Cuestiones relativas a la configuración: beneficios para fusiones y adquisiciones
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y las actualizaciones resultantes de una fusión o adquisición. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Cuando se encuentre en un proceso de fusión o adquisición, puede usar Workday Benefits para actualizar sus planes de beneficios y realizar la transición de los empleados a beneficios nuevos o modificados.
Beneficios de gestión
Si sigue utilizando Workday para los beneficios como resultado de una fusión o adquisición, puede:
- Ahorrarse esfuerzos añadiendo nuevos grupos de beneficios, proveedores, planes y eventos a la configuración actual de su entorno de cliente.
- Importar fácilmente nuevos trabajadores, conservando los datos de los trabajadores existentes.
Ejemplos de uso
- Realizar la transición de los empleados a nuevas elecciones de beneficios o modificar las existentes.
- Cambiar las percepciones y deducciones de nómina para planes de beneficios nuevos o actualizados.
- Recopilar e importar datos sobre los nuevos empleados de los formularios 1094-C y 1095-C conforme a la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio de Estados Unidos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta
| Consideraciones
|
¿Mantendrá la empresa adquirida los beneficios actuales? | En caso afirmativo, puede añadir planes y proveedores a Workday. De lo contrario, puede añadirlos a planes existentes con nuevos grupos de beneficios. |
¿Tiene nuevas ubicaciones? | Contemple la posibilidad de añadir nuevos grupos de beneficios para las nuevas ubicaciones, sobre todo si están en otro país. |
¿Tiene que ejecutar un evento de inscripción abierta fuera de ciclo para los nuevos empleados? | La forma más sencilla de activar las elecciones de beneficios es a través del proceso de contratación.
Sin embargo, si tiene que cambiar los planes de los empleados existentes, puede ejecutar un evento de inscripción abierta fuera de ciclo. En este caso, tendrá que:
|
Después de una fusión, ¿quién es elegible para sus nuevos planes de beneficios? | Puede actualizar las reglas de elegibilidad para garantizar que los nuevos empleados solo sean elegibles para los nuevos grupos de beneficios. Puede ejecutar el trabajo Consulta de auditoría de trabajadores en varios grupos de beneficios para comprobar las reglas de elegibilidad. |
¿Tiene nuevos proveedores? | Debe crear nuevos proveedores si los nuevos empleados tienen proveedores exclusivos. Además, si tiene una nueva ubicación, sus actuales proveedores podrían no estar disponibles allí, por lo que tal vez tenga que buscar otros nuevos. |
¿Tiene nuevos planes de beneficios? | Si crea nuevos proveedores, tendrá que crear nuevos planes.
Con los planes nuevos, usted:
|
¿Tiene nuevos proveedores? | Puede consultar el catálogo de plantillas de proveedor de Workday Cloud Connect for Benefits proporcionadas por Workday. |
Recomendaciones
- Si desea mantener un historial de inscripción limpio para los nuevos empleados, cree un nuevo tipo de evento de inscripción abierta para una inscripción abierta fuera de ciclo.
- Compruebe las frecuencias de las tasas de los grupos de beneficios, los planes de beneficios y los grupos de pago. Determine si deben coincidir. Ejemplo: mensual frente a trimestral.
- Contemple la posibilidad de activar la aplicación para dispositivo móvil de inscripción abierta, sobre todo si alguno de los empleados no tiene ordenador personal.
Requisitos
Revise la lista de control de inscripción abierta en Community. Esta lista de control le ayuda a verificar que ha realizado todos los cambios nuevos y actualizados. Puede también ayudarle con sus preguntas antes de comenzar la configuración.
Si ejecuta un evento de inscripción abierta fuera de ciclo, cree un grupo de beneficios para que los nuevos empleados activen el evento.
Cree nuevos planes de beneficios o proveedores. No cambie el nombre de ninguno de los planes de beneficios o proveedores existentes. Estos cambios afectan a las integraciones actuales y al historial de inscripción en beneficios.
Si crea un nuevo tipo de evento, debe añadirlo a sus reglas de evento de inscripción.
Prepare la presentación del formulario 1095-C de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) para los empleados de Estados Unidos:
- Recopile y almacene los datos de años anteriores por si el IRS le hiciese una auditoría.
- Procure tener todos los datos necesarios para presentarlos ante el IRS en lo referente al año natural de la adquisición o fusión.
- Prepare el EIB de importación de datos del formulario 1095-C con todos los meses que incluya para la declaración conforme a la ACA y que aún no estén recogidos en el entorno de cliente. Consulte a su asesor jurídico para determinar el número correcto de formularios 1094-C para cada ejercicio fiscal.
- Manténgase al corriente de los nuevos estados de EE. UU. a los que pertenezca su población de empleados. Pudiera haber requisitos de presentación específicos del formulario 1095-C a escala estatal.
Limitaciones
Sin efectos.
Definición de entorno de cliente
En la definición de entorno de cliente para HCM, en Benefits
, puede seleccionar la casilla Activar beneficios en dispositivo móvil
para activar la inscripción abierta en la aplicación para dispositivo móvil de Workday Benefits.Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - HCM en el área funcional Systems. | Permite al administrador activar o desactivar las opciones de configuración de beneficios en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM |
Set Up: Benefits en el área funcional Benefits. | Permite al administrador de beneficios acceder a las tareas de configuración de la inscripción abierta. |
Worker Data: Benefit Eligibility en las áreas funcionales Benefits y Personal Data. | Permite al benefits administrator acceder al informe Elegibilidad de beneficios por trabajador . |
Worker Data: Benefits en las áreas funcionales Benefits y Personal Data. | Permite al benefits administrator gestionar las elecciones de beneficios del trabajador, incluido el acceso a la ficha Beneficios del perfil de trabajador. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage en el área funcional Core Compensation. | Permite al benefits administrator acceder al campo de informe Cobertura calculada . Los administradores pueden ver los importes de cobertura calculada de cada trabajador para los planes en los que se inscriben. |
Self Service: Benefits en el área funcional Benefits. | Permite a los empleados llevar a cabo las elecciones de beneficios. |
Procesos de gestión
Puede añadir worklets para análisis integrados a los pasos de proceso de gestión, proporcionando vínculos a información adicional.
asegúrese de configurar los worklets en cada proceso de gestión.
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Cambio de beneficios para inscripción abierta
| Inicia la inscripción abierta para beneficios. |
Cambio de beneficios
| Inicia el proceso de gestión Cambio de beneficios para evento de vida . |
Cambio de beneficios para evento de vida
| Inicia inscripciones para eventos de vida, como nacimientos, divorcios y promociones. |
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Informe de estado de inscripciones abiertas activas y finalizadas
| Utilice este informe para consultar y gestionar el estado de los eventos de elección de inscripción activos y finalizados. Este informe aporta más detalles que el Informe de estado de inscripción abierta , pero puede tardar mucho en ejecutarse. Workday recomienda limitar su uso a la gestión de elecciones de inscripción después de haber finalizado los eventos de inscripción abierta. |
Auditoría de correcciones de beneficios en curso
| Utilice este informe para consultar una lista de las correcciones de beneficios que ha iniciado, pero que aún no ha enviado. |
Elegibilidad de beneficios por grupo de beneficios
| Utilice este informe para consultar los grupos de beneficios con fecha futura. Puede ejecutar el informe para cada grupo de beneficios utilizando la fecha del evento de inscripción abierta. Compare los informes para asegurarse de que un mismo trabajador no esté en más de un grupo. |
Informe de estado de eventos de beneficios
| Utilice este informe para consultar los trabajadores con eventos de beneficios y el estado de estos. |
Finalización de eventos de beneficios abiertos
| Utilice esta tarea para eliminar todos los eventos de inscripción obsoletos. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Utilice esta tarea para eliminar todas las solicitudes de prueba de asegurabilidad obsoletas. |
Informe de estado de inscripción abierta
| Utilice este informe para consultar y gestionar trabajadores que tengan eventos de inscripción abierta. Puede consultar el estado de esos eventos antes de finalizar la inscripción. Este informe ofrece un rendimiento mejorado con respecto al Informe de estado de inscripciones abiertas activas y finalizadas . |
Empleados dados de baja elegibles para beneficios
| Utilice este informe para consultar los empleados dados de baja que pueden seguir recibiendo beneficios. |
Consulta de resultados de regla de elegibilidad de beneficios
| Utilice este informe para solucionar problemas y ver por qué alguien cumple o no una regla de elegibilidad. |
Consulta de auditoría de trabajadores en varios grupos de beneficios
| Utilice este trabajo para consultar los trabajadores elegibles para más de un grupo de beneficios y, poder solucionar esta situación. No lo utilice para grupos de beneficios con fecha futura. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilice este origen de datos de informe para crear un informe personalizado que audite los datos de las inscripciones en beneficios. |
Trabajadores no elegibles ya para inscripción abierta
| Utilice este informe para consultar los trabajadores que no son elegibles para los beneficios, pero que actualmente tienen un evento de inscripción abierta. |
Integraciones
Tómese todo el tiempo que necesite para probar una nueva integración.
Conectores de Workday Benefits:
- Proveedores: Workday proporciona plantillas de integración a través de Workday Cloud Connect for Benefits (CCB). Hay una plantilla de CCB para cada proveedor. En el caso de proveedores nuevos, consulte el catálogo de Cloud Connect for Benefits. También puede usar integraciones de terceros que Workday no admite dentro de CCB.
- Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA): Workday proporciona los conectores de la ACA para facilitar la presentación de informes ante el IRS.
Cuando ofrezca un nuevo plan de beneficios con el mismo proveedor, vincule el plan a su integración actual. Del mismo modo, si interrumpe un plan, elimine el vínculo de integración.
Puede cambiar las asignaciones de integración de los proveedores de beneficios para especificar cómo se asignan los valores de Workday a los de un punto final externo.
Si va a introducir nuevos planes de beneficios o nuevas ubicaciones de empleados, probablemente tendrá que actualizar sus asignaciones de integración. Ejemplo: algunos proveedores médicos requieren un código de proveedor exclusivo que debe enviar para cada estado. Es posible que deba asignar códigos para estados en los que no ha tenido empleados.
Contemple cómo incluir los saldos de nómina. Las integraciones de CCB solo pueden acceder a los importes de contribución reales desde Workday Payroll. Si utiliza un proveedor de nóminas de terceros, las integraciones de beneficios envían importes estimados en función de la configuración del plan de beneficios.
Conexiones y Touchpoints
La inscripción en beneficios interactúa con Payroll para obtener deducciones y créditos relacionados con el plan.
Estos tipos de datos de empleado determinan las reglas de elegibilidad para los planes de beneficios:
- Estado de puesto exento de convenio
- ETC
- Perfiles de puesto
- Niveles de gestión
- Tipo de remuneración
- Horas semanales programadas
Los datos de compensación pueden afectar a planes de beneficios, como los de seguro.
Workday ofrece Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.