Éléments à prendre en compte pour la définition : calendriers de périodes
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des calendriers de périodes. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Un calendrier de périodes est un ensemble de périodes séquentielles d’une durée standard que Workday utilise dans :
- Workday Absence afin de déterminer la fréquence des cumuls des régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes et de définir l’admissibilité des travailleurs à un régime de congés.
- Workday Payroll afin de déterminer la fréquence à laquelle vous payez les travailleurs et l’intervalle de jours que le paiement couvre. Ils contrôlent également les charges à payer à régulariser pour les écritures comptables.
- Workday Time Tracking afin de contrôler à quel moment les utilisateurs peuvent entrer et ajuster les heures de travail.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez définir plusieurs calendriers de périodes avec des fréquences différentes en fonction des besoins de votre entreprise.
Vous pouvez gagner du temps et améliorer votre efficacité en :
- Utilisant une intégration de Créateur d’interfaces Entreprise pour créer un calendrier de périodes ou pour ajouter des périodes à un calendrier existant.
- Utilisant les mêmes calendriers de périodes pour plusieurs produits Workday.
Workday augmente la flexibilité en vous permettant d’ajuster automatiquement les dates de paiement qui tombent normalement pendant la fin de semaine.
Cas d’utilisation
- Définissez la durée et les dates de paiement pour les différents cycles de paie. Exemple : définissez un calendrier toutes les deux semaines pour la paie habituelle et un calendrier annuel pour le paiement des primes.
- Définissez une période et des dates de période de paie correspondantes pour payer aux employés leurs heures travaillées aux mêmes dates que celles couvertes par la période de paie.
- Déterminez quand les travailleurs peuvent entrer leurs heures travaillées et quand les administrateurs peuvent apporter des ajustements aux heures des travailleurs, pour chaque période.
- Définissez des dates butoirs pour la paie afin d’exclure les paiements uniques après une certaine date pour chaque période.
- Intégrer les calendriers des jours fériés pour ajuster automatiquement les dates de paie et tenir compte des jours fériés.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien avez-vous de cycles différents pour la paie, le suivi des heures et les absences dans votre société? | Vous devez créer au moins un calendrier pour chaque cycle de paie et de suivi des heures.
Les calendriers peuvent être utilisés à la fois dans Workday Absences, Time Tracking et Payroll lorsque la période temporelle et les dates de la période de paie correspondent. Dans le cas contraire, créez des calendriers de périodes distincts pour chaque produit et mappez chaque période à des périodes de paie. Dans la paie, les groupes de paie ayant le même cycle de paie et les mêmes dates de paie peuvent partager un calendrier. Exemple : les groupes de paie pour les travailleurs à l’heure et les travailleurs auxiliaires peuvent partager un calendrier de périodes toutes les deux semaines. |
Utilisez-vous Workday Payroll dans plus d’un pays? | Vous pouvez utiliser un calendrier de périodes pour plusieurs pays. Quand cela est nécessaire, vous pouvez définir une date de paiement différente pour la même période pour chaque pays. Indiquez le remplacement de date avant d’effectuer des paiements pour la période. |
Est-ce que le suivi des soldes est effectué dans vos régimes de congés? | Si le suivi des soldes est effectué pour votre régime de congés, vous pouvez créer un calendrier de périodes qui correspond à la fréquence à laquelle vos travailleurs cumulent des congés. Exemple : les travailleurs cumulent 2 jours de congé par mois. |
Quand voulez-vous que les travailleurs entrent leurs heures pour une période? | Vous pouvez définir pour chaque période des dates entre lesquelles les travailleurs pourront entrer des heures pour la période. |
Comment voulez-vous que les travailleurs cumulent des congés? | Vous pouvez configurer votre calendrier de périodes de façon à ce que vos travailleurs cumulent leurs congés :
Vous pouvez également charger les cumuls en début de période. Exemple : les travailleurs accumulent 5 jours de maladie en début d’année. |
Votre société a-t-elle un calendrier des jours fériés? | Vous pouvez intégrer le calendrier des jours fériés de votre société pour ajuster automatiquement les dates de paie et tenir compte des jours fériés. |
Recommandations
Pour gagner du temps et éviter le travail en double, passez en revue les calendriers de périodes dans votre locataire avant de créer un nouveau calendrier. Vous pourriez éventuellement réutiliser un calendrier ayant la même fréquence.
La modification des dates de début et de fin d’un calendrier de la paie peut avoir une incidence sur les calculs de la paie rétroactive, au prorata et FLSA. Au lieu de changer les dates d’une période, créez un nouveau groupe de paie et déplacez les travailleurs vers le nouveau groupe de paie à la date à laquelle le changement a lieu.
Lorsque vous créez des calendriers de périodes pour le suivi des heures :
- Verrouillez l’entrée des heures lorsque vous devez calculer la paie.
- Fermez l’entrée des heures au plus tard 3 mois après la date de fin de la période.
- Définissez les critères d’admissibilité de Workday Absence et de Workday Time Tracking qui correspondent aux directives que vous utilisez pour affecter des employés à des groupes de paie.
Lorsque vous créez un calendrier, ajoutez des périodes pour l’année en cours et l’année suivante. Cela permet aux travailleurs de demander des congés pour des dates ultérieures. Pour une performance optimale, Workday vous recommande de créer des calendriers de périodes ne dépassant pas 2 ans à partir de la période actuelle. Pour les clients utilisant des engagements, vous pouvez configurer des calendriers de périodes au-delà de 2 ans.
Exigences
Vous devez avoir au moins une période dans chaque calendrier ayant des dates antérieures à la date d’effet de vos premières transactions dans Workday Payroll ou Workday HCM.
Lorsque vous créez un calendrier de périodes bimensuel, la première période de chaque mois doit se terminer le 15 pour garantir un traitement précis du suivi des heures.
Limites
Workday n’ajuste pas automatiquement les dates de paiement qui tombent un jour férié.
Vous ne pouvez pas modifier la date de paiement ou votre configuration de cumul pour une période après avoir effectué le calcul de la paie pour cette période. Annulez le calcul de la paie, apportez les modifications au calendrier de périodes, puis réexécutez le calcul de la paie.
Workday ne prend pas en charge l’utilisation de calculs qui font référence à des périodes de paie universitaire ou à des périodes de plan de décaissement dans les champs de calcul d’Absences, car ils n’utilisent pas les calendriers de périodes d’Absences. Voir :
Lorsque vous générez des périodes de calendrier pour prolonger un calendrier existant, vous :
- Pouvez seulement ajouter des périodes uniquement pour les calendriers hebdomadaires, toutes les deux semaines, bimensuels, mensuels et annuels.
- Pouvez uniquement ajouter des périodes aux calendriers de périodes qui ont moins de deux années de périodes futures déjà ajoutées.
- Devrez modifier le calendrier pour mettre à jour les renseignements de suivi des heures, de charges à payer associées à la paie - GL et de remplacements de dates de règlement de la paie pour les périodes générées.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
| Vous permettent de créer et de gérer des calendriers de périodes pour la paie. |
Set Up: Period Schedule dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Vous permet de créer et de gérer des calendriers de périodes pour des projets. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave. | Vous permet de créer et de gérer des calendriers de périodes pour les régimes de congés. |
Set Up: Time Tracking dans les domaines fonctionnels Time Tracking et Time Tracking Hub. | Vous permet de créer et de gérer des calendriers de périodes pour le suivi des heures. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit - Travailleurs avec calendriers de périodes pour l’entrée des heures multiples
| Cela vous permet de repérer les travailleurs qui satisfont aux critères d’admissibilité pour plus d’un calendrier de périodes de Workday Time Tracking. |
Tenant Analyzer
| Ce rapport vous permet de vérifier la définition de votre calendrier de périodes par rapport aux recommandations de Workday. |
Afficher un calendrier de périodes
| Après avoir ajouté des périodes à un calendrier, vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier que les dates sont correctes pour toutes les nouvelles périodes. |
Intégrations
Intégrations ou services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Period Schedules
| Récupère les renseignements du calendrier de périodes. |
Put Period Schedule
| Téléverse un nouveau calendrier de périodes ou ajoute des périodes à un calendrier existant. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Calcul continu de la paie | Vous pouvez définir un calendrier de périodes qui vous permet de faire ce qui suit automatiquement :
|
Groupes de paie | Lorsque vous créez un groupe de paie, vous sélectionnez le calendrier de périodes utilisé par Workday pour chaque catégorie d’exécution. |
Comptabilité de la paie | Workday crée des charges à payer à régulariser lorsqu’une période de paie couvre plusieurs périodes de présentation de l’information financière. |
Calcul de la paie | Workday calcule les résultats de la paie pour une période de paie donnée. Pour chaque groupe de paie, finalisez la paie pour une période avant de calculer la paie pour la période suivante. |
Fiches de paie | Une fiche de paie affiche la paie pour la période temporelle que vous définissez. |
Régimes de congés | Vous pouvez exécuter des rapports Absence Management en fonction des calendriers de périodes. Workday utilise le calendrier de périodes pour :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.