Éléments à prendre en compte pour la définition : congés

De quoi s’agit-il?

La fonctionnalité de congés de Workday permet :

Aux travailleurs d’enregistrer le moment où ils prendront des congés.

Administrateurs de gérer les incidences d’un congé sur d’autres domaines de Workday et d’autres applications tierces. Exemple : Workday Payroll.

Avantages pour l’entreprise

Améliorer l’efficacité de votre organisation, puisque les gestionnaires sont en mesure de prédire les tendances et de planifier les ressources en conséquence.

Assurer l’intégration avec une solution de gestion de la paie pour vous permettre de traiter le paiement des travailleurs en congé.

Offrir une certaine souplesse afin que vous puissiez créer des congés qui correspondent aux exigences propres à votre organisation. Cette fonctionnalité améliore l’expérience de l’utilisateur, car il peut trouver rapidement le bon congé pour sa demande.

Workday fournit des rapports qui vous permettent d’effectuer le suivi des coûts. Vous pouvez facilement faire afficher le coût de l’absentéisme pour votre organisation et calculer votre passif au titre des congés.

Cas d’utilisation

Permettez aux travailleurs d’afficher et de demander certains types de congés, mais pas les autres.

Permettre aux travailleurs de demander des congés au nom d’une autre personne. Les gestionnaires peuvent également corriger les demandes de congés.

Importer de gros volumes d’événements liés aux congés dans Workday.

Permettre aux travailleurs d’entrer des demandes de congés par le biais de différentes actions dans les calendriers de Gestion des absences, de Suivi des heures ou des deux.

Questions à se poser

Pour décider si vous devez créer une absence ou un congé, tenez compte des éléments suivants :

Question	Consideration
Quand prévoyez-vous le retour au travail de vos travailleurs?	Vous pouvez créer : Un congé pour les absences de courte durée avec une date de retour au travail connue. Workday crée une demande de congés pour chaque jour où le travailleur compte s’absenter. Exemple : utilisez une absence annuelle pour des vacances avec une date de retour planifiée. Une absence pour des périodes plus longues ou pour une absence du travail avec une date de fin estimative. Exemple : utiliser le congé parental pour les nouveaux parents.
Comment voulez-vous que le statut d’un travailleur s’affiche?	Vous pouvez créer : Un congé si vous souhaitez que le statut d’un travailleur reste inchangé. Une absence si vous souhaitez que le statut affiché du travailleur soit Absent . Vous pouvez configurer le système de manière à ce que ce statut soit indiqué pour chaque type d’absence. Exemple : vous pouvez configurer Workday pour masquer les travailleurs absents de la recherche.
Comment voulez-vous limiter le solde des absences d’un travailleur?	Vous pouvez créer : Un congé si vous souhaitez que le solde des travailleurs soit cumulé au fil du temps. Exemple : un congé de maladie payé peut se cumuler sur une période pour permettre aux travailleurs de prendre jusqu’à 10 jours par an. Une absence si aucun cumul n’est nécessaire. Les types d’absences ont un droit aux congés que chaque travailleur admissible peut utiliser. Exemple : vous accordez un congé parental en fonction de l’admissibilité du travailleur et des exigences de votre société.
Comment voulez-vous que vos travailleurs reprennent le travail?	Vous pouvez créer : Un congé si vous souhaitez qu’un travailleur reprenne le travail sans que son gestionnaire l’approuve. Une absence si les gestionnaires doivent s’assurer que l’absence prend fin avant que les travailleurs puissent reprendre le travail. Le statut d’un travailleur est Absent jusqu’à ce que son gestionnaire traite son retour au travail.
Quelles périodes utilisez-vous pour effectuer le suivi des absences?	Vous pouvez créer : Un congé si vous souhaitez que le solde des travailleurs soit cumulé pendant une période donnée. Le calendrier de périodes utilisé pour les congés s’aligne sur le calendrier que vous utilisez pour la paie. Une absence si la période de solde est reculée ou avancée à partir de la date d’effet de l’absence ou de la première date d’absence.

Lors de la définition des congés, tenez compte des éléments suivants :

Question	Consideration
Comment voulez-vous que vos travailleurs voient leurs congés disponibles?	Vous pouvez configurer Workday pour afficher les congés et les soldes de congés disponibles dans le calendrier ou lors de l’entrée d’une demande. Le solde s’affiche à la date de la demande, afin que les travailleurs puissent consulter leur cumul à cette date. Les travailleurs peuvent également modifier la date pour l’inclure dans les cumuls futurs et les demandes de congés. Exemple : les travailleurs peuvent consulter leur solde à la fin de l’année civile. Ils peuvent également consulter leurs soldes à compter d’aujourd’hui lorsqu’ils accèdent pour la première fois aux worklets ou aux calendriers des absences.
De quelle façon voulez-vous que les travailleurs entrent leurs demandes de congés?	Pour choisir la façon dont vous voulez que les travailleurs entrent un congé particulier, tenez compte de la personne qui devra approuver et précisez si les travailleurs devront soumettre la demande à l’avance. Vous pouvez préciser si les travailleurs peuvent entrer des demandes de congés au moyen de ce qui suit : Suivi des heures : si vous voulez que les gestionnaires approuvent les congés et les heures travaillées dans le même événement, utilisez Time Tracking. Absences : les travailleurs peuvent entrer des heures de maladie et des vacances planifiées au moyen des absences. Les deux : vous pouvez également activer les demandes de congés au moyen des absences et du suivi des heures. Vous pouvez configurer Workday Assistant pour permettre aux travailleurs d’entrer des demandes de congés ou de consulter leur solde existant à l’aide de Workday Assistant.
Comment voulez-vous payer les travailleurs en congé?	Vous pouvez configurer la paie pour créer des revenus en fonction des congés payés, non payés ou totaux.
Qui doit pouvoir entrer des congés?	Vous pouvez configurer des groupes de sécurité pour permettre à des groupes de travailleurs d’entrer des demandes de congés au nom d’autres travailleurs. Vous pouvez également autoriser des travailleurs individuels. Exemple : vous pouvez permettre à un assistant d’entrer des demandes de congés pour un PDG ou aux gestionnaires d’entrer des demandes de congés pour des sous-traitants. Vous pouvez également afficher les congés disponibles uniquement pour vos gestionnaires. Vous pouvez créer des segments de congés et les utiliser dans des groupes de sécurité fondés sur des segments pour donner accès à des congés particuliers pour différents groupes d’utilisateurs.
Comment voulez-vous gérer les congés inutilisés des travailleurs dont l’emploi a pris fin?	Vous pouvez configurer le processus de gestion Fin d’emploi pour annuler ou payer les congés non utilisés.
Quand voulez-vous traiter le paiement des travailleurs en congé?	Vous pouvez payer les travailleurs pour les congés approuvés : Jusqu’au début de la période actuelle. Jusqu’à la période actuelle, inclusivement.
Quelles informations voulez-vous que les travailleurs entrent lorsqu’ils le demandent un congé?	Vous pouvez obliger les travailleurs à sélectionner des motifs supplémentaires lorsqu’ils le demandent. Vous pouvez ensuite utiliser des rapports pour afficher la fréquence à laquelle les travailleurs sélectionnent ce motif. Vous pouvez également exiger des travailleurs qu’ils entrent des heures de début et de fin pour leur demande de congé.
Comment voulez-vous mettre à jour les demandes de congés?	Vous pouvez configurer les options suivantes pour mettre à jour une demande de congé avant que le gestionnaire ne l’approuve : Renvoyer la demande à l’initiateur avec un commentaire demandant au travailleur de procéder à la révision. Refuser la demande et ajouter un commentaire demandant au travailleur d’entrer une nouvelle demande avec les informations correctes. Approuver, puis corriger la demande. Annuler la demande et entrer une nouvelle demande au nom du travailleur. Réviser les soldes de congés projetés du travailleur et consulter les demandes en attente d’approbation. Afficher les ajustements effectués. Vous pouvez également configurer l’application mobile Workday pour permettre aux travailleurs de corriger les demandes de congés avec ou sans heures de début et de fin.
Comment voulez-vous empêcher vos travailleurs d’entrer une demande de congé non valide?	Vous pouvez : Définir des règles de validation pour empêcher les travailleurs d’entrer des demandes non valides. Vous pouvez également configurer un message de validation qui s’affiche pour les travailleurs lorsqu’ils tentent d’entrer la demande. Exemple : vous pouvez créer une règle qui empêche plusieurs entrées pour le même congé le même jour. Configurer les jours pour lesquels les travailleurs peuvent demander un congé. Exemple : vous pouvez permettre aux travailleurs d’entrer des congés pour les jours de travail prévus. Afficher les congés uniquement dans l’interface en libre-service du gestionnaire.
Quand voulez-vous que les travailleurs cumulent des congés?	Vous pouvez définir vos cumuls : Période par période. Exemple : les travailleurs cumulent 2 jours par mois. Chargés en début de période. Les travailleurs cumulent la totalité de leur solde au début de la période de solde. Fréquence personnalisée. Affecter des cumuls lorsqu’un travailleur termine sa période d’essai ou pour une date anniversaire précise.
Comment voulez-vous que les travailleurs reportent leur solde de congés?	Vous pouvez définir des règles de report pour permettre à vos travailleurs de reporter le solde de congés d’une période de solde à la suivante. Les règles de report vous permettent également de configurer : Combien d’unités reporter. Le moment où le report expire.
Pour quels jours voulez-vous que vos travailleurs entrent des demandes de congés?	Vous définissez des jours précis pendant lesquels vos travailleurs peuvent demander des congés. Vous pouvez également préciser si un congé est disponible un jour férié. Exemple : un de vos bureaux internationaux n’applique pas une semaine de travail standard du lundi au vendredi. Vous pouvez définir du dimanche au jeudi comme semaine de travail. Les travailleurs de cet emplacement peuvent demander un congé le samedi.

Recommandations

En septembre 2025, nous prévoyons retirer les rapports et les tâches existants suivants :

Calendrier des absences

Entrer une absence pour un travailleur

Demander une absence

Calendrier des congés et des absences

Calendrier des congés

Pour faciliter votre transition vers l’expérience du calendrier des absences sur ordinateur et appareil mobile, Workday vous recommande de vous familiariser avec des groupes d’utilisateurs en configurant plutôt les actions de lancement de l’expérience. Voir : Étapes : définir l’expérience du calendrier des absences.

Nous vous recommandons de faire ce qui suit lorsque vous choisissez d’utiliser la sécurité segmentée pour les congés :

Vous rattachez tous les congés des paliers de la table d’absences ou aucun des congés des paliers à chaque segment de congés. Si vous établissez certains congés par paliers, mais pas tous, dans un segment, les utilisateurs ont accès à tous les congés par paliers de cette table d’absences.

Après avoir créé de nouveaux congés, vous devez les ajouter au segment de sécurité des congés approprié pour permettre aux utilisateurs d’y accéder dans le cadre d’une demande de congés ou d’une correction. Nous vous recommandons d’effectuer cette étape après avoir ajouté les nouveaux congés à un régime de congés.

Pour améliorer le rendement lorsque les travailleurs entrent des demandes de congés ou lorsque vous exécutez des rapports :

Stockez régulièrement les soldes de congés calculés.

Masquez les soldes sur vos calendriers et worklets dans votre locataire.

Indiquez le pays ou la région dans tous vos régimes de congés.

Configurez vos calendriers de périodes deux ans dans le futur et n’utilisez pas de calendriers de périodes quotidiennes.

Lorsque vous définissez des règles de validation pour empêcher les utilisateurs d’entrer des demandes non valides :

Pour garantir la précision des calculs, utilisez les mêmes unités de temps dans les règles de validation et les régimes de congés.

Évitez les règles en conflit.

Appliquez les règles associées aux demandes maximales et multiples de manière cohérente.

Empêchez plusieurs entrées pour le même congé le même jour.

Évitez les calculs trop complexes.

Limitez les calculs qui font référence aux champs calculés.

Pour les fins d’emploi :

Créez un congé distinct pour payer ou annuler le solde de congés d’un travailleur.

Créez une règle d’admissibilité afin que les travailleurs soient admissibles au congé de fin d’emploi dans la période correspondante.

Pour augmenter l’efficacité, configurez les priorités de vos congés et cumuls dans l’ordre dans lequel vous voulez que les travailleurs prennent leurs congés. Cette configuration élimine la nécessité de corriger les demandes si les travailleurs entrent une demande avant de cumuler le montant demandé.

Assurez-vous que les processus de gestion Demander des congés
et Corriger des congés
ont la même configuration.

Conditions préalables

Si vous utilisez le même type de congé avec plus d’un congé :

Sélectionnez uniquement les congés associés à des régimes de congés qui utilisent la même unité de temps (heures ou jours).

Assurez-vous que les travailleurs ne sont admissibles qu’à un seul congé à la fois. Sinon, ils peuvent demander plus d’un congé avec le même nom et réduire potentiellement le solde du régime de congés deux fois.

Si vous appliquez des règles associées aux demandes maximales ou multiples à un jeu de validation, chaque congé doit avoir les mêmes limites et inclure les mêmes congés. Sinon, la même combinaison de demandes de congés qui est valide dans une situation pourrait ne pas l’être dans une autre.

Limites

La séquence dans laquelle les congés sont traités, combinée à une limite de congés inférieure, peut avoir une incidence sur le nombre d’unités traitées comme des congés payés ou non payés d’un travailleur. Exemple : Jane accumule 14 heures au total par mois (10 heures de vacances + 4 heures de maladie). Elle a précédemment demandé 8 heures de congés, ce qui lui laisse 6 heures disponibles. Elle entre une demande de congés de maladie de 8 heures, que Workday rejette.

Vous pouvez uniquement utiliser les régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes avec Workday Payroll.

Workday ne prend pas en charge les heures de début et de fin lors de l’entrée des congés à l’aide des tables d’absences.

Configuration du locataire

Sélectionnez l’option

Modifier le type de congé

pour permettre aux travailleurs de modifier le type de congé lorsqu’ils corrigent une demande de congé approuvée.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process : Enter or Correct Time	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent entrer ou corriger les congés de n’importe quel travailleur.
Self-Service: Time Off	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent accéder au worklet Congés et absences pour entrer des demandes de congés.
Set Up: Time Off (General)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent créer des types de congés. Ils peuvent également contrôler l’accès aux types de congés en créant des règles.
Set Up: Time Off (Calculations - Specific Absence)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent : Créer une définition de congé pour chaque congé que les travailleurs peuvent demander. Préciser le type de congé, activer les ajustements et configurer les règles de validation. Définir des exigences si un congé comporte des exigences d’admissibilité ou des limites qui diffèrent du régime de congés. Définir des règles pour avertir les utilisateurs des demandes de congés non valides ou empêcher les travailleurs d’en entrer. Affiche les détails sur l’admissibilité aux absences des travailleurs actifs au sein des organisations sélectionnées.
Accès aux congés (segmenté)	Les utilisateurs membres de groupes de sécurité fondés sur des segments ayant accès à ce domaine peuvent demander ou corriger des congés pour les types de congés dans le segment de congés établi de leur groupe de sécurité. Si les utilisateurs ont accès aux congés pour leurs propres besoins en libre-service, et que ces mêmes utilisateurs ont un rôle de soutien pour leur organisation, ils peuvent voir tous les congés des deux segments de congés. Exemple : les partenaires d’absence soutiennent les organisations auxquelles ils appartiennent.
Worker Data: Time Off (ajustements et remplacements)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent ajuster les congés d’un travailleur.
Worker Data: Time Off (Time Off Manager View)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent consulter toutes les demandes de congés dans leur calendrier des absences.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Calendrier des absences (historique)	Vous pouvez ajouter une action de lancement à ce processus de gestion pour permettre aux travailleurs pour lesquels la sécurité a été définie d’utiliser leur calendrier des absences pour entrer des demandes de congés pour un autre travailleur.
Corriger des congés	Vous pouvez ajouter des étapes à ce processus de gestion pour permettre aux utilisateurs de corriger les congés approuvés d’un travailleur et de générer dynamiquement des documents modifiables pendant le processus de correction. Vous pouvez également définir une règle de conditions pour empêcher les travailleurs d’entrer des demandes de congés dans les régimes de cumul au fur et à mesure avant une date d’effet.
Changer d’emploi	Ajouter l’étape d’action Update Time Off Requests de ce processus de gestion après l’étape de finalisation. Cela transfère les événements liés aux congés lorsqu’un travailleur change de rôle.
Demander des congés	Vous pouvez également ajouter des étapes à ce processus de gestion pour : Configurer qui approuve les demandes de congés. Permettre aux utilisateurs de charger en bloc des événements liés à des congés. Générer de manière dynamique des documents modifiables lorsqu’un travailleur demande un congé.
Fin d’emploi	Ajoutez un traitement d’absences automatisé après l’étape d’achèvement pour pouvoir mettre fin à l’emploi des travailleurs pendant leur absence.

Production de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Consideration
Calendrier des absences (historique)	Les gestionnaires peuvent utiliser ce rapport pour consulter les demandes soumises et approuvées pour leurs subordonnés directs une semaine à la fois. Si un travailleur a plusieurs postes, le gestionnaire voit les demandes pour tous les postes. Vous pouvez : Ajoutez un lien vers le calendrier à partir du worklet Congés de l’équipe en utilisant la tâche Configurer un worklet . Contrôler si le calendrier affiche les congés, les absences ou les deux.
Tous les blocs d’heures et entrées de congés Tous les congés des travailleurs Congés approuvés Congés à venir de mon équipe Congés - Tous les statuts des employés actifs et des employés dont l’emploi a pris fin (indexé)	Utilisez ces rapports, sources de données de rapport et tableaux de bord pour afficher tous les congés de travailleurs des organisations que vous gérez ou prenez en charge. Ces renseignements vous permettent d’affecter des ressources et de planifier des congés futurs.
Tous les congés	Utilisez ce rapport pour afficher tous les congés et : Le régime de congés, le type de congés et l’unité de temps associés au congé. Leurs règles d’admissibilité et de planification. Voir s’ils autorisent des ajustements ou des remplacements, des limites de congés négatives et des validations d’entrée de données pour les demandes de congés. Voir s’ils sont configurés pour dépasser minuit.
Tous les segments de sécurité liés à des congés	Utilisez ce rapport pour afficher les segments de sécurité liés à des congés dans votre locataire ainsi que les congés et les groupes de sécurité associés.
Corriger mes congés (existant) Corriger des congés (existant) Entrer des congés (existant) Demander des congés (existant)	Ces rapports existants sont disponibles à partir du worklet Congés ou des actions connexes (du travailleur). Cependant, avec l’expérience du calendrier des absences, Workday vous permet de demander et de gérer facilement des congés à l’aide de : Au rapport Gérer une absence . La tâche Demander une absence .
Gérer une absence	Utilisez ce rapport pour gérer vos propres congés ou afficher le calendrier des absences d’un autre travailleur, réviser et modifier son absence, ou demander une absence en son nom.
Gestion des opérations en masse - Corriger des congés Gestion des opérations en masse - Demander des congés	Utilisez ces rapports pour permettre aux membres de groupes de sécurité fondés sur des segments d’effectuer des opérations en masse sur les processus de gestion liés aux congés.
Approbateurs de congés avec événements en attente d'une action	Utilisez ce rapport pour repérer les approbateurs qui ont des événements de congés non approuvés en attente d’une action de leur part.
Congés dans l'interface de la paie	Utilisez ce rapport pour consulter les demandes de congés approuvées pour une ou plusieurs organisations au cours d’une période donnée afin de déterminer les congés que vous n’avez pas encore payés.
Passif au titre des congés	Utilisez ce rapport pour afficher le passif d’une organisation au titre des soldes de congés. Pour les régimes de congés et la date que vous sélectionnez, Workday déclare le solde du régime et le passif total pour chaque travailleur. Pour les travailleurs payés dans une devise différente, Workday affiche le passif dans la devise payée.
Passif au titre des congés par poste	Utilisez ce rapport pour consulter votre passif au titre des soldes des régimes de congés pour les postes des employés dans les organisations de supervision que vous sélectionnez.
Mes résultats de congés par période Résultats du calcul des congés par période Résultats du calcul des congés par période pour les travailleurs Récapitulatif des résultats des congés	Utilisez ces rapports pour afficher les cumuls et les congés payés et non payés pour chaque période. Vous pouvez également afficher les congés à payer lorsque l’emploi d’un travailleur prend fin.
Types de congés	Utilisez ce rapport pour afficher tous les types de congés que les utilisateurs peuvent sélectionner dans les invites lorsqu’ils entrent ou révisent des demandes de congés. Vous pouvez associer un type de congé à plusieurs congés.
Afficher des congés Afficher le solde de congés Afficher les résultats du calcul des congés par période	Vous pouvez accéder à ces rapports à partir du menu des actions connexes d’un travailleur pour consulter les détails de ses congés.
Afficher un texte personnalisé de validation des données de congés	Utilisez ce rapport pour afficher des messages texte personnalisés précis pour les validations de congés dans votre locataire et leur utilisation.
Afficher l'admissibilité aux congés d'un travailleur par organisation	Utilisez ce rapport pour afficher les détails de l’admissibilité aux congés des travailleurs actifs au sein des organisations sélectionnées à la date du jour.

Intégrations

Services Web	Consideration
Ajuster des congés	Utilisez ce service Web pour ajuster ou corriger une entrée de congés existante.
Entrer des congés	Utilisez ce service Web pour entrer une demande de congé.
Importer des lots d'événements de demandes de congés	Utilisez ce service Web pour téléverser en bloc un grand volume de demandes de congés dans Workday.

Connexions et interactions

Interaction	Consideration
Workday Assistant	Les travailleurs peuvent demander des congés, consulter leur solde de congés et consulter les calendriers de jours fériés à l’aide de Workday Assistant. Workday Assistant ne prend pas en charge les fonctionnalités et configurations suivantes : Pièces jointes. Les commentaires sur les processus de gestion. Les congés configurés avec une heure de début et une heure de fin . Les congés que les travailleurs ne peuvent entrer que par le biais de la fonction de suivi des heures.
Visites guidées	Fournissez un texte d’aide qui prend en charge la situation de votre organisation pour le champ sélectionné. Exemple : si votre société limite le nombre d’heures qu’un travailleur peut demander par jour, la visite guidée de la tâche Demander des congés peut contenir ce texte d’aide pour le champ Quantité quotidienne : Entrez une valeur entre 4 et 8 heures.
Paie	Vous pouvez configurer Workday Payroll pour créer des revenus en fonction des congés payés, non payés ou totaux d’un travailleur.
Paie de tierce partie	Vous pouvez configurer l’intégration de Payroll Effective Change Interface (PECI) afin d’inclure des entrées de congés regroupées dans la section de données Time Off Earnings and Deductions du rapport Data Changes Audit . Les regroupements peuvent s’étendre sur plusieurs périodes de paie. Workday regroupe les congés par intervalles de dates et génère des regroupements distincts pour : Les absences d’une journée complète ou partielle. Les différents types de congés.
Suivi des heures	Les travailleurs peuvent entrer et soumettre leurs heures au moyen de Workday Time Tracking pendant leur absence. Vous pouvez également créer une validation des heures pour empêcher la soumission. Vous pouvez également configurer Time Tracking pour afficher les soldes d’absences dans les modèles d’entrée des heures.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.