Overwegingen bij instellen: toezeggingen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van toezeggingen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met toezeggingen kunt u details van toezeggingscontracten vastleggen, zodat u de opbrengsten van uw subsidie kunt onkosten, factureren en innen. Toezeggingen bevatten een of meer toezeggingsregels die een financieringsbron en parameters voor het berekenen van de opbrengsten aangeven.
Belangrijkste voordelen
U kunt uw toezeggingsproces stroomlijnen en de efficiëntie verhogen door:
- Toezeggingsuitgaven koppelen aan het fonds, de subsidie en de sponsor.
- Het berekenen van indirecte kosten voor uw toezeggingsuitgaven met behulp van de kostentarieven uit uw toezeggingsovereenkomst.
- Alle details ter ondersteuning van een toezegging op één plek vastleggen, inclusief bijlagen, budgetplannen, toegewijde inspanningen van werknemers en speciale voorwaarden.
- Opbrengsten verantwoorden voor uw toezeggingsuitgaven.
- Factureringssponsors voor directe en indirecte toezeggingskosten.
- Onderhoudstaken voor toezeggingen bijhouden.
Gebruiksscenario's
- Sponsors factureren voor directe uitgaven met declareerbare kosten en indirecte kosten die tijdens een factureringscyclus zijn gemaakt.
- Bereken en verantwoord de opbrengsten voor indirecte kosten voor uw toezeggingsuitgaven wanneer u een transactie voor uitgaven met declareerbare kosten voltooit.
- Toezeggingskrediet en opbrengsten verdelen over meerdere afdelingen.
- Dwing uitgavebeperkingen, factureringslimieten of salarislimieten voor toezeggingen af.
- U ziet af van een deel van of alle kosten voor sponsoring en kosten voor indirecte kosten en verdeel de kosten over uw afdelingen.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Hoe wilt u de sponsor factureren? | U kunt de sponsor factureren voor de volgende typen toezeggingsregels:
U kunt factureringsschema's maken die in termijnen of transacties factureren. U kunt de facturering ook beheren met factureringsmijlpalen. Met een hybride factureringsschema kunt u de sponsors factureren voor vooruitbetaalde bedragen en de vooruitbetaling vervolgens gespreid verbruiken met uitgaven met declareerbare kosten. Het resterende saldo voor uw project wordt weergegeven in het factureringsschema. |
Hoe zorgt u voor overzicht op uw toezeggingscontracten? | U kunt bedrijfsprocessen configureren om toezeggingscontracten te routeren voor beoordeling en goedkeuring wanneer u:
|
Hoe worden de salariskosten en andere uitgaven voor toezeggingen ten laste van uw toezegging of subsidie gebracht? | U kunt een toezeggingsgerelateerde salarisadministratie of uitgave in rekening brengen voor een subsidie door de worktag voor toekenning toe te voegen aan de toewijzing of uitgavetransactie voor salariskosten. Vervolgens bepaalt Workday op welke toezeggingsregel de uitgaven in rekening worden gebracht op basis van de toekenningsworktag en budgetdatum op de uitgaveregel, en andere configuraties zoals toezeggingsregeldatums en objectklassetoewijzing. De subsidie moet afkomstig zijn van een gesponsord fonds om in aanmerking te komen voor de berekening van S&A en opbrengstenvergoedingen.
U kunt andere worktags aan uw toezeggingsuitgaven koppelen door de worktags als gerelateerde worktags aan de subsidie toe te voegen. Wanneer u de subsidie aan een uitgavetransactie toevoegt, worden de uitgaven automatisch getagd met de gerelateerde worktags. Voorbeeld: als u een subsidie altijd wilt koppelen aan een specifiek fonds en een specifieke kostenplaats, voegt u het fonds en de kostenplaats toe als gerelateerde worktags voor de subsidie. |
Hoe kunt u indirecte kosten of indirecte kosten verhalen op de sponsor van de toezegging? | U kunt het tarief voor indirecte kosten voor uw toezegging configureren. Wanneer u in aanmerking komende toezeggingsuitgaven doet of betaalt, berekent Workday automatisch de kosten en opbrengstenverantwoording die aan de uitgave zijn gekoppeld. Vervolgens kunt u de directe en indirecte kosten tegelijkertijd aan de sponsor factureren. |
Wanneer wilt u opbrengsten verantwoorden voor uw toezegging? | U kunt opbrengsten verantwoorden:
|
Wilt u verschillende kostentarieven voor huishoud- en beheer toepassen op basis van de uitgavecategorieën van uw uitgaven? | U kunt uitzonderingen voor S&A maken om verschillende S&A-tarieven toe te passen op verschillende objectklassen. Voor alle uitgavecategorieën in dezelfde objectklasse geldt hetzelfde tarief voor indirecte kosten. Als u een ander tarief voor indirecte rente en kosten wilt toepassen dan het primaire tarief, kunt u het volgende doen:
|
Hoe houdt u wijzigingen in uw toezeggingscontract of tarieven voor indirecte kosten bij? | Er zijn twee manieren om een toezegging bij te werken:
U hebt altijd toegang tot de historische versies van een toezegging. |
Welke taken of rapporten buiten Workday moet u voltooien om uw toezegging te behouden? | U kunt lijsten met toezeggingstaken maken om mijlpaaltaken bij te houden die u moet voltooien voordat u een toezegging factureert of sluit. U kunt sjablonen gebruiken om snel takenlijsten te maken voor toezeggingen met dezelfde sponsor, doelcode of hetzelfde toezeggingstype.
U kunt een melding instellen om aan gebruikers van een mijlpaaltaak een melding te sturen wanneer hun taken bijna vervallen of te laat zijn. Wanneer u een toezeggingstaak als factureringsmijlpaal aanwijst, zorgt Workday ervoor dat de factureringstermijnen pas factureerbaar zijn als u de taak voltooit. |
Wilt u krediet verdelen over meer dan één organisatie binnen een toezegging of wilt u medewerkers van meerdere organisaties in staat stellen om over de toezegging te rapporteren? | U kunt toezeggingskrediet gebruiken om toezeggingskrediet over meerdere afdelingen te verdelen.
Wanneer u rapportage over toezeggingskrediet voor meerdere organisaties inschakelt, kunnen alle medewerkers van organisaties met een krediettoewijzing over de toezegging rapporteren. |
Moeten bepaalde velden in uw toezeggingscontracten niet worden ingevuld of op specifieke waarden worden ingesteld? | U kunt aangepaste validaties maken in een toezeggingscontract of een aanpassing van de toezegging om af te dwingen dat specifieke velden voor uw toezeggingen altijd het volgende zijn:
U kunt aangepaste validaties maken voor alle velden in de toezeggingskop, de toezeggingsregel en de toezeggingsrollen. Voorbeeld: u kunt een aangepaste validatie maken om ervoor te zorgen dat:
|
Aanbevelingen
- Als u vooruitbetalingen van de sponsor wilt ontvangen en uitgegeven bedragen van het vooruitbetalingssaldo wilt aftrekken, gebruikt u een toezeggingsregel met declareerbare kosten met een vooruitbetaald factureringsschema in plaats van een vooruitbetaalde toezeggingsregel.
- Gebruik toezeggingstaken om meldingen te ontvangen over afsluitingstaken of rapportagevereisten met naderende vervaldatums.
Vereisten
- Stel de benodigde worktags in voor uw financiële boeking.
- Als u de opbrengsten van toezeggingen aan de sponsor wilt berekenen en factureren, gebruikt u een door een sponsor gefinancierd financieringsfonds voor uw toezegging.
- Maak een planstructuur om toezeggingsbudgetten te onderhouden.
- Voor toezeggingsregels met declareerbare kosten en regels voor vaste bedragen maakt u een objectklassetoewijzing om uw interne uitgavecategorieën toe te wijzen aan de sponsorkostencategorieën. Als u budget wilt rapporteren aan werkelijke waarden op uw sponsorfactuur, neemt u de objectklasse op als dimensie in de planstructuur voor uw toezegging.
Beperkingen
Een toezegging kan maximaal 200 toezeggingsregels bevatten. Als u meer dan 200 toezeggingsregels wilt ondersteunen, maakt u meerdere toezeggingen.
U kunt door sponsoren gefinancierde toezeggingen of toezeggingen op basis van kosten maken, maar in Workday worden alleen toezeggingskosten en opbrengsten verantwoord voor door sponsoren gefinancierde toezeggingen.
Tenantinstellingen
Maak volgnummer-ID's om aan nieuwe toezeggingen toe te wijzen.
Open de taak '
Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' om de nieuwe volgnummer-ID toe te wijzen aan de ID-generator voor toezeggingen
.Beveiliging
Configureer deze domeinen in het functionele gebied Subsidiebeheer:
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Proces: toezegging
| Biedt toegang tot taken en rapporten voor het maken, onderhouden en weergeven van toezeggingen. |
Rapporten: toezegging
| Hiermee kunt u over toezeggingen rapporteren:
|
Instellen: subsidiebeheer
| Hiermee kunt u details ter ondersteuning van toezeggingen configureren, waaronder toekenningen, configuraties voor boeking en beheer, facturering van toezeggingen, taaklijsten voor toezeggingen en objectklassesets. |
Als u factureringsschema's voor een toezegging wilt maken of bewerken, configureert u het domein
Proces: Facturering
in het functionele gebied Klantcontracten of Projectfacturering.Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces | Overwegingen |
|---|---|
Toezeggingsgebeurtenis
| Routeert een nieuw toezeggingscontract voor beoordeling en goedkeuring. U kunt deze actiestappen als subprocessen toevoegen:
|
Toezeggingsaanpassingsgebeurtenis
| Routeert een toezeggingsaanpassing voor beoordeling en goedkeuring. U kunt een subproces toevoegen om een aanpassing van het toezeggingsbudget te maken. |
Gebeurtenis voor toekennen van factureringsschema
| Hiermee wordt een nieuw gemaakte toezegging doorgestuurd naar de persoon die verantwoordelijk is voor het maken van het factureringsschema voor de toezegging. |
Gebeurtenis voor toezeggingsvoorstel
| Routeert een toezeggingsvoorstel voor beoordeling en goedkeuring. |
Toezeggingstaakgebeurtenis
| Hiermee wordt een toezeggingstaak gerouteerd voor beoordeling en goedkeuring wanneer de aan de taak toegewezen gebruiker de toezeggingstaken in Workday als voltooid markeert. |
Toezeggingskosten opnieuw verwerken (gebeurtenis)
| Hiermee wordt de herberekening van toezeggingskosten gerouteerd voor goedkeuring wanneer u gewijzigde toezeggingskosten opnieuw verwerkt. |
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Toezeggingskrediet voor toezegging
Toezeggingskrediet voor toezeggingsregels | Hiermee kunt u de toezeggingspunten weergeven voor de toezeggingen of toezeggingsregels van een bedrijf. |
Toezegging zoeken
| Hiermee kunt u de configuraties voor een specifieke toezegging weergeven. |
Toezeggingstaken zoeken
| Hiermee kunt u alle onderhoudstaken voor toezeggingen weergeven en weergeven. |
Onderscheidingen zoeken
| Hiermee kunt u alle toezeggingen voor een bepaald bedrijf weergeven en weergeven. |
Subontvangers zoeken
| Hiermee kunt u de secundaire ontvangers van een bepaalde toezegging weergeven. |
Sponsorfacturen voor toezegging weergeven
| Hiermee kunt u de klantfacturen weergeven en weergeven die u voor een toezegging hebt gegenereerd. |
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Toezegging corrigeren
| Een toezegging corrigeren zonder een versie van de oorspronkelijke toezegging op te slaan. |
Onderscheidingen ontvangen
Toezegging verzenden | Toezeggingscontracten ophalen of maken.
Met de webservice 'Toezegging verzenden' wordt het bedrijfsproces 'Toezeggingsgebeurtenis' gestart. |
Aanpassing van toezegging en correctiereden ophalen
Aanpassings- en correctiereden voor puttoezegging | Redenen voor toezeggingsaanpassingen en correcties ophalen, maken of bijwerken. U kunt toezeggingsaanpassingen ter goedkeuring routeren op basis van deze redenen. |
Definities toezeggingskrediet ophalen
Definitie voor toezeggingskrediet plaatsen | Hiermee kunt u definities voor toezeggingskrediet ophalen, maken of bijwerken. |
Levenscyclusstatuswaarden voor toezeggingen ophalen
Levenscyclusstatus toezegging invoegen | Hiermee kunt u de levenscyclusstatuswaarden van toezeggingen voor de toezegging of toezeggingsregel ophalen of instellen. U kunt aangepaste validaties maken op basis van de levenscyclusstatuswaarden van toezeggingen. |
Factureringsschema's ophalen
Factureringsschema verzenden | Het factureringsschema voor een toezegging ophalen, maken of bijwerken. |
Statuswaarden toezeggingstaak ophalen
Status toezeggingstaak toevoegen | Hiermee kunt u de status van een onderhoudstaak voor toezeggingen ophalen of bijwerken. |
Catalogus met federale binnenlandse hulp ophalen
Putcatalogus met federale binnenlandse hulp | Hiermee kunt u de gegevens van de lijst met assistentiegegevens voor toezeggingen ophalen, maken of bijwerken. |
Subontvangers ophalen
Subontvanger plaatsen | Hiermee kunt u de secundaire ontvangers van een toezegging ophalen, maken of bijwerken. Een secundaire ontvanger moet een leverancier zijn voor het bedrijf dat aan de toezegging is gekoppeld. |
Aanpassing toezegging verzenden
| Verzend een toezeggingsaanpassing en router de aanpassing ter goedkeuring. Deze webservice start het bedrijfsproces Toezeggingsaanpassingsgebeurtenis . |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Bankgegevens en afrekeningen | U kunt sponsorbetalingen opnemen om elektronische betalingen en stortingen af te rekenen. |
Budgetten en plannen | Wanneer u een toezeggingsplan maakt, kunt u het financieringsbedrag van de toezegging verifiëren aan de hand van het gebudgetteerde bedrag van de regeling.
Wanneer u een toezeggingsbudget onderhoudt, wordt gecontroleerd of de uitgavebedragen binnen het budget vallen voordat de transacties worden goedgekeurd. |
Klantrekeningen | U maakt sponsorfacturen om de sponsor te factureren. |
Financiën | U kunt uitgavebedragen in rekening brengen bij uw toezegging en uitgaven voor functionele gebieden in Financiën aan de sponsor factureren. Voorbeelden: Onkosten, Voorraad, Procurement en Leveranciersrekeningen. |
Financiële boeking | U kunt de rekeningboekingsregel configureren om de grootboekrekeningen op te geven waar u wilt dat Workday journaalregels boekt voor berekende toezeggingskosten en opbrengstenverantwoording.
Wanneer u objectklassen configureert om interne uitgavecategorieën toe te wijzen aan de sponsorkostencategorieën, voegt Workday de objectklasseworktags toe aan de operationele en boekingsjournalen. |
Salarisadministratie | U kunt onkostensalarissen en aanpassingen van de salarisadministratieboeking toevoegen aan uw toekenning.
Wanneer u een salarismaximum toewijst, worden alternatieve worktags voor salariskostenberekening toegepast op salarisbedragen die:
|
Financiële gegevens student | Wanneer met uw toezegging financiële ondersteuning voor studenten wordt gefinancierd, kunt u de financiële ondersteuning voor vergoeding in rekening brengen bij uw sponsor. |
Leveranciersaccounts | Subontvangers voor toezeggingen moeten leveranciers zijn voor het bedrijf dat aan de toezegging is gekoppeld. |
Tijd | U kunt de tijd bijhouden die werknemers aan een project besteden om ervoor te zorgen dat ze hun toegewijde inspanningen voor een toezegging nakomen. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.