Éléments à prendre en compte pour la définition : soldes d’absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des soldes d’absences. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les soldes d’absences correspondent à la différence entre les congés cumulés et utilisés par un travailleur à un moment précis.
Avantages pour l’entreprise
La fonctionnalité des soldes d’absences de Workday vous permet d’effectuer les actions suivantes :
- Optimiser la performance des transactions et des rapports sur les congés.
- Afficher le solde actuel d’un travailleur, projeter les soldes futurs et configurer le taux de cumul.
- Estimer avec précision les congés inutilisés d’un travailleur lors de la révision d’une demande de congés.
- Recalculer automatiquement le solde d’un travailleur lorsque vous consultez son solde existant.
- Améliorer votre efficacité en planifiant le stockage des soldes de vos régimes de congés.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer les soldes d’absences pour suivre et gérer les unités de congés selon différents scénarios, notamment les suivants :
- Le travailleur est muté d’une région à une autre où il existe une différence dans la réglementation des congés annuels.
- Des changements apportés aux taux de cumul. Exemple : une attribution liée à la durée de service.
- Des fins d’emploi ou des embauches en cours de période.
- Lors de l’utilisation des soldes dans les critères d’admissibilité en créant un calcul qui fait référence au solde du régime de congés. Vous pouvez ensuite utiliser le calcul dans un calcul de comparaison de valeurs.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels soldes souhaitez-vous suivre? | Workday vous permet de planifier correctement les ressources et le budget en suivant les éléments suivants :
|
Quand voulez-vous calculer les soldes d’absences? | Workday stocke les soldes le troisième dimanche de chaque mois à 01:00:00 dans votre fuseau horaire local. Vous pouvez stocker les valeurs de solde et les montants des cumuls en planifiant manuellement des traitements pour les régimes de congés et selon les exigences de gestion. |
Comment voulez-vous gérer les soldes des travailleurs dont l’emploi a pris fin? | Vous pouvez configurer le processus de gestion Fin d’emploi qui vous permet d’annuler ou de payer les soldes. |
Quand voulez-vous calculer au prorata les soldes d’absences? | Vous pouvez calculer au prorata les soldes que les travailleurs reçoivent si leur valeur de cumul change en raison d’un événement de changement lié à l’emploi. Le changement peut être dû au fait qu’un travailleur obtient ou perd son admissibilité au cumul au cours d’une période, ou à ce que les calculs du cumul se résolvent différemment. Vous pouvez calculer le cumul au prorata :
|
Qui peut consulter les soldes d’absence? | Vous pouvez masquer certains types de soldes aux employés. Exemple : congé de maladie. Les gestionnaires ou les administrateurs peuvent consulter ces soldes dans des rapports. |
Recommandations
Workday recommande ce qui suit :
- Optimiser la performance en planifiant des traitements pour stocker régulièrement les soldes d’absences. Lorsque vous stockez régulièrement les soldes, Workday utilise les soldes stockés et les montants des cumuls comme point de départ pour les calculs dynamiques ultérieurs au lieu de recommencer à partir de la période de traitement initiale d’un travailleur. Workday calcule de manière dynamique les soldes et les montants des cumuls dans les rapports en fonction des règles que vous avez définies dans le régime de congés.
- Effectuer le suivi des soldes des régimes de congés qui comportent un cumul définissable. Lorsque vous avez un régime de congés avec un solde illimité ou toujours non payé, créez un cumul qui utilise zéro comme calcul.
Pour éviter toute confusion, Workday vous recommande de masquer les soldes des éléments suivants :
- Régimes de congés avec cumul selon l’utilisation, lorsque le solde est égal à zéro.
- Régimes de congés sans cumul.
Exigences
Ne modifiez pas les calendriers de périodes antérieures, car cela entraîne des erreurs dans les calculs de votre solde.
Limites
- Workday ne prend pas en charge le transfert des soldes négatifs de congés.
- Vous pouvez uniquement transférer les soldes des régimes de congés fondés sur le travailleur.
- Pour des raisons de performance, nous vous recommandons de ne pas effectuer de changements liés à l’emploi en bloc qui incluent des transferts de solde.
Configuration du locataire
Pour améliorer les performances lors de la génération de fiches de paie et du stockage des soldes d’absences, cochez les cases suivantes dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
:
- Après la finalisation de la paie
- Uniquement pour les travailleurs pour lesquels les options de paiement par chèque ou d'impression de fiches de paie sont activées
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Les utilisateurs peuvent créer des calculs de solde d’absences. |
Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
| Les utilisateurs peuvent remplacer les soldes du régime de congés. |
Process: Calculated Balances (Run)
| Les utilisateurs peuvent :
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Effectuer un changement lié à l’emploi
| Pour transférer les soldes de congés, ajoutez l’étape d’action Mettre à jour un transfert de solde entre régimes de congés . |
Effectuer un changement lié à l’emploi
| Pour remplacer les demandes de congés futurs par un autre régime lorsque l’admissibilité des travailleurs change, ajoutez l’étape d’action Mettre à jour des demandes de congés . |
Effectuer un changement lié à l’emploi
| Pour calculer au prorata les soldes que les travailleurs reçoivent lorsque leur admissibilité aux cumuls change, ajoutez l’étape de service Ajustement de cumul automatisé . Ce paramètre permet à Workday de vérifier les paramètres Chargé en début de période ou En fonction de la date d’effet du cumul avant d’effectuer l’ajustement. |
Fin d’emploi
| Pour annuler tout solde restant à la fin d’emploi pour un ajustement de congé unique, ajoutez l’étape de service Ajuster les soldes de congés . |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tous les soldes d’absences
Afficher le solde des absences | Consultez les soldes d’absences et l’endroit où ils sont utilisés en fonction de la configuration de votre locataire. |
Tous les soldes calculés modifiés après le nouveau calcul
| Consultez les calculs des travailleurs pour confirmer l’incidence des changements apportés aux soldes sur les soldes de ces travailleurs. |
Soldes calculés d’une organisation (par travailleur)
| Affichez les soldes calculés et les cumuls pour une organisation par travailleur pour la date d’exécution calculée. Le rapport affiche les travailleurs dont les données sont différentes des données précédentes :
Ce rapport ne prend pas en charge les groupes de sécurité intersectionnels. |
Soldes reportés de l’organisation (par date de report)
Soldes reportés de l’organisation (par travailleur) | Consultez la date à laquelle les soldes reportés expirent pour les travailleurs ou les organisations afin de planifier l’affectation des ressources ou les exigences budgétaires. |
Détails des résultats des congés
Récapitulatif des résultats des congés | Consultez les soldes de régimes de congés précis afin de planifier correctement vos ressources. |
Afficher les soldes de remplacement pour une organisation
| Utilisez ce rapport pour afficher tous les travailleurs avec un remplacement de solde de régime de congés par organisation.
Contrairement à la tâche Mettre à jour des soldes de remplacement de régimes de congés , ce rapport ne fractionne pas le total des unités de solde par période de solde associée lorsque les travailleurs ont des remplacements pour plus d’une période.Workday utilise la sécurité contextuelle fondée sur des rôles dans le champ Unité de temps pour déterminer s’il faut afficher une rangée pour le travailleur.Exemple : lorsque les travailleurs ayant le rôle de Partenaire des absences exécutent le rapport, ils peuvent voir les données des autres travailleurs de leur organisation, mais pas celles des travailleurs des organisations qui ont également un rôle de Partenaire des absences. |
Afficher des calendriers du traitement des soldes calculés de congés
| Consultez les calendriers de régimes de congés et accédez aux tâches pour les modifier ou les annuler. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Carryover Override
| Consultez l’expiration des soldes reportés d’un travailleur ou le remplacement de la limite de report pour son régime de congés admissible. |
Get Override Balances
| Définissez les soldes de remplacement liés au régime de congés d’un employé et de son régime de congés. |
Get Time Off Plan Balances
| Consultez les soldes dynamiques des régimes de congés par travailleur et par régime de congés. |
Put Override Balance
| Chargez l’information sur le solde des absences dans Workday à partir d’une source externe. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Workday Payroll | Vous pouvez afficher les soldes d’absences sur les fiches de paie. |
Report | Vous pouvez inclure les soldes d’absences dans les calculs pour définir votre report maximum autorisé. |
Congé | Vous pouvez utiliser les soldes d’absences pour déterminer si une demande de congé est payée ou non. |