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上次更新时间 ：2024-03-22
设置时需考虑的事项：开放登记

设置时需考虑的事项：开放登记

在规划配置和使用开放登记时，您可以利用本主题来帮助您做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 设置目的。
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。

用途

开放登记工作流使您的员工可以在开放登记期间选择福利。员工可以通过 Workday 移动应用或 Workday 浏览器应用程序进行福利选择。

功能优势

通过 Workday Benefits 开放登记，您的员工可以在年度登记窗口内高效登记福利计划。

用例

用例
角色
配置年度开放登记。
福利管理员
配置年中开放登记（示例：7 月 1 日至 6 月 30 日）。
福利管理员
检查福利组并更新来年的福利组信息。
福利管理员
配置提供商更新并将旧的提供商计划映射至新计划。
福利管理员
创建或更新计划费率。
福利管理员
为新计划创建或更新跨计划规则。
福利管理员
配置医疗储蓄账户 (HSA) 和弹性支出账户 (FSA) 登记。
福利管理员
配置新计划的自动登记。
福利管理员
创建或维护与提供商的集成。
福利管理员

要考虑的问题

功能
问题
需考虑的事项
计划年份定义
您是否已创建新的计划年份定义？
如果您已为下一计划年份创建了新计划，请将其纳入新计划年份或结转计划年份定义。使用 创建福利计划年份定义 任务。
更改现有计划年份定义的日期可能会影响员工的当前福利登记。
在下一个计划年份中，是否某些福利计划将不再提供？
在新的计划年份定义中，应仅包括您正在提供的计划。请勿从现有计划年份定义中移除计划。
您可以在“编辑福利计划”
任务中使用“不使用”
复选框，从而在“福利计划”
提示中隐藏不再提供的计划。
登记说明
您是否需要创建或更新您的登记说明？
您可以使用“维护登记说明”
任务配置开放登记说明。请参见： 设置福利登记说明。
员工会在其选择计划及保障等级和金额的页面上看到已配置的登记说明。
登记配置
您是否需要创建或更新开放登记事件类型？
确保纳入您将在新计划年份提供的所有保障类型。请参见： 管理福利保障类型。包括任何新的保障类型，以及您继续提供的上一计划年份的保障类型。
您是否希望提供有关每个福利计划的保障详细信息？
您可以配置“编辑福利计划”
任务的“计划详细扩展信息”
版块。
您是否打算换一家新的福利计划提供商？
将您不再提供的旧计划映射至新计划。映射可防止 Workday 放弃保障。
使用“编辑福利组”
任务中的“福利计划映射”
选项卡。
您的费率有变化吗？
在费率变更生效时，使用生效日期更新新费率。示例：新计划年份的第一天。
  • 对于医疗保健计划，如果您不在福利计划中配置医疗保健费率，则可能需要对其进行编辑。请参见： 创建医疗保健费率。
  • 对于保险计划，请编辑保险计划费率，因为这些计划不允许您直接配置其费率。请参见： 创建保险费率。
您是否需要按国家/地区隐藏被抚养人的“吸烟情况”问题？
更新“吸烟情况（被抚养人）”
字段的本地化设置。请参见： 维护本地化设置。
您是否需要更新电子签名？
您可以为每种新的保障类型创建唯一的电子签名。
您是否需要定义默认福利选择？
通常，当员工符合条件时，如需特定类型的保障，则需要进行福利选择。
在“维护福利默认设置”
任务中设置默认福利选择。请参见： 设置默认福利保障。
您可以在登记事件规则上为默认福利设置优先保障范围。使用“编辑登记事件规则”任务的“保障规则”选项卡
。请参见： 创建登记事件规则。
您是否需要跨计划更新依赖关系？
如果您设置了新计划，在新计划生效时，使用生效日期更新跨计划规则。使用以下任务：
您是否有派生或非派生保障目标？
如果您要从非派生保障目标切换至派生保障目标，请考虑为员工添加其他说明，以便在选择计划之前选择他其被抚养人。请参见： 设置福利登记说明。
添加这些说明可防止员工的保障范围因员工未选择任何被抚养人而意外更改为仅限员工使用。
最新美国国家税务局 (IRS) 的医疗储蓄账户 (HSA) 和弹性支出账户 (FSA) 限额是多少？
为您的计划添加限额。如果美国国家税务局已更改医疗储蓄账户和弹性支出账户限额，请使用新的限额更新您的现有计划。请参见： 创建医疗储蓄账户计划 与 创建支出账户计划。
通过“薪资”检查扣减代码，确保医疗储蓄账户和弹性支出账户限额正确无误，以便在达到限额时停止扣减。
薪资期间表
是否提供弹性支出账户或医疗储蓄账户？
验证新福利年份的薪资期间表设置，以确保医疗储蓄账户和弹性支出账户计划正确计算扣减金额。
要设置您的薪资期间表，请联系您的薪资管理员。
分析
是否要添加嵌入式分析？
您可以在开放登记流程中嵌入自定义报告作为步骤相关 Worklet，以便在登记期间向员工提供相关报告信息。
您可以从“开放登记 - 更改福利”
业务流程的相关操作菜单中添加 Worklet。
启动开放登记
您希望员工如何进入开放登记工作流？
通过“配置通知”
任务，您可以在他们的主页上创建开放登记通知。请参见： 添加主页和面板通知。
员工可以从“我的任务”中的任务或通知直接进入开放登记流程。
集成
您是否需要为来年创建新的集成或更新现有集成？
对于新的集成，请查看“福利的云连接”目录以获取提供商的现有集成。
认真计划，并留出充足时间来设置和测试与提供商的集成。

建议

需考虑的事项
建议
登记说明
使用“维护登记说明”
任务创建或更新开放登记说明。
  • 考虑单独创建一组说明，仅限用于开放登记事件类型和福利组。Workday 不为说明设置生效日期。任何文本变更都会立即生效，并可能影响其他福利事件类型。
  • 您可以为员工和被抚养人吸烟情况配置问题、回复和说明。
  • 您可以通过富文本功能来增强您的说明。Workday 建议您减少使用粗体、斜体和颜色，避免员工在阅读所有必要内容时分心。
测试
留出足够的时间在非上线环境中全面测试您的开放登记配置。
将变更移至上线租户之前，全面测试所有区域，包括：
  • 适用资格规则和福利组，请确保您的福利组相互独立。
  • 能够结转选择
  • 保障和扣减日期
  • 费率和补助
  • 缴费限额
  • 默认福利
  • 薪资扣减
  • 剩余薪资期间扣减
在测试环境中禁用电子邮件通知。
发起开放登记前几周，请考虑将已测试的配置从非上线租户移至上线租户。在此期间，您可以使用对上线设置所做的变更来刷新非上线租户。然后，在发起面向所有员工的开放登记之前，您可以测试这些变更。

要求

查看 Workday Community: Open Enrollment Checklist。该核对清单可帮助您验证是否已做出所有新的变更和更新后的变更。在您开始设置之前，它可以帮助您解决问题。
确认您是否有权配置开放登记期间所需的所有外部 URL。

限制

发起开放登记后，请避免对福利配置进行任何更改。大多数变更不会生效，但是某些变更可能会导致员工无法登记。如果您在发起开放登记后需要更正福利配置，可能需要取消并重新发起开放登记。

租户设置

在“编辑租户设置 - HCM”
任务中，您可以执行以下操作：
  • 选择“为移动端启用福利”
    复选框，在 Workday Benefits 移动应用上启用开放登记。
  • 选择“禁用紧急联系人、被抚养人和受益人链接”
    复选框。
    当人员具有多个角色时，选中此复选框可防止关联关系的变更造成受益人或被抚养人的重设。

安全性

域
需考虑的事项
“Systems”功能区域中的“Set Up: Tenant Setup - HCM”
。
允许管理员在“编辑租户设置 - HCM”任务中启用或禁用福利配置选项，包括在 Workday 移动应用中启用登记事件。
“Benefits (Systems)”功能区域中的“Set Up: Benefits”
。
使管理员能够访问开放登记设置任务。
“Benefits and Personal Data”功能区域中的“Worker Data: Benefit Eligibility”
。
使管理员能够访问“福利适用资格（按员工）”
报告。
“Benefits”和“Personal Data”功能区域中的“Worker Data: Benefits”。
使管理员能够管理员工的福利选择，包括访问员工个人资料中的“福利”
选项卡。
“Core Compensation”功能区域中的“Worker Data: Insurance Calculated Coverage”
。
向管理员授予“保障金额计算值”
报告字段的访问权限。管理员可以查看单个员工登记计划的保障金额计算值。
“Benefits”功能区域中的“Self Service: Benefits”。
允许员工完成福利选择。

业务流程

为开放登记工作流配置“开放登记 - 更改福利”
业务流程。您可以将用于嵌入式分析的 Worklet 添加到业务流程步骤，从而提供指向其他信息的链接。
使用重新设计的“开放登记”工作流时，请确保在此业务流程中设置了 Worklet。（以前，您只能在“生活事件 - 更改福利”业务流程中设置 Worklet。）

报告

Workday 提供以下报告以帮助您准备和管理开放登记：
报告
描述
有效及已完成的开放登记状态报告
使用此报告可查看和管理有效和已完成的登记选择事件的状态。与“开放登记状态报告”
相比，此报告提供了更多详细信息，但可能需要很长时间才能生成。Workday 建议您在完成开放登记事件之后
限制使用管理登记选择。
正在进行的福利更正审核
使用此报告可查看您已开始但尚未提交的福利更正列表。
福利适用资格（按福利组）
使用此报告可查看将来日期的福利组。使用开放登记事件日期为每个福利组生成报告。比较这些报告，以确保没有员工出现在多个组中。
福利事件状态报告
使用此报告可查看具有福利事件的员工以及这些事件的状态。
完成开放福利事件
使用此任务可清除所有过期的登记事件。
Manage Evidence of Insurability Status（管理可保性证明状态）
使用此任务可清除所有过期的可保性证明申请。
开放登记状态报告
在完成登记前，使用此报告可查看：
  • 具有开放登记事件的员工
  • 开放事件的状态
与“有效及已完成的开放登记状态报告”
相比，此报告能够在更短时间内生成。
符合福利条件的离职员工
使用此报告可查看仍可享受福利的离职员工。
查看福利适用资格规则结果
使用此报告进行问题排查，查看某人符合或不符合适用资格规则的原因。
查看具有多个福利组的员工审核
使用此作业查看符合多个福利组条件的员工，以便您排查此问题。请勿用于将来日期的福利组。
福利组的员工（按最近的福利事件）
使用此报告数据源 (RDS) 创建审核福利登记数据的自定义报告。
不再符合开放登记条件的员工
查看不符合福利资格但当前有开放登记事件的员工。

集成

设置新的福利计划之前，请考虑您的计划是否需要在 Workday 与福利提供商之间集成。开放登记期间必须认真计划，以确保正确配置和测试福利提供商集成。请参见 概念：开放登记集成核对清单。
应提前留出充裕的时间来测试新的集成。
采用新福利提供商时，请先查看“福利的云连接”目录。新的提供商可能通过网络提供服务。
确保您了解时间线和职责，它们可能会因下列情况而有所不同：
  • 提供商已通过网络提供服务。
  • 提供商是“福利的云连接”目录中的新提供商。
创建新计划或提供商时，请勿更改现有福利计划或提供商的名称。这些变更会影响当前的集成和福利登记历史记录。
询问您的提供商，他们是否更改了新计划年份的任何福利计划代码。您需要根据任何变更来更新集成映射。
当您提供的新福利计划源于同一提供商时，请将该计划链接至您现有的集成。同样，如果您终止某个计划，请移除集成链接。
包括薪资余额。实际缴费金额仅适用于 Workday Payroll 中的“福利的云连接”集成。如果您使用第三方薪资提供商，福利集成将根据福利计划设置发送预估金额。
维护福利提供商的集成映射，以指定 Workday 中的值如何映射到外部端点中的值。

关系和关联点

福利开放登记可与“薪资”进行交互，以进行计划相关的扣减。
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。