Éléments à prendre en compte pour la définition : ajustements de congés
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des ajustements de congés. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les ajustements de congés vous permettent de modifier les soldes du régime de congés d’un travailleur durant une seule période de traitement.
Avantages pour l’entreprise
- Offre de la flexibilité en vous permettant de réduire ou d’augmenter les soldes de congés des travailleurs dans des circonstances exceptionnelles et de mettre automatiquement à jour la paie avec les dernières informations.
- Facilite le suivi des congés.
Cas d’utilisation
Grâce aux ajustements de congés, vous pouvez :
- Ajuster le solde d’un travailleur pour des congés de maladie ou des congés de compassion.
- Enregistrer les congés rétroactivement si le travailleur ou le gestionnaire ne l’a pas demandé dans Workday.
- Utiliser des ajustements de congés pour compenser un ajustement automatisé à la suite d’une fin d’emploi.
- Suspendre les limites de congés des travailleurs.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels congés et régimes de congés souhaitez-vous ajuster? | Vous ne pouvez ajuster les congés que pour les régimes qui effectuent le suivi des soldes. Vous pouvez préciser les ajustements en heures ou en jours en fonction des unités du régime de congés.
Vous ne pouvez ajuster que les congés qui permettent des ajustements. |
Quand voulez-vous entrer vos ajustements? | Le moment choisi pour le traitement du cumul peut réduire ou éliminer un ajustement de congé. Le fait que Workday enregistre ou non l’ajustement comme congés payés dépend :
|
Votre congé a-t-il une limite inférieure? | Les limites de congé peuvent réduire ou éliminer un ajustement de congé. Exemple : un régime de congés payés a une limite inférieure de zéro heure. Alex a un solde de cumul de 9 heures et prend 6 heures. Si vous entrez un ajustement de congé de 5, Workday n’enregistre que 3 heures ajustées comme congés payés, car tout ce qui dépasse 3 heures dépasse la limite inférieure de congés.
Vous devez tenir compte des limites inférieures des congés ainsi que des validations de congés telles que Maximum autorisé d’unités de congés non payés . S’il n’y a pas de validation des jours non payés pour les congés, les ajustements de congés peuvent entraîner un solde de congés négatif. |
Utilisez-vous des tables d’absences? | Vous pouvez utiliser une table d’absences pour regrouper les demandes de congés qui s’étendent sur plusieurs congés associés. Workday ne réévalue pas automatiquement les soldes de congés ni les événements liés à un congé dans les paliers d’absences lorsque vous ajustez les congés. Toutefois, vous pouvez recalculer manuellement les soldes d’un ou de plusieurs travailleurs. |
Le congé s’étend-il sur plusieurs périodes? | Vous pouvez ajuster les congés et les cumuls pour n’importe quelle période, y compris les périodes pour lesquelles un travailleur n’est pas admissible. Toutefois, vous ne pouvez pas configurer d’ajustements de congés qui s’étendent sur plusieurs périodes. Si vous souhaitez ajuster un congé pour plusieurs périodes, vous devez utiliser une entrée distincte pour chaque période.
Un ajustement de congé s’ajoute ou se soustrait aux unités de congé d’un travailleur pour une seule période de traitement. En revanche, un remplacement remplace le calcul de cumul standard par les unités de remplacement et peut s’étendre sur plus d’une période de traitement. Vous ne pouvez pas remplacer les congés individuels. Les remplacements s’appliquent uniquement aux cumuls. |
Quand voulez-vous inclure l’ajustement dans vos calculs des heures de congé? | Vous pouvez sélectionner toute date de référence dans la période sélectionnée. Workday met à jour les soldes de manière dynamique une fois que vous avez effectué des ajustements. |
Voulez-vous exécuter le traitement de la paie rétroactive pour une période que vous ajustez? | Si vous utilisez Workday Payroll, lorsque vous entrez un ajustement de congé pour une période antérieure et exécutez le traitement de la paie rétroactive, Workday Payroll reprend l’ajustement et met à jour rétroactivement la paie des employés. |
Savez-vous si le travailleur est admissible à l’ajustement de congé que vous souhaitez effectuer? | Avant de procéder à un ajustement, vous pouvez :
|
Avez-vous besoin d’ajuster les soldes de congés des travailleurs qui déménagent dans un autre pays ou une autre région? | Lorsque les travailleurs déménagent, leur admissibilité aux régimes de congés peut changer. Vous pouvez configurer des régimes de congés pour transférer leurs soldes vers un autre régime de congés, vous pouvez payer les soldes de congés, ou vous pouvez prendre ces deux mesures lorsqu’ils perdent leur admissibilité en raison d’un changement d’emploi.
Les paiements de solde de transfert créent des ajustements de congés pour le travailleur. Vous pouvez modifier la date de référence des ajustements de congés pour changer le pays ou les résultats de paie pour le paiement. |
Avez-vous besoin d’ajuster les soldes de congés de plusieurs travailleurs? | Pour ajuster les soldes de congés de plusieurs travailleurs, vous pouvez lier les ajustements aux identifiants de lots créés à l’aide du service Web Put Absence Input . Les identifiants de lots vous permettent de gérer les ajustements de congés pour plusieurs employés en même temps. Vous pouvez également supprimer les ajustements que vous avez effectués par erreur. |
Recommandations
Pour un rendement optimal, Workday recommande ce qui suit :
- Lors de l’exécution de la tâcheRecalculer les soldes de congés des travailleurs, ne sélectionnez pas tous les travailleurs, tous les régimes de congés, ni une date de début antérieure de plus de 13 mois à la date du jour.
- Planifiez de nouveaux calculs en bloc à exécuter la nuit ou pendant les heures creuses.
Exigences
Activez l’option
Ajustements autorisés
pour les congés.Limites
- Dans la mesure où la réévaluation des paliers d’absences ne se produit pas automatiquement après un ajustement de congés, si vous ajustez les congés qui font partie d’une table d’absences, vous devrez réévaluer les paliers. Pour réduire la possibilité d’incidence sur les événements existants liés à un congé, nous vous recommandons de ne pas procéder à des ajustements de congés pour les congés de la table d’absence de façon rétroactive.
- Vous pouvez configurer un congé, comme celui à utiliser pour les ajustements à la suite d’une fin d’emploi, afin de compenser le solde du régime à la fin d’emploi. Toutefois, Workday ne traite pas les ajustements de solde supérieurs à 1 000 unités.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Calculated Balances (Run)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent exécuter le traitement des soldes calculés pour un régime de congés pour une date de début particulière. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent définir des calculs propres aux absences tels que :
|
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent ajuster les congés des travailleurs. |
Worker Data: Time Off (Limit Overrides)
| Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent suspendre les limites de congés des travailleurs. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Corriger des congés
| Permet :
|
Effectuer un changement lié à l’emploi
| Workday vous recommande d’ajouter une étape de service Automated Time Off Adjustment après l’étape Finalisation dans le processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi . |
Fin d’emploi
| Permet aux utilisateurs d’ajuster les soldes de congés des travailleurs dont l’emploi a pris fin.
Workday vous recommande d’ajouter l’étape de service Ajuster les soldes de congés après l’étape de finalisation du processus de gestion Fin d’emploi . |
Transfert de soldes de congés
| Ce sous-processus permet le transfert d’un solde de congés vers un autre régime lorsque les conditions d’admissibilité d’un travailleur changent. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Time Off Balances and Liability by Organization
| Vous pouvez consulter votre passif au titre des congés pour les soldes des régimes de congés des employés à une date précise avant de décider des congés que vous devez ajuster. |
Ajustements/remplacements des cumuls et des congés
| Découvrez les ajustements et les remplacements que vous avez apportés aux congés des organisations au cours d’une période donnée. |
Ajustements/remplacements de cumuls et de congés par identifiant de lot
| Affichez un lot d’ajustements et de remplacements de congés que vous avez effectués pour plusieurs travailleurs à l’aide du service Web Put Absence Input . Vous pouvez utiliser un identifiant de lot pour désigner le lot. |
Solde de congés
| Affichez les soldes de congés d’un travailleur avant de déterminer s’il faut procéder à un ajustement. |
Vous pouvez utiliser ces sources de données pour créer des rapports personnalisés :
Source de données | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Accrual and Time Off Adjustments/Overrides
| Cette source de données n’inclut pas les travailleurs dont l’emploi a pris fin. Par conséquent, les rapports personnalisés qui utilisent cette source de données n’afficheront pas les travailleurs qui ont fait l’objet d’ajustements liés à une fin d’emploi. |
Workers for Organizations parm for Time Off Liability Reporting
| Utilisez cette source de données pour afficher le passif au titre des congés d’une organisation pour les soldes de congés et décider des endroits où vous devrez peut-être procéder à des ajustements de congés. |
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Put Absence Input
| Utilisez ce service Web pour charger les ajustements de congés ou les mises à jour d’ajustements existants pour les travailleurs dans Workday. Vous pouvez utiliser des identifiants de lots pour charger des ajustements en bloc pour plusieurs travailleurs. |
Get Absence Inputs
| Utilisez ce service Web pour extraire de Workday les détails de l’ajustement des congés des travailleurs. |
Connexions et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Suivi des heures | Vous pouvez ajuster les congés entrés. |
Workday Payroll | Les ajustements que vous effectuez peuvent avoir une incidence sur les revenus de la paie qui sont fondés sur les congés du travailleur. |
Paie de tierce partie | Les interfaces de paie de tierce partie peuvent détecter les ajustements de congés qui affectent les revenus de la paie. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.