Considerazioni sulla configurazione: Iscrizione aperta
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dell'iscrizione aperta. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Il workflow di iscrizione aperta consente ai collaboratori di scegliere i propri benefit durante il periodo di iscrizione aperta. I collaboratori possono effettuare le scelte dall'applicazione Workday Mobile o dall'applicazione Workday nel browser.
Vantaggi per l'azienda
Con l'iscrizione aperta di Workday Benefits, i collaboratori possono iscriversi in modo efficiente ai piani di benefit durante il periodo di iscrizione annuale.
Casi d'uso
Caso d'uso | Ruolo |
|---|---|
Configurazione dell'iscrizione aperta annuale | Benefits Administrator |
Configurazione dell'iscrizione aperta a metà anno (ad esempio: 01/07 - 30/06) | Benefits Administrator |
Revisione dei gruppi di benefit e aggiornamento di questi per l'anno in arrivo | Benefits Administrator |
Configurazione degli aggiornamenti dei provider e mappatura dei vecchi piani dei provider con i nuovi piani | Benefits Administrator |
Creazione o aggiornamento delle quote per i piani | Benefits Administrator |
Creazione o aggiornamento delle regole di più piani per i nuovi piani | Benefits Administrator |
Configurazione dell'iscrizione al conto di risparmio per assistenza sanitaria e al conto spese flessibile | Benefits Administrator |
Configurare l'iscrizione automatica di nuovi piani. | Benefits Administrator |
Creazione e gestione delle integrazioni con i provider | Benefits Administrator |
Domande e considerazioni
Funzionalità
| Domande
| Considerazioni
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Definizione dell'anno del piano | È stata creata una nuova definizione per l'anno del piano? | Se sono stati creati nuovi piani per l'anno del piano in arrivo, includerli nel nuovo anno del piano o nella definizione dell'anno di piano mobile. Utilizzare il Creare definizioni anno piano benefit attività
La modifica delle date di una definizione di anno del piano esistente può influire sulle iscrizioni ai benefit correnti dei dipendenti. |
Sono presenti piani di benefit che non verranno offerti nell'anno del piano in arrivo? | Includere solo i piani che verranno offerti nella definizione del nuovo anno del piano. Non rimuovere piani da una definizione di anno del piano esistente. È possibile utilizzare la casella di controllo Non utilizzare nell'attività Modifica piano benefit per nascondere i piani non offerti dall'elenco di valori Piano benefit . | |
Istruzioni per l'iscrizione | È necessario creare o aggiornare le istruzioni per l'iscrizione? | È possibile configurare le istruzioni per l'iscrizione aperta utilizzando l'attività Gestione istruzioni iscrizione . Consultare Impostare le istruzioni per l'iscrizione ai benefit.I collaboratori vedono le istruzioni per l'iscrizione configurate nelle pagine in cui selezionano un piano e in cui selezionano gli scaglioni di copertura e gli importi. |
Configurazione dell'iscrizione | È necessario creare o aggiornare il tipo di evento di iscrizione aperta? | Assicurarsi di includere tutti i tipi di copertura che verranno offerti nel nuovo anno del piano. Consultare Gestire i tipi di copertura benefit. Includere eventuali nuovi tipi di copertura e i tipi che si continuano a offrire dall'anno del piano precedente. |
Si desidera fornire i dettagli della copertura per ciascun piano di benefit? | È possibile configurare la sezione Dettagli piano esteso dell'attività Modifica piano benefit . | |
Si prevede di passare a un nuovo provider per uno dei piani di benefit? | Mappare i vecchi piani che non vengono più offerti ai nuovi piani. La mappatura impedisce al sistema di effettuare la rinuncia alla copertura. Utilizzare la scheda Mappature piani benefit nell'attività Modifica gruppo benefit . | |
Le quote sono cambiate? | Aggiornare le nuove tariffe utilizzando una decorrenza corrispondente alla decorrenza della modifica della tariffa. Esempio: la prima data del nuovo anno del piano.
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Si desidera nascondere la domanda Consumo di tabacco per le persone a carico per paese? | Aggiornare le impostazioni di localizzazione per il campo Consumo di tabacco (persona a carico) . Consultare Gestire le impostazioni di localizzazione. | |
È necessario aggiornare le firme elettroniche? | È possibile creare una firma elettronica univoca per ogni nuovo tipo di copertura. | |
È necessario definire scelte di benefit predefinite? | In genere, è necessario disporre di scelte di benefit se è richiesta una copertura per un tipo specifico, quando i dipendenti diventano idonei. Impostare le scelte di benefit predefinite nell'attività Gestione valori predefiniti benefit . Consultare Impostare la copertura benefit predefinita.È possibile impostare la copertura prioritaria nella regola dell'evento di iscrizione per i benefit predefiniti. Utilizzare la scheda Regole copertura dell'attività Modifica regola evento iscrizione . Consultare Creare regole per gli eventi di iscrizione. | |
È necessario aggiornare le relazioni di dipendenza tra i piani? | Se si impostano nuovi piani, aggiornare le regole per più piani con la decorrenza corrispondente a quando i nuovi piani diventano effettivi. Utilizzare queste attività: | |
I destinatari della copertura sono derivati o non derivati? | Se si sta passando da destinatari della copertura non derivati a destinatari derivati, è consigliabile aggiungere ulteriori istruzioni per consentire ai collaboratori di selezionare le persone a carico prima di selezionare i piani. Consultare Impostare le istruzioni per l'iscrizione ai benefit.
L'aggiunta di queste istruzioni può impedire che la copertura di un dipendente cambi accidentalmente in Solo dipendenti perché non ha selezionato alcuna persona a carico. | |
Quali sono i limiti IRS più recenti per il conto di risparmio per assistenza sanitaria e il conto spese flessibile? | Aggiungere limiti ai piani. Se l'IRS ha modificato i limiti HSA e FSA, aggiornare il piano esistente con i nuovi limiti. Consultare Creare piani per conti di risparmio assistenza sanitaria e Creare piani di conti spese.
Rivedere i codici trattenuta con Gestione paghe per assicurarsi che i limiti HSA e FSA siano corretti, in modo che le trattenute si fermino al limite. | |
Piani periodi di paga | Sono disponibili conti di risparmio per assistenza sanitaria o conti spese flessibili? | Verificare la configurazione del piano dei periodi di paga per il nuovo anno di benefit per assicurarsi che i piani relativi al conto di risparmio per assistenza sanitaria e al conto spese flessibile calcolino correttamente le trattenute.
Per configurare la pianificazione dei periodi di paga, contattare l'amministratore della gestione paghe. |
Dati analitici | Si desidera aggiungere dati analitici integrati? | È possibile incorporare report personalizzati come worklet correlate a uno step nel processo di iscrizione aperta, in modo da fornire ai collaboratori informazioni pertinenti per i report durante l'iscrizione.
È possibile aggiungere worklet dal menu delle azioni correlate del processo aziendale Modifica benefit per iscrizione aperta . |
Avvio dell'iscrizione aperta | Come si desidera che i dipendenti accedano al workflow di iscrizione aperta? | Con l'attività Configurazione annunci , è possibile creare un annuncio di iscrizione aperta nella home page dei dipendenti. Consultare Aggiungere annunci home page e dashboard.I collaboratori possono accedere al flusso di iscrizione aperta direttamente dall'attività in Mie attività o dall'annuncio. |
Integrazioni | È necessario creare nuove integrazioni o aggiornare quelle esistenti per l'anno in arrivo? | Per le nuove integrazioni, consultare il catalogo di Cloud Connect for Benefits per verificare se è già disponibile un'integrazione per il provider.
Pianificare attentamente e prevedere il tempo necessario per configurare e testare l'integrazione con il provider. |
Suggerimenti
Considerazioni | Suggerimenti |
|---|---|
Istruzioni per l'iscrizione | Creare o aggiornare le istruzioni di iscrizione aperta utilizzando l'attività Gestione istruzioni iscrizione .
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Test | Prevedere il tempo necessario per testare a fondo la configurazione dell'iscrizione aperta in un ambiente non di produzione. Prima di applicare le modifiche in un tenant di produzione, testare accuratamente tutte le aree, ad esempio:
Valutare la possibilità di spostare la configurazione testata dal tenant non di produzione al tenant di produzione alcune settimane prima di avviare l'iscrizione aperta. Questo periodo consente di aggiornare il tenant non di produzione con le modifiche apportate alla configurazione di produzione. Sarà quindi possibile testare le modifiche prima di avviare l'iscrizione aperta per tutti i collaboratori. |
Requisiti
Consultare Workday Community: lista di controllo dell'iscrizione aperta. La lista di controllo aiuta a verificare di aver apportato tutte le modifiche nuove e aggiornate. Può essere utile in caso di dubbi prima di iniziare la configurazione.
Verificare di disporre dell'accesso richiesto per configurare tutti gli URL esterni necessari durante l'iscrizione aperta.
Limitazioni
Evitare di apportare modifiche alla configurazione dei benefit dopo aver avviato l'iscrizione aperta. La maggior parte delle modifiche non sarà effettiva, ma alcune potrebbero causare errori tali da impedire l'iscrizione dei collaboratori. Se è necessario correggere la configurazione dei benefit dopo aver avviato l'iscrizione aperta, potrebbe essere necessario annullare e riavviare l'iscrizione aperta.
Configurazione del tenant
Nell'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
, è possibile:- Selezionare la casella di controlloAbilita Benefit per dispositivi mobiliper abilitare l'iscrizione aperta nell'applicazione mobile Workday Benefits.
- Selezionare la casella di controlloDisabilita collegamento di contatti di emergenza, persone a carico e beneficiari.La selezione di questa casella di controllo impedisce che le modifiche a una relazione collegata sostituiscano beneficiari o persone a carico quando la persona ha più di un ruolo.
Criteri di sicurezza
Domini
| Considerazioni
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Set Up: Tenant Setup - HCM nell'area funzionale Systems. | Consente all'amministratore di abilitare o disabilitare le opzioni di configurazione dei benefit nell'attività Modifica configurazione tenant - HCM, inclusa l'abilitazione degli eventi di iscrizione nell'app Workday per dispositivi mobili. |
Set Up: Benefits nell'area funzionale Benefits (Systems). | Consente all'amministratore di accedere alle attività di configurazione dell'iscrizione aperta. |
Worker Data: Benefit Eligibility nelle aree funzionali Benefits e Personal Data. | Consente all'amministratore di accedere al report Idoneità benefit per collaboratore . |
Worker Data: Benefits nelle aree funzionali Benefits e Personal Data. | Consente all'amministratore di gestire le scelte relative ai benefit del collaboratore, incluso l'accesso alla scheda Benefit nel profilo del collaboratore. |
Worker Data: Insurance Calculated Coverage nell'area funzionale Core Compensation. | Consente all'amministratore di accedere al campo di report Copertura calcolata . Gli amministratori possono visualizzare gli importi di copertura calcolati dei singoli collaboratori per i piani a cui si iscrivono. |
Self Service: Benefits nell'area funzionale Benefits. | Consente ai dipendenti di completare le scelte dei benefit. |
Processi aziendali
Configurare il processo aziendale
Modifica benefit per iscrizione aperta
per il flusso di lavoro di iscrizione aperta. È possibile aggiungere worklet per l'analisi incorporata agli step dei processi aziendali, fornendo collegamenti a ulteriori informazioni.
Assicurarsi di aver impostato le worklet in questo processo aziendale quando si utilizza il workflow Iscrizione aperta riprogettato. In precedenza, era possibile impostare le worklet solo nel processo aziendale Modifica benefit per evento personale.
Generazione di report
Per semplificare la preparazione e la gestione dell'iscrizione aperta, nel sistema sono disponibili questi report:
Report | Descrizione |
|---|---|
Report stato iscrizioni aperte attive e completate
| Utilizzare questo report per visualizzare e gestire lo stato degli eventi di scelta dell'iscrizione attivi e completati. Questo report fornisce maggiori dettagli rispetto al Report stato iscrizioni aperte , ma l'esecuzione può richiedere molto tempo. È consigliabile limitarne l'utilizzo alla gestione delle scelte di iscrizione dopo la finalizzazione degli eventi di iscrizione aperta. |
Controllo correzioni benefit in corso
| Utilizzare questo report per visualizzare un elenco di correzioni ai benefit avviate ma non ancora inoltrate. |
Idoneità benefit per gruppo benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i gruppi di benefit con data futura. Eseguirlo per ciascun gruppo di benefit utilizzando la data dell'evento di iscrizione aperta. Confrontare i report per verificare che nessun collaboratore sia presente in più di un gruppo. |
Report stato eventi benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i collaboratori con eventi di benefit e lo stato di tali eventi. |
Finalizzazione eventi benefit aperti
| Utilizzare questa attività per eliminare tutti gli eventi di iscrizione obsoleti. |
Manage Evidence of Insurability Status
| Utilizzare questa attività per eliminare tutte le richieste di prova di assicurabilità obsolete. |
Report stato iscrizioni aperte
| Utilizzare il report prima di finalizzare l'iscrizione per visualizzare:
Report stato iscrizioni aperte attive e completate . |
Dipendenti cessati idonei per benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i dipendenti cessati che possono ancora ricevere benefit. |
Visualizzazione risultati regola idoneità benefit
| Utilizzare questo report per risolvere i problemi e capire perché un collaboratore soddisfa o meno una regola di idoneità. |
Controllo collaboratori in più gruppi benefit
| Utilizzare questo job per visualizzare i collaboratori idonei a più di un gruppo di benefit in modo da poter risolvere il problema. Non utilizzare per gruppi di benefit con data futura. |
Workers for Benefit Group by Most Recent Benefit Event
| Utilizzare questa RDS per creare un report personalizzato che controlli i dati di iscrizione ai benefit. |
Collaboratori non più idonei a iscrizione aperta
| Visualizza i collaboratori che non sono idonei ai benefit ma per i quali al momento esiste un evento di iscrizione aperta. |
Integrazioni
Prima di impostare un nuovo piano di benefit, valutare se il piano richiederà un'integrazione tra il sistema e il provider di benefit. Una pianificazione attenta è essenziale durante l'iscrizione aperta per garantire la corretta configurazione e un test appropriato delle integrazioni dei provider di benefit. Consultare Concetto: Lista di controllo per l'integrazione delle iscrizioni aperte.
Prevedere il lead time necessario per testare una nuova integrazione.
Quando si utilizza un nuovo provider di benefit, controllare innanzitutto il catalogo di Cloud Connect for Benefits. Il nuovo provider potrebbe far parte della rete.
Assicurarsi di aver compreso timeline e responsabilità, che possono variare in base ai seguenti casi:
- Il provider fa già parte della rete.
- Il provider è nuovo nel catalogo di Cloud Connect for Benefits.
Non modificare il nome di un piano di benefit o di un provider esistente durante la creazione di piani o provider nuovi. Queste modifiche influiscono sulle integrazioni correnti e sullo storico delle iscrizioni ai benefit.
Chiedere ai provider se hanno modificato codici dei piani di benefit per il nuovo anno del piano. È necessario aggiornare le mappe di integrazione con qualsiasi modifica.
Quando si offre un nuovo piano di benefit con lo stesso provider, collegare il piano all'integrazione esistente. Allo stesso modo, se si interrompe un piano, rimuovere il collegamento all'integrazione.
Includere i saldi di gestione paghe. Gli importi dei contributi effettivi sono disponibili per le integrazioni di Cloud Connect for Benefits solo da Workday Payroll. Se si utilizza un provider di gestione paghe esterno, le integrazioni dei benefit inviano importi stimati in base alla configurazione dei piani di benefit.
Gestire le mappe di integrazione dei provider di benefit per specificare in che modo i valori nel sistema vengono mappati ai valori in un endpoint esterno.
Connessioni e touchpoint
L'iscrizione aperta ai benefit interagisce con la gestione paghe per le trattenute relative ai piani.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.