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Dernière mise à jour : 2024-12-13
Éléments à prendre en compte pour la définition : ajustements et remplacements de cumuls

Éléments à prendre en compte pour la définition : ajustements et remplacements de cumuls

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition des ajustements et des remplacements de cumuls. Elle explique :
  • Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
  • Comment cette définition s’intègre dans Workday.
  • Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
  • Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les ajustements et les remplacements de cumuls effectuent le suivi, le calcul et l’ajustement du solde de congés d’un travailleur sans intervention manuelle.

Avantages pour l’entreprise

Les ajustements et les remplacements de cumuls :
  • S’ajoutent à la fonctionnalité de cumul existante au besoin.
  • Réduisent les coûts d’exploitation affectés aux ajustements de cumuls.

Cas d’utilisation

  • Utilisez les ajustements et les remplacements lorsque les travailleurs changent ou perdent leur admissibilité à un cumul en raison d’un changement de statut d’emploi ou d’affectation de convention collective.
  • Ajustez le montant d’un cumul donné pour un travailleur dans le cadre de ses négociations contractuelles. Cet ajustement peut nécessiter un remplacement des valeurs du régime de congés fondé sur le travailleur.
  • Ajustez automatiquement le cumul des congés mobiles chargé en début de période lors de la conversion d’un travailleur de temps partiel à temps plein.
  • Transférez ou payez les soldes de congés lorsque les travailleurs deviennent admissibles à un régime de congés différent. Exemple : les travailleurs passent d’un rôle avec un régime de congés comptabilisé en heures à un autre avec un régime comptabilisé en jours. Leurs soldes existants et leurs demandes de congés futures sont transférés au nouveau régime de congés. Les unités en heures seront comptabilisées en jours.
  • Vous pouvez récompenser les travailleurs en leur accordant un congé supplémentaire pour une période donnée. Les travailleurs peuvent également négocier un cumul supplémentaire chargé au début d’une période.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Le taux de cumul de vos employés à temps partiel et à temps plein est-il différent?
Il se peut que vous deviez effectuer un ajustement de cumul lorsque les employés passent d’un type à l’autre ou lorsque l’affectation à la convention collective des employés change.
Quand planifiez-vous vos cumuls?
Si vos travailleurs cumulent des congés à la fin de chaque mois, configurez le calcul de la limite inférieure pour leur permettre d’utiliser leur cumul avant qu’il ne soit réellement cumulé. Les travailleurs peuvent prendre des congés même s’ils n’ont pas accumulé le nombre d’unités requis.
Ajoutez-vous l’ajustement rétroactivement?
Si oui, les ajustements rétroactifs peuvent avoir une incidence sur le solde de congés d’un travailleur. Exemple : vous augmentez le cumul d’un travailleur en avril et l’ajustement peut s’appliquer pour le reste de l’année civile.
Souhaitez-vous ajuster les cumuls des travailleurs lorsqu’ils deviennent admissibles à un nouveau régime de congés au milieu d’une période de solde?
Dans le régime de congés, vous pouvez configurer un cumul avec des options telles que :
  • Ajustements ou remplacements autorisés.
  • Chargé en début de période
     ou
    En fonction de la date d’effet
Si vous ajoutez l’étape de service
Ajustement de cumul automatisé
 aux processus de gestion Effectuer un
changement lié à l’emploi
,
Affecter une convention collective
ou
Mettre fin à une convention collective
 , Workday ajuste le cumul des travailleurs au cours de la période si leur valeur de cumul change. Les changements sont le résultat d’un événement de changement lié à l’emploi lorsque :
  • Les travailleurs deviennent admissibles ou perdent leur admissibilité au cumul lui-même.
  • Les règles de conditions sont résolues différemment. Exemple : le type d’horaire ou l’emplacement d’un travailleur change.
Quand les calculs des cumuls sont évalués différemment pour les travailleurs au milieu d’une période de solde, après un événement de changement lié à l’emploi, le service crée un ajustement de cumul automatisé qui reflète la date de mutation.

Recommandations

  • Configurez des régimes avec cumul selon l’utilisation dans lesquels les congés sont associés aux revenus de la paie et n’ont pas de calcul de cumul définissable. Exemple : les travailleurs accumulent généralement un congé de deuil d’une quantité correspondant à leur demande de congé plutôt que par incréments hebdomadaires ou mensuels.
  • Définissez
    Cumul - Ajustements/remplacements autorisés
     pour les régimes avec cumul.
  • Ne définissez pas
    Cumul - Ajustements/remplacements autorisés
     pour les régimes avec cumul selon l’utilisation.
  • Vérifiez les incidences sur les demandes de congés à une date ultérieure.
  • Réexécutez la tâche
    Planifier le traitement du solde calculé des congés
     lorsque vous ajoutez l’ajustement rétroactivement. Exemple : évaluez si une demande antérieure de congé non payé nécessite un paiement.
  • Lorsque vous remplacez le cumul et le solde d’un travailleur, assurez-vous de configurer votre remplacement de solde de sorte d’inclure le montant du cumul. Exemple : vous voulez remplacer le solde d’un travailleur au début d’une période par zéro. Il cumule également 5 heures au début de cette période. Réglez le remplacement du solde à -5 heures ou utilisez la tâche
    Mettre à jour des ajustements/remplacements de cumuls et de congés
     pour définir le cumul à zéro.
  • Lorsque vous utilisez la tâche
    Mettre à jour des ajustements/remplacements de cumuls et de congés
     pour définir un remplacement de cumul, indiquez une date de fin, si possible.
  • Lorsque vous créez des cumuls, tenez compte des embauches en milieu d’année. Exemple : vous pouvez créer des cumuls différents pour les travailleurs dont les dates d’embauche sont identiques ou antérieures à la date de début de la période de solde et pour les nouveaux travailleurs dont les dates d’embauche se situent dans l’année. Ceci est important lorsque vous ne souhaitez pas que les nouvelles embauches reçoivent des ajustements de cumul automatisés. Créez :
    • Un cumul
      chargé en début de période
       avec un calcul qui n’inclut pas le calcul au prorata pour les périodes précédant les dates d’embauche d’un nouveau travailleur, mais qui autorise les ajustements et les remplacements, et qui répond au service
      Ajustements de cumuls automatisés
      . Exemple : le droit aux congés pour une année complète est de 30 jours. Vous utilisez les remplacements de l’admissibilité pour vous assurer que seuls les travailleurs dont la date d’embauche est identique ou antérieure à la date de début de la période de solde sont admissibles.
    • Un cumul avec un calcul qui calcule au prorata le solde du régime de congés à partir de la date d’embauche de la nouvelle embauche jusqu’à la fin de la période de solde. Cela garantit que les travailleurs embauchés après la date de début de la période de solde reçoivent un droit réduit pour la période de solde. Sélectionnez la valeur d’
      Options
      Aucune
       pour empêcher le service d’
      Ajustement de cumul automatisé
       d’avoir une incidence sur le cumul pour les nouvelles embauches. Utilisez les remplacements de l’admissibilité pour vous assurer que seuls les travailleurs dont la date d’embauche est postérieure à la date de début de la période de solde sont admissibles au cumul. Exemple : les nouvelles embauches qui se joignent à l’organisation au milieu de l’année reçoivent la moitié du droit aux congés pour une année complète de 30 jours, ce qui donne une valeur cumulée de 15 jours.
  • Lorsque vous créez des cumuls pour les embauches en milieu d'année qui doivent recevoir des ajustements de cumul automatisés pour les événements
    de changement lié à l'emploi
    ,
    d'affectation de convention collective
    ou
    de fin d'affectation d'une convention collective
    au cours de leur première année, assurez-vous que les travailleurs sont désignés comme des embauches en milieu d'année pour toutes les conditions du calcul du cumul. juste au cours de la période au cours de laquelle ils ont été embauchés. Exemple : au lieu d’utiliser le calcul prédéfini
    Planification des horaires : Travailleur embauché en cours de période
    , utilisez un calcul logique tel que
    Travailleur : Date d’embauche pendant l’année civile en cours (emploi n’ayant pas pris fin pendant la période actuelle)
     pour les périodes de solde de l’année civile et ajustez si nécessaire pour d’autres périodes de solde. Cette approche permet d’éviter des résultats inattendus dans les ajustements automatisés pour les embauches en milieu d’année.

Exigences

Les cumuls chargés en début de période doivent utiliser une des planifications suivantes :
  • Chargement en début de période ou annuel - Première période de l’année (selon la date de fin de la période). Le calcul au prorata automatique peut insérer des cumuls.
  • Embauche ou fin d’emploi en cours de période.
  • Planification de périodes annuelle.

Limites

  • Vous ne pouvez pas utiliser les cumuls chargés en début de période ou les cumuls en fonction de la date d’effet avec des régimes de congés fondés sur le poste.
  • Les ajustements automatiques de cumuls pour les cumuls chargés en début de période peuvent s’appliquer aux travailleurs dont la date d’embauche est postérieure à la date de début d’une période, mais peuvent entraîner des résultats inattendus. Exemple : le début de la période utilisée pour le cumul chargé en début de période est le 1er janvier et la date d’embauche du travailleur est le 12 février. Les ajustements de cumul automatisés s’appliquent si un travailleur change d’emploi au cours de la période à l’aide du processus de gestion
    Effectuer un changement lié à l’emploi
    . Exemple : si le travailleur change d’emploi en août, le cumul s’ajuste automatiquement en fonction de sa date d’embauche en février.
  • Le service
    Ajustement de cumul automatisé
     dans les processus de gestion Effectuer un
    changement lié à l’emploi
    ,
    Affecter une convention collective
    et
    Mettre fin à une convention collective
     crée des ajustements pour les régimes de congés fondés sur le poste et sur le travailleur. Toutefois, Workday n’affiche pas les références de poste dans l’onglet
    Ajustements automatisés
     de la tâche
    Mettre à jour des ajustements/remplacements de cumuls et de congés
    . Bien que le service crée des ajustements de cumul automatisés pour les postes, mais pas toujours pour les postes secondaires, Workday ne tient pas compte des ajustements sur le solde du travailleur.
  • Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer les ajustements et les remplacements de cumuls de congés du régime de congés pour les travailleurs dont l’emploi a pris fin. Lorsque vous ne précisez pas de date de fin pour un remplacement de cumul et que vous réembauchez les travailleurs, leurs remplacements seront conservés. Cela peut entraîner des calculs de soldes d’absences et de paie incorrects, ce qui vous obligerait à révoquer l’embauche et la fin d’emploi, si votre processus de gestion le permet.
  • Les ajustements de cumul automatisés ne créent pas d’ajustements qui dépassent les limites supérieure ou inférieure du régime de congés.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Les utilisateurs dont la sécurité est activée pour le domaine
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
 dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave peuvent définir des ajustements et des remplacements.

Processus de gestion

Workday vous recommande d’ajouter l’étape de service
Ajustement de cumul automatisé
 après l’étape
Achèvement
 dans :
  • Processus de gestion
    Effectuer un changement lié à l’emploi
  • Processus de gestion
    Affecter une convention collective
  • Processus de gestion
    Fin d'affectation de la convention collective

Production de rapports

Avant de procéder à un ajustement ou à un remplacement de cumul, vérifiez le solde du régime de congés du travailleur concerné dans le rapport
Solde de congés
. Ce rapport affiche le nombre de jours alloué pour absence annuelle, soit 20 jours. Exemple : vous souhaitez accorder une absence annuelle de 25 jours à un travailleur. Vous créez l’ajustement de +5 jours.
Vous pouvez utiliser la source de données de rapport
Accrual and Time Off Adjustments/Overrides
 pour créer des rapports personnalisés.

Intégrations

Le Créateur d’interfaces Entreprise fondé sur le service Web
Get Absence Inputs
 vous permet d’extraire plusieurs remplacements liés aux régimes de congés à partir de Workday.
Vous pouvez utiliser le service Web
Put Absence Input
 pour remplacer les soldes des régimes de congés.

Connexions et interactions

Les ajustements de cumul des congés ont une incidence sur les calculs de la paie qui font référence aux congés. Exemple : vacances payées et congé de maladie non payé. Vous pouvez limiter dans le temps les ajustements rétroactifs du cumul des congés pour la paie ou le suivi des heures.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Autres incidences

Les ajustements peuvent avoir une incidence sur :
  • Le solde reporté.
  • Le cumul total si le régime de congés comprend des limites.