Überlegungen zum Setup: Personalanforderungen für Recruiting

Worum es geht

In Workday Recruiting können Sie mit der Personalanforderungsfunktion Anforderungen für unbesetzte Stellen oder Tätigkeiten verfolgen und Kandidaten im Recruiting-Prozess verschieben.

Vorteile und Nutzen

High-Volume- und strategische Einstellung:

Mit Daueranforderungen Verwalten Sie eine kontinuierliche Kandidatenpipeline für Rollen mit großer Fluktuation mit einer einzigen Bedarfsanforderung. Beispiel: Es Bedarfsanforderung, Daueranforderung das ganze Jahr über mehr als 100 Kunde einzustellen, anstatt für jede Stelle separate Personalanforderungen zu öffnen.

Verwalten Sie Kandidaten in einer Massenaktion. Beispiel: Wählen Sie 200 saisonale Kandidaten aus, verschieben Sie die Top-50 zum Interview und ablehnen die verbleibenden Kandidaten ab.

Heben Sie schwer zu besetzende Personalanforderungen oder Personalanforderungen mit hoher Priorität als

Spotlight-Stellen

hervor, um die Sichtbarkeit auf Karrieresites zu verbessern.

Operative Kontrolle verbessern:

Erzwingen Sie das Budget, indem Sie Personalanforderungen ohne genehmigten Headcount oder Budget verhindern.

Automatisieren Sie das Stellenmodell, indem Sie automatisch Personalanforderungen erstellen, um offene Stellen Nachbesetzen , und dabei die Daten zu Vergütung, Bewertungsergebnis und Tätigkeitsprofil beibehalten.

Verfolgen Sie alle Einstellungskosten auf Bedarfsanforderung , einschließlich Recruiter Gebühren und Kandidat , um Kostenverfolgung und Reporting zu verbessern. Beispiel: Ordnen Sie Recruiter Gebühren und Kosten für den Umzug von Kandidat einer bestimmten Rolle zu, um genaue Einstellungskosten für die Budgetanalyse zu generieren.

Laden Sie Vergütung automatisch aus Job . Beispiel: Wenn Sie eine neue Personalanforderung erstellen, werden die minimale Grundvergütung und die Zusatzleistungen basierend auf dem Tätigkeitsprofil automatisch ausgefüllt, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden.

Produktivität der Recruiter:

Verwalten Sie Kandidaten, prüfen Sie den Status und führen Sie Aktion über einen einzigen Arbeitsbereich für Personalanforderungen durch.

Beispiel: Ein Recruiter prüft alle Bewerber für fünf offene Rollen, verschiebt Kandidaten durch die Phasen und plant Interviews über ein Dashboard.

Kandidatenbewegungen verfolgen: Hiermit überwachen Sie den Fortschritt der Kandidat in der Bedarfsanforderung , um Engpässe schnell zu erkennen. Beispiel: Der Recruiter stellt fest, dass sich noch drei Kandidaten für Softwareentwickler noch in der Phase „Sichtung einstellender Manager“ befinden, und sendet Erinnerungen, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Massenaktionen für Bedarfsanforderungen durchführen: Führen Sie Massenaktualisierungen für mehrere Bedarfsanforderungen durch. Beispiel: HR sperrt oder schließt 500 offene Personalanforderungen für eine Abteilung, die sich in einer Einstellungspause befindet, wodurch Stunden manueller Arbeit gespart werden.

Agilität und Flexibilität:

Anzahl Stellen anpassen: Erhöhen oder verringern Sie offene Stellen in Live-Bedarfsanforderungen, ohne die Genehmigungsketten neu zu starten.

Flexibler Prozessablauf: Weisen Sie Recruiter oder Genehmiger in verschiedenen Schritten zu, ohne dass sich Job verzögern. Beispiel: Eine Bedarfsanforderung geht sofort live, während der primäre Recruiter später zugewiesen wird, sodass das Sourcing ohne Verzögerung beginnt.

Leiten Sie Bedarfsanforderungen automatisch basierend auf dem Organigramm an die richtigen Genehmiger weiter und reduzieren Sie so E-Mail-Threads. Beispiel: Eine neue IT- Bedarfsanforderung wird zur Genehmigung direkt an die richtigen Rollen weitergeleitet, wodurch die Besetzungsdauer reduziert wird.

Effizienz für einstellende Manager:

Reduziert den Zeit- und erforderlich für Manager beim Öffnen von Rollen durch Optimierung von Feldern, Standardvorgaben und Validierungen. Beispiel: Wählt ein Tätigkeitsprofil und einen Standort aus und Workday füllt die Vergütung, die Job und die Details der Linienorganisation aus.

Sie können Personalanforderungen auf jedem Mobiles Gerät prüfen und genehmigen, um Engpässe zu reduzieren und die Einstellungsquote hoch zu halten.

Risiko- und Datenkonformität:

Sicherung sensibler Rollen: Beschränken Sie den Zugriff auf vertrauliche Personalanforderungen nur auf autorisiertes Personal. Beispiel: Wenn eine Führungskraft der C-Ebene ersetzt wird, bleibt die Bedarfsanforderung für das allgemeine Personal ausgeblendet, jedoch für die ausgewählten Recruiter und Genehmiger sichtbar.

Gesetzliche Compliance: Stellen Sie sicher, dass alle Job den gesetzlichen Standards entsprechen, indem Sie alle Pflichtfelder als erforderlich festlegen. Beispiel: Workday wird so konfiguriert, dass eine Job erst ausgeschrieben werden kann, wenn Vergütungstransparenz und EEO-Daten enthalten sind.

Metrikreporting: Generieren Sie Echtzeitberichte zur Unterstützung von Planung und Headcount -Prognose mit einer einzigen HCM- Datenquelle. Beispiel: HR generiert ein Dashboard mit aktuellen Personalbesetzung und offenen Headcount nach Abteilung, um Einstellungsentscheidungen zu unterstützen.

Kommunikation und Engagement von Kandidaten: Benachrichtigen Sie Kandidaten automatisch über konfigurierte Benachrichtigung über Aktualisierungen der Bedarfsanforderung . Beispiel: Wenn eine Job besetzt wird, eingehen Kandidaten automatisch Benachrichtigungen über den Status ihrer App, was die Transparenz und das Engagement verbessert.

Datenerfassung: Verwenden Sie zusätzliche benutzerdefinierte Fragebögen, um rollenspezifische Informationen von Kandidaten zu erfassen. Beispiel: Ein Recruiter fügt Fragen zur Verfügbarkeit am Wochenende oder zu erforderlich Zertifizierungen hinzu, um Kandidaten für spezielle Rollen zu Beurteilung .

Effiziente Verwaltung von Personalanforderungen: Erstellen, Bearbeiten, schließen, fixieren oder verschieben Sie Personalanforderungen rasch und geben Sie den korrekten Status der Bedarfsanforderung an.

Anwendungsfälle

Stellenerstellung und Nachbesetzung:

Neue Stelle mit Recruiting-Daten erstellen. Beispiel: Verwenden Sie Recruiting Daten aus vorherigen Kampagnen, um eine neue Rolle zu erstellen und Datenfelder automatisch auszufüllen , z. B. Tätigkeitsprofil, Standort und Vergütung .

Ausgeschiedene Mitarbeiter ersetzen. Beispiel: Generieren Sie eine Bedarfsanforderung für eine Nachbesetzen mit derselben Bewertungsergebnis, demselben Bereich und derselben Berichtsstruktur.

Anzahl Stellen in einer Anforderung aktualisieren. Beispiel: Erhöhen oder verringern Sie Stellen in einer Bedarfsanforderung , wenn sich Ziele ändern.

Kandidaten-Sourcing und Beförderung:

Schreiben Sie Stellen auf internen und externen Karrieresites aus. Beispiel: Schreiben Sie Stellen sowohl auf der interne Karrieresite als auch auf externen Job aus.

Vertrauliche Kandidaten für sensible Stellen einstellen. Beispiel: Sie können eine Bedarfsanforderung für die Rolle „VP of Operations“ als vertraulich Markierung , sodass sichergestellt wird, dass nur ausgewählte Recruiter und Genehmiger sie anzeigen können und die Suche diskret bleibt.

Erstellen Sie Personalanforderungen mithilfe eines vereinfachten Prozesses. Beispiel: Öffnen Sie eine Bedarfsanforderung mithilfe von geführten Schritten, die Job , Vergütung und Linienorganisation automatisch ausfüllen, wodurch die Setup-Zeit von 20 auf 5 reduziert wird.

Fordern Sie mit Workday für Slack oder Workday für Microsoft Teams die Details Ihrer Personalanforderungsereignisse in Bearbeitung an. Beispiel: Sie können den Workday Bot in Slack nach allen offenen Personalanforderungen in Ihrer Abteilung fragen und eingehen sofort eine Zusammenfassung der Kandidaten in jeder Phase, der ausstehenden Genehmigungen und des Bedarfsanforderung .

Verfolgen Sie die Anforderungen für unbesetzt Stellen. Beispiel: Überwachen Sie offene Rollen für Softwareentwickler, identifizieren Sie Stellen, die seit mehr als 30 Tagen leer sind, und führen Sie Aktion durch

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Wie möchten Sie Vergütungsdetails verwalten?	Sie können die Vergütung in folgende Bereiche aufnehmen: In Ihre bevorzugte Phase des Geschäftsprozesses Personalanforderung . Als Teil der konsolidierten Vorlage für Personalanforderungen.
Welche Felder möchten Sie in Ihren Personalanforderungen anzeigen?	Sie können festlegen, welche Felder in einer Personalanforderung angezeigt werden, indem Sie optionale Felder, Sicherheitsdomänen und eingebettete Analysen konfigurieren. Wenn Sie die Aufgabe Optionale Felder konfigurieren für Personalanforderungen und vertrauliche Personalanforderungen verwenden, können Sie folgende Felder für einige oder alle Sicherheitsgruppen als nicht eingebbar festlegen: Zusätzliche Tätigkeitsbeschreibung Tätigkeitsbeschreibung Tätigkeitsbeschreibung - Zusammenfassung Beispiel: Sie können es Recruitern ermöglichen, Tätigkeitsbeschreibungen zu bearbeiten, während Manager sie nur anzeigen können.
Wie möchten Sie Fragebögen und Beurteilungen konfigurieren?	Sie haben folgende Möglichkeiten: Konfigurieren Sie die Beurteilungen und Fragebögen, die Benutzern zur Auswahl angeboten werden sollen. Indem Sie Bedingungsregeln erstellen, steuern Sie, welche Beurteilungen und Fragebögen von Workday in den Personalanforderungen ausgefüllt werden.
Wie möchten Sie Informationen zur Personalanforderung ausfüllen?	Sie können Workday so konfigurieren, dass Personalanforderungen mit Informationen aus vorhandenen Stellen gefüllt werden. Sie können Informationen aus folgenden Bereichen verwenden: Aus der Stelle der ersten Erstellung Aus dem Mitarbeiter, der zuletzt für diese besetzte Stelle eingestellt wurde Sie können Workday auch so konfigurieren, dass die Tätigkeitsbeschreibung und die Zusammenfassung der Tätigkeitsbeschreibung aus dem Tätigkeitsprofil übernommen werden und nicht aus der Stelle. Wenn Sie eine neue Stelle als Teil einer Personalanforderung erstellen, übernimmt Workday die Stellendetails aus der Personalanforderung. Sie können Workday so konfigurieren, dass geplante Wochenstunden automatisch aus einer Arbeitszeitregel ausgefüllt werden, wenn Sie Folgendes tun: Sie definieren eine Selektionsregel für die Arbeitszeit. Sie geben beim Erstellen einer Personalanforderung Informationen ein, die der Selektionsregel für die Arbeitszeit entsprechen.
Wer soll Ihre Personalanforderungen erstellen?	Für nicht spezialisierte Benutzer, wie z. B. einstellende Manager, können Sie die einfache aus einer Seite bestehende Aufgabe „Personalanforderung starten“ oder Elemente in Wertelisten konfigurieren.
Wie möchten Sie mehrere Personalanforderungen gleichzeitig verwalten?	Mit Massenaktionen können Sie bis zu 10.000 unbesetzte Personalanforderungen gleichzeitig schließen, sperren oder deren Sperre aufheben. Beispiel: Ihre Organisation hat eine Einstellungssperre verfügt und Sie müssen alle Personalanforderungen auf einmal sperren.
Wie möchten Sie kritische Personalanforderungen hervorheben?	Mit Spotlight-Stellen können Sie wichtige oder schwer zu besetzende Personalanforderungen hervorheben.
Wie möchten Sie Ihre Personalanforderungen nummerieren?	Sie können IDs definieren, um Ihre Personalanforderungen zu verfolgen. Beispiel: R-2

Empfehlungen

Halten Sie Ihre Tätigkeitsprofile auf dem neuesten Stand, damit Workday sie verwenden kann, um Informationen für Personalanforderungen zu übernehmen.

Lassen Sie Benutzer bei der Konfiguration Ihrer Sicherheit Einstellungsbeschränkungen überschreiben, wenn Sie möchten, dass diese während des Einstellungsprozesses Details ändern können. Beispiel: Standort oder Zeitart.

Verwenden Sie Daueranforderungen für Ihre Recruiting-Anforderungen, um Ihre Recruiting-Effizienz zu steigern.

Verwenden Sie kein Padding, wenn Sie Ihre ID-Definitionen für Personalanforderungen konfigurieren, da dies die Performance beeinträchtigen kann. Wenn Sie Padding einsetzen müssen, verwenden Sie eine Einstellung von mindestens 10 Nullen. Beispiel: R-000000000001

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Sie können die Anzahl der Stellen in einer Personalanforderung erhöhen, nachdem Sie sie erstellt haben, aber nicht verringern.

Wenn Sie eine Personalanforderung anhand einer bestehenden Stelle erstellen, können Sie nur diese Stelle auswählen.

Mandanten-Setup

Sie können die Einstellungen für die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - HCM

folgendermaßen konfigurieren:

Workday kann Organisationen in Personalanforderungen ausfüllen.

Personalanforderungen können für alle Personalbesetzungsereignisse in Organisationen mit Stellenmodell oder basierend auf Bedingungsregeln erfolgen.

Standardverhalten kann für Personalanforderungsdaten in Organisationen mit Stellenmodell genutzt werden.

Workday kann die Felder

Tätigkeitsbeschreibung

und

Tätigkeitsbeschreibung - Zusammenfassung

aus dem Tätigkeitsprofil ausfüllen.

Benutzer können einen Fragebogen aus einer Personalanforderung entfernen oder ersetzen, auch nachdem sich ein Kandidat beworben hat.

Sie können Ihre ID-Definition für neue Personalanforderungen erstellen.

Sie können die Aufgabe Mandanten-

Setup bearbeiten - Recruiting

so konfigurieren, dass Kandidaten sich über „Kandidat - Home“ oder über interne Karrieresites für Nicht-Mitarbeiter erneut auf Personalanforderungen bewerben können.

Sie können außerdem auf die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Assistant

zugreifen, um das Feature für Personalanforderungen in Bearbeitung für den Chatbot „Workday Assistant“ zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Recruiting“.

Domänen	Überlegungen
Confidential Job Requisitions	Benutzer können vertrauliche Personalanforderungen anzeigen und verwalten.
Job Requisitions for Recruiting	Benutzer können auf Personalanforderungsdetails zugreifen, die für das Recruiting spezifisch sind. Beispiel: Stellenausschreibungsdetails
Job Requisition Workspace	Benutzer können auf den Arbeitsbereich für Personalanforderungen zugreifen.
Link Evergreen and Job Requisitions	Benutzer können eine Daueranforderung mit einer oder mehreren Personalanforderungen verknüpfen.
Move Candidate to Linked Requisition	Benutzer können Kandidaten zwischen einer Daueranforderung und verknüpften Personalanforderungen verschieben.

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Pre-Hire Process“:

Domänen	Überlegungen
Job Requisition Data	Benutzer können auf Personalanforderungsdaten zugreifen.
Pre-Hire Process: Mass Action on Job Requisitions	Benutzer können Massenaktionen ausführen, um Personalanforderungen zu schließen, zu sperren oder deren Sperre aufzuheben.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Personalanforderung schließen	Hiermit können Sie eine Personalanforderung schließen. Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen: Sie können keine Einstellung für eine geschlossene Personalanforderung vornehmen. Sie können eine geschlossene Personalanforderung nicht erneut öffnen.
Personalanforderung sperren	Mit diesem Webservice können Sie Personalanforderungen sperren oder die Sperre aufheben. Beispiel: Sie möchten Personalanforderungen während einer Einstellungssperre stoppen.
Personalanforderung	Hiermit können Sie die Schritte für Personalanforderungen prüfen und genehmigen.
Personalanforderung ändern	Ermöglicht die Bearbeitung von Personalanforderungen.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Personalanforderungen nach Alterung	Zeigen Sie an, wie lange Personalanforderungen offen waren, um Sie bei der Planung und beim Recruiting zu unterstützen. Workday berechnet die Daten in diesem Bericht anhand der Differenz zwischen dem aktuellen Datum und dem Recruiting-Startdatum.
Personalanforderung - Auditbericht	Zeigen Sie geschlossene, besetzte oder gesperrte Personalanforderungen an, die über aktive Stellenausschreibungen oder Kandidaten verfügen. Benutzer können für diesen Bericht Massenaktionen zu folgenden Zwecken durchführen: Ausschluss von Kandidaten Zurückziehen von Stellenausschreibungen
Meine offenen Personalanforderungen	Zeigen Sie eine Liste Ihrer offenen Personalanforderungen an.
Personalanforderungen in Bearbeitung anzeigen	Zeigen Sie eine Liste für die Ereignisse „Personalanforderung erstellen“ an, die auf Übermittlung oder Genehmigung warten.

Verwenden Sie die folgenden Datenquellen in benutzerdefinierten Berichten:

All Job Requisitions

Job Requisitions - Indexed

Job Requisitions by Role

Integrationen

Webservices	Überlegungen
Close Job Requisition Personalanforderung erstellen Edit Job Requisition	Verwenden Sie diesen Webservice, um Ihre Personalanforderungen zu verwalten.
Move Candidate to Linked Job Requisition	Verwenden Sie diesen Webservice, um einen Kandidaten von einer Daueranforderung in eine Personalanforderung zu verschieben.
Manage Job Requisition Freeze	Verwenden Sie diesen Webservice, um offene Personalanforderungen zu sperren oder deren Sperre aufzuheben.
Move Job Requisition	Verwenden Sie diesen Webservice, um eine Personalanforderung von einer Organisation mit Tätigkeitsmodell in eine andere zu verschieben.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Beurteilungen	Sie können Beurteilungen so konfigurieren, dass sie in Ihre Personalanforderungen aufgenommen werden.
Vergütung	Sie können Vergütungsdetails in Ihre Personalanforderungen aufnehmen.
Daueranforderungen	Sie können Kandidaten von Daueranforderungen in Personalanforderungen verschieben, wenn Sie bereit sind, sie einzustellen.
Bewerbungsvorlagen	Sie können Personalanforderungen Bewerbungsvorlagen zuweisen.
Stellenausschreibungen	Sie können offene Personalanforderungen verwenden, um Stellen auf Karrieresites auszuschreiben.
Headcount-Pläne	Sie können Bedingungsregeln erstellen, um nach Budgetplänen zu suchen, wenn Sie Personalanforderungen für vorhandene Stellen erstellen.
Angebot	Sie können mit Personalanforderungen Kandidaten in die Phase „Angebot“ verschieben.
Qualifikationen	Sie können in Personalanforderungen für Organisationen mit Stellenmodell Qualifikationen hinzufügen.
Fragebögen	Sie können Fragebögen konfigurieren, um sie an Ihre Personalanforderungen anzuhängen.
Personalbesetzung	Sie können die Geschäftsprozesse Personalanforderung erstellen zu den folgenden Geschäftsprozessen für die Personalbesetzung hinzufügen: Tätigkeit ändern Austritt

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Andere Auswirkungen

Workday übernimmt die Daten in Stellenausschreibungen, die Sie in eine Personalanforderung eingeben. Sie können Vorlagen für Stellenausschreibungen verwenden, um diese Daten zu konfigurieren.

Wenn Sie eine Personalanforderung aktualisieren, die Auswirkungen auf Rollenzuweisungen hat, weist Workday zugehörige Meine Aufgaben-Elemente in Bearbeitung automatisch den aktivierten Rollen neu zu.