs peuvent consulter les demandes d’absences de leurs équipes et de l’organisation étendue pour :
|
De quelle manière encouragez-vous vos travailleurs à prendre des congés? | Encourager les travailleurs à prendre des congés :
Vous pouvez également exécuter des rapports avec des analyses d’achèvement afin de déterminer qui a effectué une action en réponse aux notifications reçues au cours d’une période donnée. |
Voulez-vous contrôler l’accès à des types de congés et d’absences bien précis? | Vous pouvez créer des segments de sécurité pour les types de congés et d’absences afin de contrôler quels utilisateurs ont accès à chaque type. |
Comment souhaitez-vous gérer les demandes de congés qui se chevauchent? | Vous pouvez préciser des seuils et effectuer leur suivi pour le nombre total de travailleurs pouvant prendre une absence ainsi que pour le nombre total d’heures disponibles pour les travailleurs. Vous pouvez configurer des seuils pour un jour donné. |
Comment souhaitez-vous effectuer le suivi des congés de vos travailleurs? | Workday vous permet de définir des régimes de congés en faisant un choix entre :
Le calendrier de périodes définit les fréquences de cumul (à l’exception des cumuls avec une fréquence personnalisée) et les périodes de déclaration pour le régime. Vous pouvez définir des règles d’admissibilité et de validation et des taux de rémunération pour différents régimes de congés. |
Comment affecter le solde de congés lorsque des travailleurs sont admissibles à plus d’un régime de congés? | Vous pouvez créer des tables d’absences incluant deux paliers ou plus, chacun avec un ordre de priorité et un régime de congés.
Lorsqu’un travailleur demande des congés, Workday traite les entrées de congés en fonction du palier ayant la priorité la plus élevée. Lorsque le travailleur épuise le solde, Workday applique le temps restant au palier suivant. |
Quelle application de gestion de la paie utilisez-vous? | Si votre organisation utilise Workday Payroll, vous pouvez l’utiliser pour payer les congés et les absences. Absence Management crée automatiquement, pour les congés, des calculs associés de la composante des absences que vous pouvez utiliser comme données entrantes dans les calculs de la paie pour configurer les revenus de congés.
Vous pouvez également configurer l’incidence des absences sur la paie de façon à :
Si votre organisation utilise une application de paie de tierce partie, vous pouvez utiliser les interfaces de la paie pour :
|
En quoi vos politiques d’absences diffèrent-elles d’un pays à l’autre? | Vous pouvez configurer des régimes de congés pour des pays, des régions ou des types de travailleurs précis. Workday fournit également des familles d’absences par pays et leurs types d’absences respectifs.
Avec Workday Payroll pour la France et Workday Payroll pour le Royaume-Uni, vous pouvez vous conformer aux exigences légales locales en matière de congés et d’absences en définissant :
Vous pouvez associer un type d’absence à un type d’indemnité d’absence réglementaire afin que Workday Payroll puisse traiter les paiements en fonction du type d’absence. Vous pouvez configurer les occurrences d’absences afin de générer des rapports sur le nombre d’absences des travailleurs au cours d’une période, ce qui vous aide à vous conformer aux exigences réglementaires locales. Les occurrences d’absences sont fondées sur les types d’absences. |
Comment souhaitez-vous gérer les calendriers des jours fériés des travailleurs? | Vous pouvez définir des calendriers des jours fériés et des horaires de travail de sorte que les employés ne puissent pas demander :
|
Comment votre organisation effectue-t-elle le suivi des heures travaillées? | Vous pouvez utiliser Absence Management avec ou sans Time Tracking. Vous pouvez configurer un congé de sorte que les travailleurs puissent :
|
À quelle fréquence vos politiques de congés changent-elles? | Workday vous permet d’apporter des modifications à la configuration des congés avec date d’effet pour les raisons suivantes :
|
Comment votre organisation gère-t-elle les congés des travailleurs occupant plusieurs emplois? | Workday vous permet de créer des régimes de congés et des absences fondés sur le poste ou sur le travailleur. Vous pouvez également ajouter des congés fondés sur le poste aux régimes de congés fondés sur le travailleur.
Lorsque vous configurez des régimes de congés et des absences de sorte qu’ils soient fondés sur le poste, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre une fois que des données de congés et d’absences existent pour le régime ou le type d’absence. |
Comment effectuez-vous le suivi des travailleurs qui sont en congé ou en absence de longue durée, et comment leur venez-vous en aide? | Workday vous permet de définir des conditions qui déclenchent automatiquement les dossiers d’absences pour les travailleurs. Workday fonde les groupes de dossiers d’absences sur un nombre défini de jours d’absence au cours d’une période définie. |
De quelle manière abordez-vous les notions d’absence, de vacances et de congé? Préférez-vous utiliser une terminologie différente? | Vous pouvez créer des étiquettes personnalisées pour ces termes et d’autres termes liés aux absences, ce qui vous permet d’harmoniser plus facilement la gestion des absences avec la terminologie de votre organisation. Workday affiche les étiquettes personnalisées pour les tâches et les rapports en libre-service des employés et des gestionnaires, mais continue d’afficher les valeurs de base pour les tâches et les rapports liés à l’administrateur ou aux spécialistes. |
Recommandations
En septembre 2025, nous prévoyons de retirer les tâches et les rapports suivants :
- Calendrier des absences
- Entrer une absence pour le travailleur
- Demander une absence
- Calendrier des congés et des absences
- Calendrier des congés
- Validez et testez vos configurations des composantes de congés et d’absences afin de vous assurer que vous répondez aux exigences réglementaires.
- Dans un souci de cohérence, utilisez le rapportBibliothèque internationaleafin de rechercher des règles et configurations pour Absence Management lors de son déploiement dans différents pays. Il existe plusieurs manières de configurer les régimes de congés et les règles d’admissibilité, ce qui peut entraîner des incohérences.
- Utilisez le rapportTenant Analyzerpour obtenir un inventaire rapide de la configuration de la paie, des absences et des rapports et être ainsi en mesure de :
- Vérifier la configuration de votre locataire par rapport aux recommandations de Workday.
- Résoudre les problèmes de performance.
Exigences
- Configurez les politiques de sécurité du processus de gestion et du domaine dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
- Créez des calendriers des jours fériés et des horaires de travail.
Limites
- Si vous utilisez également Time Tracking, le fait qu’un employé soit absent ne l’empêche pas automatiquement d’entrer ses heures travaillées. Vous pouvez créer des validations dans Time Tracking pour empêcher un employé d’entrer des heures lorsqu’il prend certains types d’absences.
- Vous pouvez uniquement purger les données d’absence des travailleurs dont l’emploi a pris fin et uniquement pour les types de données suivants :
- Les événements liés au dossier d’absences d’un travailleur
- Une occurrence d’absence
- Les composantes du solde des absences du travailleur
- Les événements liés aux absences du travailleur
- Les événements liés aux congés du travailleur
- La validation de la purge des données d’absence garantit que vous ne pouvez purger les données d’absence des travailleurs que lorsque plusieurs années se sont écoulées depuis leur date de fin d’emploi. Exemple :
- Aux États-Unis, le délai est de 3 ans.
- En France, il est de 5 ans.
- Au Royaume-Uni, il est de 6.
- Au Canada, il est de 7.
- L’intégration du calendrier d’absences de tierce partie avec Microsoft Outlook ne fonctionne qu’avec Microsoft Exchange Online. Workday ne prend pas en charge les déploiements hybrides de Microsoft Exchange Server hébergé sur site et de Microsoft Exchange Online lors de la définition de l’intégration.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer des paramètres d’absence et de congés à l’échelle du locataire dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
afin de :
- Contrôler l’affichage des seuils d’absence dans les calendriers.
- Contrôler si les travailleurs peuvent modifier le type de congés lorsqu’ils corrigent une demande de congés approuvée.
- Modifier les composantes de définition des absences dont la date d’effet est antérieure à 12 mois, telles que les cumuls, les congés et les régimes de congés.
- Masquer les soldes totaux dans les tâches liées aux absences.
- Permettre un chevauchement pour un poste lorsque son titulaire commence une absence.
Sécurité
Pour consulter les différents domaines de sécurité pour Absence, accédez au rapport
Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
et sélectionnez le domaine fonctionnel Time Off and Leave.Les domaines de sécurité dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave permettent aux utilisateurs d’effectuer les tâches suivantes :
- Définir et administrer les congés et les régimes d’absences.
- Gérer les personnes autorisées à demander des types de congés et d’absences précis grâce à l’admissibilité, aux validations, à la sécurité segmentée et aux seuils d’absence.
- Définir et administrer les droits aux absences à la fois pour les régimes de congés et d’absences, et définir la limite de report et les règles d’expiration pour les régimes de congés.
- Afficher les soldes des absences des travailleurs, y compris les projections et les soldes reportés.
- Afficher les congés et les absences pris par les travailleurs, y compris les occurrences d’absences.
- Définir la visibilité des congés et des absences pour les équipes, les gestionnaires et les administrateurs (y compris les intégrations de calendriers de tierce partie).
Vous pouvez limiter l’accès à certains types de congés et d’absences désignés, y compris les congés faisant partie d’une table d’absences, aux membres des groupes de sécurité fondés sur des segments.
Workday affiche les détails des segments définis pour les types de congés et d’absences de votre locataire ainsi que les congés, types d’absences et groupes de sécurité qui y sont associés dans les rapports suivants :
- Tous les segments de sécurité liés à des congés
- Tous les segments de sécurité liés à des types d’absences
Vous pouvez faire en sorte que les membres d’un groupe de sécurité aient accès à tous les congés et types d’absences, y compris ceux qui sont limités aux groupes de sécurité fondés sur des segments, en définissant la sécurité du groupe directement dans ces domaines du domaine fonctionnel Time Off and Leave :
- DomaineAccess Time Off (Segmented).
- DomaineAccess Leave Type (Segmented).
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Calendrier des absences (existe) | Permet aux gestionnaires et aux travailleurs de soumettre et de corriger des demandes d’absences à partir de l’ancien rapport Calendrier des absences . |
Événement lié à un dossier d’absences
| Permet d’entrer des dossiers d’absence pour les travailleurs en absence ou congé de longue durée. |
Affecter un horaire de travail
| Workday utilise des règles de calendrier pour affecter automatiquement aux travailleurs des calendriers des horaires de travail. Ce processus de gestion vous permet de remplacer les règles de calendrier et d’affecter manuellement des calendriers des horaires de travail à des travailleurs individuels. |
Corriger un congé
| Permet aux administrateurs, aux gestionnaires ou aux travailleurs d’apporter une correction aux congés d’un employé. |
Demander une absence
| Permet d’entrer une demande d’absence pour un travailleur. |
Demander un retour après absence
| Permet d’entrer une demande de retour après absence pour un travailleur. |
Demander des congés
| Permet d’entrer des congés pour un travailleur. |
Production de rapports
Pour afficher les rapports disponibles pour Absence Management, accédez au rapport
Workday Standard Reports
et sélectionnez une de ces catégories de rapports :
- Set Up Time Off and Leave
- Time Off and Leave
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Détails de l’entrée de congés dans un palier d’absences
| Affichez l’utilisation des paliers d’absences par demande de congés des travailleurs. Vous pouvez également utiliser le rapport pour confirmer que la priorité des paliers fonctionne correctement. Le rapport indique les événements réévalués. |
Tous les régimes de congés
| Vérifiez la configuration des régimes de congés à la date d’effet, notamment les éléments suivants :
|
Tous les congés
| Affichez tous les congés et :
|
Tous les cumuls
| Affichez les cumuls et :
|
Toutes les familles d’absences
| Affichez toutes les familles d’absences que vous pouvez utiliser pour regrouper les types d’absences afin que les travailleurs puissent facilement les trouver et les sélectionner lorsqu’ils demandent une absence. |
Évaluer l’admissibilité liée aux absences
| Vérifiez si un employé est admissible à des régimes de congés, à des cumuls ou à des congés à une date donnée. |
Évaluer le calcul des absences
| Vérifiez si vous avez correctement configuré les cumuls et repérez les écarts dans votre configuration. |
Détails des absences d’un travailleur
Détails des absences par organisation | Utilisez ce rapport pour prévoir les tendances et planifier les coûts associés aux absences des travailleurs. |
Congés à venir de mon équipe
| Utilisez ce rapport pour afficher tous les congés à venir des travailleurs au sein des organisations que vous gérez ou soutenez, ce qui vous permet d’affecter des ressources et de planifier les congés à venir. |
Calendrier des absences de l’équipe
| Utilisez ce rapport pour analyser les demandes d’absences afin de mieux gérer les ressources de l’équipe. |
Passif au titre des congés
| Affichez le passif d’une organisation au titre des soldes de congés. Pour les régimes de congés et la date que vous sélectionnez, Workday déclare le solde du régime et le passif total pour chaque travailleur. |
Passif au titre des congés par poste
| Consultez votre passif au titre des soldes des régimes de congés pour les postes des employés dans les organisations de supervision que vous sélectionnez. |
Détails des résultats des congés
| Affichez des renseignements détaillés au sujet des congés des travailleurs pour une période de traitement précise. |
Récapitulatif des résultats des congés
| Affichez des renseignements de haut niveau au sujet des congés des travailleurs pour les périodes de traitement et les organisations sélectionnées. |
Mes résultats du calcul des congés par période
Résultats du calcul des congés par période Résultats du calcul des congés par période pour les travailleurs | Affichez les congés cumulés, payés et non payés pour chaque période de traitement. |
Approbateurs de congés avec événements en attente d’une action
| Utilisez ce rapport pour repérer les approbateurs qui ont des événements de congés non approuvés en attente d’une action de leur part. |
Afficher les détails des occurrences d’absences
| Affichez les occurrences individuelles des travailleurs. |
Afficher le récapitulatif des occurrences d’absences
| Affichez le nombre de fois où les travailleurs sont absents par type d’absence. |
Travailleurs absents
| Utilisez ce rapport pour prévoir les tendances et planifier les coûts associés aux absences des travailleurs. |
Travailleurs rentrant après une absence
| Repérez les travailleurs rentrés après une absence et vérifiez que vous avez correctement configuré leur paie. |
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Adjust Time Off
| Sert à corriger les entrées de congés existantes. |
Enter Time Off
| Sert à ajouter de nouvelles entrées de congés. |
Get Absence Inputs
| Sert à obtenir des informations sur les ajustements et remplacements des cumuls et des congés pour des employés ou des identifiants de lots précis. |
Get Carryover Override
| Sert à obtenir le remplacement de l’expiration du report ou du report maximum autorisé pour les travailleurs dans le cadre de régimes de congés. |
Get Override Balances
| Sert à obtenir les soldes de remplacement des régimes de congés pour les employés. |
Get Time Off Plan Balances
| Sert à obtenir les soldes des régimes de congés par travailleur. |
Import Request Leave of Absence Events
Import Request Return from Leave of Absence Events | Chargez un lot de votre choix entre :
Workday traite le lot en arrière-plan pour ne conserver que les événements valides. Lorsque vous chargez des événements de processus de gestion à l’aide de ces services Web, ils prennent fin automatiquement. Lorsque vous utilisez le Créateur d’interfaces Entreprise (EIB), vous pouvez téléverser les données depuis une feuille de calcul dans Workday. Les feuilles de calcul contiennent des feuilles pour les processus de gestion Demander une absence ou Demander un retour après absence . Entrez :
|
Import Time Off Request Event Batch
| Sert à charger les données de la feuille de calcul dans Workday. Avant de charger les données :
|
Put Absence Input
| Sert à ajouter de nouveaux ajustements et remplacements des cumuls et des congés pour des employés ou des identifiants de lots précis, ou à mettre à jour les ajustements et remplacements existants. |
Put Carryover Override
| Sert à ajouter ou mettre à jour les nouveaux enregistrements concernant le remplacement de l’expiration du report ou du report maximum autorisé pour un travailleur et un régime de congés précis. |
Put Override Balance
| Sert à ajouter ou mettre à jour les enregistrements de solde de remplacement du régime de congés pour un travailleur et un régime de congés précis. |
Request Leave of Absence
| Sert à ajouter de nouvelles demandes d’absences. Ce service Web utilise l’événement de processus de gestion Demander une absence et ses sous-processus. |
Request Return from Leave of Absence
| Sert à ajouter des demandes de retour après absence. Il utilise l’événement de processus de gestion Demander un retour après absence et ses sous-processus. |
Workday fournit également une intégration d’Absence avec Google Calendar et Microsoft Outlook. Vous pouvez créer un système d’intégration à l’aide du modèle
Absence Third-Party Calendar
et le configurer pour envoyer les événements de congés approuvés depuis Workday vers ces calendriers tiers en ligne. Lorsque vous exécutez l’intégration, Workday crée, met à jour et supprime automatiquement les entrées de congés approuvées, les corrections et les annulations dans ces calendriers de tierce partie.Connexions et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Time Tracking | Vous pouvez autoriser les employés à entrer leurs congés via Time Tracking ou Absence Management. |
Workday Assistant | Configurez le robot de clavardage Workday Assistant de manière à permettre aux utilisateurs de :
|
Workday Learning | Workday vérifie si les travailleurs ont des demandes de congés ou d’absences approuvées qui entrent en conflit avec les offres de cours prévues. |
Workday HCM | Absence Management utilise les données des employés telles que le lieu de travail, l’ancienneté, le type d’employé ou le poste pour les règles d’admissibilité.
Vous pouvez configurer le processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi pour transférer automatiquement les soldes des employés lorsqu’ils deviennent admissibles à un régime de congés différent. |
Workday Payroll | Vous pouvez configurer Workday afin de payer automatiquement les soldes d’absences à un employé en cas de fin d’emploi. |
Workday Scheduling | Vous pouvez définir si Workday comptabilise ou non les congés ou les jours fériés dans les heures de travail de la semaine. Vous pouvez ensuite appliquer cette configuration aux validations de planification des horaires afin qu’elles prennent en compte les congés et les jours fériés. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.