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Última actualización: 2024-05-03
Creación de eventos de inscripción

Creación de eventos de inscripción

  • Defina los tipos de cobertura de beneficios.
  • Seguridad:
    Set Up: Benefits
     en el área funcional Benefits.
Cree los eventos de inscripción que:
  • Provocar un aumento o una disminución de la elegibilidad de beneficios.
  • Permita que un empleado cambie las elecciones actuales.
Los eventos de inscripción pueden ser:
  • Inscripción abierta: un periodo en el que los empleados pueden realizar adiciones y cambios en sus elecciones de beneficios.
  • Eventos de beneficios: eventos de elegibilidad específicos que abren el proceso de inscripción o activan una ganancia o pérdida de beneficios. Ejemplos: dotación de personal, cambios personales y cambios administrativos.
  • Eventos pasivos: eventos que son el resultado del paso del tiempo y no de cambios específicos en los datos de los empleados. Ejemplo: un hijo dependiente cumple 26 años.
Puede crear validaciones personalizadas para mostrar errores y avisos con el fin de evitar que los trabajadores envíen elecciones con errores. Ejemplo: exigir a los trabajadores que añadan archivos adjuntos como prueba de los documentos de asegurabilidad o los documentos obligatorios para los nuevos dependientes.
  1. Acceda a:
    • La tarea
      Creación de tipo de evento de beneficios
    • La tarea
      Creación de tipo de evento de inscripción abierta
  2. Mientras realiza esta tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de oferta de inscripción
    Ejemplo: en el caso de un evento de nacimiento, puede dar a los empleados la posibilidad de elegir o cambiar los beneficios médicos, de seguro de vida básico y de seguro de vida suplementario.
    Seleccionable por trabajador
    Solo se aplica a eventos de beneficios.
    Permita que los trabajadores inicien el proceso de inscripción mediante la tarea
    Cambio de beneficios
     .
    Un Benefit Partner o un Administrador pueden notificar cualquier tipo de evento.
    Enviar inscripción a Benefits Partner
    Solo se aplica a eventos de beneficios.
    Seleccione esta opción para enviar la notificación
    Inscripción en beneficios
     al Benefits Partner para que este pueda introducir las elecciones del empleado.
    Desmarque esta opción para enviar la notificación
    Inscripción en beneficios
     al empleado para que pueda introducir sus propias elecciones de beneficios.
    Actualice el proceso de gestión relacionado para garantizar que Workday envíe correctamente el evento en función de estas selecciones. No envíe tareas de inscripción para procesos de beneficios automatizados a empleados o Benefits Partners mediante el informe
    Mantenimiento de tipos de evento de inscripción
     . En su lugar, dirija las tareas de inscripción a un rol o grupo de seguridad directamente en las definiciones de proceso de gestión.
    Restringido a países
    Seleccione uno o varios países. Puede limitar este tipo de evento de inscripción a los empleados de un grupo de beneficios que incluya estos países. Para permitir que los empleados participen en un evento de inscripción para el país, seleccione ese país en el grupo de beneficios.
  3. Para los eventos de beneficios, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Evento de restablecimiento
    Seleccione esta opción para restablecer la cobertura de beneficios para recontrataciones o empleados que se reincorporan de una ausencia dentro de un periodo de elegibilidad. Si alguno de los eventos se produce fuera del periodo de elegibilidad de restablecimiento, Workday gestiona el evento con los procesos que defina para la no restablecimiento.
    Unidades de tiempo de periodo de restablecimiento
    Workday calcula el inicio del periodo de elegibilidad en este orden:
    • Comienzan en la fecha de recontratación o en la fecha de reincorporación de ausencia.
    • Reste el tiempo del periodo de restablecimiento.
    • Seleccione el primer día de la
      Unidad de tiempo
       (mes o año).
    Si selecciona cero
    Unidades de tiempo de periodo de restablecimiento
     para cualquier
    Unidad de tiempo
    , un periodo de restablecimiento será elegible cuando estas fechas coincidan con la misma
    Unidad de tiempo
    :
    • Fecha de salida
    • Fecha de recontratación o reincorporación de ausencia.
    Ejemplo: su periodo de restablecimiento es de 2 meses. Si la recontratación de un empleado se produce el 15 de agosto, el periodo de elegibilidad calculado es del 1 de junio al 15 de agosto. Si la fecha de salida se produce dentro de este intervalo, los beneficios del empleado son elegibles para la reincorporación.
  4. Para los eventos de beneficios, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cálculo de días para inscripción
    Defina el periodo de inscripción en beneficios para un tipo específico de evento de beneficios.
    Seleccione si Workday utiliza:
    • La fecha de inicio del evento.
    • La fecha del evento; esta fecha inicia el periodo de inscripción.
    Días para inscripción
    Introduzca el número de días que determina la fecha final del periodo de inscripción. Comenzar con la fecha definida para el
    Cálculo de días para inscripción
    .
    Workday solo respeta esta fecha si el trabajador inicia un evento de inscripción en beneficios con la tarea
    Cambio de beneficios
     . Workday recomienda crear una validación en el proceso de gestión
    Evento de dependiente
     . La validación aplica
    Días para inscripción
     cuando el trabajador inicia la tarea
    Introducción de dependiente
     .
    Empleado no puede informar después de días para inscripción
    Seleccione esta opción para evitar que los empleados notifiquen un evento de beneficios una vez finalizado el periodo de inscripción.
  5. Para
    Coordinación de eventos
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    No reprocesar eventos futuros
    Desactiva la coordinación de eventos para este tipo de evento de beneficios cuando tiene una fecha de evento
    anterior
     a la del evento de beneficios actual.
    Ejemplo:
    • Cambio de estado civil tiene como fecha de evento el 1 de julio.
    • El cambio de beneficiario tiene como fecha de evento el 1 de junio.
    Normalmente, Workday pone el Cambio de estado civil
    en espera
     y procesa el Cambio de beneficiario. Después de finalizar el Cambio de beneficiario, Workday anula el Cambio de estado civil y crea un nuevo evento. Al seleccionar esta casilla para Cambio de beneficiario, Workday no
    retiene
     el Cambio de estado civil y continúa con normalidad sin ningún reproceso.
    Esta casilla no se aplica a los eventos en los que un empleado tiene una ganancia o una pérdida en la elegibilidad de beneficios.
    No reprocesar
    Desactiva la coordinación de eventos para este tipo de evento de beneficios cuando tiene una fecha de evento
    posterior
     a la del evento de beneficios actual.
    Ejemplo:
    • La inscripción abierta tiene como fecha de evento el 1 de enero.
    • Cambio de beneficiario tiene como fecha de evento el 20 de diciembre.
    Normalmente, Workday pone la inscripción abierta
    en espera
     y procesa el cambio de beneficiario. Después de finalizar el cambio de beneficiario, Workday anula la inscripción abierta y crea un nuevo evento. Cuando se selecciona, Workday no pone la inscripción abierta
    en espera
     y continúa con normalidad.
    Esta casilla no se aplica a los eventos en los que un empleado tiene una ganancia o una pérdida en la elegibilidad de beneficios.
    Días para inscripción
    El número de días que tiene el trabajador para completar su inscripción en beneficios, en función de la fecha en la que Workday creó el nuevo evento.
    Este valor depende de cuándo se producen los días si Workday:
    • Pone en espera un evento de inscripción.
    • Vuelve a crear el evento debido a Coordinación de eventos.
    Si se alcanza el número mínimo de días:
    • Dentro del periodo de inscripción, el empleado obtiene el periodo de inscripción completo.
    • Fuera del periodo de inscripción, el empleado solo tiene el número de días definido en este campo.
    Puede activar la coordinación de eventos entre los eventos de servicio web y los eventos con fecha futura que cree en Workday. Seleccione
    Activar coordinación de eventos para el servicio web Change Benefits
     en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - HCM
     . Cuando se selecciona, Workday reprocesa los eventos elegibles con fecha futura cuando el servicio web crea eventos con fecha anterior.
  6. En
    Opciones de reapertura
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Activar reapertura de evento de inscripción abierta
    Permite a los empleados reabrir su evento de inscripción abierta para realizar cambios después de que el evento esté cerrado o finalizado. Los administradores de beneficios y los socios también pueden reabrir el evento de inscripción abierta de un empleado.
    Días en periodo de reapertura
    El número de días que el empleado tiene la oportunidad de reabrir su evento de inscripción abierta después del último día del periodo de inscripción abierta.
    Días para inscripción
    El número de días que el empleado tiene para inscribirse en las elecciones después de haber reabierto su evento de inscripción abierta.
    Cuanto mayor sea el valor, mayor será el riesgo de que el empleado tenga una caducidad de la cobertura.
  7. Para
    los códigos de evento de beneficios
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Código de evento antes de impuestos
    Código de evento después de impuestos
    Código de evento de seguro de vida
    (Estados Unidos) Añada códigos de evento exclusivos a sus tipos de eventos de beneficios.
    Ejemplo: asigne el
    Código de evento de seguro de vida
     2 para indicar que el evento que permite un cambio de seguro es un evento de vida, como el matrimonio o la adopción.
    Workday recomienda introducir únicamente un
    Código de evento antes de impuestos
     para los tipos de evento FEHB y gestionar las deducciones después de impuestos y los códigos de evento manualmente.
    Para revelar estos campos, acceda a la tarea
    Configuración de campos opcionales
     y, a continuación, seleccione
    Creación de tipo de evento de beneficios
    . A continuación, elimine la fila denominada
    Federal
    .
  8. En el caso de los eventos de beneficios, añada
    Eventos y Motivos
    .
    Opción Descripción
    Evento
    Sirve para asignar un evento de inscripción cuando ha modificado un proceso de gestión para incluir cualquiera de los siguientes procesos de gestión:
    • Cambio de beneficios para evento de vida
    • Cambio de puestos para beneficios
    • Puede configurar el paso
      Cambio de elección de beneficios para cambios de compensación
       en los siguientes procesos de gestión cuando un cambio de compensación afecta a los beneficios de un empleado:
      • Inicio de proceso de revisión de compensación
      • Propuesta de cambio de compensación
      • Propuesta de compensación de contratación
      • Solicitud de cambio de compensación
      • Solicitud de ajuste de méritos de empleado
      Cuando configura el paso en un proceso de compensación, Workday puede crear automáticamente eventos de beneficios cuando un cambio de compensación afecta a las tasas o a la cobertura de seguro calculadas.
      Cuando anula un evento de méritos con un evento de beneficios correspondiente, Workday no anula el evento de beneficios.
      Estos procesos de gestión son para uso futuro. No utilice:
      • Cambio de compensación por defecto
      • Propuesta de oferta de compensación/acuerdo de empleo
      • Compensación de petición
    Restringido por motivo
    Si desea que la comprobación de elegibilidad de beneficios se ejecute solo cuando el proceso de gestión incluya motivos específicos, selecciónelos aquí.
    Utilice motivos de restricción solo si tiene distintos eventos para cambios de puesto. Si omite un motivo de la lista, Workday no crea ningún evento para el tipo de evento.
    Ejemplo: añade el evento
    Cambio de puesto
     y selecciona los motivos de restricción
    Descenso de categoría
     y
    Transferencia
     . El empleado obtiene una promoción, pero Workday no crea un evento de inscripción porque no ha seleccionado
    Promoción
     como motivo de restricción.
    Si deja el campo en blanco, la comprobación de elegibilidad de beneficios se ejecuta cada vez que se produce el proceso de gestión.
    • Para los procesos de gestión relacionados con ausencias, cree motivos mediante la tarea
      Creación de regla de ausencia
       .
    • Para los procesos de gestión relacionados con la organización y
      Cambio de dirección principal
       , no hay motivos disponibles.
    • Para los procesos de gestión relacionados con dotación de personal y compensación, cree motivos mediante la tarea
      Mantenimiento de categorías y motivos de evento
       .
    • En el caso de las bajas, defina categorías y motivos para la baja con las siguientes tareas:
      Mantenimiento de categorías de baja
       y
      Mantenimiento de motivos de baja local
       .
  • Utilice el informe
    Mantenimiento de tipos de evento de inscripción
     para realizar cambios.
  • Utilice la tarea
    Edición de tipo de evento de beneficios
     o
    Edición de tipo de evento de inscripción abierta
     para realizar cambios.
  • Utilice el informe
    Tipos de evento de inscripción
     para mostrar una lista de todos los tipos de evento de beneficios e inscripción abierta.
  • Utilice la tarea
    Edición de regla de evento de inscripción
     para añadir su evento de restablecimiento.