Étapes : définir des notifications de congés
Vous pouvez créer et envoyer des notifications automatiques de congés par courriel et sur appareil mobile pour :
- Aux travailleurs auxquels vous souhaitez rappeler de prendre des congés, en fonction de critères précis.
- Les gestionnaires et les administrateurs qui ont des demandes de congés nécessitant leur approbation.
- Copiez et modifiez un rapport standard en fonction de l’objet de gestion Travailleur comme base pour le public des destinataires des notifications. Exemple : créez une copie du rapportApprobateurs de congés avec événements en attente d’une actionet partagez-la avec les administrateurs des absences.Sécurité :
- DomaineIndexed Data Source: Workersdans le domaine fonctionnel Staffing.
- DomaineWorker Data: Time Off (Time Off)dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Notifications.Sécurité :Set Up: Tenant Setup - BP and Notificationsdans le domaine fonctionnel System.
- Sélectionnez l’ongletGestion des absencesdans la sectionParamètres de livraison des notificationspour remplacer les paramètres de livraison du type de notification parent. Workday désactive par défaut les courriels et les notifications poussées pour la règle de routage.
- Activez le son pour les courriels et les notifications poussées.
- Dans l’inviteRègle, sélectionnezRègle de routage de notifications pour la règle de gestion des absences de type Parent de notification.
- À partir du menu des actions connexes de la règle, sélectionnez le lienRègle de routage de notifications pour le type de notification parent de Gestion des absencesdans la fenêtre contextuelle.
- Dans le rapportAfficher une règle de routage de notifications, sélectionnez à partir du menu des actions connexes de la règle.
- Cliquez surAjouterpour ajouter des canaux de notification.
- SélectionnezCourrieldans l’inviteCanaletImmédiatementdans l’inviteFréquence par défautpour activer les notifications par courriel.
- SélectionnezNotifications poussées sur appareil mobiledans l’inviteCanaletImmédiatementdans l’inviteFréquence par défautpour activer les notifications poussées sur appareil mobile.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une période temporelle de distribution.Créez des périodes temporelles personnalisées que vous pouvez sélectionner dans l’inviteContenulorsque vous créez des distributions planifiées pour la gestion des absences ou le suivi des heures. Lorsque vous exécutez leRapport de distributions planifiées, Workday utilise ces périodes pour déterminer si les travailleurs ont effectué à temps une action en réponse à la notification. Exemple : vous pouvez créer une période temporelle personnalisée que Workday utilise pour rechercher des demandes d’événements de congés sur 10 jours.Sécurité : domaineAdminister Scheduled Distributiondans le domaine fonctionnel System.
- Accédez à la tâcheCréer une distribution planifiée.Entrez la distributionDétails de l'élément.
- Sélectionnez la notificationType de contenu.
- Lorsque vous sélectionnezDemander des congés, Workday envoie des notifications aux travailleurs pour leur rappeler de prendre des congés. Les notifications dansMes tâchesdirigent les travailleurs vers la tâcheDemander une absence.Lorsque vous sélectionnezRéviser des congés, Workday envoie des notifications aux gestionnaires et aux administrateurs qui ont des demandes de congés nécessitant leur approbation. Les notifications dansMes tâchespermettent aux gestionnaires ou aux partenaires des absences de réviser les demandes aux fins d’approbation.
- SousContenu, sélectionnez la période que vous souhaitez utiliser pour déterminer l'analyse du statut d'achèvement lorsque vous exécutez latâche Planifier un rapport de distribution.Workday filtre les données en fonction des dates des demandes de congés du travailleur. Vous pouvez :
- Une période temporelle de distribution personnalisée.
- 14 derniers jourspour filtrer les congés en fonction des demandes de congés comprises dans la période de 14 jours précédente.
- 7 derniers jourspour filtrer les congés en fonction des demandes de congés comprises dans la période de 7 jours précédente.
- Ce mois-cipour filtrer à partir du premier jour du mois.
- Entrez les détailsdu public visépar la distribution planifiée.Sélectionnez un public enregistré ou créez un nouveau public. À partir de l’inviteType, sélectionnez :
- Organisation, si vous avez sélectionnéDemander des congés ou Demander une absencepourle type de contenu.
- Rapport personnalisé, si vous avez sélectionnéRéviser des congéspourle type de contenu, et votre rapport personnalisé en fonctiondes approbateurs de congés avec événements en attente d'une action. Dans la sectionCritères du rapport, filtrez les résultats pour le public en spécifiant des valeurs de champs de rapport telles que :
- Type de congé coordonné
- Date de début
- Date de fin
Lorsque vous définissez des publics pour les distributions planifiées, tenez compte du fait que les périodes temporelles de vos critères de rapport ont un sens particulier par rapport à la période temporelle du contenu que vous avez sélectionnée sousContenu. - Entrez des détailsde Définition.
- Entrez les détailsde Messagespour définir le contenu du message de notification de congé pour chaque canal.
- Dans lechamp Fréquence de distribution, sélectionnez unefréquence d'exécutionpour préciser la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer la notification.
- Entrez les détailsde la planificationen nommant la demande et lancez la emploi de planification d'une distribution ().
- Créez un nouveau rapport personnalisé ou accédez à un rapport standard prédéfini par Workday qui vous permet de générer des rapports sur les distributions planifiées. Exemple : vous pouvez modifier le rapport nomméRapport de distributions planifiées.Assurez-vous que votre rapport comporte une rangée qui inclut le champ de rapportStatut d’achèvementdans l’objet de gestionConnect Record.Sécurité :modifiezl’accès au domaineAdminister Scheduled Distributions.
Une fois la distribution planifiée exécutée, exécutez le rapport de distribution planifiée pour vérifier si les travailleurs, les gestionnaires et les administrateurs ont effectué l’action appropriée dans la période précisée. Lorsque le type de contenu de la notification est :
- Demander des congés/demander une absence, le champ de rapportStatut d’achèvementrenvoie la valeur Vrai si le destinataire de la notification a créé une nouvelle entrée de congés au cours de la période.
- Réviser des congés, le champ du rapportStatut d’achèvementrenvoie la valeur Vrai si le destinataire de la notification n’a plus d’événement de congé nécessitant son approbation dans la période.