Überlegungen zum Setup: Benachrichtigungen für Kandidaten

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und der Verwendung von Benachrichtigungen für Kandidaten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Workday können Sie vordefinierte Nachrichtenvorlagen erstellen, sodass Recruiter E-Mail-Benachrichtigungen an Kandidaten senden können. Sie können Recruiting-Marketinginformationen oder -Benachrichtigungen zu bestimmten Tätigkeiten senden.

Vorteile und Nutzen

Durch die Konfiguration von Recruiting -Benachrichtigungen für Kandidaten haben Sie folgende Möglichkeiten:

Kontrolle über Recruiter ermöglichen

Beispiel: Statt allgemeine Ablehnungs-E-Mails zu verwenden, können Sie erfolglosen Kandidaten personalisierte Anmerkungen senden, die zu zukünftigen Bewerbungen auffordern.

Marken- und Rechtskonsistenz gewährleisten

Beispiel: Verwenden Sie genehmigte, regionsspezifische Nachrichtenvorlagen, z. B. DSGVO-konforme Formulierungen für EU-Kandidaten und alternative Versionen für andere Steuergebiete.

Verbesserung der Kandidatenerfahrung

Beispiel: Sie können Nachrichten prüfen, bevor Sie sie senden, um Duplikat Nachrichten zu vermeiden und sicherzustellen, dass Kandidaten klare, koordinierte Kommunikation vom Team eingehen .

Dateneingabefehler eliminieren

Beispiel: Füllen Sie automatisch Kandidat , Job und andere wichtige Details mithilfe von

Zusammenführungsfeldern

aus, wodurch das Risiko von Tippfehlern oder falschen Informationen in sensiblen E-Mails reduziert wird.

Effizienz mit Massenaktionen erhöhen

Beispiel: Benachrichtigen Sie alle Bewerber über die Schließung einer Bedarfsanforderung mit einer einzigen Aktion aus dem

Kandidaten-Grid

, um die Kommunikation zu vereinfachen und administrativen Zeit zu sparen.

Anwendungsfälle

Sie können Kandidat für folgende Zwecke verwenden:

Sourcing und potenzielle Kunden

Zur Bewerbung auffordern

Beispiel: Senden Sie einen direkten Verknüpfung für eine bestimmte Personalanforderung an einen einzelnen potenziellen potenzieller Kandidat mit hohem Potenzial oder laden Sie mehrere Kandidaten gleichzeitig ein, um sie zur Bewerbung aufzufordern. Fordern Sie einen oder mehrere Kandidaten zur Bewerbung auf eine Stelle auf.

Event-Marketing

Beispiel: Informieren Sie potenzielle Kandidaten an Hochschulen über anstehende Karrieremessen oder Webinare, um sie auf dem neuesten Stand zu halten und einzubinden.

Engagement für Talentpool

Beispiel: Filtern Sie nach einem bestimmten Talentpool und benachrichtigen Sie die gesamte Gruppe über eine neue Stelle , die ihren Kenntnissen entspricht.

Aktives Kandidatenmanagement

Interview Logistik

Beispiel: Stellen Sie Kandidaten Verfügbarkeit , Anweisungen zum Parkgebühren und Sicherheitsdetails in einer einzigen Nachricht bereit, um Unklarheiten zu vermeiden.

Follow-up nach Interview

Beispiel: Senden Sie unmittelbar nach den Interviews personalisierte Nachrichten an Kandidaten, um sich für ihre Zeit zu danken, die nächsten Schritte zu Gliederung oder zusätzliche Referenzen Anforderung; Antrag .

Statusaktualisierungen

Beispiel: Informieren Sie Kandidaten über ungeplante Verzögerungen bei der Sichtung oder Änderungen in den Interview Zeitplänen, um die Kandidaten während längerer Einstellungsprozesse einzubeziehen.

Ausschluss

Kandidatenausschluss

Beispiel: Lehnen Sie einen einzelnen Kandidat mit einer bestimmten, personalisierten Anmerkung ab oder verwenden Sie Massenaktionen, um alle verbleibenden Bewerber für eine geschlossene oder besetzte Bedarfsanforderung ablehnen .

Numerierte Ablehnung

Beispiel: Senden Sie weichere, personalisierte Ablehnungsbenachrichtigungen an Kandidaten in der finalen Runde und sorgen Sie so für eine bessere Kandidat .

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Wie möchten Sie Kandidaten benachrichtigen?	Mit Workday Messaging können Sie SMS -Benachrichtigungen an interne oder externe Kandidaten senden, die ein Opt-in für den eingehen von SMS -Nachrichten gesetzt haben. Sie können in jeder Phase des Recruiting -Prozesses SMS Benachrichtigungen an aktive Kandidaten senden. Dazu gehören Kandidat , Benachrichtigungen zu benutzerdefinierten Geschäftsprozess und Recruiting -Marketingkommunikationen. Sie können Workday Messaging als benutzerdefinierte Benachrichtigung innerhalb eines Geschäftsprozess verwenden. Diese Option ermöglicht Ihnen, Nachrichten im Rahmen eines Workflow zu senden. Beispiel: Wenn Sie eine Personalanforderung schließen, eingehen alle verbleibenden Kandidaten eine Benachrichtigung über ihren Ausschluss. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für Teilnehmer einer Kandidat -Unterhaltung konfigurieren, um sie zu Alert , wenn eine neue SMS -Nachricht in einer aktiven Unterhaltung verfügbar ist.
Welche Informationen möchten Sie den Kandidaten übermitteln?	Während des Recruiting-Prozesses können Sie zwei Arten von Benachrichtigungen an Kandidaten senden: E-Mails an Kandidaten, die sich auf eine bestimmte Stelle bewerben. Kandidaten können diese E-Mails nicht abbestellen. E-Mails mit Marketinginformationen an Kandidaten, die sich nicht auf eine bestimmte Stelle beziehen, auf die diese sich beworben haben. Beispiel: Informationen zu einem Karriereereignis unter Beteiligung Ihrer Organisation. Sie können Kandidaten das Abbestellen dieser E-Mails ermöglichen.
Wer ist für das Senden von Benachrichtigungen an Kandidaten zuständig?	Sie können folgende Aktionen für bestimmte Gruppen oder Personen einschränken: Erstellen von Nachrichtenvorlagen Bearbeiten von E-Mail-Inhalten Senden von E-Mails Beispiel: Sie können Recruiting Administrators das Erstellen von Nachrichtenvorlagen ermöglichen, während Recruiter nur E-Mails bearbeiten und senden dürfen.
Wie möchten Sie mit Kandidaten kommunizieren?	Wenn Sie viele Kandidaten gleichzeitig kontaktieren müssen, können Sie E-Mails in großem Umfang an mehrere Kandidaten versenden. Beispiel: Sie haben einen Pool von Kandidaten, die Sie für eine Personalanforderung nicht eingestellt haben. Sie möchten diese aber auffordern, eine Bewerbung für eine andere Job abzugeben. Sie können auch E-Mails an einzelne Kandidaten senden.
Wie möchten Sie mit Kandidaten kommunizieren, die verschiedene Sprachen sprechen?	Sie können Ihre Nachrichtenvorlagen in verschiedene Sprachen übersetzen, damit Kandidaten Nachrichten in ihrer bevorzugten Sprache erhalten.

Empfehlungen

Sie können eine Standard-E-Mail-Adresse bei

Antworten an

für Nachrichtenvorlagen eingeben oder konfigurieren. Wenn Sie keine E-Mail-Adresse bei

Antworten an

eingeben, werden die Antworten der Kandidaten an die für Ihren Mandanten konfigurierte E-Mail-Adresse gesendet.

Anforderungen

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage für die Recruiting-Kommunikation, um das Erscheinungsbild und Branding Ihrer E-Mails zu definieren. Nachrichtenvorlagen enthalten den Inhalt Ihrer E-Mails.

Erstellen Sie segmentbasierte Sicherheitsgruppen, sodass nur autorisierte Benutzer Nachrichtenvorlagen erstellen bzw. bearbeiten können.

Einschränkungen

Sie können Nachrichtenvorlagen nicht löschen, nachdem Sie sie erstellt haben. Sie können sie aber jederzeit bearbeiten.

Sie können jeweils nur eine aktive E-Mail-Vorlage für die Recruiting-Kommunikation verwenden.

Sie können Anhänge nur per E-Mail senden.

Für Anhänge gilt eine Größenbeschränkung von 7 MB.

Mandanten-Setup

Wählen Sie das Kontrollkästchen

Kandidatenfelder in Benachrichtigungen aktivieren

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Recruiting,

damit Kandidaten Datenfelder anzeigen und Benachrichtigungen eingehen . Konfigurieren Sie den Sicherheitszugriff für die Sicherheitsgruppe
Kandidat als Benachrichtigungsempfänger
.

Sie können die Einstellungen im Abschnitt

Recruiting

der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen

so konfigurieren, dass Recruiter E-Mails ad hoc an Kandidaten senden können. Sie können auch Routing-Regeln für Benachrichtigungen einrichten, um anzugeben, wie die Benachrichtigungen versendet werden sollen.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Set Up: Message Templates im funktionalen Bereich „System“.	Sie können eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe erstellen, die es nur Benutzern in dieser Gruppe erlaubt, Nachrichtenvorlagen für Recruiting zu erstellen. Beispiel: Sie möchten Ihrem Recruiting Administrator das Erstellen von Nachrichtenvorlagen ermöglichen, während der Learning Administrator keinen Zugriff haben soll.
Candidate Communication im funktionalen Bereich „Recruiting“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Benachrichtigungen an Kandidaten und potenzielle Kandidaten mithilfe von Nachrichtenvorlagen für Kandidaten senden, die sich auf eine bestimmte Stelle beworben haben.
Invite to Apply im funktionalen Bereich „Recruiting“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Kandidaten mithilfe von Nachrichtenvorlagen für Marketinginformationen auffordern, sich für andere Personalanforderungen zu bewerben. So richten Sie die Aufforderung zur Bewerbung mit der Benachrichtigung Designer-Vorlage ein: Erstellen Sie eine segmentierte Sicherheitsgruppe und fügen Sie den Benachrichtigungsempfänger für Kandidaten als Gruppe und das Workday -eigene Segment für Bewerbung - Extern hinzu. Fügen Sie die Sicherheitsgruppe Kandidat als Benachrichtigungsempfänger zur Domäne Zur Bewerbung auffordern mit „Anzeigen“ -Zugriff hinzu.

Geschäftsprozesse

Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen konfigurieren, die bei einem bestimmten Geschäftsprozessschritt oder bei einem bestimmten Status eines Geschäftsprozesses ausgelöst werden. Sie können benutzerdefinierte Workflow-Benachrichtigungen in Recruiting-Geschäftsprozessen auch mit einer zeitlichen Verzögerung hinzufügen. Beispiel: Sie möchten verhindern, dass ein Kandidat direkt eine Ablehnungsnachricht erhält, wenn er seine Bewerbung übermittelt hat.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Kommunikation an Kandidaten	Zeigen Sie einen Datensatz der Kommunikation an, die an einen Kandidaten gesendet wurde, einschließlich: Nachrichteninhalt Anhänge Absender Thema Zeitstempel
Kandidatenbewerbungen	Sie können auf Bewerbungen von Kandidaten zugreifen und Benachrichtigungen an Kandidaten senden.
Kandidaten suchen	Sie können Ihre gesamte Kandidatenpopulation durchsuchen und Benachrichtigungen an Kandidaten senden.
Meine Kandidaten	Sie können nach Kandidaten suchen, für die Sie Recruiter oder Manager sind, und Benachrichtigungen an diese Kandidaten senden.

Integrationen

Keine Auswirkungen.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Konzept: Benachrichtigungen

Schritte: Zugriff auf Felder in Kandidatenbenachrichtigungen konfigurieren

Überlegungen zum Setup: Workday Messaging

Schritte: Workday-Benachrichtigungen einrichten

Die nächste Ebene: Ad-hoc-Kommunikation