Concept: toezeggingen

U kunt optionele velden voor toezeggingen configureren, zodat ze in Workday worden verborgen of vereist zijn in de taak '

Optionele velden configureren

'. Met deze aanpassing ziet u mogelijk niet alle onderstaande informatie.

Definieer verschillende toezeggingstypen die worden gebruikt om gesponsord werk te beschrijven. Veelvoorkomende toezeggingstypen zijn onder meer subsidies, samenwerkingsovereenkomsten, concurrerende subsidies en bursalen. Met de taak

'Typen sponsortoezeggingen onderhouden

' kunt u toezeggingstypen maken om de verschillende toezeggingen die u ontvangt te classificeren. Inactieve toezeggingstypen worden niet weergegeven in de prompt

Toezeggingstype

, maar bestaand gebruik blijft behouden. U kunt het rapport

'Type toezegging sponsoren'

openen om goedgekeurde typen en het gebruik ervan weer te geven.

Met Workday kunt u uitgavebeperkingen definiëren om te voldoen aan de voorwaarden die uw sponsor heeft ingesteld voor toegestane kosten. Als u uitgavebeperkingen voor subsidies wilt implementeren, moet u:

Maak een uitgavebeperking om uitgaven in specifieke uitgavecategorieën of objectklassen wel of niet toe te staan.
Voeg de uitgavebeperking toe aan de toezeggingsregel die is gekoppeld aan de subsidie waarvoor u uw uitgaven in rekening wilt brengen.
Maak een aangepaste validatie om te controleren op de beperking voor elk type uitgavetransactie.

Wanneer u een standaarduitgavebeperking voor de toezegging definieert, wordt deze toegepast op elke regel van de toezegging, maar u kunt de beperking op de afzonderlijke toezeggingsregels overschrijven.

U kunt de organisaties aangeven die de toezegging beheren of rapportagetoegang hebben tot de toezegging. Voorbeeld: wijs een worktag voor een kostenplaats toe aan een toezegging. Vervolgens kunt u de rollen die aan de kostenplaats zijn gekoppeld gebruiken voor de routering van bedrijfsprocessen en rapporttoegang.

Doelcodes voor toezeggingen zijn een andere manier om uw toezeggingen te classificeren. Definieer doelcodes die het doel of de focus van de toezegging uitleggen. U kunt codes voor toezeggingsdoelen inactiveren om te voorkomen dat ze in de toekomst worden gebruikt, en ze later indien nodig opnieuw activeren. Het bestaande gebruik van toezeggingen in Workday blijft behouden.

Voor interne managementdoeleinden moet u mogelijk een toezegging onderverdelen. U kunt uw toezeggingen vervolgens groeperen voor rapportagedoeleinden in de taak

'Toezeggingsgroep maken'

. U kunt de toezeggingen groeperen op sponsor, doel, type, regio of andere classificaties. Een toezegging kan deel uitmaken van meerdere toezeggingsgroepen.

U kunt subtoezeggingen gebruiken om kosten en contactpersonen voor subontvangers te beheren en bij te houden in de taak

'Subtoezeggingen onderhouden'

. U kunt ook risicobeoordelingsgegevens voor naleving van regelgeving opnemen wanneer u de taak '

Risicobeoordeling voor subtoezegging onderhouden'

opent. Voeg alle informatie toe die nodig is om het subtoezeggingsrisiconiveau te beoordelen en te documenteren, zoals:

Nalevingsdocumentatie.
Tarieven voor faciliteiten en administratie.