设置时需考虑的事项：休假管理
在规划 Workday Absence Management（Workday 休假管理）的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
您可以通过 Workday Absence Management 跟踪员工的休假时间。员工可以申请短期休假或长期休假。
功能优势
- 可与主要 Workday 产品区域（包括 Workday Payroll、Workday Time Tracking 和 Workday Assistant）无缝协作。
- 支持您创建多种短期休假和长期休假类型，为您提供灵活性。
- 可让员工根据需要轻松申请短期休假和长期休假。
- 帮助您的组织遵守有关短期休假和长期休假的监管要求。
- 使员工能够在个人休假日历或团队休假日历中查看自己的短期休假余额和长期休假申请。
- 帮助您清除离职员工的休假数据，满足《通用数据保护规则》的要求。
- 与第三方日历应用程序集成，将已获得批准的短期休假事件从 Workday 发送到您的公司日历。
- 支持基准功能，使您可以与业内同行对比员工休假率和休假政策。
用例
员工可以：
- 输入短期休假申请。
- 更正短期休假。
- 查看短期休假余额。
- 记录长期休假并提供预估和灵活可调的结束日期。
- 查看团队和组织已获得批准的短期休假和长期休假。
经理可以查看自己团队的休假。
经理和休假管理员可以：
- 批准或拒绝短期休假或长期休假申请。
- 代表员工输入短期休假或长期休假。
- 调整员工的短期休假或长期休假。
- 安排员工从长期休假返岗。
- 跟踪和管理短期休假。
- 监控员工在某个期间休假的次数和连续休假天数，以及休假类型。
- 通过创建休假个案，跟踪长期休假或短期休假的员工在到达节点时重返岗位的进展情况，为员工提供帮助。
管理员可以使用以下内容定义您的短期休假参数：
- 短期休假计算、业务逻辑，以及以时间段的形式对短期休假进行管理的规则。
- 应计、适用资格规则、结转额、上限和下限以及其他短期休假值。
您可以使用报告字段或创建计算字段来建立长期休假规则。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您的组织如何区分短期休假和长期休假？ | 出于配置考虑，Workday 将短期离岗归类为短期休假，将长期离岗归类为长期休假。“休假日历体验”通过合并用于申请短期休假和长期休假的任务，简化了休假申请。
使用“团队休假日历”报告，经理和员工能够查看自己团队和延伸性组织的休假申请，以执行以下操作：
|
您如何鼓励员工进行短期休假？ | 鼓励员工进行短期休假：
您还可以运行包含完成情况分析的报告，以查找在特定时段内对收到的通知执行了操作的人员。 |
是否要控制对特定短期休假和长期休假类型的访问？ | 您可以为短期休假和长期休假类型创建安全段，以控制可以访问每种类型的人员。 |
您要如何管理重叠的短期休假申请？ | 您可以指定并跟踪可休假员工总数的阈值，以及员工可用总时数的阈值。您可以为给定的某天配置阈值。 |
您要如何跟踪员工的短期休假？ | 通过 Workday，您可以设置以下任一模式的短期休假计划：
期间表定义计划的应计频率（具有自定义频率的应计除外）和报告期间。 您可以为各种短期休假计划定义适用资格和验证规则以及单位薪资。 |
如果员工符合多个短期休假计划的条件，您如何分配短期休假余额？ | 您可以创建包括 2 个或更多阶梯的休假表，每个阶梯都有相应的优先顺序和短期休假计划。
当员工申请短期休假时，Workday 会按优先级最高的阶梯处理短期休假条目。如果员工用尽优先级最高的阶梯的余额，Workday 会从下一个阶梯的余额中扣除剩余时间。 |
您使用的是哪个薪资应用程序？ | 如果您的组织正在使用 Workday Payroll，您可以使用它来支付短期休假和长期休假期间的薪资。Workday Absence Management 会自动为短期休假创建休假构成相关计算 (ACRC)，您可以将其用作薪资计算的输入，以配置短期休假期间的收入。
您还可以配置长期休假对薪资的影响，以便：
如果您的组织使用的是第三方薪资应用程序，您可以使用薪资接口执行以下操作：
|
您的休假政策在不同国家/地区有何不同？ | 您可以针对特定国家/地区、区域或员工类型配置短期休假计划。Workday 还提供特定于国家/地区的长期休假系列，以及相应的长期休假类型。
使用 Workday Payroll for France 和 Workday Payroll for UK，您可以通过设置以下内容来遵守当地的短期休假和长期休假法定要求：
您可以将长期休假类型与一个法定长期休假付款类型相关联，以便 Workday Payroll 可以根据长期休假类型处理付款。 您可以配置休假事件以生成有关某段时间内员工休假次数的报告，从而帮助您遵守当地的监管要求。休假事件基于休假类型。 |
您要如何管理员工节假日时间表？ | 您可以设置节假日和工作时间表日历，以防止员工：
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您的组织如何跟踪已工作时数？ | 您可以单独使用 Workday Absence Management，也可以将其与 Workday Time Tracking 结合使用。您可以配置短期休假，以便员工可以：
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您的短期休假政策多久变更一次？ | Workday 支持您根据下列情形对短期休假配置进行变更，并设定变更生效日期：
|
您的组织如何管理担任多重职务的员工的短期休假？ | Workday 允许您创建基于职位或员工的短期休假计划和长期休假。您也可以将基于职位的短期休假添加到基于员工的短期休假计划中。
如果您将短期休假计划和长期休假配置为基于职位，那么，在该计划或长期休假类型存在短期休假和长期休假数据后，您将无法再更改此设置。 |
您如何跟踪和协助长期处于短期休假和长期休假状态的员工？ | Workday 允许您定义自动为员工发起休假个案的条件。Workday 中的休假个案组基于指定期间内的一组休假天数。 |
您如何称呼休假、短期休假和长期休假？是否希望使用不同的术语？ | 您可以为这些术语以及其他休假相关术语创建自定义标签，以更轻松地将休假管理与您的组织的术语保持一致。Workday 会对员工和经理自助服务任务及报告显示自定义标签，但会继续对管理员或专员相关的任务和报告显示基本值。 |
建议
我们计划在 2025 年 9 月弃用以下旧版报告和任务：
- 休假日历
- 替员工申请长期休假
- 申请长期休假
- 短期休假和长期休假日历
- 短期休假日历
- 验证并测试您的短期休假和长期休假构成配置，以确保您符合法定要求。
- 为确保一致性，在不同国家/地区部署 Workday Absence Management 时，请使用“全球库”报告来搜索 Workday Absence Management 规则和配置。您可以通过多种方式配置短期休假计划和适用资格规则，这可能会导致不一致。
- 使用“Tenant Analyzer”报告快速查看薪资、休假和报告设置，以便您能够：
- 根据 Workday 建议验证您的租户配置。
- 排查性能问题。
要求
- 在“Time Off and Leave”功能区域中，配置业务流程和域安全策略。
- 创建节假日和工作时间表日历。
限制
- 如果您同时也使用 Workday Time Tracking，系统并不会自动阻止处于长期休假状态的员工输入工作时间。您可以在 Workday Time Tracking 中构建验证，以阻止员工在处于特定类型的长期休假时输入时间。
- 您只能清除离职员工的休假数据，并且只能清除以下类型的数据：
- 员工的休假个案事件
- 休假事件
- 员工的休假余额构成
- 员工的长期休假事件
- 员工的短期休假事件
- 休假数据清除验证可确保您在员工离职若干年后才能清除其休假数据。示例：
- 在美国，该时限为 3 年。
- 在法国，该时限为 5 年。
- 在英国，该时限为 6 年。
- 在加拿大，该时限为 7 年。
- “第三方休假日历”与 Microsoft Outlook 的集成仅适用于 Microsoft Exchange Online。在设置此集成时，Workday 不支持本地 Microsoft Exchange Server 和 Microsoft Exchange Online 的混合部署。
租户设置
您可以在“编辑租户设置 - HCM”任务中为长期休假和短期休假配置租户级设置，以便：
- 控制休假阈值在日历上的显示。
- 控制员工在更正已批准的短期休假申请时是否可以编辑短期休假类型。
- 编辑生效日期在 12 个月之前的休假设置构成，例如应计、短期休假和短期休假计划。
- 对休假任务隐藏余额总计。
- 当现任员工开始长期休假时，重叠同一职位中的员工。
安全性
要查看休假的不同安全域，请访问“功能区域的域安全策略”报告并选择“Time Off and Leave”功能区域。
“Time Off and Leave”功能区域中的安全域可让用户执行以下操作：
- 设置和管理短期休假和长期休假计划。
- 通过适用资格、验证、分段安全性和休假阈值，管理哪些人可以申请特定类型的短期休假和长期休假。
- 针对短期休假和长期休假计划设置和管理休假额度，并定义短期休假计划的结转限额和到期规则。
- 查看员工的休假余额，包括预计值和结转余额。
- 查看员工已休的短期休假和长期休假，包括休假事件。
- 定义团队、经理和管理员（包括第三方日历集成）能否看到短期休假和长期休假。
您可以限制对指定的短期休假和长期休假类型（包括休假表中的短期休假）的访问权限，仅允许基于段的安全组成员访问。
在以下报告中，Workday 会显示租户中的短期休假和长期休假类型段及其关联的短期休假、长期休假类型和安全组的详细信息：
- 所有短期休假安全段
- 所有长期休假类型安全段
您可以通过直接使安全组分别有权访问“Time Off and Leave”功能区域中的以下域，来确保安全组的成员有权访问所有短期休假和长期休假类型（包括限制为仅供基于段的安全组访问的休假类型）：
- “Access Time Off (Segmented)”域。
- “访问”“Leave Type (Segmented)”域。
业务流程
业务流程 | 需考虑的事项 |
|---|---|
休假日历 （旧版） | 使经理和员工能够通过旧版 “休假日历” 报告提交和更正休假申请。 |
休假个案事件
| 此业务流程使您可以为处于长期休假或短期休假状态的员工输入休假个案。 |
指定工作时间表
| Workday 使用日历规则自动为员工指定工作时间表日历。此业务流程使您可以重设日历规则，并手动为个别员工指定工作时间表日历。 |
更正短期休假
| 此业务流程使管理员、经理或员工可以更正员工的短期休假。 |
申请长期休假
| 此业务流程使您可以为员工输入长期休假申请。 |
申请长期休假返岗
| 此业务流程使您可以为员工输入长期休假返岗申请。 |
申请短期休假
| 此业务流程使您可以为员工输入短期休假申请。 |
报告
要查看可用于休假管理的报告，请访问“Workday Standard Reports”报告，然后选择以下报告种类之一：
- 设置短期休假和长期休假
- 短期休假和长期休假
报告或面板 | 需考虑的事项 |
|---|---|
休假阶梯 - 短期休假条目详细信息
| 按员工短期休假申请查看休假阶梯使用情况。您还可以使用此报告来确认休假阶梯优先级是否正常发挥作用。此报告会指明已重新评估的事件。 |
所有短期休假计划
| 验证截至有效日期的短期休假计划配置，包括：
|
所有短期休假
| 查看所有短期休假以及：
|
所有应计
| 查看应计以及：
|
所有长期休假系列
| 查看所有长期休假系列，您可使用这些系列对长期休假类型进行分组，以便员工在申请长期休假时可以轻松找到并选择这些类型。 |
评估休假适用资格
| 测试截至选定日期员工是否符合短期休假计划、应计或短期休假的条件。 |
评估休假计算
| 验证您是否正确配置了应计，并确定配置中的差异。 |
员工的长期休假结果
组织的长期休假结果 | 用于预测长期休假员工的成本趋势并相应地进行规划。 |
我的团队的临近短期休假
| 用于查看您管理或支持的组织中的员工的所有临近短期休假，从而使您能够分配资源并规划将来的短期休假。 |
团队休假日历
| 用于分析休假申请，以便您更好地管理团队资源。 |
短期休假负债
| 查看某个组织的短期休假余额负债。针对您选择的短期休假计划和日期，Workday 会报告每个员工的计划余额和负债总额。 |
职位的短期休假负债
| 查看所选主管组织中员工所在职位的短期休假计划余额负债。 |
短期休假结果详细信息
| 查看任意一个处理期间内员工的详细短期休假信息。 |
短期休假结果汇总
| 查看处理期间内所选组织中的员工的简要短期休假信息。 |
我的短期休假结果（按期间）
短期休假结果（按期间） 员工的短期休假结果（按期间） | 查看每个期间的应计、带薪短期休假和无薪短期休假。 |
存在待操作事件的短期休假审批人
| 用于识别有未审批的短期休假事件等待他们处理的审批人。 |
查看休假事件详细信息
| 查看员工的各个休假事件。 |
查看休假事件汇总
| 查看每种休假类型的员工休假次数。 |
长期休假员工
| 用于预测长期休假员工的成本趋势并相应地进行规划。 |
将从长期休假返岗的员工
| 识别将从长期休假返岗的员工，并检查您是否为其正确配置了薪资。 |
集成
Web 服务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
调整短期休假
| 更正现有的短期休假条目。 |
输入短期休假
| 添加新的短期休假条目。 |
Get Absence Inputs
| 针对特定员工或批处理编号，获取应计和短期休假的调整与重设信息。 |
Get Carryover Override
| 获取员工短期休假计划的结转到期或限额重设值信息。 |
Get Override Balances
| 获取员工的短期休假计划中重设的余额。 |
Get Time Off Plan Balances
| 按员工获取短期休假计划余额。 |
Import Request Leave of Absence Events
Import Request Return from Leave of Absence Events | 加载以下任一批处理任务：
Workday 在后台流程中执行批处理任务，仅保留有效事件。当您使用这些 Web 服务加载业务流程事件时，它们会自动完成。 如果使用企业接口生成器 (EIB)，那么您可以将数据通过电子表格上传到 Workday 中。这些电子表格包含用于“申请长期休假”或“申请长期休假返岗”业务流程的工作表。如下所述进行输入：
|
Import Time Off Request Event Batch
| 将数据通过从电子表格加载到 Workday 中。在加载数据之前：
|
Put Absence Input
| 为特定员工或批处理编号添加新的应计及短期休假调整和重设，或者更新现有调整和重设。 |
Put Carryover Override
| 为特定员工和短期休假计划添加或更新结转到期记录或限额重设值记录。 |
Put Override Balance
| 为特定员工和短期休假计划添加或更新短期休假计划中重设的余额记录。 |
申请长期休假
| 添加新的长期休假申请。此 Web 服务使用“申请长期休假”业务流程事件及其子流程。 |
申请长期休假返岗
| 添加长期休假返岗申请。此 Web 服务使用“申请长期休假返岗”业务流程事件及其子流程。 |
Workday 还将休假与 Google 日历和 Microsoft Outlook 进行了集成。您可以使用第三方休假日历模板创建一个集成系统，并将其配置为将 Workday 内已获得批准的短期休假事件发送到这些第三方在线日历。当您运行集成时，Workday 会自动在这些第三方日历中创建、更新和移除已获得批准的短期休假条目、更正和取消。
关系和关联点
关联点 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Workday Time Tracking | 您可以允许员工通过 Workday Time Tracking 或 Workday Absence Management 输入短期休假。 |
Workday Assistant | 设置 Workday Assistant 聊天机器人，使用户能够：
|
Workday Learning | Workday 会验证员工已获得批准的短期休假或长期休假申请是否与排定的课程期次有冲突。 |
Workday 人力资本管理 (HCM) | Workday Absence Management 会将工作地点、资历、员工类型或职位等员工数据用于适用资格规则。
您可以配置 “更改职务” 业务流程，以便在员工符合其他短期休假计划的条件时自动为其结转余额。 |
Workday Payroll | 您可以将 Workday 配置为在员工离职时自动将休假余额折算成薪资支付给员工。 |
Workday Scheduling | 您可以定义 Workday 是否将短期休假或节假日时间计入当周的工作时数。然后，您可以将该配置应用于排班验证，以便它们将短期休假和节假日时间考虑在内。 |
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。