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Última actualización: 2024-12-13
Creación de reglas de evento de inscripción

Creación de reglas de evento de inscripción

  • Defina los eventos de inscripción.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Benefits
     en el área funcional Benefits.
Cree reglas que Workday utilice para procesar eventos de inscripción. Ejemplos:
  • Periodos de espera
  • Las fechas inicial y final de la cobertura
  • Las fechas inicial y final de la deducción
  • Periodos de gracia para finalizar la cobertura
  • Cambios de cobertura con y sin evidencia de asegurabilidad
  • Reglas de cobertura por defecto
  • Restablecimiento de cobertura de beneficios.
Asocie reglas de evento con grupos de beneficios mediante la tarea
Creación de grupo de beneficios
 .
  1. Acceda a la tarea
    Creación de regla de evento de inscripción
     .
  2. Mientras cumplimenta la ficha
    Inicio o renuncia a cobertura
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de cobertura de beneficios
    Seleccione todos los tipos de cobertura de beneficios utilizados por los tipos de evento seleccionados. Workday utiliza los tipos de cobertura, tal como están configurados en el tipo de evento y la regla de evento de inscripción, para determinar cualquier cambio en la elegibilidad. Si hay cambios, Workday crea un evento de inscripción para el empleado.
    Para los tipos de cobertura sin reglas de evento explícitas, Workday utiliza
    Puede seleccionar cualquier plan
     en la lista de valores
    Cambios de plan de beneficios permitidos
     .
    Número de periodo de espera y unidades de periodo de espera
    Los periodos de espera se aplican a los empleados que son elegibles por primera vez para un beneficio y no tenían cobertura del mismo tipo antes del evento de inscripción. Los nuevos elegibles pueden proceder de una contratación, una promoción u otro evento de inscripción.
    Workday utiliza el
    Orden de cálculo de periodo de espera
     en la tarea
    Creación de grupo de beneficios
     para determinar si debe añadir el periodo de espera antes o después de la
    Fecha inicial de cobertura
    .
    Ignorar periodos de espera
    Sustituye el periodo de espera para los tipos de evento. Considere si desea seleccionar esta casilla si selecciona
    Primero de mes igual o posterior a la opción Fecha de evento o fecha de envío posterior
     para
    Fecha inicial de cobertura
    .
    Fecha inicial de cobertura
    Seleccione la regla para determinar la fecha en la que comienza la cobertura de beneficios.
    Puede especificar una fecha inicial de cobertura para todos los planes de beneficios que pertenezcan a un tipo de cobertura determinado, para eventos que:
    • Permita que los empleados renuncien a la cobertura existente.
    • Generar ganancias de cobertura, como cambios de puesto.
    Puede especificar que la cobertura comience el
    Primero de mes igual o posterior a la Última fecha de evento o de envío
    . Para evitar retrasos en la cobertura con esta opción, seleccione la casilla
    Ignorar periodos de espera
     . Los periodos de pago restantes no se vuelven a calcular.
    Ejemplos:
    • Si la fecha de envío es el 1 de febrero y la fecha del evento es el 20 de febrero, la fecha inicial de cobertura es el 1 de marzo.
    • Si la fecha de envío es el 1 de abril y la fecha del evento es el 20 de marzo, la fecha inicial de cobertura es el 1 de abril.
    Si el proceso de gestión
    Cambio de beneficios
     tiene un paso de aprobación, la fecha de envío es la fecha de aprobación.
    También puede especificar que la cobertura comience
    en el inicio de periodo de pago igual o posterior a la fecha de evento o de envío posterior
    .
    Ejemplo: los periodos de pago van del 27 de junio al 10 de julio y del 11 de julio al 26 de julio. Si la fecha de envío es el 26 de junio y la fecha del evento es el 8 de julio, la fecha inicial de cobertura es el 11 de julio. Este es el inicio del periodo de pago siguiente a la última de las dos fechas.
    Esta opción y
    la Fecha posterior de evento o de envío
     solo están disponibles para los tipos de inscripción de evento de cambio de vida, como nueva contratación, cambio de estado familiar o corrección administrativa. Workday utiliza la fecha de la firma electrónica como fecha de envío. Si no hay firma electrónica, Workday utiliza la fecha de finalización del proceso de gestión
    Cambio de beneficios para evento de vida
     como fecha de envío.
    En el caso de las opciones que establecen la fecha inicial de cobertura como el primer día del periodo de pago del trabajador, Workday utiliza el calendario de periodos de pago asociado al grupo de pago vinculado a la posición principal del trabajador.
    Durante un evento de beneficios, Workday actualiza la Fecha inicial de cobertura del plan de beneficios de un trabajador cuando alguno de estos elementos cambia como resultado de un evento de beneficios:
    • Asistencia sanitaria - Plan de beneficios y objetivo de cobertura
    • Cuenta de ahorro médico - Plan de beneficios e Importe de contribución de empleado (por importe de cheque de pago)
    • Cuenta de gastos - Plan de beneficios e Importe de contribución de empleado (por importe de cheque de pago)
    • Seguro - Plan de beneficios, Nivel de cobertura y Dependientes cubiertos
    • Ahorro para jubilación - Plan de beneficios, Importe, Porcentaje, Porcentaje de asignación de contribución de empleado y Porcentaje de asignación de contribución de empleador
    • Beneficios adicionales - Plan de beneficios, objetivo de cobertura, importe y porcentaje
    Fecha inicial de deducción
    Seleccione la regla para determinar en qué periodo de pago se aplica la deducción o se inicia el abono.
  3. Cumplimente la ficha
    Pérdida de cobertura
     .
    En el caso de los eventos que dan lugar a pérdidas de cobertura, defina lo siguiente:
    • Fecha final de cobertura
      Para los cambios de puesto, Workday utiliza la fecha efectiva del cambio de puesto como fecha de evento. Para las bajas, Workday utiliza la fecha del evento + 1 día como fecha efectiva. Ejemplo: la fecha de baja es el 1/7. La fecha del evento es el 1/7, pero la fecha efectiva de baja es el 2/7.
      Para determinar el mes de la fecha del evento, Workday utiliza el mes del día anterior a la fecha del evento. Ejemplo: si la fecha del evento es el 1/7, Workday utiliza el mes de junio. Si la fecha del evento es el 2/7, Workday utiliza el mes de julio.
    • Fecha final de deducción
    • Número de periodo de gracia
       para ampliar la cobertura más allá de la fecha final de cobertura para un tipo de cobertura determinado.
  4. En la ficha
    Niveles de cambio - Cobertura actual
     , cree las reglas para procesar los cambios en la cobertura de seguro cuando el empleado tenga actualmente cobertura de seguro. Mientras cumplimenta esta ficha, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Niveles máximos de cambio permitidos
    Introduzca el número máximo de niveles en los que los empleados pueden aumentar la cobertura durante la inscripción para este tipo de evento.
    Ejemplos:
    • Su plan de beneficios ofrece 2x, 3x, 4x y 5x de salario, y usted introduce el valor 2 para los
      Niveles máximos de cambio permitidos
      . Si un empleado tiene una cobertura actual de 2x salario, puede aumentar su cobertura hasta 4x salario.
    • Su plan de beneficios ofrece niveles de cobertura de 50 000 – 100 000 – 150 000 – 200 000 USD. Introduzca un valor de 1 en este campo. Si un empleado tiene actualmente una cobertura de 50 000 USD, puede aumentar su cobertura a 100 000 USD.
    Importe máximo de cambio permitido
    Introduzca el importe máximo en el que los empleados pueden aumentar la cobertura durante la inscripción para este tipo de evento.
    Incluir todos los planes de beneficios en tipo de cobertura para prueba de asegurabilidad
    Seleccione esta opción para utilizar la elección de total combinado de todos los planes de beneficios de un tipo de cobertura para determinar cuándo solicitar una prueba de asegurabilidad.
    Si la selecciona, asegúrese de seleccionar esta opción en todas las fichas
    Niveles de cambio
     .
    No seleccione planes de seguro de inscripción automática.
    Niveles máximos de cambio permitidos sin prueba de asegurabilidad
    Introduzca el número máximo de niveles en los que los empleados pueden aumentar su cobertura sin que sea necesaria una prueba de asegurabilidad. Se utiliza cuando tiene un nivel de emisión garantizada que cambia según el tipo de evento.
    Workday utiliza el importe más bajo como emisión garantizada si rellena uno o varios de los siguientes campos:
    • Importe de emisión garantizada
    • Multiplicador de emisión garantizada
    • Importe máximo de cambio permitido sin prueba de asegurabilidad
    Importe máximo de cambio permitido sin prueba de asegurabilidad
    Introduzca el importe máximo en el que los empleados pueden aumentar su cobertura sin que sea necesaria una prueba de asegurabilidad. Se utiliza cuando tiene un importe de emisión garantizada que cambia según el tipo de evento.
    Workday utiliza el importe más bajo como emisión garantizada si rellena uno o varios de los siguientes campos:
    • Importe de emisión garantizada
    • Multiplicador de emisión garantizada
    • Importe máximo de cambio permitido sin prueba de asegurabilidad
    Un empleado debe proporcionar una prueba de asegurabilidad si elige un importe superior al de emisión garantizada.
    Importe de emisión garantizada
    Introduzca el importe de la cobertura de seguro que reciben los empleados.
    Workday utiliza el importe más bajo como emisión garantizada si rellena uno o varios de los siguientes campos:
    • Importe de emisión garantizada
    • Multiplicador de emisión garantizada
    • Importe máximo de cambio permitido sin prueba de asegurabilidad
    Para aplicar una prueba de asegurabilidad para cualquier cambio, introduzca un valor de 1 o 0,01. Workday ignora un valor cero para
    el Importe de emisión garantizado
    .
    Multiplicador de emisión garantizada
    Introduzca el multiplicador de salario utilizado para calcular el importe de cobertura de seguro que reciben los empleados. Puede definir el salario en el campo
    Origen de salario
     en las siguientes tareas:
    • Creación de cobertura de seguro
    • Edición de cobertura de seguro
    Workday utiliza el importe más bajo como emisión garantizada si rellena uno o varios de los siguientes campos:
    • Importe de emisión garantizada
    • Multiplicador de emisión garantizada
    • Importe máximo de cambio permitido sin prueba de asegurabilidad
    Workday determina la definición salarial para el multiplicador salarial a partir de la cobertura de seguro. Ejemplo: tiene un incremento de plan salarial (de 10 000 USD a 500 000 USD en múltiplos de 10 000). El empleado puede elegir hasta 4 veces su salario sin activar la prueba de asegurabilidad. Workday evalúa el importe de cobertura de seguro para determinar cómo calcular el salario del empleado.
    Definición de regla de emisión garantizada
    Seleccione la regla que define cómo aplicar el importe de emisión garantizada o el multiplicador cuando el valor no coincide con los niveles de cobertura definidos.
    Defina si el empleado debe usar automáticamente los valores exactos para uno de estos importes:
    • Importe de emisión garantizada
    • Cobertura más cercana por encima
    • Cobertura más próxima por debajo
    Seleccione
    Importe garantizado
     si su plan de beneficios no combina multiplicadores e importes de cobertura.
    Si su plan de beneficios combina multiplicadores e importes de cobertura, determine si la emisión garantizada debe ser el valor de cobertura más cercano por encima o por debajo del
    Importe de emisión garantizada
    . Ejemplo: su plan de beneficios ofrece 70 000 – 80 000 - 90 000 – 100 000 – 110 000 – 120 000 con una emisión garantizada de 3x Salary. Un empleado tiene un salario de 35 000 USD y elige 120 000 USD durante la inscripción. Tienen automáticamente 110 000 USD mientras están pendientes de prueba de asegurabilidad si define la emisión garantizada como
    Cobertura más cercana
    . Si define la emisión garantizada como
    Cobertura más cercana a
    , automáticamente tendrán 100 000 USD mientras esté pendiente la prueba de asegurabilidad.
    Esta regla no se aplica al
    Importe máximo permitido
    . Ejemplo: si define el importe máximo en 95 000 USD, el nuevo empleado elegible no tendrá automáticamente 95 000 USD.
    Cobertura por defecto si hay prueba de asegurabilidad pendiente
    Seleccione la regla que define la cobertura de seguro para el trabajador mientras la prueba de asegurabilidad está pendiente.
    Defina la cobertura automática si el empleado elige el
    Importe de emisión garantizado
     con una de estas opciones:
    • Importe de cobertura actual
    • Importe de cobertura elegido
    • Importe de emisión garantizada
    Si selecciona:
    • Importe de cobertura actual
      , la cobertura utiliza automáticamente el último importe de cobertura aprobado del empleado.
    • Importe de cobertura elegido
      , la cobertura utiliza automáticamente el importe total elegido durante la inscripción.
    • Importe de emisión garantizada
      , la cobertura utiliza automáticamente el
      Importe de emisión garantizada
       definido para el evento de inscripción.
  5. En las
    fichas Niveles de cambio - Renuncia actual
     y
    Niveles de cambio - Elegibilidad nueva
     , defina las reglas para procesar la cobertura de seguro.
    Las reglas se aplican cuando un empleado ha renunciado anteriormente a la cobertura o acaba de ser elegible para la cobertura. Ejemplos: una nueva contratación, un nuevo plan de beneficios o un cambio de dotación de personal que afecte a la elegibilidad.
    Mientras cumplimenta esta ficha, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nivel máximo permitido
    Introduzca el nivel máximo de cobertura de seguro que los empleados pueden elegir durante la inscripción para este tipo de evento.
    Ejemplo: su plan de beneficios ofrece 6 niveles de cobertura (2x, 3x, 4x, 5x, 6x y 7x de salario). Si introduce 4 para el valor
    de Nivel máximo permitido
     , el empleado puede elegir un nivel de cobertura de hasta 5 veces su salario.
    Importe máximo permitido
    Introduzca el importe máximo de cobertura de seguro que los empleados pueden elegir.
    Ejemplo: si introduce 450 000 y el plan de beneficios permite hasta 600 000, durante la inscripción el empleado solo puede elegir hasta 450 000 para este tipo de evento. Asegúrese de que haya una opción de cobertura para este importe; de lo contrario, el empleado no podrá seleccionar 450 000.
    Incluir todos los planes de beneficios en tipo de cobertura para prueba de asegurabilidad
    Seleccione esta opción para utilizar la elección de total combinado de todos los planes de beneficios de un tipo de cobertura para determinar cuándo solicitar una prueba de asegurabilidad.
    Si la selecciona, debe seleccionarla en todas las fichas
    Niveles de cambio
     .
    No seleccione planes de seguro de inscripción automática.
    Niveles garantizados sin prueba de asegurabilidad
    Introduzca el número máximo de niveles que los empleados pueden elegir sin requerir una prueba de asegurabilidad. Se utiliza cuando tiene un nivel de emisión garantizada que cambia según el tipo de evento.
    Importe de emisión garantizada
    Introduzca el importe de la cobertura de seguro que reciben los empleados. Se utiliza cuando tiene un nivel de emisión garantizada que cambia según el tipo de evento.
    Introduzca este importe en las tres
    fichas Niveles de cambio
     .
    Multiplicador de emisión garantizada
    Introduzca el multiplicador de salario utilizado para calcular el importe de cobertura de seguro que reciben los empleados.
    Defina el salario en el campo
    Origen de salario
     de la tarea
    Creación de cobertura de seguro
     .
    Workday determina la definición salarial para el multiplicador salarial a partir de la cobertura de seguro. Ejemplo: tiene un incremento de plan salarial (de 10 000 USD a 500 000 USD en múltiplos de 10 000). El empleado puede elegir hasta 4 veces su salario sin activar la prueba de asegurabilidad. Workday evalúa el importe de cobertura de seguro para determinar cómo calcular el salario del empleado.
    Definición de regla de emisión garantizada
    Seleccione la regla que define cómo aplicar el importe de emisión garantizada o el multiplicador cuando el valor no coincide con los niveles de cobertura definidos.
    Cobertura por defecto si hay prueba de asegurabilidad pendiente
    Seleccione la regla que define la cobertura de seguro para el trabajador mientras la prueba de asegurabilidad está pendiente.
  6. En la ficha
    Reglas de cobertura
     , puede restringir los cambios en el plan de beneficios y en el objetivo de cobertura que los empleados pueden realizar durante un evento de inscripción.
    Ejemplo: puede permitir que los empleados añadan nuevos dependientes después de un nacimiento. Sin embargo, puede evitar que cambien su plan médico o añadan dependientes que no sean el nuevo hijo.
    Puede definir estas restricciones de forma tan amplia o específica como desee, en función de los requisitos de su empresa. Ejemplo: aplique las mismas restricciones a todos los miembros de un grupo de beneficios, independientemente del evento y del tipo de cobertura. O defina restricciones que varíen según el evento y el tipo de cobertura.
    Mientras cumplimenta esta ficha, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cambios de plan de beneficios permitidos
    • Puede seleccionar cualquier plan:
       seleccione cualquier plan incluido en los tipos de cobertura de beneficios especificados, incluida la opción de renuncia.
      Workday puede crear un evento de beneficios para un cambio de puesto que no cumple los requisitos para seleccionar beneficios. Es posible que deba cambiar esta selección a una opción más restrictiva si eso ocurre.
    • Solo plan actual:
       cambie solo los detalles de los planes de beneficios que tienen trabajadores inscritos actualmente. No incluye la opción de renuncia. Puede añadir o eliminar dependientes.
    • Plan actual u opción de reducción:
       (solo gasto o HSA) reduce las contribuciones o las mantiene en el nivel actual. No permite incrementos.
    • Plan actual u opción de incremento:
       (solo gastos o HSA) aumente las contribuciones o manténgalas en el nivel actual. No permite disminuciones.
    • Plan actual u opción de renuncia:
       cambie solo los detalles de los planes de beneficios que tienen trabajadores inscritos actualmente, incluida la opción de renunciar. Puede añadir o eliminar dependientes.
    • Solo en cambio de elegibilidad:
       cambie solo si es elegible para un nuevo plan de beneficios o si ha perdido la elegibilidad para un plan de beneficios elegido anteriormente.
    • No se permiten cambios
    Cambios de dependiente permitidos
    • Dependientes adicionales permitidos:
       añada o elimine nuevos dependientes de los tipos de cobertura seleccionados.
      Ejemplo: puede dar a los empleados recién casados la opción de añadir a su cónyuge a su plan de beneficios.
    • Continuar con dependientes actuales:
       oculta la opción de renuncia. Impide que los trabajadores añadan o eliminen dependientes.
      Ejemplo: para determinados cambios de dotación de personal, permita a los empleados cambiar de una HMO a una PPO, pero no a sus dependientes cubiertos.
    • Puede eliminar dependientes:
       el empleado puede eliminar dependientes de los tipos de cobertura seleccionados. No permite incrementos.
      Ejemplo: para un evento de vida como un divorcio, puede exigir a los empleados que eliminen a su cónyuge de sus dependientes cubiertos.
    Tipos de dependiente
    Obligatorio si ha seleccionado
    Dependientes adicionales permitidos
     o
    Puede eliminar dependiente
     en el campo
    Cambios de dependiente permitidos
     .
    Reglas por defecto
    Solo para planes de
    asistencia sanitaria
    ,
    seguros
    ,
    beneficios adicionales
    y
    ahorro para jubilación
     .
    Seleccione la regla que Workday utiliza para rellenar las elecciones y los planes de beneficios por defecto en las páginas de inscripción de un empleado. Además, Workday aplica automáticamente los planes por defecto seleccionados por estas reglas a los empleados que no envían sus elecciones de beneficios. Las opciones disponibles son:
    • El valor por defecto es Elecciones actuales, Cobertura prioritaria o Renuncia
      .
    • El valor por defecto es Elecciones actuales o Renuncia
      .
    • Valor por defecto Proveedor/clasificación actual o Renuncia
      .
    • Valor por defecto de Cobertura prioritaria o Renuncia
      .
    • Valor por defecto en Renuncia
      .
    • Restablecimiento de elecciones anteriores, cobertura prioritaria o renuncia
    • Restablecimiento de elecciones anteriores o renuncia
    Workday intenta aplicar cada componente de la opción seleccionada, en el orden en que se muestran, hasta que uno de ellos se supera. Si un componente falla, Workday evalúa el siguiente. Este proceso se repite hasta que Workday puede aplicar un componente.
    • Por defecto a elecciones actuales:
       si el empleado es elegible para sus elecciones actuales, arrastre esas elecciones. Si un plan tiene un importe anual, el importe anual se arrastra.
    • Cobertura prioritaria:
       asigne los planes de asistencia sanitaria y de seguro definidos en la tarea
      Mantenimiento de valores por defecto de beneficios
       cuando:
      • El empleado ha perdido la elegibilidad para sus elecciones actuales.
      • El empleado no ha renunciado a sus elecciones.
    • Valor por defecto en proveedor y clasificación actuales:
       si un empleado y sus dependientes son elegibles para su plan actual, arrastre el plan. Si pasan a ser elegibles para Medicare, trasládelos a un plan de Medicare equivalente. Si se inscribieron en un plan de Medicare y pierden la elegibilidad, trasládelos a un plan equivalente.
    • Restablecer elecciones anteriores:
       si el empleado es elegible para sus elecciones anteriores, restablezca esas elecciones.
    • Renuncia:
       defina la elección para renunciar.
  • Consulte información detallada de una regla específica mediante el informe
    Regla de evento de inscripción
     .
  • Vincule la regla de evento a uno o varios grupos de beneficios mediante la tarea
    Creación de grupo de beneficios
     .