Stappen: toezeggingsbudgetcontroles instellen

Voeg 'Budgetcontrole'
toe als actiestap
voor de financiële bedrijfsprocessen waarvoor u een budgetcontrole wilt uitvoeren. Bijvoorbeeld: als u boekingsjournalen wilt budgetcontrole die aan subsidies zijn toegewezen, voegt u de stap ' Budget controleren'
toe aan het bedrijfsproces
'Journalboekingsgebeurtenis
'.

Maak een planstructuur voor het type toezeggingsplan
.

Een toezegging maken en goedkeuren.

Beveiliging: domein instellen: Subsidiebeheer
in het functionele gebied Subsidiebeheer .

U kunt een budgetplan voor een toezegging maken om de uitgaven voor de toezegging te beperken voor specifieke worktags en in specifieke grootboekrekeningen of overzichten. Als u budgetcontroles voor een toezegging wilt inschakelen, doet u het volgende:

Maak een plansjabloon en plan voor de toezegging om de planstructuur aan de toezegging te koppelen.

Bewerk de budgetcontrole voor het plan om op te geven of de budgetcontrole mag mislukken of u alleen een waarschuwing wilt geven wanneer een budget wordt overschreden, de boekingsperioden voor de budgetcontrole en of budgetbedragen uit eerdere perioden moeten worden geaccumuleerd.

Het budget onderhouden door planregels met worktags en een grootboekrekening/overzicht te maken waarvoor de budgetcontrole moet worden uitgevoerd.

Verzend het budget.

Open de taak

Budgetsjabloon maken

via het tabblad

Plan

voor de toezegging. Houd rekening met het volgende:

Planstructuur	Selecteer een planstructuur voor het type toezeggingsplan .
Plan	Selecteer de toezegging waarvoor u de budgetcontrole wilt maken. U kunt slechts één regeling aan een toezegging koppelen. Workday maakt een plan voor de plansjabloon en noemt deze naar de toezegging.
Standaardinvoertype	Toezegging

Open de taak

'Budgetcontroleopties bewerken'

op het tabblad ' toezegging

. Houd rekening met het volgende:

Planstructuur	Selecteer dezelfde planstructuur waarmee u de plansjabloon hebt gemaakt.
Plannaam	Selecteer het plan voor de plansjabloon. (Hint: dit is hetzelfde als de naam van de toezegging.)
Primary	Wordt alleen weergegeven wanneer u een optieset voor budgetcontrole maakt met behulp van de taak 'Optieset voor budgetcontrole maken' . Schakel dit selectievakje in om de budgetcontrole in te stellen die zijn ingesteld als standaardinstellingen voor plannen in de planstructuur. Wanneer u dit selectievakje inschakelt, worden de instellingen in deze optieset voor budgetcontrole gebruikt om de prompt 'Opties budgetcontrole bewerken' in te vullen voor toezegging voor de planstructuur. U kunt slechts één budgetcontrole selecteren die is ingesteld als 'Primair' .
Budgetcontrole inschakelen	Selecteer deze optie om budgetcontrole in te schakelen voor financiële transacties waarbij het bedrijfsproces 'Budget controleren' als actiestap bevat.
Gereserveerde journaalregels opnemen	Selecteer deze optie om gereserveerde journalen op te nemen in berekeningen van beschikbare saldi. Voorbeeld: u hebt twee aan toezeggingen gerelateerde transacties die van invloed zijn op hetzelfde budget. Als dit selectievakje is ingeschakeld, verzendt u de eerste transactie met betrekking tot de toezegging. Zodra de eerste transactie door de budgetcontrole gaat, doet Workday: De journalen krijgen onmiddellijk de status Gereserveerd . Houdt bij het berekenen van het budgetsaldo voor de tweede transactie rekening met het bedrag in de gereserveerd journalen. U kunt gereserveerd journalen nog steeds opnemen in de boeking voor zachte verplichtingen, zelfs als u het selectievakje 'Budgetcontrole inschakelen ' niet inschakelt.
Credittransacties toestaan	Credittransacties toestaan zonder aanvullende controles. Voorbeeld: wanneer dit selectievakje is ingeschakeld, wordt het budget niet gecontroleerd bij het verwerken van een restitutie.
Budgetcontroleoptie:	Selecteer het ernstniveau waarmee het budget moet worden beheerd bij het uitvoeren van budgetcontroles voor toezeggingsgerelateerde transacties: Beheer : selecteer deze optie om te voorkomen dat de transactie wordt uitgevoerd totdat er een herziening van de transactie of het budget is waardoor budgetcontrole '' voor de transactie kan worden doorstaan. Waarschuwen : selecteer deze optie om door te gaan met de transactie zonder corrigerende maatregelen te nemen om de uitzondering op oplossen . Als er onvoldoende saldo is voor een transactie die aan een subsidie is gekoppeld, wordt met beide opties de maker van de transactie bericht .
Cumulatieve controleperioden	Selecteer deze optie om het bedrag van alle controleperioden te accumuleren tot de budgetdatum of boekingsdatum. Niet-bested budget van eerdere perioden wordt overgedragen en is beschikbaar voor gebruik in de volgende periode. Schakel dit selectievakje uit om de transactie te vergelijken met het bedrag voor de controleperiode waarin de budgetdatum of de boekingsdatum van de transactie valt. Voorbeeld: wanneer voor een transactie die halverwege het jaar is gemaakt een budget van toepassing is, Workday de transactie vergeleken met het cumulatieve budgetbedrag voor de eerste zes maanden.
Grootboektypen voor budgetcontrole	Selecteer de grootboektypen die u in de budgetcontrole wilt opnemen. Voorbeeld: u kunt alleen uw verplichtingen opnemen voor budgetcontrole en uw vastleggingen uitsluiten. Met deze configuratie omvat Workday : Harde verplichtingen en werkelijke onkosten op de achtergrond wanneer u het grootboek zachte verplichtingen selecteert. Werkelijke onkosten op de achtergrond wanneer u het grootboek van de harde verplichting selecteert.
Overschrijving budgetcontrole toestaan	Selecteer deze optie om budgetcontrole in staat te stellen uitzonderingen voor budgetcontrole goed te keuren wanneer u Budgetcontroleoptie instelt op Beheren . Wanneer een beoordelaar een overschrijving goedkeurt, Workday de status Overschrijving toegekend naast de budgetcontrole voor de transactie weergegeven voor alle volgende beoordelaars. Wanneer de beoordelaar de overschrijving goedkeurt, wordt de transactie vooruitgeschoven naar de volgende stap in het bovenliggende bedrijfsproces ().

Open de taak

'Budget onderhouden'

op het tabblad

Plan

van de toezegging.

Selecteer de boekingsperioden en andere velden voor de budgetcontrole. Klik op

'OK'

om door te gaan. Voeg een planregel toe voor elke combinatie van grootboekrekening/overzicht en worktag waarvoor u een budgetcontrole wilt uitvoeren, waarbij u het gebudgetteerde bedrag voor elk boekjaar opgeeft. Houd rekening met het volgende:

Grootboekrekening/overzicht	Selecteer de grootboekrekeningen of overzichten voor de uitgavetransacties waarvoor u budgetcontrole wilt uitvoeren. De grootboekrekeningen/-overzichten worden in Workday gecontroleerd op transacties met de worktags die u selecteert in de kolom 'Worktags' .
Worktags	Selecteer de worktags voor de transacties waarvoor u budgetcontrole wilt uitvoeren.

Open de taak

'Budget verzenden'

Wanneer uitgavetransacties met criteria op de planregels bedragen bevatten die de gebudgetteerde bedragen voor de respectieve budgetperioden overschrijden, zijn er uitzonderingen voor budgetcontrole . U kunt het rapport

'Uitzonderingen budgetcontrole'

openen voor meer informatie over de uitzonderingen.

Transacties die de worktags niet bevatten of die niet voorkomen in de grootboekrekening/het overzicht op de planregels, worden niet onderworpen aan budgetcontroles.

Als budgetcontrole op basis van afzonderlijke planregels en het totale budget voor een subsidie, maakt u een virtuele bovenliggende/onderliggende planstructuur voor de toezegging. ZieVoorbeeld: controles voor toezeggingsbudget instellen voor totale subsidie .

Aandachtspunten bij de configuratie: budgetcontrole

Onderscheidingen maken

Voorbeeld: controles voor toezeggingsbudget instellen voor specifieke worktags