Cuestiones relativas a la configuración: inscripción abierta
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la inscripción abierta. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
El workflow de inscripción abierta permite a los trabajadores elegir sus beneficios durante el periodo de inscripción abierta. Los trabajadores pueden realizar sus elecciones desde la aplicación para dispositivo móvil o la aplicación para navegador de Workday.
Beneficios para la empresa
Con la inscripción abierta de Workday Benefits, sus trabajadores pueden inscribirse de manera eficiente en planes de beneficios durante el periodo de inscripción anual.
Ejemplos de uso
Ejemplo de uso | Rol |
|---|---|
Configurar la inscripción abierta anual. | Benefits Administrator |
Configurar la inscripción abierta de mitad de año (ejemplo: 01/07-30/06). | Benefits Administrator |
Revisar los grupos de beneficios y actualizarlos para el próximo año. | Benefits Administrator |
Configurar las actualizaciones de proveedores y asignar los planes de proveedores antiguos a los planes nuevos. | Benefits Administrator |
Crear o actualizar las tasas de los planes. | Benefits Administrator |
Crear o actualizar reglas de planes cruzados para los planes nuevos. | Benefits Administrator |
Configurar la inscripción en la cuenta de ahorro médico (HSA) y la cuenta de gastos flexible (FSA). | Benefits Administrator |
Configure la inscripción automática de nuevos planes. | Benefits Administrator |
Crear o mantener integraciones con proveedores. | Benefits Administrator |
Preguntas que debe tener en cuenta
Función
| Pregunta
| Consideraciones
|
Definición de año de plan | ¿Ha creado una nueva definición de año de plan? | Si ha creado nuevos planes para el próximo año de plan, inclúyalos en el nuevo año de plan o en una definición de año de plan acumulado. Utilizar el Creación de definiciones de año de plan de beneficios tarea
el cambio de las fechas de una definición de año de plan existente puede afectar a las inscripciones en beneficios actuales de sus empleados. |
¿Tiene planes de beneficios que no está ofreciendo para el próximo año de plan? | Incluya solo los planes que ofrece en la nueva definición de año de plan. No elimine planes de una definición de año de plan existente. Puede usar la casilla Do Not Use de la tarea Edición de plan de beneficios para ocultar los planes que no ofrece en la lista de valores Plan de beneficios . | |
Instrucciones de inscripción | ¿Necesita crear o actualizar sus instrucciones de inscripción? | Puede configurar las instrucciones de inscripción abierta mediante la tarea Mantenimiento de instrucciones de inscripción . Consulte Definición de instrucciones de inscripción en beneficios.Los trabajadores verán las instrucciones de inscripción configuradas en las páginas donde seleccionan el plan y los niveles y los importes de cobertura. |
Configuración de inscripción | ¿Necesita crear o actualizar su tipo de evento de inscripción abierta? | Asegúrese de incluir todos los tipos de cobertura que ofrece en el nuevo año de plan. Consulte Gestión de tipos de cobertura de beneficios. Incluya los nuevos tipos de cobertura y los que continúe ofreciendo del año de plan anterior. |
¿Quiere proporcionar detalles de cobertura de cada plan de beneficios? | Puede configurar la sección Detalles de plan ampliado de la tarea Edición de plan de beneficios . | |
¿Está pensando en cambiar de proveedor de alguno de sus planes de beneficios? | Asigne los planes antiguos que ya no ofrece a los planes nuevos. La asignación evita que Workday renuncie a la cobertura. Utilice la ficha Asignaciones de plan de beneficios en la tarea Edición de grupo de beneficios . | |
¿Han cambiado sus tasas? | Actualice las nuevas tarifas utilizando una fecha efectiva en la que el cambio de tarifa entre en vigor. Ejemplo: la primera fecha del nuevo año de plan.
| |
¿Necesita ocultar en función del país la pregunta sobre consumo de tabaco de los dependientes? | Actualice los parámetros de localización del campo Consumo de tabaco de dependiente . Consulte Mantenimiento de parámetros de localización. | |
¿Necesita actualizar las firmas electrónicas? | Puede crear una firma electrónica única para cada nuevo tipo de cobertura. | |
¿Necesita definir elecciones de beneficios por defecto? | Normalmente, necesitará elecciones de beneficios si requiere cobertura para un tipo específico, cuando los empleados pasan a ser elegibles. Defina las elecciones de beneficios por defecto en la tarea Mantenimiento de valores por defecto de beneficios . Consulte Definición de cobertura de beneficios por defecto.Puede definir la cobertura prioritaria en la regla de evento de inscripción para los beneficios por defecto. Utilice la ficha Reglas de cobertura de la tarea Edición de regla de evento de inscripción . Consulte Creación de reglas de evento de inscripción. | |
¿Necesita actualizar las dependencias entre planes? | Si define nuevos planes, actualice las reglas de planes cruzados utilizando la fecha efectiva en la que entran en vigor los nuevos planes. Utilice las siguientes tareas: | |
¿Tiene objetivos de cobertura derivados o no derivados? | Si va a cambiar de un objetivo de cobertura no derivado a uno derivado, considere la posibilidad de añadir instrucciones adicionales para que los trabajadores seleccionen a sus dependientes antes de seleccionar los planes. Consulte Definición de instrucciones de inscripción en beneficios.
Añadir estas instrucciones puede evitar que la cobertura de un empleado cambie accidentalmente a solo empleado cuando el empleado no haya seleccionado a ningún dependiente. | |
¿Cuáles son los límites más recientes para la cuenta de gastos flexible y la cuenta de ahorro médico que aplica el Servicio de Impuestos Internos (IRS)? | Añada límites a sus planes. Si el IRS ha cambiado los límites de la HSA y la FSA, actualice su plan existente con los nuevos límites. Consulte Creación de planes de cuenta de ahorro médico y Creación de planes de cuenta de gastos.
Revise los códigos de deducción con Payroll para asegurarse de que los límites de la HSA y la FSA sean correctos, de modo que las deducciones se detengan en el límite. | |
Calendarios de periodo de pago | ¿Ofrece cuentas de ahorro médico o de gastos flexible? | Verifique la definición de su calendario de periodos de pago para el nuevo año de beneficios para garantizar que los planes de las cuentas de gastos flexibles y las cuentas de ahorro médico calculen las deducciones correctamente.
Para definir su calendario de periodos de pago, póngase en contacto con su administrador de nómina. |
Análisis | ¿Quiere añadir análisis integrados? | Puede integrar informes personalizados como worklets relacionados con pasos en el proceso de inscripción abierta para poder proporcionar datos relevantes de informes a sus trabajadores durante la inscripción.
Puede también añadir worklets desde el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión Cambio de beneficios para inscripción abierta . |
Inicio de inscripción abierta | ¿Cómo quiere que sus empleados entren en el workflow de inscripción abierta? | La tarea Configuración de anuncios le permite crear un anuncio de inscripción abierta en la página de inicio de sus empleados. Consulte Introducción de anuncios de página de inicio y de tablero de control.Los trabajadores pueden introducir el flujo de inscripción abierta directamente desde la tarea en Mis tareas o desde el anuncio. |
Integraciones | ¿Necesita crear integraciones nuevas o actualizar las existentes para el próximo año? | Para nuevas integraciones, consulte el catálogo de Cloud Connect for Benefits para ver una integración existente para el proveedor.
Planifique cuidadosamente y dedique tiempo suficiente para definir y probar la integración con el proveedor. |
Recomendaciones
Consideración | Recomendaciones |
|---|---|
Instrucciones de inscripción | Cree o actualice las instrucciones de inscripción abierta mediante la tarea Mantenimiento de instrucciones de inscripción .
|
Pruebas | Dedique el tiempo suficiente a probar a fondo la configuración de inscripción abierta en un entorno que no sea de producción. Antes de enviar los cambios a un entorno de cliente de producción, pruebe detenidamente todas las áreas, entre ellas:
Contemple la posibilidad de mover la configuración probada en un entorno de cliente que no sea de producción a su entorno de cliente de producción unas semanas antes de iniciar la inscripción abierta. En esas semanas tendrá tiempo para actualizar el entorno de cliente distinto al de producción con los cambios que ha realizado en la configuración de producción. A continuación, puede probar esos cambios antes de iniciar la inscripción abierta para todos los trabajadores. |
Requisitos
Revise Workday Community: Open Enrollment Checklist. La lista de control le ayuda a verificar que ha realizado todos los cambios y actualizaciones. Puede servirle, además, para resolver sus dudas antes de comenzar la configuración.
Compruebe que tiene acceso para configurar todas las URL externas que necesite durante la inscripción abierta.
Limitaciones
Evite realizar cambios en la configuración de los beneficios después de iniciar la inscripción abierta, ya que la mayoría no se harán efectivos; además, algunos pueden provocar errores que impidan la inscripción de los trabajadores. Si necesita corregir la configuración de los beneficios después de iniciar la inscripción abierta, es posible que deba cancelar la inscripción abierta y reiniciarla.
Definición de entorno de cliente
En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
, puede hacer lo siguiente:- Seleccione la casillaActivar beneficios en dispositivo móvilpara activar la inscripción abierta en la aplicación móvil de Workday Benefits.
- Seleccione la casillaDesactivar vinculación de contacto de emergencia, dependiente y beneficiario.al seleccionar esta casilla, se evita que los cambios efectuados en una relación vinculada sustituyan a los beneficiarios o dependientes si la persona tiene más de un rol.
Security
Dominios
| Consideraciones
|
Set Up: Tenant Setup - HCM en el área funcional Systems. | Permite al administrador activar o desactivar las opciones de configuración de beneficios en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM, incluida la activación de eventos de inscripción en la aplicación móvil de Workday. |
Set Up: Benefits en el área funcional Benefits (Systems). | Permite al administrador acceder a las tareas de definición de inscripción abierta. |
Worker Data: Benefit Eligibility en las áreas funcionales Benefits y Personal Data. | Permite al administrador acceder al informe Elegibilidad de beneficios por trabajador . |
Worker Data: Benefits en las áreas funcionales Benefits y Personal Data. | Permite al administrador gestionar las elecciones de beneficios del trabajador, incluido el acceso a la ficha Beneficios del perfil de trabajador. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage en el área funcional Core Compensation. | Otorga al administrador acceso al campo de informe Cobertura calculada . Los administradores pueden ver los importes de cobertura calculada de cada trabajador para los planes en los que se inscriben. |
Self Service: Benefits en el área funcional Benefits. | Permite a los empleados llevar a cabo las elecciones de beneficios. |
Procesos de gestión
Configure el proceso de gestión
Cambio de beneficios para inscripción abierta
para el workflow de inscripción abierta. Puede añadir worklets para análisis integrado a los pasos del proceso de gestión, proporcionando vínculos a información adicional.
procure definir los worklets en este proceso de gestión cuando utilice el workflow Inscripción abierta rediseñado (antes solo podía definir los worklets en el proceso de gestión Cambio de beneficios para evento de vida).
Informes
Workday ofrece estos informes para ayudarle a prepararse para realizar una inscripción abierta y gestionarla:
Informe | Descripción |
|---|---|
Informe de estado de inscripciones abiertas activas y finalizadas
| Utilice este informe para consultar y gestionar el estado de los eventos de elección de inscripción activos y finalizados. Este informe aporta más detalles que el Informe de estado de inscripción abierta , pero puede tardar mucho en ejecutarse. Workday recomienda limitar su uso a la gestión de las elecciones de inscripción después de haber finalizado los eventos de inscripción abierta. |
Auditoría de correcciones de beneficios en curso
| Utilice este informe para consultar una lista de las correcciones de beneficios que ha iniciado, pero que aún no ha enviado. |
Elegibilidad de beneficios por grupo de beneficios
| Utilice este informe para consultar los grupos de beneficios con fecha futura. Ejecútelo para cada grupo de beneficios utilizando la fecha del evento de inscripción abierta. Compare los informes para asegurarse de que un mismo trabajador no esté en más de un grupo. |
Informe de estado de eventos de beneficios
| Utilice este informe para consultar los trabajadores con eventos de beneficios y el estado de estos. |
Finalización de eventos de beneficios abiertos
| Utilice esta tarea para eliminar todos los eventos de inscripción obsoletos. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Utilice esta tarea para eliminar todas las solicitudes de prueba de asegurabilidad obsoletas. |
Informe de estado de inscripción abierta
| Utilice este informe antes de finalizar la inscripción para consultar:
Informe de estado de inscripciones abiertas activas y finalizadas . |
Empleados dados de baja elegibles para beneficios
| Utilice este informe para consultar los empleados dados de baja que pueden seguir recibiendo beneficios. |
Consulta de resultados de regla de elegibilidad de beneficios
| Utilice este informe para solucionar problemas y ver por qué alguien cumple o no una regla de elegibilidad. |
Consulta de auditoría de trabajadores en varios grupos de beneficios
| Utilice este trabajo para consultar qué trabajadores son elegibles para más de un grupo de beneficios y, poder solucionar este problema. No lo utilice para grupos de beneficios con fecha futura. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilice este origen de datos de informe para crear un informe personalizado que audite los datos de inscripción en beneficios. |
Trabajadores no elegibles ya para inscripción abierta
| Consulte los trabajadores que no son elegibles para beneficios, pero que actualmente tienen un evento de inscripción abierta. |
Integraciones
Antes de definir un nuevo plan de beneficios, considere si su plan requerirá una integración entre Workday y el proveedor de beneficios. Una planificación cuidadosa es esencial durante la inscripción abierta para garantizar que la configuración y las pruebas de las integraciones con los proveedores de beneficios son adecuadas. Consulte Concepto: lista de control de integración de inscripción abierta.
Tómese todo el tiempo que necesite para probar una nueva integración.
Cuando utilice un nuevo proveedor de beneficios, compruebe primero el catálogo de Cloud Connect for Benefits. Es posible que el nuevo proveedor esté en la red.
Asegúrese de comprender la cronología y las funciones, que pueden variar en función de las siguientes circunstancias:
- El proveedor ya está en la red.
- El proveedor es nuevo en el catálogo de Cloud Connect for Benefits.
No cambie el nombre de un plan de beneficios o el de un proveedor ya existentes al crear nuevos planes o proveedores. Estos cambios afectan a las integraciones actuales y al historial de inscripción en beneficios.
Pregunte a sus proveedores si han cambiado algún código de plan de beneficios para el nuevo año de plan. Si ha habido cambios, tendrá que actualizar sus correlaciones de integración.
Cuando ofrezca un nuevo plan de beneficios con el mismo proveedor, vincule el plan a su integración existente. Del mismo modo, si interrumpe un plan, elimine el vínculo de integración.
Incluya saldos de nómina. Los importes de contribución reales solo están disponibles para las integraciones de Cloud Connect for Benefits desde Workday Payroll. Si utiliza un proveedor de nóminas de terceros, las integraciones de beneficios envían importes estimados en función de la configuración del plan de beneficios.
Mantenga las correlaciones de integración con los proveedores de beneficios para especificar cómo los valores de Workday se correlacionan con los valores de un punto final externo.
Conexiones y puntos de contacto
La inscripción abierta de beneficios interactúa con Payroll para las deducciones relacionadas con el plan.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.