Überlegungen zum Setup: Recruiting

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Workday Recruiting dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Workday Recruiting ist eine Einzelplattform, mit der Ihr Unternehmen die besten Kandidaten finden, auswählen und einstellen kann.

Vorteile und Nutzen

Erhöhen Sie die Effizienz, indem Sie den gesamten Recruiting-Prozesses in Workday verwalten.

Gewinnen Sie Top-Kandidaten – durch eine konsistente und ansprechende Kandidatenerfahrung.

Arbeiten Sie flexibel, indem Sie Kandidaten mit der Workday Mobile App durch den Recruiting-Prozess leiten.

Verwalten Sie Ihre Kandidatenpipeline mit Kandidatenpools effizienter.

Verbessern Sie die Datengenauigkeit, indem Sie doppelte Kandidatendatensätze identifizieren und zusammenführen.

Minimieren Sie Voreingenommenheit bei der Kandidatenvorauswahl, indem Sie identifizierbare Kandidateninformationen maskieren.

Erhöhen Sie die Recruiting-Effizienz mit Interview-Zeitplänen für Interviewer und Standorte.

Verbessern Sie die Produktivität, indem Sie Kandidaten im Recruiting-Prozess automatisch weiterleiten.

Sorgen Sie für Kommunikation und Zusammenarbeit in Workday, indem Sie Recruitern und am Recruiting-Prozess beteiligten Benutzern ermöglichen, Anmerkungen zu Personalanforderungen und Kandidatenbewerbungen hinzuzufügen.

Anwendungsfälle

Verfolgen Sie Stellenanforderungen, indem Sie Personalanforderungen erstellen.

Verwenden Sie benutzerdefiniertes Branding auf externen Karrieresites.

Arbeiten Sie mit Recruiting-Agenturen zusammen, um externe Kandidaten über Agentur-Karrieresites zu suchen.

Erstellen Sie Kalender, damit Kandidaten ihre Zeiten für Recruiting-Ereignisse mit hohen Bewerberzahlen selbst planen können.

Richten Sie Recruiting-Kampagnen für Kandidaten-Engagement mit Nachrichten- und Benachrichtigungsvorlagen ein, damit Recruiter auf Pools von potenziellen Kandidaten oder Kandidaten zugreifen können.

Richten Sie Recruiting-Landingpages für Kandidaten-Engagement ein, damit Recruiting-Marketer externe Webseiten entwerfen und veröffentlichen können, die Ihre Organisation an bestimmte Populationen vermarkten.

Verwenden Sie Recruiting-Quellen, um zu verfolgen, woher Ihre Kandidaten stammen. Beispiel: LinkedIn.

Richten Sie Zahlungspläne für Empfehlungen ein, um Mitarbeiter zu motivieren, Kandidaten für offene Stellen zu empfehlen.

Erfassen Sie Kandidatenreferenzen und führen Sie eine Referenzprüfung durch.

Bewerten Sie Kandidaten mithilfe von Fragebögen.

Senden Sie in jeder Phase des Recruiting-Prozesses eine Bitte an externe Kandidaten, persönliche Angaben zu machen.

Senden oder korrigieren Sie ein Beschäftigungsangebot.

Verfolgen Sie Informationen zur Hintergrundprüfung und verarbeiten Sie Kandidaten basierend auf den Ergebnissen automatisch.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Arten von Stellen müssen Sie besetzen?	Sie können Folgendes erstellen: Personalanforderungen, um Anforderungen für unbesetzte Stellen zu verfolgen. Daueranforderungen, um kontinuierlich Kandidaten für Stellen mit großer Fluktuation oder hohen Bewerberzahlen zu ermitteln und zu verfolgen. Vertrauliche Personalanforderungen für klassifizierte Stellen. Beispiel: Stellen auf Führungsebene.
Wie möchten Sie für offene Stellen werben?	Sie haben folgende Möglichkeiten: Erstellen Sie interne und externe Karrieresites, um offene Stellen zu veröffentlichen. Verwenden Sie Vorlagen für Stellenausschreibungen, um bestimmte Zielgruppen anzusprechen. Beispiel: Um Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen, könnten Sie zu Ihrer Stellenausschreibung ein Video hinzufügen, in dem für Ihre Bürofläche in Dublin geworben wird. Ermöglichen Sie es Kandidaten, auf den Karrieresites Alerts für relevante Stellenausschreibungen zu erstellen.
Wie möchten Sie Recruiting-Ereignisse mit hohen Bewerberzahlen verwalten?	Sie haben folgende Möglichkeiten: Erstellen Sie Kalender, mit denen Kandidaten Zeitfenster reservieren können. Beispiel: Telefonische Vorauswahlen. Ermöglichen Sie es Recruitern, Zeitfenster für Ereignisse im Auftrag von Kandidaten zu planen und zu verwalten.
Wie möchten Sie Empfehlungen und Befürwortungen verwalten?	Sie haben folgende Möglichkeiten: Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, Kandidaten für offene Personalanforderungen zu übermitteln. Ermöglichen Sie es Kandidaten, bei der Bewerbung auf eine Stellenausschreibung einen empfehlenden Mitarbeiter anzugeben. Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, die Bewerbung eines Kandidaten zu befürworten. Konfigurieren Sie Zahlungspläne für Empfehlungen, um Mitarbeiter zu belohnen, die erfolgreiche Kandidaten empfehlen.
Wie möchten Sie mit Recruiting-Agenturen zusammenarbeiten?	Sie können Folgendes erstellen: Agenturen mit Hierarchien untereinander Karrieresites von Agenturen für Stellenausschreibungen Agenturarten für verschiedene Arten von Stellenangeboten Sie können auch Agenturzahlungen für erfolgreiche Kandidaten verfolgen.
Wie möchten Sie Kandidateninformationen erfassen?	Erfassen und verwalten Sie Informationen von Kandidaten anhand von: Bewerbungen Fragebögen Beurteilungen Ergebnissen von Hintergrundprüfungen
Wie möchten Sie Ihre Kandidaten organisieren?	Erstellen Sie Kandidatenpools zur Verwaltung Ihrer Kandidatenpipeline und gruppieren Sie interne und externe Kandidaten basierend auf festgelegten Kriterien. Beispiel: Recruiting-Quellen. Erstellen Sie Folgendes: Einen dynamischen Pool, um automatisch und kontinuierlich Kandidaten hinzuzufügen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Einen statischen Pool, um Kandidaten manuell hinzuzufügen.
Wie möchten Sie doppelte Kandidatendatensätze verwalten?	Mit Workday können Sie doppelte Datensätze mit einer der folgenden Funktionen verwalten: Mit „Abgleichen und zusammenführen“ in Recruiting, womit Sie Kandidaten in verschiedene Personenarten zusammenführen können. Mit dem Duplicate Management Framework, das Flexibilität bei der Konfiguration von Zusammenführungsregeln bietet und eine Vielzahl von Zusammenführungsarten unterstützt. Wenn Sie ein Opt-in für das Duplicate Management Framework setzen, können Sie kein Opt-out mehr setzen und nicht mehr auf die Recruiting-Funktion „Abgleichen und zusammenführen“ zugreifen.
Wie möchten Sie Interviews verwalten?	Verwalten Sie Ihre Interviews vollständig in Workday oder verwenden Sie eine der folgenden Kalenderintegrationen für die Planung: Google Kalender Microsoft™ Outlook 365 Sie können Workday für folgende Zwecke konfigurieren: Empfehlen Sie Interview-Zeitpläne basierend auf der Verfügbarkeit von Interviewer und Standort. Ermöglichen Sie es Interviewern, in Workday Feedback zu geben. Beispiel: Kompetenzbewertungen.
Wie möchten Sie Angebote oder Beschäftigungsvereinbarungen verwalten?	Sie können: Verwalten und übermitteln Sie mehrere Aufgaben für Angebote oder Beschäftigungsvereinbarungen gleichzeitig. Richten Sie Angebote und Beschäftigungsvereinbarungen ein, die automatisch im dynamischen Geschäftsprozess Bewerbung initiiert werden. Die automatische Initiierung des Angebots funktioniert nur, wenn Gehalt oder Stundensatz die einzigen Vergütungsarten im Angebot sind. Verhandeln Sie Angebote über Konten „Kandidat - Home“. Beispiel: Der Kandidat beantragt ein späteres Startdatum und Sie müssen das Angebotsschreiben aktualisieren und neu generieren.
Wie möchten Sie Compliance-Vorgaben verwalten?	Mit Workday haben Sie folgende Möglichkeiten: Verfolgen Sie Diversitätsziele, indem Sie Kennzahlen und Berichte bereitstellen, mit denen Informationen zur Geschlechtsidentität und zur ethnischen Zugehörigkeit von Kandidaten analysiert werden. Identifizieren und bereinigen Sie Kandidaten- und Bewerbungsdaten, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
Wie möchten Sie den Zugriff auf Ihre Recruiting-Prozesse verwalten?	So steuern Sie den Zugriff auf Recruiting-Prozesse: Verwenden Sie segmentierte Sicherheit, um den Zugriff auf Recruiting-Prozesse zu beschränken. Beispiel: Konfigurieren Sie den Zugriff auf Fragebogenantworten. Blenden Sie bestimmte Informationen im Kandidatenprofil aus, um Voreingenommenheit bei der Kandidatenvorauswahl zu vermeiden. Beispiel: Sie können Details zur Ausbildung im Prozess der Kandidatenvorauswahl maskieren.

Empfehlungen

Um die Effizienz zu steigern, konfigurieren Sie Geschäftsprozessschritte für die folgenden Aktionen:

Schreiben Sie Stellen aus oder ziehen Sie Stellenausschreibungen zurück, wenn Sie Personalanforderungen erstellen, bearbeiten oder sperren.

Ziehen Sie Stellenausschreibungen automatisch zurück, wenn Sie eine Personalanforderung schließen oder besetzen.

Anforderungen

Konfigurieren Sie Personalanforderungen, um Anforderungen für unbesetzte Stellen zu verfolgen und Kandidaten im Recruiting-Prozess zu verschieben.

Einschränkungen

Sie können Outlook für Microsoft Office 365 nicht mit Workday Recruiting verwenden, wenn Sie Folgendes haben:

Mehr als eine Instanz von Outlook für Microsoft Office 365

Eine beliebige Kombination aus Hybrid-, On-Premise- oder Cloud-Datenspeicher

Wenn Sie ein Opt-in für das Duplicate Management Framework setzen, können Sie die Recruiting-Funktion „Abgleichen und zusammenführen“ nicht mehr verwenden.

Die Recruiting-Geschäftsprozesse unterstützen das Kontrollkästchen „Details für Person ausblenden“ nicht. Wir empfehlen, das Kontrollkästchen nicht zu aktivieren, wenn Sie Ihre Geschäftsprozessrichtlinien bearbeiten.

Mandanten-Setup

Öffnen Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Recruiting

, um folgende Elemente zu konfigurieren:

Ebenen der Eigentümerschaft für Empfehlungen.

Eine Richtlinie für doppelte Empfehlungen.

Automatische Zusammenführung von Kandidaten für die Recruiting-Funktion „Abgleichen und zusammenführen“.

Integrationen für Kalender für die Interview-Planung.

Die Möglichkeit, dass Kandidaten sich erneut auf Personalanforderungen bewerben.

Einstellungen für das Ausfüllen und Kopieren persönlicher Daten in Bewerbungen.

Einstellungen für bevorzugten Namen.

Einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie auf externen Karrieresites.

Berechnungen für den Bericht

Besetzungsdauer

Erforderliche Konten „Kandidat - Home“.

Verifizierungs-E-Mails für Kandidaten, die Konten „Kandidat - Home“ erstellen.

Wenn Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - HCM

konfigurieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erstellen Sie ID-Definitionen. Beispiel: Personalanforderungs-IDs.

Ermöglichen Sie Workday das Ausfüllen von Organisationen in Personalanforderungen.

Erlauben Sie den Benutzern, einen Fragebogen in einer Personalanforderung zu entfernen oder zu ersetzen.

Sicherheit

Verwenden Sie segmentbasierte Sicherheitsgruppen, um bestimmten Benutzern während des Recruiting-Prozesses Zugriff auf Bewerbungsdaten zu gewähren.

Um die verschiedenen Sicherheitsdomänen für Recruiting anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht

Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich

und wählen Sie den funktionalen Bereich „Recruiting“ aus.

Mithilfe von Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Recruiting“ können Benutzer Recruiting-Features konfigurieren, verwalten und verwenden, z. B.:

Kandidaten

Daueranforderungen

Externe Karrieresites

Interviews

Bewerbungen

Stellenausschreibungen

Personalanforderungen

Angebote

Potenzielle Kandidaten

Fragebögen

Recruiting-Agenturen

Recruiting-Anmerkungen

Empfehlungen und Befürwortungen

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Kandidaten beurteilen	Konfigurieren Sie diese Option, um Beurteilungsaufgaben an Kandidaten zu senden.
Hintergrundprüfung	Konfigurieren Sie diese Option, um Informationen zur Hintergrundprüfung für Kandidaten zu verwalten.
Interview	Konfigurieren Sie Folgendes: Planen Sie Interviews. Erfassen Sie Kandidaten-Feedback. Leiten Sie Kandidaten-Feedback an einen Entscheidungsträger weiter.
Bewerbung	Konfigurieren Sie diese Option, um einen flexiblen oder linearen Workflow für das Kandidatenmanagement zu erstellen.
Personalanforderung	Konfigurieren Sie diese Option, um Personalanforderungen für neue oder vorhandene Stellen zu erstellen.
Angebot	Konfigurieren Sie Folgendes: Legen Sie eine Vergütungsbasis fest. Beantragen und lassen Sie Aktienzuteilungen oder Einmalzahlungspläne genehmigen. Generieren, senden und erhalten Sie digital unterzeichnete Dokumente. Verhandeln Sie Angebote neu.
Kandidaten empfehlen	Konfigurieren Sie diese Option, um Kandidatenempfehlungen zu verwalten.
Referenzprüfung	Konfigurieren Sie diese Option, um Kandidatenreferenzprüfungen zu verwalten.
Bereit für Einstellung	Konfigurieren Sie diese Option, um Personalbesetzungstransaktionen automatisch zu initiieren. Beispiel: Einstellung, Tätigkeitsänderung.
Vorauswahl	Konfigurieren Sie den Workflow für die Kandidatenvorauswahl.
Kandidaten der Recruiting-Agentur übermitteln	Konfigurieren Sie diese Option, damit Agenturbenutzer Kandidaten für offene Personalanforderungen übermitteln können.

Reporting

Um die verfügbaren Berichte für Workday Recruiting anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht

Workday Standard Reports

und wählen Sie eine der folgenden Kategorien aus:

Berichtskategorien	Überlegungen
Recruiting	Verwenden Sie Berichte aus dieser Kategorie, um Berichte zu folgenden Elementen zu erstellen: Beurteilungen Kandidaten Diversitätsmetriken Interviews Bewerbungen Stellenausschreibungen Personalanforderungen Recruiting-Agenturen Recruiting-Selbstplanungskalender Empfehlungen
Recruiting einrichten	Verwenden Sie Berichte aus dieser Kategorie, um eine Zusammenfassung Ihrer Recruiting-Konfiguration zu prüfen und anzuzeigen.

Integrationen

Berücksichtigen Sie die folgenden Webservices und Integrationen bei der Konfiguration von Workday Recruiting:

Webservices	Überlegungen
Assess Candidate	Verwenden Sie diesen Webservice, um Beurteilungstests für Kandidaten anzufordern und zu verwalten.
Candidate Attachments	Verwenden Sie diesen Webservice, um Dokumente für potenzielle Kandidaten und Kandidaten zu laden.
Create Job Requisition	Verwenden Sie diesen Webservice, um Personalanforderungen für Stellen in Linienorganisationen mit Stellenmodell zu erstellen.
Offer	Verwenden Sie diesen Webservice, um Angebote für Bewerbungen zu initiieren.
Post Job	Verwenden Sie diesen Webservice, um Stellen auf Websites von Drittanbietern zu veröffentlichen.
Put Background Check	Verwenden Sie diesen Webservice, um Hintergrundinformationen für mehrere Datensätze als Massenvorgang hochzuladen.
Put Candidate	Verwenden Sie diesen Webservice, um potenzielle Kandidaten und Kandidaten zu laden.
Submit Recruiting Agency Candidate	Verwenden Sie diesen Webservice, um Kandidaten für Recruiting-Agenturen zu übermitteln.

Integrationen	Überlegungen
Adobe Sign DocuSign	Verwenden Sie diese Integration, um digitale Unterschriften von Kandidaten zu erhalten.
LinkedIn Recruiter System Connect	Hier können Benutzer in LinkedIn Recruiter relevante Kandidateninformationen aus Workday anzeigen.
Report-as-a-Service (RaaS)	Verwenden Sie diese Integration, um offene Stellen auf Websites von Drittanbietern zu veröffentlichen.

Beziehungen und Touchpoints

Touchpoints	Überlegungen
Vergütung	Workday leitet Vergütungswerte für Angebote oder Beschäftigungsvereinbarungen aus Personalanforderungen ab.
Duplicate Management Framework	Verwenden Sie diese Option, um doppelte Datensätze in Ihrem Mandanten zu verwalten. Wenn Sie ein Opt-in für das Duplicate Management Framework setzen, nehmen Sie eine mandantenweite Änderung vor, die Sie nicht wiederholen oder rückgängig machen können.
Extended Enterprise Learning	Sie können Extended Enterprise-Lernenden die Anzeige von und Bewerbung auf Stellen für Nicht-Mitarbeiter in Ihrer Organisation ermöglichen. Wenn Sie einen Extended Enterprise-Lernenden einstellen, gehen seine Learning-Übersichten und Talentzertifizierungen in die neue Rolle über.
Skills Cloud	Konfigurieren Sie die Skills Cloud, um Qualifikationsanforderungen zu erstellen und vorgeschlagene Kenntnisse für Personalanforderungen und Bewerbungen zu aktivieren. Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
Personalbesetzung	Personalanforderungen unterstützen die Personalbesetzung mit Stellenmodell und mit Tätigkeitsmodell.
Talent	Sie können den Opportunity Marketplace so aktivieren, dass interne Stellenausschreibungen enthalten sind. Mitarbeiter können im Opportunity Marketplace Stellen durchsuchen und auf Stellenausschreibungen zugreifen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

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