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Ultimo aggiornamento: 2024-05-03
Creare eventi di iscrizione

Creare eventi di iscrizione

  • Definire i tipi di copertura benefit.
  • Criteri di sicurezza:
    Set Up: Benefits
     nell'area funzionale Benefits.
Creare gli eventi di iscrizione che:
  • Determinare un aumento o una diminuzione dell'idoneità ai benefit.
  • Consentire a un dipendente di modificare le scelte correnti.
Gli eventi di iscrizione possono essere:
  • Iscrizione aperta: periodo in cui i dipendenti possono apportare aggiunte e modifiche alle scelte relative ai benefit.
  • Eventi benefit: eventi di idoneità specifici che aprono il processo di iscrizione o attivano un aumento o una perdita di benefit. Esempi: dotazione di personale, modifiche personali e modifiche amministrative.
  • Eventi passivi: eventi che derivano dal passare del tempo anziché da modifiche specifiche ai dati dei dipendenti. Esempio: un figlio a carico compie 26 anni.
È possibile creare convalide personalizzate per visualizzare errori e avvisi per impedire ai collaboratori di inoltrare le scelte con errori. Esempio: richiedere ai collaboratori di aggiungere allegati per la prova dei documenti di assicurabilità o dei documenti obbligatori per le nuove persone a carico.
  1. Accedere a:
    • Attività
      Creazione tipo evento benefit
       .
    • Attività
      Creazione tipo evento iscrizione aperta
       .
  2. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Tipo di offerta di iscrizione
    Esempio: per un evento di nascita è possibile dare ai dipendenti la possibilità di scegliere o modificare la vita medica, la vita di base e la vita supplementare.
    Selezionabile dal collaboratore
    Si applica solo agli eventi benefit.
    Consentire ai collaboratori di avviare il processo di iscrizione utilizzando l'attività
    Modifica benefit
     .
    Un Benefit Partner o un Amministratore può segnalare qualsiasi tipo di evento.
    Inoltrare l'iscrizione a Benefits Partner
    Si applica solo agli eventi benefit.
    Selezionare questa opzione per inviare la notifica
    Iscrizione a Benefits
     al Benefits Partner in modo che il Benefits Partner possa immettere le scelte del dipendente.
    Deselezionare questa opzione per inviare la notifica
    Iscrizione a benefit
     al dipendente in modo che il dipendente possa immettere le proprie scelte di benefit.
    Aggiornare il processo aziendale correlato per assicurarsi che l'evento venga inoltrato correttamente in base a queste selezioni. Non inoltrare le attività di iscrizione per i processi automatizzati di benefit ai dipendenti o ai Benefits Partner utilizzando il report
    Gestione tipi evento iscrizione
     . Destinare invece le attività di iscrizione a un ruolo o a un gruppo di sicurezza direttamente nelle definizioni dei processi aziendali.
    Limitato ai paesi
    Selezionare uno o più paesi. È possibile limitare questo tipo di evento di iscrizione ai dipendenti in un gruppo di benefit che include questi paesi. Per consentire ai dipendenti di partecipare a un evento di iscrizione per il paese, selezionare il paese nel gruppo di benefit.
  3. Per gli eventi di benefit, considerare:
    Opzione Descrizione
    Evento di ripristino
    Selezionare questa opzione per ripristinare la copertura dei benefit per i dipendenti riassunti o che rientrano da un congedo entro un periodo di idoneità. Se uno dei due eventi si verifica al di fuori del periodo di idoneità per la reintegrazione, il sistema gestisce l'evento con i processi definiti per la non reintegrazione.
    Unità di tempo periodo di ripristino
    Il sistema calcola l'inizio del periodo di idoneità nel seguente ordine:
    • Inizia alla data di riassunzione o rientra dalla data di congedo.
    • Sottrarre il periodo di reintegrazione.
    • Selezionare il primo giorno dell'Unità
      di tempo
       (mese o anno).
    Se si seleziona zero
    Unità di tempo periodo di ripristino
     per qualsiasi
    Unità di tempo
    , un periodo di ripristino diventa idoneo quando le seguenti date si verificano nella stessa
    Unità di tempo
    :
    • Data di partenza
    • Data di riassunzione o rientro da congedo
    Esempio: il periodo di reintegrazione è di 2 mesi. Se la riassunzione di un dipendente avviene il 15 agosto, il periodo di idoneità calcolato va dal 1° giugno al 15 agosto. Se la data di partenza cade entro questo intervallo, i benefit del dipendente sono idonei per la reintegrazione.
  4. Per gli eventi di benefit, considerare:
    Opzione Descrizione
    Calcolo giorni per iscrizione
    Definire il periodo di iscrizione ai benefit per un tipo specifico di evento di benefit.
    Selezionare se il sistema utilizza:
    • La data di avvio dell'evento.
    • La data dell'evento; questa data inizia il periodo di iscrizione.
    Giorni per l'iscrizione
    Immettere il numero di giorni che determina la data di fine del periodo di iscrizione. Iniziare con la data definita per il
    calcolo dei giorni per l'iscrizione
    .
    Il sistema rispetta questa data solo se il collaboratore avvia un evento di iscrizione ai benefit con l'attività
    Modifica benefit
     . È consigliabile creare una convalida nel processo aziendale
    Evento persona a carico
     . La convalida applica
    i giorni per l'iscrizione
     quando il collaboratore avvia l'attività
    Aggiunta persona a carico
     .
    Il dipendente non può presentare report dopo i giorni per l'iscrizione
    Selezionare questa opzione per impedire ai dipendenti di segnalare un evento di benefit una volta trascorso il periodo di iscrizione.
  5. Per
    il coordinamento degli eventi
    , considerare quanto segue:
    Opzione Descrizione
    Non rielaborare eventi futuri
    Disabilita il coordinamento degli eventi per questo tipo di evento di benefit quando la data dell'evento è
    precedente
     all'evento di benefit corrente.
    Esempio:
    • La data dell'evento Modifica stato civile è il 1° luglio.
    • Modifica beneficiario ha una data evento pari al 1° giugno.
    In genere, il sistema
    sospende
     la Modifica stato civile ed elabora la Modifica beneficiario. Dopo aver completato la Modifica beneficiario, il sistema revoca la Modifica stato civile e crea un nuovo evento. Selezionando questa casella di controllo per Modifica beneficiario, il sistema non
    sospende
     la Modifica stato civile e procede normalmente senza alcuna rielaborazione.
    Questa casella di controllo non si applica agli eventi in cui un dipendente ha un aumento o una perdita nell'idoneità ai benefit.
    Non rielaborare
    Disabilita il coordinamento degli eventi per questo tipo di evento di benefit quando ha una data dell'evento
    successiva
     rispetto all'evento di benefit corrente.
    Esempio:
    • L'iscrizione aperta ha la data dell'evento il 1° gennaio.
    • Modifica beneficiario ha una data evento il 20 dicembre.
    In genere, il sistema
    sospende
     l'Iscrizione aperta ed elabora la Modifica beneficiario. Dopo aver completato la Modifica beneficiario, il sistema revoca l'iscrizione aperta e crea un nuovo evento. Se l'opzione è selezionata, l'iscrizione aperta non viene
    sospesa
     e procede normalmente.
    Questa casella di controllo non si applica agli eventi in cui un dipendente ha un aumento o una perdita nell'idoneità ai benefit.
    Giorni per l'iscrizione
    Il numero di giorni a disposizione del collaboratore per completare l'iscrizione ai benefit, in base alla data in cui il sistema ha creato il nuovo evento.
    Questo valore dipende da quando si verificano i giorni se il sistema:
    • Sospende un evento di iscrizione.
    • Ricrea l'evento in base al coordinamento degli eventi.
    Se si verifica il numero minimo di giorni:
    • Entro il periodo di iscrizione, il dipendente ottiene il periodo di iscrizione completo.
    • Al di fuori del periodo di iscrizione, il dipendente ha solo il numero di giorni definito in questo campo.
    È possibile abilitare il coordinamento degli eventi tra gli eventi del servizio Web e gli eventi con data futura creati nel sistema. Selezionare
    Abilita coordinamento degli eventi per il servizio Web Change Benefits
     nell'attività
    Modifica configurazione tenant - HCM
     . Se questa opzione è selezionata, il sistema rielabora gli eventi idonei con data futura quando il servizio Web crea eventi con data precedente.
  6. Per
    Opzioni di riapertura
    , considerare quanto segue:
    Opzione Descrizione
    Abilitare l'evento di riapertura dell'iscrizione aperta
    Consente ai dipendenti di riaprire l'evento di iscrizione aperta per apportare modifiche dopo la chiusura o la finalizzazione dell'evento. Gli amministratori dei benefit e i partner possono anche riaprire l'evento di iscrizione aperta di un dipendente.
    Giorni in periodo di riapertura
    Il numero di giorni in cui il dipendente ha l'opportunità di riaprire l'evento di iscrizione aperta dopo l'ultimo giorno del periodo di iscrizione aperta.
    Giorni per l'iscrizione
    Il numero di giorni a disposizione del dipendente per iscriversi alle scelte dopo aver riaperto l'evento di iscrizione aperta.
    Maggiore è il valore, maggiore è il rischio per il dipendente di perdere la copertura.
  7. Per
    i Codici evento benefit
    , considerare quanto segue:
    Opzione Descrizione
    Codice evento ante imposte
    Codice evento al netto delle imposte
    Codice evento assicurazione sulla vita
    (US Federal) Aggiungere codici evento univoci ai tipi di evento benefit.
    Esempio: assegnare il
    Codice evento assicurazione sulla vita
     2 per indicare che l'evento che consente una modifica dell'assicurazione è un evento della vita, come il matrimonio o l'adozione.
    È consigliabile immettere un
    codice evento ante imposte
     solo per i tipi di evento FEHB e gestire manualmente le trattenute al netto delle imposte e i codici evento.
    Per visualizzare questi campi, accedere all'attività
    Configurazione campi facoltativi
     , quindi selezionare
    Creazione tipo evento benefit
    . Quindi, eliminare la riga denominata
    Federal
    .
  8. Per gli eventi di benefit, aggiungere
    Eventi e Motivi
    .
    Opzione Descrizione
    Evento
    Utilizzare per mappare un evento di iscrizione quando un processo aziendale è stato modificato per includere uno dei seguenti processi aziendali:
    • Modifica benefit per evento personale
      .
    • Modifica impieghi per benefit
      .
    • È possibile configurare lo step
      Modifica scelta benefit per modifiche retribuzione
       nei seguenti processi aziendali quando una modifica della retribuzione influisce sui benefit di un dipendente:
      • Avviare il processo di revisione della retribuzione.
      • Proposta modifica retribuzione
        .
      • Proposta assunzione retribuzione
        .
      • Richiesta modifica retribuzione
        .
      • Richiesta rettifica per merito dipendente
        .
      Quando si configura lo step in un processo di retribuzione, il sistema può creare automaticamente eventi di benefit quando una modifica della retribuzione influisce sulla copertura assicurativa o sulle tariffe calcolate.
      Quando si revoca un evento di merito con un evento di benefit corrispondente, il sistema non revoca l'evento di benefit.
      Questi processi aziendali sono per uso futuro. Non utilizzare:
      • Modifica retribuzione predefinita
        .
      • Proposta di offerta retributiva/contratto di lavoro
        .
      • Retribuzione richiesta
    Limitato da motivo
    Se si desidera che la verifica dell'idoneità ai benefit venga eseguita solo quando il processo aziendale include motivi specifici, selezionare tali motivi qui.
    Utilizzare i motivi di limitazione solo se sono presenti eventi diversi per le modifiche di impiego. Se si omette un motivo dall'elenco, il sistema non crea un evento per il tipo di evento.
    Esempio: si aggiunge l'evento
    Modifica impiego
     e si selezionano Motivi limitazione
    demansionamento
     e
    trasferimento
     . Il dipendente ottiene una promozione, ma il sistema non crea un evento di iscrizione perché non è stato selezionato
    Promozione
     come motivo di limitazione.
    Se si lascia il campo vuoto, la verifica dell'idoneità ai benefit viene eseguita ogni volta che si verifica il processo aziendale.
    • Per i processi aziendali relativi ai congedi, creare i motivi utilizzando l'attività
      Creazione regola congedo
       .
    • Per i processi aziendali relativi all'organizzazione e
      Modifica indirizzo principale
       , non sono disponibili motivi.
    • Per i processi aziendali relativi alla dotazione di personale e alla retribuzione, creare motivi utilizzando l'attività
      Gestione categorie e motivi evento
       .
    • Per le cessazioni, definire le categorie e i motivi della cessazione del rapporto di lavoro con le seguenti attività: Attività
      Gestione categorie cessazione
       e
      Gestione motivi cessazione locali
       .
  • Utilizzare il report
    Gestione tipi evento iscrizione
     per apportare modifiche.
  • Utilizzare l'attività
    Modifica tipo evento benefit
     o
    Modifica tipo evento iscrizione aperta
     per apportare modifiche.
  • Utilizzare il report
    Tipi di evento di iscrizione
     per visualizzare un elenco di tutti gli eventi di benefit e i tipi di eventi di iscrizione aperta.
  • Utilizzare l'attività
    Modifica regola evento di iscrizione
     per aggiungere l'evento di reintegrazione.