Éléments à prendre en compte pour la définition : occurrences d’absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de la fonctionnalité Occurrences d’absences. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les occurrences d’absences vous permettent de surveiller :
- Le nombre de fois et de jours consécutifs où les travailleurs s’absentent au cours d’une période.
- Les types d’absences pris par les travailleurs.
- Ordinaires : inclut un seul type d’absence.
- Personnalisées : inclut plusieurs types d’absences.
Avantages pour l’entreprise
Les occurrences d’absences :
- Augmentent l’efficacité de vos rapports d’absences en vous permettant d’afficher les informations pour tous les types d’absences dans un seul et même rapport.
- Réduisent les risques d’erreur dans vos rapports d’absences en éliminant la nécessité de compter les congés et les événements d’absence individuels.
- Facilitent la gestion de l’absentéisme et des coûts en vous permettant de cerner les tendances et d’utiliser les informations pour gérer vos ressources.
Cas d’utilisation
- Préparer les rapports réglementaires locaux. Exemple : vos bureaux au Royaume-Uni utilisent le facteur de Bradford pour produire leurs rapports. Ce facteur mesure le nombre d’absences survenues au cours d’une période.
- Grouper différents types d’absences en une seule occurrence. Exemple : vous pouvez créer une occurrence d’absence pour un type d’absence personnalisé pour surveiller les absences de travailleurs qui durent plusieurs jours consécutifs, y compris les jours fériés.
Questions à se poser
Tenez compte des éléments suivants lors de la définition des occurrences d’absences :
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types d’absences voulez-vous inclure dans vos rapports d’occurrences d’absences? | Vous pouvez activer les occurrences d’absences pour les types d’absences suivants :
Workday inclut ensuite ces types dans une occurrence d’absence ordinaire, qui groupe les jours consécutifs du même type d’absence. Vous pouvez créer une occurrence d’absence personnalisée pour grouper différents types d’absences de manière à répondre aux besoins de votre entreprise. |
En fonction de quels jours voulez-vous définir votre occurrence d’absence? | Workday crée des occurrences d’absences standard en fonction du paramètre de jours à inclure dans vos régimes de congés ou vos types d’absences. Dans le cas des tables d’absences, Workday groupe tous les jours à inclure de tous les paliers.
Vous pouvez créer des occurrences d’absences personnalisées qui définissent les jours à inclure. Cette configuration remplacera les paramètres dans chaque type d’absence que vous incluez. |
Jusqu’à quelle date voulez-vous remonter pour produire des rapports sur les occurrences d’absences? | Vous pouvez produire des rapports sur les occurrences d’absences pour n’importe quelle période si vous convertissez vos données actuelles lors de la configuration des occurrences d’absences. Assurez-vous de préciser la date jusqu’à laquelle vous voulez remonter pour produire vos rapports. |
Recommandations
Workday vous recommande ce qui suit :
- Décidez si vous souhaitez activer les types d’absences pour les occurrences d’absences après les avoir créées.
- Attendez la fin des principaux chargements de données planifiés dans votre locataire avant d’activer les occurrences d’absences pendant la mise en œuvre. Vous pouvez créer des occurrences d’absences pour vos données d’absence actuelles à partir d’une date précise à des fins de production de rapports, en exécutant une conversion lorsque vous configurez les occurrences d’absences. La conversion peut prendre un certain temps. Vous n’avez pas à l’exécuter la première fois, mais Workday vous recommande fortement d’exécuter la tâche et de convertir vos données d’absence ultérieurement. La conversion ne modifie pas les données d’absence actuelles.
- Optimisez les performances en réduisant au minimum la date de début, le nombre de travailleurs et les types d’occurrences lorsque vous recalculez des occurrences d’absences manuellement.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Workday recalcule automatiquement les occurrences d’absences en fonction de certains changements. Il faut toutefois compter un léger délai, car la tâche de détection et de nouveau calcul ne s’exécute que toutes les 4 heures.
Lorsque vous désactivez un calendrier des horaires de travail, Workday ne recalcule pas les occurrences d’absences pour les travailleurs ayant des affectations directes dans le calendrier avant que vous l’ayez désactivé. Vous devez recalculer manuellement les occurrences d’absences pour ces travailleurs.
Les occurrences d’absences ne prennent pas en charge :
- Les horaires de travail multiples par travailleur.
- Les heures de début et de fin lors des congés. Exemple : Rachel travaille du lundi au vendredi de 8:00 AM à 5:00 PM. Si Rachel a congé toute la journée le lundi et de 8:00 AM à 12:00 PM le mardi, Workday regroupe ces deux jours en une occurrence. Toutefois, si Rachel a congé toute la journée le lundi et de 1:00 PM à 5:00 PM le mardi, Workday regroupe également les congés en une occurrence. Ce congé n’est pas véritablement consécutif, en fonction des heures de début et de fin des congés et de l’horaire de travail de Rachel.
Dans la mise à jour des occurrences d’absences connexes, Workday associe les occurrences à des dates précises plutôt que des entrées de congés individuelles. Si une entrée de congés approuvée existe à un jour que vous associez, ce jour reste associé même si quelqu’un ajoute de nouvelles entrées le même jour. Étant donné que l’occurrence correspondante à l’entrée initiale est toujours approuvée, Workday conserve le lien. Si la personne corrige la saisie initiale, Workday supprime le lien, car la saisie a été modifiée ou est en cours.
Configuration du locataire
Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
pour activer la quantité par occurrence dans les paliers de la table d’absences. Voir :
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Permet d’accéder à l’affichage du rapport Afficher les détails des occurrences d’absences et de la source de données Absence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Permet aux gestionnaires d’accéder à l’affichage du rapport Afficher le récapitulatif des occurrences d’absences et de la source de données Absence Occurrences for Workers . |
Domaine Worker Data: Related Absence Occurrences
| Donnez accès à la tâche Mettre à jour des occurrences d’absences connexes , ce qui vous permet d’associer et de dissocier les occurrences d’absences et d’afficher les occurrences associées. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Permet d’accéder à la configuration des occurrences d’absences et à l’affichage des types d’occurrences d’absences. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Corriger des congés
| Recalcule les occurrences d’absences lorsqu’un travailleur corrige ses congés. Exemple : lorsqu’un travailleur corrige ses demandes en définissant la quantité de congés à zéro, les congés font partie de l’occurrence tant que la correction est en cours. Après approbation, Workday retire les congés des occurrences dont ils faisaient partie. |
Demander une absence
Demander des congés Entrer des heures | Recalcule les occurrences d’absences lorsqu’un travailleur demande une absence ou un congé. |
Demander un retour après absence
| Recalcule les occurrences d’absences lorsqu’un travailleur ou un gestionnaire présente une demande de retour après absence. Exemple : lorsqu’un travailleur est de retour après une absence, Workday met à jour la date de fin de l’occurrence d’absence en fonction de la date de fin réelle de l’absence plutôt que de la date de retour estimative.
Workday considère qu'un travailleur est absent le lendemain du Dernier jour d'absence prévu () . Avant le retour d’un travailleur, Workday utilise le dernier jour d’absence prévu comme date de fin de l’occurrence d’absence. Si le dernier jour d’absence prévu est le 2024-05-01 et que la date d’absence est le 2024-05-05, et que le travailleur est toujours absent, la date estimative antérieure a une incidence sur les rapports lorsque les rapports sont fondés sur la date de fin de l’occurrence d’absence. |
Production de rapports
Vous pouvez utiliser les sources de données du rapport
Absence Occurrences for Workers
lors de la création de rapports personnalisés sur les occurrences d’absences. Vous pouvez également utiliser les filtres de sources de données suivants :
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved Only)
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved and In Progress)
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher les détails des occurrences d’absences
| Permet aux administrateurs d’absences d’afficher les occurrences individuelles des travailleurs. |
Afficher un type d’occurrence d’absence
| Permet aux administrateurs d’absences d’afficher les détails de vos types d’occurrences d’absences. |
Afficher le récapitulatif des occurrences d’absences
| Permet aux gestionnaires d’afficher le récapitulatif du nombre d’absences des travailleurs pour chaque type d’absence. |
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| Utilisez ce service Web pour afficher les types d’occurrences d’absences actuels. Nous vous recommandons d’effectuer cette tâche avant de créer un nouveau type d’occurrence d’absence. |
Put Absence Occurrence Types
| Utilisez ce service Web pour entrer des types d’occurrences d’absences, ce qui vous permettra de gagner du temps si vous voulez charger en bloc des types d’occurrences d’absences. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tables d’absences
| Vous pouvez activer les occurrences d’absences pour les tables d’absences. Workday signale automatiquement les occurrences d’absences de ce type à des fins de nouveau calcul lorsque vous changez la configuration des paliers dans les tables d’absences. |
Change Work Schedule
| Workday signale automatiquement les occurrences d’absences à des fins de nouveau calcul lorsque :
|
Changement lié à l’emploi
| Workday signale automatiquement les occurrences d’absences à des fins de nouveau calcul lorsque des travailleurs effectuent un changement lié à l’emploi dans votre organisation. |
Holiday and Work Schedule Calendars
| Workday signale automatiquement les occurrences d’absences à des fins de recalcul lorsque des changements sont apportés à vos événements du calendrier des horaires de travail et des jours fériés.
Lorsque vous créez ou modifiez des calendriers des horaires de travail et des événements du calendrier des horaires de travail (ou supprimez des événements du calendrier des horaires de travail), Workday signale les occurrences d’absences aux fins de recalcul :
|
Absences
| Vous pouvez activer les occurrences d’absences pour les types d’absences. Workday signale automatiquement les occurrences d’absences de ce type à des fins de nouveau calcul lorsque vous changez la configuration des jours à inclure. |
Plans de purge
| Vous pouvez sélectionner des occurrences d’absences en tant que type de données pouvant être purgées et les enregistrer dans un plan de purge que vous pourrez utiliser pour purger les données personnelles des travailleurs dont l’emploi a pris fin. Vous pouvez purger les données de congés ou d’absences d’un travailleur seulement si vous purgez également les occurrences d’absences. |
Suivi des heures
| Workday recalcule les occurrences d’absences lorsqu’un travailleur demande un congé par l’entremise du suivi des heures. |
Congé
| Vous pouvez activer les congés pour les occurrences d’absences. Workday signale automatiquement les occurrences d’absences de ce type à des fins de nouveau calcul lorsque vous changez la configuration des jours à inclure du régime de congés. |
Adhésion syndicale
| Workday signale automatiquement les occurrences d’absences à des fins de nouveau calcul lorsque des travailleurs changent d’adhésion syndicale. |