Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-09-08
Toezeggingen aanpassen

Toezeggingen aanpassen

  • Een toezegging maken en goedkeuren.
  • Redenen voor toezeggingsaanpassingen maken met de taak
    Redenen voor aanpassing en correctie van toezeggingen onderhouden
     .
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    van de gebeurtenis voor toezeggingsaanpassingsgebeurtenis
     in het functionele gebied Subsidiebeheer. T/m:
    • Als u een gekoppeld toezeggingsbudget wijzigt nadat u uw toezegging hebt gewijzigd, voegt u de actiestap
      Budgetaanpassing maken via toezeggingsbudget
       toe na de voltooiingsstap.
    • Om de beïnvloede uitgavetransacties, facturen en factureringsschema's weer te geven wanneer u de sponsor of sponsor voor facturering voor een toezegging wijzigt, voegt u de actiestap
      Details sponsorwijziging goedkeuren
       vóór de voltooiingsstap toe.
    • Werk het factureringsschema voor toezeggingen bij nadat u de sponsor voor facturering voor een toezegging hebt gewijzigd. Voeg na de voltooiingsstap het
      factureringsproces van de gebeurtenis
       voor het factureringsschema voor toezeggingen toe als een subbedrijfsproces.
U kunt een toezegging wijzigen om wijzigingen weer te geven die u wilt bijhouden, zoals wijzigingen in uw toezeggingsovereenkomst. Wanneer u een toezegging wijzigt, behoudt Workday de oorspronkelijke toezegging voor trackingdoeleinden en wordt een nieuwe toezeggingsversie gemaakt voor de gewijzigde toezegging. U kunt de volledige wijzigingsgeschiedenis voor een toezegging of toezeggingsregel van elke versie weergeven.
Wanneer u een toezegging wijzigt, moet u een reden voor de wijziging van de toezegging en de ingangsdatum opgeven. Workday respecteert de ingangsdatum bij het bepalen van het geautoriseerde bedrag, de overeenkomst voor faciliteiten en beheer (F&A) en de worktags.
Wanneer u een toezeggingsaanpassing verzendt, stuurt Workday de aanpassing ter beoordeling en goedkeuring door naar het bedrijfsproces
Toezeggingsaanpassingsgebeurtenis
 .
  1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van een toezegging de optie Toezegging,
    toezegging
    wijzigen
    .
    Workday wijst een nieuw versienummer toe aan de gewijzigde toezegging.
    U kunt bepaalde velden niet bewerken wanneer er sprake is van F&A, opbrengsten of facturering voor de toezegging.
  2. Houd bij het invullen van het tabblad
    Overige informatie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Reden
    Selecteer een actieve reden voor een toezeggingsaanpassing.
    Ingangsdatum
    Voer een datum in die later is dan de toekenningsdatum en de vorige wijzigingsdatum.
    De toezeggingsaanpassing is alleen van kracht voor uitgavetransacties met budgetdatums op of na de ingangsdatum. Uitgavetransacties vóór deze datum krijgen de vorige versie van de toezegging.
    Getal
    U kunt een alfanumerieke tekenreeks invoeren om de bijgewerkte toezeggingsversie te identificeren.
  3. Wanneer u
    van sponsor
     of
    sponsor voor facturering
     voor het toezeggingscontract wijzigt, kunt u de volgende tabbladen weergeven in de stap
    Details sponsorwijziging goedkeuren
     van het bedrijfsproces
    Gebeurtenis voor toezeggingsaanpassing
     :
    Tab
    Details
    Toezeggingstransacties
    Wanneer u de
    sponsor
     voor het toezeggingscontract wijzigt, worden op dit tabblad alle niet-geannuleerde uitgavetransacties weergegeven die aan de sponsor zijn gekoppeld. Als u deze transacties met de nieuwe sponsor wilt bijwerken, kunt u de toezeggingskosten voor deze transacties opnieuw verwerken nadat het bedrijfsproces is voltooid.
    Ga als volgt te werk om de boekingsnauwkeurigheid te garanderen:
    • Factureer alle uitgavetransacties die u in rekening wilt brengen bij de oude sponsor voordat u de sponsor wijzigt.
    • Zorg ervoor dat de uitgaventransacties die u ten laste van de nieuwe sponsor wilt brengen, niet zijn gefactureerd en dat ze gedateerd zijn na de wijzigingsdatum van de sponsor voordat u de toezeggingskosten opnieuw verwerkt.
    Wanneer u de
    sponsor
     voor het toezeggingscontract niet wijzigt, worden op dit tabblad geen rijen weergegeven.
    Sponsorfacturen
    Wanneer u de
    sponsor voor facturering
     in het toezeggingscontract wijzigt, met of zonder de
    Sponsor
    te wijzigen, worden op dit tabblad alle goedgekeurde en onbetaalde facturen weergegeven die aan de sponsor voor facturering zijn gekoppeld. Als u deze facturen wilt bijwerken met de nieuwe sponsor voor factureren, moet u de facturen annuleren en opnieuw genereren nadat het bedrijfsproces is voltooid. Wanneer u alleen de
    sponsor
     wijzigt en niet de
    sponsor voor facturering
     in het toezeggingscontract, worden op dit tabblad de onbetaalde facturen van uitgavetransacties weergegeven die dateren van na de ingangsdatum van de toezeggingsaanpassing.
    Factureringsschema's toekennen
    Wanneer u de
    sponsor
     of
    sponsor voor facturering
     in het toezeggingscontract wijzigt, worden op dit tabblad alle niet-geannuleerde factureringsschema's weergegeven die aan de toezegging zijn gekoppeld.
    Wanneer u de sponsor voor facturering wijzigt, werkt Workday de sponsor voor facturering bij in de factureringsschema's en krijgt de factureringsschema's de status
    Concept
     . Voordat u de factureringsschema's ter goedkeuring verzendt, controleert u of de instellingen in de andere velden in het factureringsschema (bijvoorbeeld
    Betalingsvoorwaarden
    ) nog steeds juist zijn voor de nieuwe sponsor voor facturering en werkt u de instellingen bij die dat niet zijn.
    U kunt de update van het factureringsschema opnemen in het bedrijfsproces
    Toezeggingsaanpassingsgebeurtenis
     door
    de gebeurtenis voor factureringsschema toezegging
     toe te voegen als een subbedrijfsproces na de voltooiingsstap van het aanpassingsbedrijfsproces. Om ervoor te zorgen dat het subproces alleen wordt uitgevoerd wanneer de sponsor voor facturering is gewijzigd, maakt u een regel voor de invoervoorwaarde waarbij de waarde voor
    Is de sponsor voor facturering is gewijzigd?
     veld moet waar zijn.
    Wanneer u de sponsor voor facturering wijzigt voor een toezegging met een datum in de toekomst, werkt Workday het huidige factureringsschema bij met de nieuwe sponsor voor facturering. Workday gebruikt altijd de sponsor voor facturering in het factureringsschema om de sponsor te factureren. Omdat factureringsschema's geen ingangsdatum hebben, worden wijzigingen in het factureringsschema van de sponsor voor facturering onmiddellijk van kracht.
Nadat u de toezeggingsaanpassing hebt verzonden, kunt u de oorspronkelijke toezegging en de gewijzigde toezeggingsversies bekijken op het tabblad
Instellen en geschiedenis
 van de toezegging. U kunt ook details van eerdere toezeggingsversies bekijken op het tabblad
Aanpassingen
 .
Vanaf de ingangsdatum van de wijziging:
  • De versiestatus van de gewijzigde toezeggingsversie wordt gewijzigd in
    Toezegging van kracht.
  • De versiestatus van de oorspronkelijke toezeggingsversie wordt gewijzigd in
    Geschiedenis
    .
Als u de sponsor al hebt gefactureerd, moet u mogelijk nieuwe klantfacturen maken met bijgewerkte F&A-kosten om de factureringsbedragen te corrigeren.