Étapes : définir des notifications de congés
Vous pouvez créer et envoyer des notifications automatiques de congés par courriel et sur appareil mobile pour :
- Aux travailleurs auxquels vous souhaitez rappeler de prendre des congés, en fonction de critères précis.
- Les gestionnaires et les administrateurs qui ont des demandes de congés nécessitant leur approbation.
- Copiez des rapports.Copiez et modifiez un rapport standard en fonction de l’objet de gestion Travailleur comme base pour le public destinataire des notifications. Exemple : créez une copie du rapportApprobateurs de congés avec événements en attente d’une actionet partagez-le avec les administrateurs des absences.Sécurité :
- DomaineIndexed Data Source: Workersdans le domaine fonctionnel Staffing.
- DomaineWorker Data: Time Off (Time Off)dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Notifications.Sécurité :domaine Set Up: Tenant Setup - BP and Notificationsdans le domaine fonctionnel System.
- Sélectionnez l’ongletGestion des absencesdans la sectionParamètres de livraison des notificationspour remplacer les paramètres de livraison du type de notification parent. Workday désactive par défaut les courriels et les notifications poussées pour la règle de routage.
- Activez le son pour les courriels et les notifications poussées.
- Dans l’inviteRègle, sélectionnezRègle de routage de notifications pour la règle de gestion des absences de type Notification parent.
- Dans le menu des actions connexes de la règle, sélectionnez le lienRègle de routage de notifications pour le type de notification parent de Gestion des absencesdans la fenêtre contextuelle.
- Dans le rapportAfficher une règle de routage de notifications, sélectionnez dans le menu d’actions connexes de la règle.
- Cliquez surAjouterpour ajouter des canaux de notification.
- SélectionnezCourrieldans l’inviteCanaletImmédiatementdans l’inviteFréquence par défautpour activer les notifications par courriel.
- SélectionnezNotifications poussées sur appareil mobiledans l’inviteCanaletImmédiatementdans l’inviteFréquence par défautpour activer les notifications poussées sur appareil mobile.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une période temporelle de distribution.Créez des périodes temporelles personnalisées que vous pouvez sélectionner dans l’inviteContenulorsque vous créez des distributions planifiées pour la gestion des absences ou le suivi des heures. Lorsque vous exécutez leRapport de distributions planifiées, Workday utilise ces périodes pour déterminer si les travailleurs ont effectué à temps une action en réponse à la notification. Exemple : vous pouvez créer une période temporelle personnalisée que Workday utilise pour rechercher à l’avance les événements de demandes de congés sur une période de 10 jours à compter de la date de la notification.Sécurité : domaineAdminister Scheduled Distributiondans le domaine fonctionnel System.
- Accédez à la tâcheCréer une distribution planifiée.Entrez la distributionDétails de l’élément.
- Sélectionnez la notificationType de contenu.
- Lorsque vous sélectionnezDemander des congés, Workday envoie des notifications aux travailleurs pour leur rappeler de prendre des congés. Les notifications comportent un lien ou un bouton vers la Boîte de réception qui dirige les travailleurs vers le processus de gestionDemander des congésouDemander une absence.
- Lorsque vous sélectionnezRéviser des congés, Workday envoie des notifications aux gestionnaires et aux administrateurs qui ont des demandes de congés nécessitant leur approbation. Les notifications comportent un lien ou un bouton vers la Boîte de réception qui dirige le gestionnaire ou le partenaire des absences vers sa boîte de réception pour l’approbation.
- SousContenu, sélectionnez la période que vous souhaitez inclure dans la recherche :
- Une période personnalisée.
- 14 derniers jourspour rechercher sur une période de 14 jours précédant la date d’envoi de la notification.
- 7 derniers jourspour rechercher sur une période de 7 jours précédant la date d’envoi de la notification.
- Ce mois-cipour rechercher à partir du premier jour du mois en cours jusqu’à la date d’envoi de la notification.
- Remplissez les détailsdu public visépar la distribution planifiée.Sélectionnez un public enregistré ou créez un nouveau public. À partir de l’inviteType, sélectionnez :
- Organisation, si vous avez sélectionnéDemander des congés ou Demander une absenceà l’étape 7.
- Rapport personnalisé, si vous avez sélectionnéRéviser des congésà l’étape 7, et votre rapport personnalisé fondé surApprobateurs de congés avec événements en attente d’une action. Dans la sectionCritères du rapport, filtrez les résultats pour le public en spécifiant des valeurs de champs de rapport telles que :
- Type de congé coordonné
- Date de début
- Date de fin
Lorsque vous définissez des publics pour les distributions planifiées, tenez compte du fait que les périodes temporelles dans vos critères de rapport sont pertinentes en fonction de la période temporelle du contenu que vous avez sélectionnée à l’étape 7. - Entrez des détailsde Définition.
- Remplissez les détailsdes Messagesafin de définir le contenu des messages de notifications de congés pour chaque canal.
- DansFréquence de distribution, sélectionnez uneFréquence d’exécutionpour préciser la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer la notification.
- Entrez les détailsde l’horaireen nommant la demande et en lançant la tâche de distribution de l’horaire.
- Créez un nouveau rapport personnalisé ou accédez à un rapport standard prédéfini par Workday qui vous permet de générer des rapports sur les distributions planifiées. Exemple : vous pouvez modifier le rapport nomméRapport de distributions planifiées.Assurez-vous que votre rapport comporte une rangée qui inclut le champ de rapportStatut d’achèvementdans l’objet de gestionConnect Record.Sécurité : accèsen mode Modifierdans le domaineAdminister Scheduled Distributions.
Une fois la distribution planifiée exécutée, exécutez le rapport de distributions planifiées pour vérifier si les travailleurs, les gestionnaires et les administrateurs ont effectué l’action appropriée dans la période précisée. Lorsque le type de contenu de la notification est :
- Demander des congés/Demander une absence, le champ du rapportStatut d’achèvementrenvoie la valeur « true » si le destinataire de la notification a créé une nouvelle entrée de congés au cours de la période.
- Réviser des congés, le champStatut d’achèvementdu rapport renvoie la valeur « true » si le destinataire de la notification n’a plus d’événement de congé nécessitant son approbation dans la période.