Éléments à prendre en compte pour la définition : régimes de congés

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des régimes de congés. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Un régime de congés définit les règles d’entrée et de suivi d’un ou de plusieurs congés associés. Lorsque vous définissez des régimes de congés, les travailleurs et les gestionnaires peuvent entrer des demandes de congés, corriger ces demandes et en suivre le statut à partir des pages et des rapports du libre-service. Les administrateurs peuvent suivre, ajuster et gérer les soldes des cumuls, des congés et des régimes de congés.

Avantages pour l’entreprise

Offrir une certaine souplesse afin que vous puissiez créer divers congés qui correspondent aux exigences propres à votre organisation.

Réduire les risques en définissant des règles de validation par défaut facultatives ou obligatoires pour les congés.

Réduire les coûts d’exploitation en suivant les soldes des congés et les cumuls.

Entrer et consulter facilement les demandes de congés dans Workday Time Tracking.

Assurer l’intégration avec la gestion de la paie pour traiter les paiements des travailleurs.

L’intégrer à Workday Scheduling pour déterminer les jours de travail des travailleurs.

Cas d’utilisation

Les travailleurs peuvent suivre le processus d’approbation d’une demande de vacances d’une semaine.

Les gestionnaires ou les partenaires des absences peuvent approuver les demandes de congés en attente.

Les administrateurs des absences peuvent ajuster les cumuls lorsque l’admissibilité des travailleurs au cumul change ou n’est plus valide en raison d’un changement de statut lié à l’emploi.

Les administrateurs des absences peuvent afficher les modèles de congés des travailleurs à l’aide des rapports sur les absences visant des jours de la semaine sélectionnés.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Voulez-vous coordonner les congés et les absences?	Vous pouvez configurer Workday pour qu’il calcule les soldes combinés de plusieurs types d’absences et de congés. Vous pouvez également générer des rapports sur les soldes combinés. Vous pouvez interrompre le cumul des congés d’un travailleur lorsqu’il est absent. Vous pouvez également calculer le cumul au prorata pour la période d’absence du travailleur. Lorsque vous associez les types d’absences et les congés connexes à un type d’absence source, les conditions suivantes s’appliquent : Les types d’absences et les congés doivent utiliser la même unité de temps. La fonctionnalité pour plusieurs emplois vous permet de relier les types d’absences et les congés, même s’ils ne partagent pas les mêmes paramètres fondés sur le poste. Vous ne pouvez associer un type de congé qu’à un seul type d’absence. Les demandes de congés sont assujetties aux règles d’admissibilité et de validation du type d’absence et du congé.
Voulez-vous créer des régimes de congés fondés sur le poste ou sur le travailleur?	Vous pouvez créer des régimes fondés sur le poste si vous souhaitez définir et appliquer des règles d’admissibilité, des validations de congés et des calculs de cumuls au poste principal du travailleur ou à tous les postes. Pour les régimes fondés sur le poste, Workday applique des soldes et des limites au poste. Vous ne pouvez pas transférer les soldes de congés d’un régime à un autre lorsque vous utilisez des régimes fondés sur le poste. Vous pouvez créer des régimes fondés sur le travailleur si vous souhaitez définir et appliquer des règles d’admissibilité, des validations de congés et des calculs de cumuls au poste principal du travailleur. Vous pouvez créer un régime de congés fondé sur le travailleur, avec un congé qui nécessite un poste. Pour les régimes fondés sur le travailleur, Workday applique des soldes et des limites au travailleur. Les régimes fondés sur le travailleur vous permettent de transférer les soldes de congés d’un régime à un autre.
Comment voulez-vous gérer les soldes de congés et de cumuls?	Vous pouvez créer des régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes pour : Définir les cumuls, y compris les fréquences et les limites. Définir des limites de congés. Ajuster les congés. Ajuster ou remplacer les calculs de cumuls. Calculer et stocker les soldes. Remplacer les soldes du régime de congés. Effectuer séparément le suivi des heures payées et des heures non payées. Transmettre les congés à l’interface de Workday Payroll pour les utiliser dans les calculs. Vous pouvez créer des régimes qui n’effectuent pas le suivi des soldes afin de définir les règles d’admissibilité et de préciser l’unité de temps pour les congés. Vous ne pouvez pas transmettre les congés à l’interface de Workday Payroll pour les utiliser dans les calculs. Vous pouvez créer des régimes avec cumul selon l’utilisation si vous souhaitez que les travailleurs accumulent en fonction des demandes de congés plutôt que par tranches hebdomadaires ou mensuelles. Vous pouvez associer les congés aux revenus de la paie.
Comment prévoyez-vous gérer les changements apportés à votre politique de régime de congés?	Vous pouvez utiliser une date d’effet pour configurer vos régimes de congés, de même que vos congés et cumuls existants et nouveaux pour qu’ils prennent effet à une certaine date. Si les changements correspondent à votre calendrier de périodes, vous pouvez définir la date de début ou la date de fin de la période comme date d’effet.
Comment voulez-vous gérer le solde du régime de congés d’un travailleur lorsque son admissibilité au régime change?	Vous pouvez affecter un régime de congés par défaut pour le transfert de solde et les ajustements de paiements. Vous pouvez uniquement transférer les soldes de congés pour les régimes de congés fondés sur le travailleur (et non sur le poste). Par conséquent, si vous souhaitez transférer les soldes d’un régime à un autre, utilisez des régimes de congés fondés sur le travailleur.
Comment voulez-vous faire correspondre votre politique relative aux régimes de congés et la fréquence de vos périodes de paie?	Vous pouvez faire correspondre les calendriers de périodes de congés à des calendriers de périodes de la paie ayant ces fréquences : Hebdomadaire. Toutes les deux semaines. Bimensuelle. Mensuelle.
Comment voulez-vous traiter les demandes de congés lorsque les travailleurs ont épuisé leur solde de congés?	Vous pouvez créer une table d’absences avec un palier pour chaque régime de congés. La demande passe automatiquement au palier suivant avec le solde disponible lorsqu’elle épuise le solde du palier actuel.
Comment voulez-vous traiter les demandes de congés lorsque des travailleurs doivent travailler?	Si vous utilisez également Workday Scheduling, vous pouvez configurer des régimes de congés de façon à utiliser les quarts de la planification des horaires pour déterminer les jours de travail des travailleurs. Cette expérience intégrée entre Absence et Scheduling : Permet à vos gestionnaires de première ligne de vérifier les quarts de travail des travailleurs en fonction des dates de leurs demandes de congés avant de les approuver. Permet aux travailleurs d’éviter d’utiliser inutilement leur solde de congés pour les jours où ils ne sont pas prévus de travailler. Réduit le nombre de demandes renvoyées ou refusées en fournissant aux travailleurs l’information dès maintenant pour corriger leurs demandes et les faire correspondre aux quarts publiés. Workday vous permet d’aider les travailleurs à demander des congés uniquement les jours ouvrables à partir d’un horaire publié. Lorsqu’ils n’ont pas d’horaire publié ou qu’ils ne font pas partie d’une organisation de planification des horaires, Absence valide leurs demandes à l’aide des paramètres de jours à inclure du régime de congés. Vous pouvez configurer les régimes de congés de sorte que Workday : Limite les demandes de congés aux jours où il est prévu que les travailleurs travaillent. Empêche les demandes de congés planifiés lorsque des travailleurs doivent travailler. Le changement des jours de travail et des entrées de congés peut avoir une incidence sur les occurrences d’absences et le fractionnement par paliers de la table d’absences. Lorsque Workday Scheduling publie des quarts pour les travailleurs, Workday signale automatiquement les occurrences d’absences à des fins de recalcul s’il y a des changements apportés aux jours de travail des travailleurs.

Recommandations

En septembre 2025, nous prévoyons de retirer les tâches et les rapports suivants :

Calendrier des absences

Entrer une absence pour le travailleur

Demander une absence

Calendrier des congés et des absences

Calendrier des congés

Pour vous aider à passer à l’expérience de calendrier des absences sur version bureau et appareil mobile, Workday vous recommande de vous familiariser avec des groupes d’utilisateurs en configurant plutôt les actions de lancement de l’expérience. Voir Étapes : définir l’expérience du calendrier des absences.

Pour éviter toute confusion, masquez les soldes des éléments suivants :

Régimes de congés avec cumul selon l’utilisation, lorsque le solde est égal à zéro.

Régimes de congés sans cumul.

Pour améliorer le rendement du locataire :

Configurez le pays ou la région dans tous vos régimes de congés. Cela simplifie également la logique d’admissibilité.

Pour les congés et les cumuls d’un régime qui partagent les mêmes règles d’admissibilité, limites de cumul et limites pour les congés payés, définissez les règles pour le régime de congés uniquement. Les congés et les cumuls héritent des règles du régime.

Empêchez les travailleurs d’entrer des demandes de congés avant la mise en service de Workday ou avant une date précise. Vous pouvez définir une règle d’admissibilité directement avec les données du congé ou une règle de conditions dans les processus de gestion Demander des congés
et Corriger des congés
.

Planifiez les processus de façon à stocker régulièrement les soldes des congés.

Configurez les calendriers de périodes pour environ deux ans avant et après la mise en service de Workday.

Sélectionnez hebdomadaire
comme fréquence la plus basse pour un calendrier de périodes. N’utilisez pas les calendriers de périodes quotidiens
dans les régimes de congés.

Remplacez les soldes reportés des périodes qui tombent avant la date de mise en service pour éviter la présence de cumuls dans Workday avant cette date.

N’ajoutez pas de calendriers des horaires de travail excédentaires. Cela réduit le temps nécessaire à Workday pour identifier les calendriers des travailleurs en fonction des règles d’admissibilité.

Pour les travailleurs ayant des horaires de travail non conventionnels, créez et affectez manuellement des horaires de travail individuels.

Configurez le calendrier des jours fériés avant le début de l’année en cours.

Ne définissez pas

Cumul - Ajustements/remplacements autorisés

pour les régimes avec cumul selon l’utilisation.

Pour augmenter l’efficacité :

Configurez les priorités de vos congés et des cumuls dans l’ordre dans lequel vous voulez que les travailleurs prennent leurs congés. Cette configuration élimine la nécessité de corriger les demandes si les travailleurs entrent une demande avant de cumuler le montant demandé.

Créez une période de solde en fonction de la date de fin de la période pour que le régime de congés soit disponible dans Absences et Paie.

Si vous prévoyez d’appliquer la logique de restauration aux cumuls, créez une table d’absences avec plusieurs régimes par ordre séquentiel.

Configurez le calcul de la limite inférieure pour permettre aux travailleurs qui cumulent leurs congés à la fin du mois d’utiliser leurs congés avant le cumul. Les travailleurs peuvent demander des congés sans cumuler les unités requises.

Pour réduire le fardeau administratif, Workday recommande aux travailleurs de cumuler suffisamment de congés avant de soumettre leur demande.

Afin d’éviter les problèmes de cumul si vous réembauchez un travailleur, créez un congé de fin d’emploi distinct pour les régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes, pour payer le solde du travailleur lorsque l’emploi prend fin. Pour réduire les erreurs administratives, affectez une règle d’admissibilité au congé de fin d’emploi de façon à ce qu’il soit visible uniquement après la prise d’effet de la fin d’emploi du travailleur.

Exigences

Tous les cumuls, congés et autres valeurs de calcul associés à un régime de congés doivent utiliser la même unité de temps.

Lorsque vous affectez des priorités aux congés et aux cumuls d’un régime de congés, entrez des valeurs uniques.

Précisez une période de solde, un calendrier de périodes, des congés et des cumuls dans un régime de congés qui effectue le suivi des soldes.

Limites

Après avoir enregistré un régime de congés, vous ne pouvez plus modifier les champs suivants :

Calendrier de périodes

Effectuer le suivi du solde

Unité de temps

Configuration du locataire

Vous pouvez rendre persistantes les données d’absence pour les fiches de paie après la finalisation de la paie depuis la tâche

Modifier la configuration du locataire - Paie

. Cette option améliore la performance de la génération des fiches de paie.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Assistant	Les utilisateurs peuvent demander des congés et afficher les soldes dans Workday Assistant.
Self Service: Worklets: Time Off and Leave	Les utilisateurs peuvent demander des congés et afficher les soldes dans les worklets suivants : Congés Congés et absences
Set Up: Time Off	Les utilisateurs peuvent configurer les processus de gestion Demander des congés et Corriger des congés .
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)	Les utilisateurs peuvent : Consulter, modifier et créer des régimes de congés, des congés et des validations de congés. Créer des régimes de congés qui n’effectuent pas le suivi des soldes. Évaluer l’admissibilité liée aux absences. Évaluer le calcul des absences. Consulter, modifier et créer des tables d’absences.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) Worker Data: Time Off (Time Off Balances)	Les utilisateurs peuvent créer des régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes.
Set Up: Time Off (General)	Les utilisateurs peuvent créer des types de congés. Ils peuvent également contrôler l’accès aux types de congés en créant des règles.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Calendrier des absences (existe)	Permet aux travailleurs rattachés aux fins de sécurité d’entrer et de demander des congés et des absences à l’aide de l’ancien calendrier des absences.
Corriger des congés	Permet aux gestionnaires de corriger une demande de congé approuvée au nom d’un travailleur.
Changement lié à l’emploi	Lorsque l’admissibilité d’un travailleur à un régime de congés change, ce processus de gestion vous permet de : Transférer les soldes des régimes de congés précédents aux nouveaux régimes. Mettre à jour les demandes de congés par rapport aux régimes précédents. Ajuster les cumuls.
Demander des congés	Permet aux rôles rattachés à des domaines à des fins de sécurité de faire avancer les demandes de congés en attente lorsque l’approbateur n’est pas disponible. Lorsque les travailleurs utilisent ce processus de gestion, Workday affiche leurs demandes de congés dans le calendrier d’entrée des heures.
Fin d’emploi	Permet aux utilisateurs d’ajuster les soldes de congés des travailleurs dont l’emploi a pris fin.

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Instantanés de configuration des absences	Vous pouvez utiliser ce rapport pour comparer les configurations entre les instantanés pour un objet de configuration tel qu’un cumul, des congés ou un régime de congés.
Ajustements/remplacements de cumuls et de congés par identifiant de lot	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les ajustements de congés et de cumuls pour des événements liés à des congés à l’aide d’identifiants de lots.
Toutes les périodes de solde Afficher la période de solde	Vous pouvez utiliser ces rapports pour afficher les périodes de solde et les données suivantes qui sont définies pour ces périodes : Règles de calcul des dates de début et de fin. Indicateur de date de la période, qui détermine l’année du régime à utiliser pour le traitement des entrées et des cumuls de congés, lorsqu’une période de traitement des absences s’étend sur plusieurs années de régime.
Tous les cumuls Afficher le cumul Afficher un instantané du cumul	Vous pouvez utiliser ces rapports pour afficher les cumuls et pour ce qui suit : Le régime de congés, l’unité de temps et les montants limites associés à ce cumul. Leur admissibilité, leur planification et leurs règles de calcul. Voir s’ils autorisent des ajustements ou des remplacements. Si le cumul est configuré pour l’achat de congés.
Tous les régimes de congés Afficher un régime de congés Afficher l’instantané d’un régime de congés	Vous pouvez utiliser ces rapports pour vérifier la configuration des régimes de congés à la date d’effet, notamment : Leurs périodes de solde, report maximum autorisé, calendriers de périodes et unités de temps. S’il faut traiter les cumuls au début ou à la fin de la période. Les cumuls qui s’ajoutent au solde et les congés qui sont soustraits de celui-ci.
Évaluer le calcul des absences	Vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier la configuration des calculs de cumul.
Évaluer l’admissibilité liée aux absences	Vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier la configuration des calculs et tester si un travailleur est admissible à un régime de congés, à des congés ou à un cumul.
Tenant Analyzer	Vous pouvez utiliser ce rapport pour repérer les régimes de congés, les congés et les cumuls qui ne correspondent pas aux recommandations de Workday.
Passif au titre des congés	Vous pouvez utiliser ce rapport afin de calculer le passif total au titre des congés pour chaque travailleur et chaque régime de congés.
Soldes de remplacement des régimes de congés par identifiant de lot	Vous pouvez utiliser ce rapport pour voir les remplacements des soldes des régimes de congés à l’aide des identifiants de lots.
Mes résultats du calcul des congés par période Résultats du calcul des congés par période Résultats du calcul des congés par période pour les travailleurs	Vous pouvez utiliser ce rapport pour suivre les cumuls et les congés d’un travailleur dans une période de solde.

Intégrations

Le Créateur d’interfaces Entreprise fondé sur le service Web Get Absence Inputs
vous permet d’extraire plusieurs remplacements liés au régime de congés à partir de Workday.

Vous pouvez utiliser l’opération Put Absence Input
pour remplacer des soldes du régime de congés.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Gestion de la paie	Vous pouvez associer les régimes de congés et les codes de revenu de la paie au même calendrier de périodes pour faire correspondre les périodes de solde et les périodes de paie.
Suivi des heures	Vous pouvez partager des calendriers de périodes du régime de congés avec le suivi des heures.
Workday Assistant	Les travailleurs peuvent consulter leur solde existant et demander des congés.
Workday Scheduling	Vous pouvez configurer les régimes de congés de façon à utiliser les quarts de planification des horaires pour déterminer les jours de travail des travailleurs.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Concept : dates d’effet dans la gestion des absences

Concept : entrée de congés dans Workday Absence et Workday Time Tracking

Concept : suivi des heures et gestion des absences

Créer des calendriers de jours fériés

Créer des calendriers des horaires de travail

Ajuster ou remplacer manuellement le cumul d’un travailleur

Planifier manuellement le stockage des soldes de congés

Étapes : permettre aux gestionnaires de créer et d’affecter des horaires de travail personnalisés

Étapes : définir l’intégration des calendriers d’absences de tierce partie

Étapes : configurer People Experience

Étapes : définir la gestion des connaissances

Niveau suivant : aperçu de la gestion des absences, y compris le libre-service des employés et des gestionnaires