Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Onderscheidingen maken

Onderscheidingen maken

  • Maak de ondersteunende elementen voor uw toezegging. ZieStappen: toezeggingen instellen .
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de
    toezeggingsgebeurtenis
     in het functionele gebied ' Subsidiebeheer' .
Toezeggingen zijn contracten waarin u de bedrijfsregels, voorwaarden en voorwaarden opgeeft die van toepassing zijn op uw toezegging met de sponsors. Workday gebruikt de informatie in uw toezeggingen om te bepalen hoe de toezeggingskosten , worden verdeeld en opbrengsten worden verantwoord. Toezeggingen kunnen het volgende omvatten:
  • Geautoriseerde bedragen en ingangsdatum op een of meer toezegging .
  • Toegezegde tijdsbesteding en speciale voorwaarden.
  • Configuraties voor het berekenen van faciliteiten en beheerkosten.
  • Gegevens over directe en indirecte sponsors.
  • Verdeling van toezegging kredieten over meerdere afdelingen.
  • Taken die u moet voltooien om uw toezeggingen te onderhouden .
Wanneer u een toezegging maakt, stuurt Workday de toezegging ter goedkeuring door naar het bedrijfsproces
'Toezeggingsgebeurtenis'
 . Wanneer uw toezegging wordt gewijzigd, kunt u de toezegging als volgt bijwerken:
  • De toezegging wordt aangepast en een versie van de oorspronkelijke toezegging behouden blijft. ZieToezeggingen aanpassen .
  • De toezegging wordt gecorrigeerd en de oorspronkelijke versie van de toezegging wordt vervangen. ZieToezeggingen corrigeren .
  1. Open de taak
    'Toezegging maken'
     .
  2. Houd bij het invullen van het tabblad
    Overzicht
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Organisaties voor toezegging
    Selecteer de organisatie die aan deze toezegging zijn gekoppeld. Gebruikers met rollen in deze worktags hebben weergavetoegang en kunnen over de toezegging rapporteren, zelfs als ze geen rollen in het bedrijf '' hebben.
    Eigenaar toezeggingscontract
    Dit veld wordt in Workday ingevuld met de persoon die de toezegging maakt en de naam wordt toegevoegd aan de beveiligingsgroep
    'Eigenaar contract voor toezegging'
     . U kunt deze beveiligingsgroep in bedrijfsprocessen opgeven wanneer u beoordelingen en goedkeuringen moet routeren naar één medewerker die verantwoordelijk is voor de hele toezegging.
    U kunt de rol '
    Eigenaar toezeggingscontract'
     niet toewijzen buiten deze taak ''.
    Hoofdsponsor:
    De organisatie die de voorwaarden voor uw toezegging instelt.
    Voorbeeld: universiteit A ontvangt een toezegging van de National Science Foundation en geeft op haar beurt een subtoezegging aan universiteit B. Universiteit B kan universiteit A als
    sponsor
     en
    sponsor voor facturering
     weergeven, en de National Science Foundation als
    hoofdsponsor
     .
    Sponsor voor factuur
    De organisatie die de toezegging betaalt .
    Voorbeeld: u hebt de toezegging ontvangen van de National Institutes of Health (NIH) en de toezegging van het Department of Health and Human Services (DHHS). U kunt de
    sponsor
     instellen op NIH en de
    sponsor voor factureren
     op DHHS.
    Betalingstype:
    Als u een kredietbrief '' wilt gebruiken, selecteert u het betalingstype dat overeenkomt met het betalingstype voor de kredietbrief die u wilt gebruiken.
    Kredietbrief
    Selecteer de kredietbrief voor de
    sponsor voor factureren
     voor de toezegging.
    Standaardwaarde voor uitgavebeperking
    Selecteer de standaarduitgavebeperkingen waarmee u alle toezegging wilt invullen. Selecteer uitgavebeperkingen die worden beperkt door de uitgavecategorie of objectklasse ''.
    U kunt uitgavebeperkingen per salariscomponentgroep alleen toepassen op projecten met meerdere financieringsbronnen, niet op subsidies.
    U kunt deze uitgavebeperkingen overschrijven door het veld
    'Uitgavebeperking'
     in te stellen voor de afzonderlijke toezegging . Bij het valideren van een uitgave verwijst Workday alleen naar uitgavebeperkingen op de toezegging , niet naar de
    standaardwaarde voor uitgavebeperking
     in de kop van de toezegging .
    Factureringsvolgorde toezegging actief
    Schakel dit selectievakje in om een volgnummer aan de sponsor toe te voegen. U kunt de facturering voor toezegging gebruiken als een aanpasbaar label voor uw facturen.
    Notatie/syntaxis voor toezeggingsvolgnummer voor facturering
    Voer een facturering voor toezegging in om uw toezegging of sponsor te identificeren. De facturering voor toezegging kan een tekenreeks bevatten, gevolgd door patronen van datums of volgnummers. Plaats de patronen tussen vierkante haken.
    Voorbeeld: met Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] wordt een facturering voor toezegging gemaakt die bestaat uit:
    • Een tekenreeks die de sponsor '', Gates Foundation, identificeert.
    • De factuur , verhoogd vanaf het
      huidige volgnummer voor toezeggingsfacturering
       .
    • De datum waarop u de factuur genereert in de patronen die u opgeeft.
    Deze optie wordt weergegeven wanneer u het selectievakje
    'Factureringsvolgorde toezegging actief'
     inschakelt.
    Gebruikt huidig volgnummer toezeggingsfacturering
    Voer een getal in waarmee u de reeks wilt beginnen. U kunt ook een getal invoeren dat in het verlengde ligt van een bestaande reeks uit een andere ID-generator.
    Dit getal Workday verhoogd met elke factuur die voor deze toezegging wordt gemaakt.
    Deze optie wordt weergegeven wanneer u het selectievakje
    'Factureringsvolgorde toezegging actief'
     inschakelt.
    Regel voor generator toezeggingsvolgnummers
    Maak of selecteer een regel voor de facturering voor toezegging om de volgnummering van facturen te configureren.
    Deze optie wordt weergegeven wanneer u het selectievakje
    'Factureringsvolgorde toezegging actief'
     inschakelt.
    Toezeggingsvaluta
    Selecteer een valuta die door de sponsor voor factuur wordt geaccepteerd.
    Dit veld wordt in dit veld ingevuld met de standaardvaluta van de sponsor voor factuur ''.
    Toezegging voor nulbedrag
    U kunt een toezegging met een nulbedrag maken om activiteiten vast te leggen voordat een toezegging wordt gefinancierd. Wanneer u dit selectievakje inschakelt, Workday de gesponsorde financieringsvelden overschreven door nul.
    Wanneer financiering beschikbaar komt, kunt u de toezegging wijzigen om het selectievakje
    Toezegging nulbedrag
     uit te schakelen en financieringsdetails in te voeren.
    Wanneer u uitgaveregels maakt voor een toezegging van een nulbedrag , worden in Workday geen klant gegenereerd voor uitgavenregels met declareerbare kosten.
    Totaal kostenaandeel
    Voer het bedrag in dat uw bedrijf wil bijdragen aan de toezeggingskosten.
    Kostenaandeel vereist door sponsor
    Schakel dit selectievakje in als de sponsor vereist dat uw bedrijf een deel van de totale toezegging betaalt.
    Geautoriseerd bedrag
    Voer het bedrag in dat de sponsor heeft goedgekeurd voor deze toezegging.
    Dit bedrag moet gelijk zijn aan de som van alle toezegging op het tabblad
    Toezeggingsregels
     .
    Overschrijving factureringslimiet
    Voer een factureringslimiet in om het geautoriseerde bedrag van een bestaande toezegging te overschrijven.
    Voorbeeld: u converteert een oude toezegging waarvoor u 400 USD van de goedgekeurde USD 1000 hebt gebruikt. Stel
    'Overschrijving factureringslimiet'
     in op 600 USD om te voorkomen dat in totaal meer dan
    het geautoriseerde bedrag
     wordt uitgegeven.
    Toezeggingsschema
    Selecteer of maak een toezeggingsschema waarvan het boekingsinterval matcht met de rapportagevereisten van uw toezegging.
    Wanneer u het kostenaandeel gebruikt met facturering met declareerbare kosten en het transactietotaal het geautoriseerde bedrag of de overschrijving van de factureringslimiet overschrijdt, Workday:
    • Hiermee maakt u een factuur voor het overschrijvingsbedrag.
    • Hiermee worden de directe kosten en indirecte kosten of kosten voor indirecte kosten (faciliteiten en administratie&A) proportioneel gesplitst, waarbij het kostentarief voor faciliteiten en administratie&A per transactie behouden blijft.
    Wanneer u het geautoriseerde bedrag of de overschrijving van de factureringslimiet verhoogt, wordt het resterende deel van de facturering overgedragen naar de volgende factureringscyclus voor declareerbare kosten .
  3. Voeg een rij toe op het tabblad
    Toezeggingsregels
     . Houd bij het invullen van de rij rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Regel kopiëren:
    Klik voor Workday om een nieuwe toezegging toe te voegen, regelgegevens uit de geselecteerde toezegging in te vullen en de subsidie leeg te laten. Vanaf de nieuwe toezegging kunt u:
    • Een bestaande subsidie toevoegen .
    • Een nieuwe subsidie maken als u machtigingen hebt om subsidies te maken.
    Regel kopiëren en toekenning kopiëren
    Klik voor Workday om subsidie samen met de toezegging te kopiëren. In Workday wordt een
    concepttoekenning '
     ' gemaakt met gegevens uit de:
    • Toekenning op de geselecteerde regel wanneer u een regel met een opgeslagen subsidie kopieert.
    • Oorspronkelijk opgeslagen subsidie, wanneer u een regel kopieert met een subsidie.
    Workday voegt ook de knop
    Concepttoekenning wijzigen toe
     onder de prompt
    Toekenning
     , zodat u gekopieerde en niet-opgeslagen subsidie kunt beoordelen en bijwerken.
    Workday slaat de nieuwe subsidie op wanneer u uw wijzigingen verzendt of opslaat voor later.
    Deze knop wordt alleen weergegeven voor gebruikers met machtigingen om subsidies te maken. Om te voorkomen dat alle gebruikers nieuwe subsidies maken wanneer ze toezegging kopiëren, kunt u deze knop verbergen door de optie
    Regel kopiëren en subsidie kopiëren
     uit te schakelen in uw configuraties voor subsidiebeheer. ZieConfiguraties voor subsidiebeheer instellen .
    Bedrijf
    Wanneer u een toezegging toevoegt, wordt dit veld Workday met het bedrijf uit de kop van de toezegging .
    Voor toezeggingen met meerdere bedrijven selecteert u het gelieerde bedrijf waarvoor u de toezegging in rekening wilt brengen. U kunt kiezen uit beschikbare gelieerde bedrijven die:
    • Zijn ingeschakeld om intercompany transacties starten met het bedrijf in de kop van de toezegging . Als u wilt bepalen of een bedrijf intercompany transacties kan starten , opent u de taak '
      Intercompany profiel bedrijf weergeven'
       voor het bedrijf in de kop van de toezegging en controleert u of voor het bedrijf voor regel van de toezegging de optie '
      Initiëren toegestaan'
       is ingesteld. ZieIntercompany profielen definiëren .
    • Een gemeenschappelijke valuta delen met het bedrijf in de kop van de toezegging .
    • Gebruik dezelfde rekeningset als het bedrijf in de kop van de toezegging .
    Regeltype
    Selecteer hoe u de sponsor factureert voor de toezegging .
    Het regeltype dat u selecteert, bepaalt welke velden u op de toezegging ziet. Wanneer u het regeltype wijzigt nadat u de andere velden hebt ingevuld, gaat er mogelijk informatie verloren in de velden die niet beschikbaar zijn in het nieuwe regeltype.
    Het bedrijf op de toezegging bepaalt uit welke regeltypen u kunt kiezen. Als u een regeltype beschikbaar wilt maken voor selectie, voegt u het regeltype toe als een geldig regeltype in de configuraties voor subsidiebeheer van het bedrijf voor regel .
    U kunt de volgende selecties maken:
    • Declareerbare kosten
       om de sponsors te factureren voor directe uitgaven en bedragen voor faciliteiten en administratie kosten die tijdens een factureringsperiode zijn gemaakt, of om de uitgegeven bedragen van een vooruitbetaling te verbruiken.
    • Vast bedrag
       om de sponsors te factureren voor vooraf bepaalde bedragen, ongeacht wanneer de toezeggingskosten worden gemaakt.
    Als u van uw sponsor vooruitbetalingen ontvangen voor het maken van toezeggingskosten, wordt Workday aangeraden het regeltype
    'Vooruitbetaald'
     te selecteren in plaats van het regeltype '
    Vooruitbetaald'
     . U kunt vervolgens het schematype
    'Vooruitbetaald
     ' selecteren wanneer u het factureringsschema '' maakt.
    Primary
    Selecteer één toezegging als primaire toezegging .
    Subsidie
    Als u dezelfde subsidie aan meerdere toezegging wilt koppelen, mogen de datums op de toezegging elkaar niet overlappen.
    Als u een uitgave ten laste van de toezegging wilt brengen, voegt u de subsidie als worktag toe aan de uitgavetransactie of kostentoewijzing.
    Regelbedrag
    De som van alle regelbedragen moet gelijk zijn aan het
    geautoriseerde bedrag
     op het tabblad
    Overzicht
     .
    Opbrengstcategorie
    Selecteer de opbrengstcategorie om de boeking voor betalingen van uw sponsor boek .
    Uitgavebeperking:
    Selecteer of maak de uitgavebeperkingen die u op de uitgaven op de toezegging wilt toepassen. Wanneer u
    'Standaardwaarde voor uitgavebeperkingen'
     instelt in de kop van de toezegging , Workday dit veld vooraf ingevuld, maar u kunt dit wijzigen voor de toezegging .
    Wanneer u meerdere uitgavebeperkingen selecteert, moet u ervoor zorgen dat alle uitgavebeperkingen gelden voor toegestane kosten of niet-toegestane kosten en niet voor een combinatie van beide.
    Wanneer u een combinatie van toegestane en niet-toegestane uitgavebeperkingen selecteert, wordt alleen Workday op basis van de toegestane uitgavebeperkingen.
    ZieUitgavebeperkingen maken .
    Maak voor elke uitgavebeperking die u selecteert een aangepaste validatie in elk van de uitgavegebieden waarop u de beperking wilt toepassen en gebruik het veld
    'Toegestane uitgaven voor
     externe subsidiebron' om de uitgavecategorie, salariscomponentgroep of objectklasse in aan te geven. de uitgavebeperking. ZieVoorbeeldstappen: uitgavebeperkingen voor subsidies implementeren .
    Als u de uitgavetransacties wilt bekijken die zijn geblokkeerd door toezegging voor toezeggingsregels, opent u het
    auditrapport voor het toekennen van uitgavebeperkingen
     .
    Uitgestelde opbrengsten
    Wanneer u
    Vast bedrag
     selecteert in de prompt
    Regeltype
     , kunt u dit selectievakje inschakelen om opbrengsten op te nemen in een opbrengstenverantwoording toezegging en de boeking te boeken naar de rekeningboekingsregel
    voor uitgestelde opbrengsten
     .
    Als u dit selectievakje niet inschakelt, worden Workday verantwoord wanneer uw uitgavetransacties zijn voltooid.
    Tariefovereenkomst:
    Voor facturering op toezegging met tariefovereenkomst Workday .
    Als u geen faciliteiten en administratie vereisten hebt voor toezegging met declareerbare kosten, kunt u een tariefovereenkomst maken ().
    De tariefovereenkomst die u selecteert, bepaalt het
    basistype
     en
    de objectklassenset
     op uw toezegging . De tariefovereenkomst filtert ook vooraf de in aanmerking komende kostentarieftypen in het veld
    Type kostentarief
     .
    Type kostentarief
    Selecteer voor toezeggingsregels met declareerbare kosten, regels met een vast bedrag of vooruitbetaalde toezegging een koerstype kostentarief om verschillende tarieven voor faciliteiten en administratie toe te passen voor verschillende locaties.
    U kunt nieuwe tarieftypen toevoegen door de tariefovereenkomst voor faciliteiten en administratie&A te bewerken.
    Uitzondering
    Voor toezeggingsregels met declareerbare kosten, vaste bedragen of vooruitbetaalde toezegging selecteert u een uitzondering voor faciliteiten en administratie om:
    • Overschrijving van de institutionele tarieven voor faciliteiten en administratie in uw tariefovereenkomst voor faciliteiten en administratie&a .
    • Afzien van de kosten van de instelling voor faciliteiten en administratie&A voor de sponsor.
    • faciliteiten en administratie voor onkosten in specifieke objectklassen overschrijven of afwijzen .
    Als de uitzondering een ander basistype bevat dan het basistype in de tariefovereenkomst voor faciliteiten en administratie&a , moet u ervoor zorgen dat beide basistypen dezelfde objectklasse hebben.
    Profiel opbrengstentoewijzing
    Selecteer een profiel om te bepalen hoe het opbrengstenherstel voor faciliteiten en administratie of indirecte kosten over organisaties wordt verdeeld.
    Basislimiet
    Selecteer of maak een basislimiet waarmee het maximumbedrag aan directe kosten wordt gedefinieerd dat u kunt gebruiken om faciliteiten en administratie kosten te berekenen voor een declareerbare kostenregel, een vast bedrag of een vooruitbetaalde toezegging .
    Wanneer u dezelfde basislimiet voor meerdere toezegging gebruikt, delen alle toezegging dezelfde financieringspool voor die basislimiet ().
    Voorbeeld: u wijst dezelfde basislimiet, BL_25K van 25.000 USD, toe aan twee toezegging . U kunt faciliteiten en administratie kosten berekenen op basis van de eerste USD 25.000 van de totale uitgaven tussen de twee toezegging . Als u USD 15.000 hebt uitgegeven op de eerste toezegging , kunt u alleen faciliteiten en administratie kosten berekenen voor maximaal USD 10.000 van de totale uitgaven op de tweede toezegging .
    Als u wilt zien hoeveel van de basislimiet is verbruikt, hoeveel er nog is en of de basislimiet is overschreden, kunt u het
    Auditrapport Basislimiet
     openen.
    Begindatum
    T/m datum
    Wanneer u dezelfde subsidie voor meerdere toezegging gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de
    begindatum
     en
    einddatum
     op de toezegging elkaar niet overlappen.
    Worktags
    Selecteer een of meer worktags om te bepalen welke organisaties opbrengsten voor de toezegging verantwoorden.
    Maximumbedrag salaris toezeggingsregel
    Als u een maximaal salaris wilt gebruiken voor een toezegging met Workday Financials and Subsidiebeheer, moet u het maximaal salaris opgeven op de toezegging . Zie . als u een maximaal salaris moet makenSalarisplafonds creëren (VS) .
    Gebruik het veld
    'Overschrijving salarismaximum toezeggingsregel'
     om een overschrijving te selecteren met ingangsdatums die overeenkomen met de datums van de toezegging .
    Wanneer u een maximaal salaris opgeeft voor zowel de subsidie als de toezegging , heeft het maximaal salaris op de toezegging voorrang. De maximaal salaris voor de subsidie wordt alleen gebruikt als u een maximaal salaris wilt toepassen zonder Workday Financials and Subsidiebeheer ().
    Als de salariskostentoewijzingen van medewerkers subtoewijzingen bevatten voor salaris over bovengrens, moet u ervoor zorgen dat:
    • Dezelfde maximaal salaris is van kracht voor het hele datumbereik van de toezegging .
    • Toezeggingsregel bevat geen
      begindatum
       of
      einddatum
       .
    Als u toezegging wilt toepassen op een regel voor toezeggingen met declareerbare kosten, een vast bedrag of een vooruitbetaalde toezegging , configureert u de sectie
    Toezeggingscredits
     .
  4. (Optioneel) Beveilig op het tabblad
    Bijlagen
     de toegang tot bijlagen door ze toe te wijzen aan bijlage die u beveiligt in gesegmenteerde beveiligingsgroepen.
    De beveiligingsgroepen bepalen ook de toegang bijlage tijdens het bedrijfsproces
    'Toezeggingsgebeurtenis'
     .
  5. (Optioneel) Voeg op het tabblad
    Speciale voorwaarden
     opmerkingen toe aan de typen speciale voorwaarde om de voorwaarden te beschrijven die uw sponsor nodig heeft om uw project te financiering .
  6. (Optioneel) Voer op het tabblad
    Toegezegde tijdsbesteding
     details in over de personen die zich hebben verbonden om aan de toezegging te werken. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Maanden
    Voer het totale aantal maanden van een jaar in dat de persoon zich toezegt aan deze toezegging te werken .
    Wanneer u een maandwaarde invoert, wordt het bijbehorende percentage ingevuld op de
    jaarlijkse toegewezen tijdsbesteding
     .
    Jaarlijkse toegewezen tijdsbesteding
    Voer het percentage van een jaar in waarin de persoon zich inzet om aan de toezegging te werken .
    U kunt toegewezen tijdsbesteding gebruiken om zowel gesponsorde inspanningen als inspanningen met gedeelde kosten bij te houden.
    Gegevens over vastgelegde inspanningen zijn alleen voor rapportagedoeleinden en hebben geen invloed op uw toewijzing of harde verplichting voor salarisadministratie of kostentoewijzing . Wanneer u verklaring van tijdsbesteding implementeert, hebt u toegang tot door Workday geleverde rapporten om toegewezen tijdsbesteding te vergelijken met gecertificeerde inspanningen. ZieReferentie: rapporten voor toegewezen tijdsbesteding .
  7. (Optioneel) Zorg ervoor dat u op het tabblad
    Plan
     de ingestelde budgetcontrole invult voordat u de toezegging ter goedkeuring verzendt. Zie Stappen: toezeggingsbudgetcontroles instellen
    Als u het plan ter goedkeuring wilt verzenden wanneer u de toezegging verzendt, configureert u het bedrijfsproces
    'Toezeggingsgebeurtenis'
     om de hubstap
    voor toezeggingsbudget
     toe te voegen.
  8. (Optioneel) Als u percentages van de toezeggingskosten en overschrijdingen wilt toewijzen aan specifieke worktags voor toezeggingen met declareerbare kosten, vaste bedragen of vooruitbetaalde toezeggingen, gaat u naar het tabblad
    Toezeggingskrediet
     . Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Definitie toezeggingskrediet
    Selecteer een definitie van een toezegging die de worktags bevat waaraan u toezegging wilt toewijzen.
    Wanneer u een definitie voor een toezegging selecteert die rapportage voor meerdere organisaties mogelijk maakt, kunnen medewerkers van meerdere organisaties over de toezegging rapporteren.
    Worktag voor toezeggingskrediet
    Selecteer een van de worktags in de
    definitie voor het toekennen van krediet
     .
    Wanneer u een worktag aan een toezegging toevoegt, kunnen rollen met toegangsrechten voor de worktag over de toezegging rapporteren.
    Toewijzingspercentage toezeggingskrediet
    Wijs krediet toe aan de worktag die u selecteert.
    Voorbeeld: instellingen kunnen toezegging aan kostenplaatsen toewijzen om geïnformeerde beslissingen te nemen over hertoewijzing van faciliteiten en administratie of de toewijzing van overschrijdingen.
    Workday vereist dat het toegewezen toezegging voor alle worktags in een toezegging opgeteld 100% is voor elke
    definitie van toezeggingskrediet ()
     .
Workday start het bedrijfsproces voor de
toezeggingsgebeurtenis
 en verzendt de toezegging voor beoordeling en goedkeuring.
Maak een factureringsschema voor de toezegging. U kunt het maken van een facturering voor toezegging ook opnemen in het bedrijfsproces
voor toezeggingsgebeurtenissen
 na de voltooiingsstap.